Расчеты с подотчетными лицами на примере ООО "Риф-Терминал"

Расчеты с подотчетными лицами на примере ООО "Риф-Терминал" ...

Введение ……………………………………………………………..…………. 3
Глава 1. Теоретические основы и методологические особенности учета и контроля расчетов с подотчетными лицами……………………………….. 6
1.1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами…..6
1.2. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами………………………...15
1.3. Порядок осуществления контроля расчетов с подотчетными лицами.…24
Глава 2. Порядок учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "РИФ-Терминал»……………………………………………………... 32
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «РИФ-Терминал»………………………………………………………………………..32
2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал».….... 46
2.3. Контроль учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии…....57

Практически в каждой организации бухгалтеру или кассиру, нужно выдать наличные средства на оплату. Проще простого, взять наличные деньги, произвести оплату за товар (работу, услугу), и без проблем получить товар. Но на самом деле в действительности все гораздо сложнее

ООО «Риф-Терминал» можем своевременно предложить клиентам необходимое оборудование и технологии.Постоянными партнерами компании являются предприятия ОАО «Газпром», ОАО НК «ЛУКОЙЛ», НК «Сургутнефтегаз», Казаньоргсинтез, ФГУП «Севмаш», ФГУП «Звездочка» и др.Одними из последних проектов компании являются:поставка оборудования испытания скважин СПБУ «Арктическая» для ООО «Газфлот» (ОАО «Газпром»);строительство «под ключ» установки по производству дизельного топлива на Ванкорском месторождении (ЗАО «Ванкорнефть», НК «Роснефть»);поставки оборудования для строительства морской ледостойкой нефтяной платформы «Приразломная» (ООО «Газпромнефтьшельф»)поставка технологического оборудования для КС «Портовая» (ОАО «Газпром»), газопроводов Бованенково-Ухта, Сахалин-Хабаровск-Владивосток для обустройства Киринского месторождения.В процессе работы международные связи компании охватили почти весь мир. Большинство лидирующих мировых компаний – производителей оборудования и разработчиков технологий, являются постоянными партнерами компании «РИФ-Терминал» в области комплексного решения задач, не имеющих аналогов в России.Общество с ограниченной ответственностью «РИФ-Терминал», именуемое в дальнейшем «Общество», внесено в Единый государственный реестр юридических лиц за № 1027700445850 от «20» ноября 2002 г. Деятельность Общества регулируется Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об Обществах с ограниченной ответственностью» и иными законодательными актами РФ. Полное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «РИФ-Терминал».Сокращенное наименование Общества: ООО «РИФ-Терминал».Общество учреждено с целью удовлетворения общественных потребностей и извлечения прибыли.Место нахождения Общества определятся местом его государственной регистрации. Место нахождения Общества: 105122, г. Москва, Щелковское шоссе, дом 9.Численность персонала предприятия - 135 человек. Сегодня ООО «РИФ-Терминал» - это полноценное инжиниринговое предприятие с 14-ти летним опытом работы, главной задачей которого является внедрение современного оборудования и технологий в различные отрасли промышленности.Высшим органом управления обществом является общее СобраниеУчастников. Исполнительным органом управления является Исполнительная дирекция во главе с Генеральным директором. На рисунке 1 приведена структура управления организации ООО «РИФ-Терминал».Исполнительная дирекцияКоммерческое управлениеДепартамент нефтегазового оборудованияГлавный инженерУправление технической поддержкиИнженерный центр РИФ-терминалКоммерческое управлениеДепартамент нефтехимического оборудованияУправление технической поддержкиУправление технического сопровожденияДепартамент оборудования для химической промышленностиКоммерческое управлениеОтдел оказания услуг по сертификации и аккредитации в системе сертификации ОИТ для ядерных установок, радиационных источников и пунктов храненияУправление технической поддержкиДепартамент атомной энергетикиКоммерческое управлениеУправление технической поддержки Коммерческое управлениеДепартамент металлургической и горно-рудной промышленностиУправление технической поддержки Пресс-службаКоммерческое управлениеУправление технической поддержкифункциональные связилинейные связиРис. 