Информационные технологии автоматизации офиса

Реферат по предмету "ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ" был защищен на "Отлично" в марте 2012 года. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Каждый компанент подробно описан в моем реферате. ...

Введение
Информационные технологии автоматизированного офиса
Программы офисной автоматизации
Обзор программ офисной автоматизации
Заключение
Список литературы

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, т.к. хорошее информационное обеспечение это залог успеха и конкурентоспособности фирмы.
Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое сос тоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Исследование информационных технологий офиса является важной задачей, т.к. это основа эффективного управления предприятием.

Краткие характеристики ERP-системы:· интеграция основных производственных процессов организации;· обработка большинства бизнес-операций;· единовременное сохранение каждой единицы информации в общей базе данных предприятия для последующего ее использования;· обеспечение доступа к базе данных в режиме реального времени;· интеграция обработки деловых операций и действий по планированию в случае необходимости;· применение как в традиционной внутренней среде «клиент - сервер», так и во внешней среде с привлечением Интернет-технологий;· поддержка различных отраслей народного хозяйства;· возможность настройки системы с учетом специфических нужд предприятия при отсутствии навыков программирования;· поддержка нескольких языков и иностранных валют. Преимущества ERP-систем:1) Интегрирование всех аспектов деятельности предприятия.Разрозненные приложения, ранее обеспечивавшие хранение данных по различным направлениям деятельности фирмы, объединены в рамках одной целостной системы, обеспечивающей интеграцию всех бизнес-процессов и позволяющей выйти за традиционные функциональные и локальные рамки в процессе планирования ресурсов.2) Привлечение лучших методологийВнедрение ERP-систем дает возможность поставить на службу предприятию более тысячи самых современных методов организации бизнес-процессов, что позволяет наиболее оптимальным образом управлять деятельностью компании.3) Ликвидация информационного дисбалансаЕдиная база данных ERP-системы, охватывающая весь поток информации от различных структур организации, исключает возможность возникновения информационных несоответствий внутри системы, что значительно повышает качество информации и обеспечивает дополнительные преимущества при принятии решений.4) Доступ к базе данных в реальном времениТогда как традиционные системы используют многоступенчатую схему обработки данных, при которой за фиксацией информации на бумаге следует передача бумажных носителей в конкретное структурное подразделение, где данные переоформляются или вводятся в компьютер, в ERP-системах помещение информации в базу данных производится непосредственно от источника, минуя промежуточные стадии, после чего данные становятся доступны всем заинтересованным лицам.5) Возможность синхронного доступа для решения задач планирования и контроляБлагодаря единовременному вводу данных в общую базу предприятия, информация может использоваться одновременно любым количеством пользователей системы, что повышает эффективность как планирования, так и контроля, а также обеспечивает согласованность действий всех звеньев предприятия и продуктивность управления в целом.6) Формирование организационной целостности предприятияERP-системы делают возможным объединение географически удаленных друг от друга филиалов и отделений компании и вовлечение их в единое информационное пространство, что позволяет осуществлять обмен организационными наработками между структурными подразделениями с нестандартными и высокоэффективными процессами, а также способствует формированию единого корпоративного образа и улучшению имиджа компании на мировом рынке.7) Повышение эффективности взаимодействия и сотрудничества между подразделениями организацииСоздание отлаженной процедуры взаимодействия и сотрудничества между подразделениями одной организации, в том числе и географически удаленными, приводит к тому, что каждое подразделение своевременно и в полном объеме получает все необходимые данные. Неизменно возникающие в результате такого взаимодействия общие процессы могут быть стандартизированы при помощи ERP-системы, чтобы минимизировать риск возникновения противоречий и разногласий.8) Возможность взаимодействия и сотрудничества между различными организациямиERP-системы позволяют создавать своего рода информационные каналы, способные связать предприятие с компаниями-партнерами для предоставления им доступа к базе данных предприятия и обмена необходимой информацией. В результате такого сотрудничества формируется единый информационный архив, что позволяет оптимизировать процессы снабжения, поставки и другие виды совместной деятельности, а также вывести на качественно новый уровень весь процесс взаимодействия в целом.9) Возможность привлечения дополнительных инвестицийВнедрение ERP делает бизнес-процессы компании более прозрачными, повышая ее привлекательность для инвесторов, а следовательно, позволяет привлечь дополнительные инвестиции для дальнейшего развития производства.10) Управление себестоимостью продукцииПредоставляемые ERP-системой методы и средства контроля над себестоимостью продукции являются мощным оружием в конкурентной борьбе, так как вероятность получения высокой прибыли возрастает, и вместе с тем появляется возможность варьирования рыночных цен в результате снижения себестоимости продукции.