Вход

Использование современных технических средств и офисной техники в организации

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Дипломная работа*
Код 275847
Дата создания 13 декабря 2014
Страниц 40
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
2 520руб.
КУПИТЬ

Описание

Использование современных технических средств и офисной техники в организации ...

Содержание

Введение 3
Глава 1. Классификация технических и телекоммуникационных средств 5
1.1 Технические средства как базис информационных технологий 5
1.2. Назначение и классификация технических средств 8
1.3. Организация профессиональной деятельности с использованием технических средств и офисного оборудования 13
Глава 2. Технические средства в современной организации 17
2.1. Средства коммуникации и связи 17
2.2 Демонстрационная техника и оборудования для проведения презентаций 26
2.3. Анализ использования современных технических средств и офисной техники в «Правобережный отдел судебных приставов Невского района» 31
Тезаурус 38
Библиографический список 40

Введение

Использование современных технических средств и офисной техники в организации

Фрагмент работы для ознакомления

Следует отметить, что в современных офисах стараются меньше пользоваться факсами и переходят на электронную почту. Все чаще документы сканируют и посылают как вложение в электронную почту, поскольку сканер позволяет получить изображение с более высоким качеством, а потери при передаче изображения таким способом отсутствуют в принципе.На любом предприятии возникает необходимость не только вводить документы в компьютер, но и наоборот – получать бумажную копию электронных документов. Для вывода документов на печать служит принтеры. Чаще всего они бывают лазерные, струйные или матричные. Каждый из перечисленных видов имеет свои достоинства и недостатки.Струйный принтер формирует изображение путем нанесения на бумагу микрокапель чернил нужного цвета. эта технология обеспечивает хорошее качество и возможности цветной печати. К недостаткам струйных принтеров относятся небольшая скорость печати и высокой стоимости расходных материалов. Отпечатки документов, как правило, чувствительны к влаге. К достоинствам струйных принтеров следует отнести низкую стоимость самого принтера и возможность печать практически на любом носителе (компакт-диск, пленке для слайдов, специальном материале для термопереноса на ткань и т.п.). Обычно такие принтеры позиционируются как принтеры для дома или маленьких офисов. В средних и больших офисах чаще всего используются лазерные принтеры, которые обеспечивают отличное качество при высокой скорости печати и относительно небольшой стоимости расходных материалов. отпечатки, полученные на лазерном принтере, нечувствительны к влаге и не требуют времени для высыхания. Матричные принтеры сегодня используются крайне редко. принципа печати у них близок к пишущей машинке: иголочки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя изображения. Такие принтеры обладают очень низкой стоимостью отпечатка и на них через копирку можно получать изображения высокого качества и работают медленно и шумно. [30; с. 46]Для тиражирования документов служит копировальная техника. электрографическое копирование, часто называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространенным способом копирования. Электрографическое копирование – это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую.Данный способ копирования отличает высокая скорость и качество копирования, возможность масштабирования и редактирования документа при копировании, а также возможность получение копий с листовых и брошюрованных документов.Ксерокопирование дает возможность получения копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке и .т.д.Во многих офисах установлено также брошюровочное оборудование, позволяющее быстро изготовить переплетенные комплекты документации. Использование технических средств позволяет уменьшить время на работу с бумажными документами и на обработку электронной документации, что немаловажно в условиях современного информационного общества.Глава 2. Технические средства в современной организации2.1. Средства коммуникации и связиПередача информации может осуществляться вручную либо механически при помощи автоматизированных систем по различным каналам связи.Первый способ передачи информации и до настоящего времени имеет широкое распространение. При этом информация передается либо при помощи курьера, либо по почте. К достоинствам этого способа можно отнести полную достоверность и конфиденциальность передаваемой информации, контроль за ее получением (при почтовой рассылке в пунктах регистрации прохождения), минимальные издержки, не требующие никаких капитальных затрат. Главными недостатками такого подхода являются невысокая скорость передачи информации и не оперативность в получении ответов.Второй способ значительно увеличивает скорость передачи информации, повышает оперативность принятия решений [16; с. 32]Виды современной связи:телефонная связь;компьютерная телефония;радиотелефонная связь;системы сотовой радиотелефонной связи;системы стандарта Wi-Fi.