Основы документооборота (делопроизводство)

Задание 1. Используя теоретический материал пособия, ответьте на вопросы:
• что обозначают аббревиатуры ДОУ, ГСДОУ, ОРД, УСД?
• какие существенные признаки выделяют в делопроизводстве и документационном обеспечении управления?
• в чем основное различие понятий «унификация» и «стандартизация»?
• если акт – это вид документа, что будет являться его разновидностью?

...

Задание 4. Используя теоретический материал пособия, ответьте на вопрос: в чём сходство и отличие бланков документов:
• общий бланк;
• бланк для письма;
• бланк конкретного вида документа.

Задание 2. Используя основную и дополнительную литературу, изучите самостоятельно тему: «Нормативные материалы ДОУ». На основе полученных теоретических знаний дайте характеристику следующим нормативным документам:
• ГСДОУ
• ГОСТ Р 6.30-2003
• ГОСТ Р 51141-98
• «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
Задание 3. Проанализируйте образец документа (рисунок 1.1., см. пособие), ответив на вопросы:
• какой набор реквизитов имеет данный документ (обязательные или дополнительные, укажите их номера)?
• кто является автором документа?
• в чем особенность реквизита 12?
• что входит в состав реквизита 22?

4. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - 05; (обязательные)
5. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - 06; (обязательные)
6. дата документа -11; (обязательные)
7. регистрационный номер документа - 12; (обязательные)
8. ссылка на регистрационный номер и дату документа - 13; (дополнительные реквизиты)
9. адресат - 15; (дополнительные реквизиты)
10. заголовок к тексту - 18; (обязательные)
11. текст документа - 20; (обязательные)
12. подпись - 22; (обязательные)
13. отметка об исполнителе - 27; (дополнительные реквизиты)
Наименование организации - является автором документа, которым может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создавшее документ. На рисунке автором является организация УНИКУМ.
Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. (рисунок 1.1).
Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в инструкцию по делопроизводству.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Подпись (реквизит 22). В состав этого реквизита входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Задание 4. Используя теоретический материал пособия, ответьте на вопрос: в чём сходство и отличие бланков документов:
общий бланк;
бланк для письма;
бланк конкретного вида документа.
Ответ:
Ё
Общий бланк
Бланк для письма
Бланк конкретного вида документа
Различия
бланк организации или структурного подразделения (с угловым штампом) для изготовления любого вида документа (кроме письма).
в письмах в отличие от других документов, указываются адресные данные организации.
приказы, распоряжения, акты протоколы, уведомления и др.
Включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14
Включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, Об, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20
Включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19
Сходство
Включают в себя один состав реквизитов: 01,02 или 03, 08, 11,14,18
Расположение этих реквизитов практически одинаковое.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Бланки с гербами РФ и субъектов РФ подлежат строгому учету и регистрации.
Оформление бланков одинаковое: формат деловых документов, размер полей и нумерация страниц деловых документов, нумерация страниц деловых документов наносится на верхнем поле листа по середине, арабскими цифрами, без знаков препинания и тире, без слова «станица» и его сокращения.
Задание 5. Оцените критически оформление реквизитов на бланке (бланках) для писем вашего учебного заведения, а также двух-трех организационно-распорядительных документов других предприятий и организаций, на соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Ответ: Организационно-распорядительные документы в приложение на стр. 13-14.
В первом документе: отсутствуют обязательные реквизиты код организации, Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, Код формы документа.
Согласование документа оформляется визой, включающей:
подпись и должность лица, визирующего документ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату подписания.
В данном документе отсутствует дата подписания согласования.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, т.е. сначала идет подпись начальника УМО, а потом и.о. зав. Кафедрой.
Во втором документе: отсутствуют обязательные реквизиты код организации, Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, Код формы документа. Подпись документа следует оформить:
Должность Подпись Расшифровка