Автоматизированные системы управления служат мощным инструментом для развития бизнеса и важным средством выживания в условиях рыночной экономики, поэтому внедрение ERP-системы конкурентом лишний раз доказывает необходимость ее скорейшей установки и в вашем офисе. Критерии выбора ERP-системВыбор той или иной ERP-системы во многом зависит от критериев, которые выдвигаются и рассматриваются в процессе принятия решения. Точность и детальность разработанных критериев, хотя и усложняет процедуру подбора вариантов, позволяет сделать правильный и осознанный выбор, основанный на учете большого количества разнообразных факторов.Как показывает анализ опыта выбора ERP-систем, к наиболее распространенным относятся критерии, связанные со стоимостью системы, в частности, соотношение «цена - качество», «цена - функционал». Помимо этого, высоко ценятся гибкость, интегрируемость и масштабируемость системы наряду с открытостью, возможностью расширения функционала и адаптации системы под специфические нужды предприятия. При этом, несомненно, учитывается и базовый функционал, входящий в стандартный комплект поставки, и СУБД (система управления базами данных), составляющая основу КИС (корпоративной информационной системы). Немалое значение для компаний, имеющих удаленные филиалы и представительства, имеет возможность создания единого информационного пространства. Принимаются в расчет и такие показатели, как репутация фирмы-производителя и опыт внедрения системы на других предприятиях данной отрасли. Непоследнюю роль в процессе выбора, а также в ходе дальнейшей эксплуатации системы играет сплоченность и нацеленность коллектива компании на успех. IT-специалисты и ответственные сотрудники компаний, оценивая такие характеристики выработанных критериев, как точность и четкость формулировок, степень детализации, объективность и независимость выбора от информации рекламного характера, взаимосвязанность с бизнес-процессами предприятия, степень систематизации критериев, могут прийти к выводу о целесообразности и осознанности выбора той или иной системы. Материалы с сайта http://www.aladdin.ruВ приложении А представлен список платных и бесплатных ERP программ. В приложении Б представлен сравнительный график проблемных ситуаций при внедрении ERP.Обзор программ офисной автоматизации «БЭСТ-5» - информационная система управления предприятиемРабота современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки своей деятельности. Объем накапливаемых данных непрерывно растет, а их обработка усложняется. Быстрота сбора и анализа информации для принятия адекватных управленческих решений становится решающим фактором бизнеса. В этих условиях даже небольшие компании не могут обойтись без использования информационных управленческих систем. К таким программным комплексам относится система «БЭСТ-5».Система управления предприятием «БЭСТ-5» разрабатывается c 2001 года большим коллективом специалистов по информационным технологиям, управлению, бухгалтерскому и налоговому учету. Система динамично развивается, адаптируется к законодательству, впитывает новые идеи и опыт применения на множестве предприятий. Преимущества системы:· Развитая функциональность.В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: ФИНАНСЫ, ТОРГОВЛЯ, ПРОИЗВОДСТВО, ПЕРСОНАЛ. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-АЛКО, БЭСТ-ПИТАНИЕ и др.), которые развивают и дополняют основную программу. · Всесторонний учет операций.Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия с адекватным документарным представлением. Имеются возможности для прямой регистрации данных в учете соответствующего вида. Дана возможность организации специального учета по собственным планам счетов. · Планирование и контроль.Управленческие функции программы базируются на подсистеме бюджетирования деятельности предприятия и контроля исполнения планов (план-факт анализ). Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных бюджетов и рассчитывать бюджеты по периодам, вариантам плана, центрам финансовой ответственности и в других аналитических разрезах. Имеются средства для настройки специальных форм план-фактного анализа и расчета финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки управленческих решений. · Высокая адаптируемость.Концепция системы ориентирована на быструю параметрическую настройку программного комплекса без привлечения специалистов по программированию. В подавляющем большинстве случаев этого оказывается достаточно. Вместе с тем, в программе имеются средства программных доработок. На первом уровне пользователю предоставляется возможность разработки небольших программ (PlugIn) с сохранением базовой функциональности. На втором уровне система предлагает полноценную встроенную среду разработки, вплоть до создания новых приложений. · Наличие среды разработки.В системе БЭСТ-5 имеется встроенная интегрированная среда разработки (IDE), которая используется при создании самой программы и предоставляется всем пользователям для создания собственных функциональных элементов. Программирование может осуществляться на высокоуровневом языке Harbour или с использованием языка программирования С с использованием отладчиков и других средств ускоренной разработки. Среда разработки поставляется бесплатно. · Низкая стоимость владения.Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной стоимостью владения. · Программный комплекс имеет невысокую продажную цену, которая приемлема практически любому предприятию. Гибкая ценовая политика допускает приобретение системы в разных вариантах комплектации и с необходимым количеством рабочих мест. Используются продажи со скидками · При использовании системы не требуется приобретение других, зачастую дорогостоящих программных компонентов, например, серверов базы данных, генераторов отчетов и т.д. Система интегрирована с офисным пакетом MS Office, но также работает с бесплатно распространяемым пакетом Open Office. · Программа предъявляет весьма "щадящие" требования к рабочим компьютерам, серверам, сетевому оборудованию. Система оптимизирована под использование в терминальном режиме, при котором затраты на клиентские рабочие места минимальны. · Развертывание системы у пользователя не требует дополнительных затрат. В большинстве случае пользователи делают это самостоятельно без привлечения дорогостоящих специалистов со стороны. · Сопровождение программы в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения законодательства и учитывает их в программе. Область применения:Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии. Основные области применения: · Оптовая торговля · Розничная торговля · Производство · Общественное питание · Сфера услуг · Бюджетные организации Программа может быть использована для одного предприятия или произвольного набора не связанных между собой предприятий. Функциональный состав:Система управления предприятием состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой элемент автоматизирует определенное направление деятельности предприятия. Приложения объединены по функциональные блоки, так что система имеет двухуровневое строение. Набор функциональных блоков следующий: · Финансы. Группа приложений, предназначенных для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансового планирования хозяйственной деятельности, а также учета денежных средств, расчетов по обязательствам, имущества предприятия. · Торговля. Группа приложений для ведения учета торговых операций, включая учет закупок, товарных запасов на складах, продаж, в т.ч. продаж в торговом зале (магазин), учета мобильной торговли и работы автотранспорта. · Производство. Группа приложений для использования производственными предприятиями. Включает подсистемы учета сырья и материалов, планирования и учета производства. Кроме того, в этот блок включена специализированная подсистема для учета производственного процесса на предприятиях общественного питания. · Персонал. Группа приложений для ведения кадрового учета, табельного учета и выполнения расчетов по оплате труда. 1С:Предприятие 8.11С:Предприятие - программный продукт компании 1С, предназначенный для быстрой разработки прикладных решений. Технологическая платформа «1С:Предприятие» не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), использующих единую технологическую платформу. Платформа и прикладные решения, разработанные на её основе, образуют систему программ «1С:Предприятие», которая предназначена для автоматизации различных видов деятельности, включая решение задач автоматизации учёта и управления на предприятии (КИС).Средства быстрой разработки представлены визуальным «конфигурированием», которое позволяет разработчику сосредоточиться на создании бизнес-логики приложения и не заниматься технологическими подробностями, такими как организация взаимодействия с базой данных, обработка транзакционных блокировок, нюансы программирования экранных форм и т. п. Конфигурирование частично заменяет кодирование и, таким образом, снижает требования к квалификации разработчиков 1С. Тем не менее имеет встроенный язык для реализации произвольной бизнес-логики.Текущая версия - 8.1.Технологическая платформа «1С:Предприятие» представляет собой программную оболочку над базой данных (используются базы на основе DBF-файлов в 7.7, собственный формат 1CD в версии 8.0 и 8.1 или СУБД Microsoft SQL Server на любой из этих версий. Кроме того, с версии 8.1 хранение данных возможно в СУБД PostgreSQL, а также DB2. Имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий помимо доступа к данным возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE, а в версии 8.0 и 8.1 - с помощью COM-соединения.Клиентская часть платформы функционирует только в среде ОС Microsoft Windows. (Благодаря Wine существует также возможность запуска системы программ «1С:Предприятие» на Unix-подобных операционных системах.) Серверная часть при использовании PostgreSQL или DB2 может функционировать на операционной системе Unix.Существуют специальные версии среды исполнения 1С для ноутбуков и PDA, ПО создания веб-приложений, взаимодействующих с базой данных «1С:Предприятие».Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу. Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8 в самых разнообразных областях:· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д. · поддержка оперативного управления предприятием; · автоматизация организационной и хозяйственной деятельности; · ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность; · широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета; · решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа; · расчет зарплаты и управление персоналом; · другие области применения.