Телефонная связь является самым распространенным и широко применяемым видом связи. Она используется не только для оперативного административного управления предприятиями, но и для ведения финансово-хозяйственной деятельности. В зависимости от способа использования телефонную связь можно разделить на два вида:общего пользования (городская, междугородная, международная);офисную (внутренняя) связь, используемую в пределах одной организации.Основными компонентами телефонной связи являются телефонная сеть и абонентские терминалы. Телефонная сеть состоит из автоматических телефонных станций (АТС), соединенных между собой каналами связи. Каждая АТС коммутирует, как правило, до 10 тыс. абонентов. Абонентские терминалы подключают к сети по абонентской линии. Как правило, это пара медных проводов. Каждая абонентская линия имеет свой персональный номер. АТС соединяются между собой по соединительным линиям и также имеют свой номер, как правило, совпадающий с первыми тремя цифрами абонентского номера. Например, если московский абонент имеет номер телефона 187-27-59, то это значит, что он подключен к АТС с номером 187, а 27-59 — это персональный номер абонента. Если к АТС подключены более 10 тыс. абонентов, то тогда данная АТС разделяется на несколько логических подстанций, имеющих свой персональный номер.[15; с. 68]В общем виде телефонная сеть представляет иерархическую структуру, состоящую из следующих уровней: международного, междугородного и уровня конкретного региона (приложение 3)Офисная связь реализуется на базе специальных офисных АТС. Их применение на предприятиях туриндустрии, особенно в гостиничных комплексах, продиктовано необходимостью обеспечения сотрудников фирмы и гостей городским телефоном, а также экономией средств на разговоры. Офисные АТС позволяют при наличии ограниченного числа городских телефонов увеличивать количество дополнительных внутренних телефонов, обеспечивая тем самым оперативность работы учреждения. Офисная АТС является связующим звеном между городскими абонентскими линиями и линиями внутренних абонентов, т.е. выполняет функции региональной АТС. Причем количество внутренних абонентских линий зависит от различных параметров, таких, как количество городских абонентских линий, подключенных к данной АТС, интенсивности разговоров, финансовых возможностей фирмы и т. п.На рынке средств связи существует множество различных офисных АТС — от самых маленьких, которые устанавливаются в небольших офисах и даже в квартирах, до больших станций. Если в качестве абонента выступает офисная мини-АТС, то можно еще добавить внутренний номер абонента.Офисные АТС станции используются на крупных предприятиях и в гостиницах. Основными достоинствами офисных АТС является то, что они, во-первых, осуществляют автоматическое подключение внутренних абонентов и, во-вторых, телефонная связь внутри фирмы осуществляется практически бесплатно. Кроме этого они выполняют множество полезных вспомогательных функций, к которым относятся:организация телеконференций;постановка абонента на ожидание при занятом канале и периодическое напоминание об этом;автоматическая переадресация на другой телефон, а в «ночном режиме» на телефон дежурного;составление списка абонентов для вызова в определенное время;режим «не беспокоить»;возможность временного запрета выхода на внешнюю линию для некоторых телефонов;заказ времени для звонка-будильника;включение громкоговорящей связи и т. п.Но одной из важнейших функций офисной АТС является возможность подключения ее к компьютеру. Это позволяет вести автоматический учет и регистрацию всех телефонных переговоров, учитывать время и тариф при каждом телефонном разговоре, автоматически устанавливать скидки (наценки) на телефонные разговоры, для гостиниц автоматически выписывать счета гостям за каждый телефонный разговор либо при выписке. Для решения этих задач разрабатываются специальные программные продукты — автоматизированные системы учета и тарификации телефонных переговоров. Система принимает данные о звонках от мини-АТС, сохраняет их в базе данных и тарифицирует в режиме реального времени.[12; с. 93]Одним из основных элементов телефонной связи является телефонный аппарат. Телефонные аппараты различаются как по конструктивному исполнению (имеют различную форму), так и по своим сервисным возможностям (выполняют различные функции). Современные телефонные системы используют два способа кодирования набираемого номера: импульсный и тональный.Импульсный (Pulse) способ кодирования применяется в устаревших аппаратах с вращающимся диском набора номера. При наборе цифр в линию связи подаются импульсы, число которых соответствует набранной цифре.При тональном (Tone) способе кодирования информации посылается непрерывный сигнал, состоящий из комбинации двух частот, при помощи которых и осуществляется кодирование передаваемого номера. Тональный способ используется в телефонных аппаратах, имеющих кнопочное устройство набора номера. Практически все существующие АТС допускают импульсное кодирование номера, тональные же системы кодирования используются лишь на сравнительно новых АТС.[18; с. 288]Современные телефонные аппараты обладают множеством полезных функций, и их число, как правило, определяется стоимостью аппарата.