1. Структура управления ООО «РИФ-Терминал»В состав каждого департамента предприятия входит независимое от деятельности других департаментов подразделение «коммерческое управление», структура которого отображена на рисунке 2.Коммерческое управлениеОтдел снабженияОтдел маркетингаПланово-экономический отделОтдел логистикиОтдел бухгалтерииОтдел кадровРис. 2. Структура коммерческого управленияВажно отметить, что наличие такой структуры наиболее адекватно соответствует условиям функционирования организации из-за специфики направлений деятельности каждого департамента. По сути дела функционирование «департамента» является отдельным бизнес-направлением в структуре предприятия, сопровождаемое непосредственно «коммерческим управлением»Отдел бухгалтерии – осуществляет ведение бухгалтерского и налогового учета непосредственно по центрам формирования затрат в рамках направления деятельности отдельных департаментов.Отдел – кадров при управлении персоналом учитывает специфику уровня образования и квалификацию работников требуемых для осуществления деятельности отдельного департамента.Отдел снабжения – занимается снабжением материальными ресурсами и специфическими услугами технического производства в рамках реализуемых проектов.Отдел логистики – управляет товарно-материальными потоками на предприятии, оптимизирует транспортные издержки и издержки хранения.Отдел маркетинга - осуществляет поиск клиентов и исследование конъектуры рынка непосредственно с учетом специфики деятельности каждого департамента.Планово-экономический отдел – разрабатывает и утверждает стратегические, краткосрочный и оперативные планы предприятия с целью своевременного выявления отклонений и принятия управленческих решений. Наиболее приоритетным направлением компании являются поставки широкого спектра высококачественного нефтегазового оборудования,  трубопроводной и запорно-регулирующей арматуры работающей, в том числе, в агрессивных средах.Кроме того, компания предоставляет сервисное обслуживание поставленного оборудования,  разработку технической документации и согласование ее в органах надзора, проведение сертификации оборудования.Наиболее значимые проекты реализуемые в настоящий момент предприятием отображены в таблице 2.1.Таблица 2.1.Наиболее значимые проекты реализуемые «РИФ-Терминал»№ п/пЗаказчикНазвание, реализуемого проекта1231ОАО «НК»Роснефть» - (ЗАО «Ванкорнефть»)Строительство модульного НПЗ на месторождении2ОАО НК «ЛУКОЙЛ»Поставки высокотехнологического оборудования для НПЗ3ОАО «Газпром»   (ЗАО «Севморнефтегаз»)Оборудование для морской нефтяной платформы «Приразломная»Продолжение таблицы 2.1.1234ОАО «Газпром»   (ООО «Газфлот»)Оборудование для испытания скважин  СПБУ «Арктическая»5ОАО «Газпром»   (ООО «Югтрансгаз»)Поставки оборудования для КС «Александров Гай»6ОАО «Газпром»   (ООО «Астраханьгазпром»)Комплексные поставки узлов обвязки скважин7ОАО «Газпром» (ООО «Кубаньтрансгаз»)«Голубой поток» - поставки трубопроводной арматуры для газопровода8ОАО «Газпром» (ООО «Пермьтрансгаз»)поставки электротехнического оборудования9ОАО «Газпром» (ООО «Лентрансгаз»)Оборудование для осушки о подготовки газа. Комплектация КС «Портовая»10ОАО «Сибур Холдинг»(ОАО «СИБУР-Нефтехим») Комплектация НХЗ в г.КостовоОсновные финансово-экономические показатели деятельности предприятия содержатся в финансовой отчетности предприятия, а именно в бухгалтерском балансе и отчете о финансовых результатах и указаны в таблице 2.2.Таблица 2.2.Основные финансово-экономические показатели ООО «Риф-Терминал за 2011-2013 г. (тыс. руб.)