Делопроизводство

работа выполнена качественно ...

1 Средства составления и изготовления документов. Средства копирования и размножения документов 3
2. Средства обработки документов. Средства хранения, поиска и транспортировки документов 7
1. Положение о структурном подразделении 12
2. Служебное письмо 15

нет введения

Средства обработки документов. Средства хранения, поиска и транспортировки документовСуществует много разновидных средств, созданных для автоматизированной работы с бумажными изделиями: адресовальные, фальцивальные, листоподборные машины, штемпелевальные устройства, ламинаторы, бумагорезательное оборудование, средства для уничтожения документов и многие другие. Далее расскажем подробнее об каждом из этих приспособлений.Адресовальные машины предназначены для впечатывания в документы стандартных фрагментов текстов, например адресов клиентов, заявлений, заголовков счетов, платежных документов. Адресовальная машина, оперативно выбирая из числа сохраненных материалов или в картотеке штемпелей-шаблонов фрагмент текста, копирует его на документы или этикетки. Для удобства ручного выбора, фрагменты вставляют в стандартные разноцветные рамки. Тексты для распечатки в адресовальных машинах могут быть получены из компьютера.Маркировальные машины (франкировальные) – устройства, которые вместо марок печатают на конвертах почтовые штампы, указывая дату отправления и сумму оплаты. Во время печати на счетчике маркировальной машины накапливаются подсчитанные суммы платежей. Такие почтовые штампы, кроме стандартного оформления, могут содержать краткое рекламное объявление организации (например, ее название, адрес и телефоны).Штемпелевальные устройства или нумераторы используют для печатания на бумагах коротких цифровых ведомостей, например номеров, даты, индексов и т.д. [5]Ламинаторы - это современные устройства для защиты документов от разного рода повреждений: небрежного хранения, влаги, пыли и т.д. Помещенный в ламинатор документ проходит термообработку, после чего на поверхность бумаги с обеих сторон наносится защитная пленка. Ламинация помогает сохранять ценные документы на долгие годы и не требует дополнительного ухода. Ламинировать можно также обложки книг, фотографии, отчеты, грамоты и другие документы.Средства хранения документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.Наибольший интерес представляют картотеки.Картотека – это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др.Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов [1].Плоские картотеки – карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия.Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др.Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток – относительная трудность поиска карт.Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.Вращающиеся картотеки – это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами.Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек.Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска [1].Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск.Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции.При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель.На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную.Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды.При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают.С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 6-7 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 - 6 признакам.Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма рапространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации.Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке.Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов.Из всех используемых на практике систем хранения документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин.Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий [6].При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.Транспортировка документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.1. Положение о структурном подразделенииМинобрнауки РФфедеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования«Санкт-Петербургский государственный университет»УТВЕРЖДАЮ Ректор ______________ А. В. Демидов «____» ___________ 20___ г.ПОЛОЖЕНИЕ о структурном подразделенииОбщие положения1.1.