К основным дополнительным функциям телефонных аппаратов относятся:наличие долговременной памяти запоминания номеров;наличие оперативной памяти для повторного вызова последнего набираемого номера;возможность многократного вызова абонента при условии его занятости (функция автодозвона);автоматическое определение номера (АОН) входящего звонка с отображением его на дисплее и возможностью его звукового воспроизведения;анти АОН — защита от АОН вызываемого абонента;наличие автоответчика и встроенного диктофона для записи передаваемого (принимаемого) сообщения и много других полезных функций.Но при использовании таких функций, как АОН и автоответчик на предприятиях, необходимо учитывать, что ваши партнеры могут нести дополнительные непредвиденные затраты при ведении междугородных (международных) переговоров, так как любой звонок необходимо будет оплачивать, даже если разговора и не было.[11]Одно из современных средств связи, которое становится все более популярно – компьютерная телефония.Компьютерной телефонией называется технология, в которой компьютер играет главную роль как в управлении телефонным соединением, так и в осуществлении приема и передачи телефонных звонков.Использование компьютерной телефонии намного ускоряет процесс управления на предприятии, повышая его эффективность и качество при общем снижении совокупных затрат. Особенно это относится к предприятиям туриндустрии, для которых телефон является одним из необходимых инструментов функционирования. Современные компьютерные технологии позволяют значительно снизить затраты на междугородные, а тем более международные переговоры, без которых не обходится ни одно предприятие турбизнеса. Связь с партнерами осуществляется по компьютерным сетям, в частности по сети Интернет. Такая связь называется IP-телефония.[13]IP-телефония —это современная компьютерная технология передачи голосовых и факсимильных сообщений с использованием Интернета. Данная технология начинает бурно развиваться на российском рынке связи. Она позволяет осуществлять междугородную и международную голосовую связь, используя обычный телефонный аппарат или компьютер, подключенный к Интернету. Для туристских компаний, имеющих свою корпоративную сеть, IP-телефония позволяет значительно снизить издержки, связанные с телефонными переговорами.Для использования IP-телефонии необходимо:создание собственной сети IP-телефонии;пользование сетью IP-телефонии, разработанной другими операторами.Первый способ использования сети IP-телефонии предполагает установку персональных компьютеров в вашем офисе и офисе ваших партнеров со специальной оплатой и программным обеспечением. Такие компьютеры получили название шлюзов. Шлюз подключается к Интернету и с помощью разъемов на плате (как в обычном телефоне) подключается либо напрямую к городской телефонной линии, либо к офисной АТС. Такой способ использования IP-телефонии оправдан для тех компаний, которые имеют постоянного партнера и с которым очень часто осуществляется связь по телефону. При этом стоимость минуты разговора очень незначительна (около 0,02 долл. — соответствует фактической стоимости соединения с Интернетом), однако фирме необходимо будет понести единовременные капитальные затраты (порядка 3 тыс. долл.) на приобретение собственного шлюза.Второй способ использования IP-телефонии предполагает возможность воспользоваться уже готовой сетью. Сейчас на рынке средств связи появились специальные фирмы-операторы, имеющие свою собственную сеть IP-телефонии. Для того чтобы воспользоваться услугами данной сети, необходимо приобрести специальную пластиковую карточку с Pin-кодом (Pin-код — это персональный идентификационный номер данной карты). Звонить с помощью данных карт можно с любого телефона, поддерживающего тональный набор, и на любой телефон в любой стране. Стоимость минуты разговора в этом случае будет несколько больше, чем в предыдущем случае, но фирме не придется нести большие первоначальные затраты на приобретение специального оборудования.[17; с. 87]Особыми видами телефонной связи являются: радиотелефонная связь.Под радиотелефонной связью понимают беспроводные системы телефонной связи, которые не требуют проведения сложных инженерных работ по прокладке дорогостоящих телекоммуникаций и поддержке их в рабочем состоянии.Связь может быть организована быстро и независимо от рельефа местности и погодных условий (хотя погодные условия и рельеф местности могут оказывать непосредственное влияние на качество связи).На современном этапе развития техники и технологии радиотелефонная связь становится альтернативой использования проводной телефонии и значительно повышает оперативность в принятии управленческих решений и общую эффективность функционирования предприятий туриндустрии.[19; с. 256]Беспроводная система телефонной связи по сравнению с обычной проводной обладает следующими достоинствами:меньшие капитальные затраты на ее создание;возможность создания независимо от рельефа местности, природных условий и наличия соответствующей инфраструктуры;меньший срок окупаемости системы;меньшая трудоемкость работ по организации системы и на порядок более быстрыми темпами ввода в эксплуатацию;обеспечивание надежной и оперативной связи с мобильными пользователями; более широкие возможности по управлению системой и по защите информации.Среди радиотелефонных систем можно выделить такие их разновидности, как: системы сотовой радиотелефонной связи; системы транкинговой радиотелефонной связи; телефоны с радиотрубкой; телефонные радиоудлинители; системы персональной спутниковой радиосвязи.