№ п/пПоказатели 2011г.2012 г.Темп роста, % к 2011 г.2013 г.Темп роста, % к 2012 г.Абсолютное отклонение 2013г к 2012 г.123456781.Выручка от продаж3 092,742403,9810,131 057,8732,62653,8922.Себестоимость продукта(2 764,793)(3 678,540)(1,33)(9 137,432)(2,48)(5 458,892)3.Коммерческие расходы(125,398)(183,847)(1,47)(134,506)(0,73)(49,341)Продолжение таблицы 2.2.123456784.Управленческие расходы(-)(-)(-)(-)(-)(-)5.Прибыль (убыток), от продаж202,551177,4140,889 9350,06(167,479)6.Чистая прибыль157,040132,3310,8510,1330,08(122,198)7.Рентабельность продаж, %6,5543,96,70,9442,96(42,96)8.Численность среднеспи-сочная42461,09481,0429.Среднегодовая стоимость ОПФ1242341,895362,2930210.Величина оборотных активов2 303,7491 241,3560,53870,5210,70(370,835)11.Оборачиваемость обор. средств (п.1/п.10)1,340,320,241,213,740,89Как свидетельствуют данные таблицы 1.2, выручка предприятия в отчетном году увеличилась на 653 892,00 тыс. руб., что составило 2,62%. В отчетном году предприятие по результатам своей деятельности понизило свою прибыль от продаж до 9 935,00 тыс. руб., что на 167 479,00 тыс. руб. меньше, чем в 2012 году т.е. на 16,86 %. Чистая прибыль также снизилась до 101 33,00 тыс. руб. Это вызвано тем, что себестоимость продукции увеличилась с 3 678 540,00 руб. до 9 137 432,00руб, т.е. на 5 458 892,00 руб., что составило 248 %. Вместе с тем коммерческие расходы за 2013 год сократились на 49 341,00руб., то есть на 1,37 %. Рентабельность продаж в 2012 году выросла с 6,55 % до 43,9 %, то есть на 6,7 %. Но в 2013 году рентабельность снизилась до 0,94, что на 42,96 % меньше, чем в 2012 году. Таким образом, несмотря на увеличение выручки, наблюдается негативная тенденция, выражающаяся в снижении чистой прибыли предприятия. Предполагается, что это произошло в результате увеличения себестоимости и коммерческих расходов. 2.2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал»Руководитель ООО «РИФ-Терминал» своим приказом определяет круг лиц, имеющих возможность являться подотчетными, а также устанавливает, когда и на сколько эти суммы выдаются, и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти выданные им на хозяйственные расходы денежные средства. Расчеты с подотчетными лицами первым делом начинаются с выдачи денежных средств, а после того как они будут потрачены, подотчетное лицо отчитывается за них.Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» ведется по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивным. По дебету данного счета отражается сумма задолженности подотчетного лица после выдачи ему аванса, по кредиту - погашение этой задолженности.Сальдо по этому счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода.Пример. По приказу № 62-КК (Приложение 1) . 1 марта 2014 года сотрудник ООО «Риф-Терминал» Иван Николаевич Краснокутский, был командирован. Ему было выдано командировочное удостоверение № 62-КК от 04.03.2014 г. для отметки выбытия и прибытия из/в пункты назначения (Приложение 2) и служебное задание № 62-КК от 04.03.2014 г. (Приложение 3).Кроме того, был куплен электронный авиабилет по безналичному расчету, по маршруту Москва-Омск-Москва, стоимость билета составила 8787,73 руб. (Приложение 4). Дата вылета из Москвы в Омск 04 марта 2014 года, дата возвращения из Омска 7 марта 2014 года.Денежные средства Краснокутскому И.Н. не выдавались.По возвращению из командировки был оформлен Авансовый отчет № 67 от 11.03.2014 г. (Приложение 5). Из кассы был возмещен перерасход.Продолжительность командировки составила 4 дня.Сотруднику были выплачены суточные в размере 2800 руб. на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6).Стоимость проживания в гостинице согласно счету из гостиницы составила 3900 руб. в сутки, количество 2 суток (Приложение 8).Так же были выплачены расходы на такси из/в аэропорт-гостиница-аэропорт в соответствии с квитанцией об оплате услуг (Приложение 9) в размере 510 рублей в обе стороны.