Системы сотовой радиотелефонной связиПоявление сотовой связи было связано с необходимостью создания широкой сети подвижной радиотелефонной связи в условиях достаточно жесткого ограничения на доступные полосы частот.Есть несколько способов организации коммуникационной системы в офисе:Подключение всех средств связи (интернет, телефон, факс и пр.) по отдельности. Правда, при этом придётся заключать и отдельные договора на каждый тип связи. Более того, если в офисе будет несколько телефонов, то нужно еще и каждый аппарат подключить отдельно к оператору связи. Такой способ «раздельной» коммуникации чаще всего присутствует в небольших офисах, расположенных в старых зданиях, изначально не предназначенных для этого типа деятельности. Сюда, кстати, относятся и переделанные под офис квартиры в жилых домах.Установление офисной АТС (автоматическая телефонная станция). Оборудование устанавливается в самом здании и соединяет между собой все внутренние телефоны. АТС обладает следующими функциями:обеспечивает внутреннюю и внешнюю связь;принимает городские звонки и перенаправляет их на указанные внутренние номера;позволяет подсоединить модем для доступа в интернет.Автоматические телефонные станции сегодня можно увидеть в различных административных учреждениях и старых офисных центрах.Виртуальная АТС. Такие услуги сегодня предоставляют провайдеры интернета и IP-телефонии, а также различные телекоммуникационные компании. Суть этой услуги заключается в том, что фирма снабжается автоматической телефонной станцией без размещения в своем офисе специального оборудования. Речевой сигнал при этом передается через интернет (VoIP телефония). Пользователям виртуальной АТС доступны такие возможности, как:размещение оборудования АТС на хостинге обслуживающей компании (т. н. Hosted PBX),многоканальный номер (звонящий в вашу компанию услышит заранее записанное приветствие и информацию о том, какую цифру, например, нужно набрать для связи с тем или иным отделом),переадресация (если нужного абонента нет на рабочем месте, виртуальная АТС автоматически сделает дозвон на номер его мобильного телефона),запись разговоров,доступ в интернет.Объединённые коммуникации (Unified Communications). Эта система — уже высший пилотаж. Специальное программное обеспечение, которое позволяет, независимо от провайдера услуг, соединить все существующие в офисе средства связи: телефон, старые системы АТС и Hosted PBX, Интернет, голосовую почту, факс. Это значительно упрощает и ускоряет взаимодействие персонала, а также сокращает расходы на телефонные переговоры. Сегодня системы Unified Communications выпускают различные корпорации, в том числе, Microsoft и Cisco.Особенностью современных средств коммуникации и связи является способность, позволяющая использовать несколько методов установления связи и передачи информации между клиентами вне зависимости от их места нахождения и типа используемого устройства. Это может быть различное сочетание: стационарный или мобильный телефон, программное средство на ПК или КПК, голосовая и электронная почта, обмен факсимильными и мгновенными сообщениями (IM), мультимедийные конференции, SMS, MMS и т. д.Все это позволяет снизить время передачи оперативной информации, снизить затраты на междугороднюю и международную связь, что приводит к повышению эффективности работы организации.2.2 Демонстрационная техника и оборудования для проведения презентацийДемонстрационная техника широко используется в наши дни во многих сферах человеческой деятельности: невозможно представить без неё современные офисы. Данное оборудование появилось ближе к середине прошлого века и прочно закрепилось во многих областях жизни человека. Оно стало привычным явлением для деловой жизни - без него уже немыслимо проведение выставок, семинаров, конференций, рабочих совещаний, учебных курсов.[21; с. 640] Действительно, богатое разнообразие презентационной техники позволяет использовать ее, например, в бизнесе – для проведения всякого рода собраний, демонстрации продукции, важных данных персоналу.В общем, демонстрационная техника при выполнении основной функции в целом – подачи информации – выполняет в каждом случае свои, частные функции, и поэтому для разных ситуаций и требований существуют различные виды оборудования, а именно:оверхед проекторы;слайд проекторы;мультимедиа проекторы;офисные доски;экраны проекционные;Оверхед проектор — оптическое устройство, позволяющее проецировать на проекционный экран изображения, нанесенные на прозрачную пленку формата А4. Первые оверхед - проекторы появились в 1944 году специалистами компании 3М,сразу завоевали расположение покупателей и с тех пор активно используются на научных конференциях и в учебных заведениях.Различают портативные оверхед проекторы - не более семи килограмм, полупортативные - до 8кг и стационарные модели - от 8 до 17кг. При прочих равных характеристиках портативные проекторы стоят дороже свих стационарных аналогов. Но они более компактные, с сумкой для транспортировки и весят около 6 кг.[22]Один из плюсов оверхед проектора в том, что демонстрируемое изображение может быть как подготовлено заранее, так и непосредственно во время показа.

Список литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2008 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 2008.-73с.
2. Федеральным законом от 21.07.1997 №118-ФЗ "О судебных приставах"
3. Федеральным законом от 02.10.2007 №229-ФЗ "Об исполнительном производстве".
4. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства составления и размножения документации. -М.: Связь, 2007 - 567с
5. Бордовский Г. А. Информатика в понятиях и терминах. М.: Просвещение,2010.
6. Булавина Е.А., Охотников А.В.—Документоведение и делопроизводство: основы документоведения, виды, функции документов, технологии делопроизводства: учебное пособие / —М,Ростов н/Д: МарТ: 2008 - 288 с.
7. Гасов В.М. «Технические средства ввода-вывода графической информации» 2007 - 235с.
8. Гребенюк Е.И. Технические средства информатизации: Учебник для сред. Проф. Образования/ Е.И. Гребенюк, Н.А. Гребенюк.-2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2007.
9. Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: [учебное пособие] / Т. М. Елизаветина, —М.: КУДИЦ-ОБРАЗ: 2007—300 с.
10. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. - СПб: Изд-во Буковского, 2008 -267с.
11. Кудрявцева В.А. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф.. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА – М, 2009.
12. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологии в делопроизводстве). 2009. – 156 с.
13. Куликовский Л.Ф., Морозов В.К. Основы Информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 2008. – 65с.
14. Ложе И. Информационные системы. Методы и средства. - М.: Мир, 2007 -93с.
15. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки. -СПб.: Питер, 2009 -288 с.
16. Максимов Н. В., Попов И. И. Компьютерные сети: Учеб. пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.
17. Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий. - М: АО "Московские учебники и Картометография", 2008 -156с.
18. Могилёв А.В, Пак Н.И, Хеннер Е.К. Информатика. – М.: ACADEMA, 2006– 187с.
19. Муштоватый И.Ф., Дорофеева О.П. Компьютер для секретаря. Серия «Самоучитель» - Ростов н/Д: «Феникс». 2006 – 352 с.
20. Нанс Б. Компьютерные сети. – М.: Бином, 2008 – 68с.
21. Нортон П., Сандлер К., Батпей Т. Персональный компьютер изнутри. М.: Бином, 2007 – 32с.
22. Павлюк Л.В., Киселёв Т.И, Воробьев Н.Н. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере (7-е изд.). – СПб.: «Издательский дом Герда», 2008 - 288 с.
23. Пятибратова. Вычислительные машины, системы и сети: Учебник/ Под ред. А.П. - М.: Финансы и статистика,. 2008 - 345с.
24. Сагиян С.Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель /—СПб.: Питер: 2006 - 256 с.
25. Симановича С.В. Информатика. Базовый курс / под ред.– СПб: Изд-во «Питер», 2009 – 640 с..
26. Соломенчук В.Г. Аппаратные средства персональных компьютеров. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007.
27. Соломенчук В.Г., Аппаратрые средства персональных компьютеров. ВНV – Санкт-Петербург, 2006- 87с.
28. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии: Учеб. Пособие для 10-11 классов. Углублённый курс.-М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2005 – 234с.
29. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ. -М.: Экономика, 2008 - 95с.
30. Я могу работать в современном офис/ Александр Прохоров. – М.: Интернет Ун-т Информационных Технологий, 2009. -264 с. : ил
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00436
© Рефератбанк, 2002 - 2024