Также были выплачены расходы на Аэроэкспресс в обе стороны из/в аэропорт в размере 680 рублей (Приложение 9).В результате бухгалтером ООО «Риф-Терминал» были сделаны следующие проводки (таблица 2.3.).Таблица 2.3.Бухгалтерские проводки, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Краснокутскому И.Н.Операция Дебет счета, субсчетаСумма, руб.Суточные 04.03.14-07.03.201444.01.12 800,00Аэроэкспресс в аэропорт44.01.1340,00Продолжение таблицы 2.3.Проживание44.01.17 800,00Такси44.01.1210,00Аэроэкспресс из аэропорта44.01.1340,00Такси44.01.1300,00 Итого:11 790,00Пример. Работнице организации Ивановой С.И. была выдана подотчетная сумма 12 марта 2013г на закупку канцелярских товаров на сумму 2800 руб. по расходному кассовомуордеру № 34 (Приложение 10). 14 марта в бухгалтерию представлен авансовый отчет № 73 (Приложение 11), товарный чек № 173 (приложение 12) и чек № 00002035 на сумму 2 800 рублей (Приложение № 12), а купленные канцтовары были оприходованы на склад. Бухгалтером ООО «Риф-Терминал» были сделаны следующие проводки (таблица 2.4.).Таблица 2.4.Бухгалтерские проводки, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Ивановой С.И.Операция Корреспонденция счетовСумма (руб.)ДтКрВыданы денежные средства из кассы в подотчет на сумму71502800Приобретены канцтовары за счет подотчетной суммы (оприходованы на склад)10712800Проводка: Д 60 – К 71 – делается в том случае, если подотчетным лицом в ООО «РИФ-Терминал» оплачены деньги поставщику.Получивший деньги на командировку в кассе, сотрудник, тоже является подотчетным лицом.Ст. 166, 167, 168 Трудового кодекса РФ установлен порядок направления работников в командировки. Служебная командировка - выезд работника по приказу руководителя на установленный срок для исполнения служебного задания вне места постоянной работы.Если работник по своей должности часто находится в разъездах, то это не признается командировками.День отправления самолета или поезда, смотря на каком транспортном средстве, будет добираться работник, считается днем выезда, а день прибытия транспортного средства – днем возвращения.Если транспортное средство отправляется до 24.00 часов включительно, то днем отъезда считаются текущие сутки, а если с 00.00 то следующие.В том случае, если вокзал или аэропорт находятся в другом городе, или в другом населенном пункте, то необходимо учесть время, затраченное на дорогу до места отправления. Пример. В январе 2014 г. В. Орлова, сотрудница ООО «РИФ-Терминал», выехала в командировку из Москвы в Санкт-Петербург. В. Орлова на поезде «Красная стрела» выезжает в командировку 10 января в 11-59. Возвращается из командировки В. Орлова 16 января в 14-00.Первый день командировки это 10 января, а последний – 16 января.Суточные выплачиваются за семь дней (на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6)).Пример. В. Орлова уезжает в командировку на обычном поезде с Ленинградского вокзала. Поезд отправляется 11 марта в 00-25. В. Орлова возвращается из командировки 16 марта в 14-30.Первым днем командировки будет считаться 11 марта, а последним – 16 марта.На основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 суточные выплачиваются за шесть дней (Приложение 6).Пример. Орлова В. вылетает в Санкт-Петербург на самолете из аэропорта. Чтобы добраться до аэропорта, нужно потратить 1 час. Самолет вылетает 9 июля в 00-40. Орлова В. возвращается из командировки 14 июля в 14-50. В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.Чтобы успеть на регистрацию, Орлова В. должна выехать из города поздно вечером 8 июля.Первым днем командировки будет считаться 8 июля, а последним – 14 июля.На основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 суточные выплачиваются за шесть дней (Приложение 6).При расчете налога на прибыль, суточные, выплаченные командированным сотрудникам, можно вычитать в полном объеме из облагаемых доходов. Внимание стоит лишь обратить при расчете НДФЛ.Если суточные превышают 700 рублей в день на территории РФ, и 2500 рублей за границей, то на сумму превышения начисляют налог на доходы физических лиц.Если суточные выдаются не превышают указанных границ, то и соответственно налогом на доходы физических лиц не облагаются.Бухгалтерия ООО «РИФ-Терминал» каждый месяц выдает заместителю главного бухгалтера 10 000 руб. на покупку канцтоваров, авансовый отчет должен быть предоставлен до 25 числа каждого месяца. Естественно, такое правило установлено, потому что расходы носят регулярный характер. В общем случае денежные средства выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно.Пример. 11 февраля 2013 года В. Орлова выехала в служебную командировку из Москвы в Санкт-Петербург. Продолжительность командировки – 3 суток.По приказу руководителя № 008-С/13 от 28.01.2013 ООО «РИФ-Терминал», размер суточных для командировок по территории РФ составляет 700 рублей в сутки (Приложение 6).Бухгалтер выдал Орловой В. суточные в размере:3 суток * 700 рублей = 2 100 рублей.При расчете налога на прибыль в состав прочих расходов учитывается вся сумма суточных. При расчете налога на доходы физических лиц сумма суточных в пределах норм и составила:3 суток * 700 рублей = 2 100 рублей.Вся сумма расходов по найму жилого помещения возмещается работнику.Также работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице и оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостинице и включаемых в счет за проживание.Исключением являются услуги по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.).Такие расходы работнику не оплачиваются.Расходы к проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают: - стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.); - оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов; - плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;- стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если он находится за чертой населенного пункта; - сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя: - учет расходов на проезд;- учет командировочных расходов;- учет расходов на проживание;- выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.Пример. 17 октября 2013г. сотруднику ООО «РИФ-Терминал» Арапову Алексею Михайловичу из кассы на основании расходного кассового ордера (Приложение 10) были выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы в размере 10 000 руб. Продолжительность командировки составила 5 дней. Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС. Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС. Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями. Так как сотрудник за все рассчитывается сам, то ООО «РИФ-Терминал» выдает ему денежные средства из кассы, тем самым, выполняя свои обязанности по обеспечению его проживания и проезда и избегая лишних хлопот и проводок в учетеТаблица 2.5. Учет командировочных, выданных Арапову Алексею Михайловичу.операцияКорреспонденция счетовСумма, руб.ДтКтпроезд715011800проживание71502950Суточные расходы7150700итого15450Чаще всего, руководство ООО «РИФ-Терминал» не утруждает себя столь точными расчетами при выдаче командировочных, а выдает немного больше, на всякий случай. В нашем случае 16 000 руб. После возвращения из командировки остаток средств необходимо вернуть.Иногда ООО «РИФ-Терминал» делает такую ошибку: сначала сотрудник что-то покупает (например: книгу), отчитывается в том, что он купил, а затем ООО «РИФ-Терминал» оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Ведь ООО «РИФ-Терминал» ему ничего не поручала, денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что работник тратит собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом ООО «РИФ-Терминал» приобретает у своего сотрудника эти самые материальные ценности. Но такая сделка - это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица, принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом проверяется, как они потрачены.За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка местная и длится один день, суточные не выплачиваются.