Организация проекта

В данной работе представлен проект строительства продуктового магазина в п.Каштак. Все этапы реализации этого проекта были представлены в виде декомпозиции отдельных пакетов работ, определены сроки, а также ресурсы, необходимые в ходе проекта.
Далее было принято решение об оптимизации проекта, чтобы уложиться в установленные сроки. Этой цели удалось достичь при помощи таких методик как перераспределение трудовых ресурсов, а также оптимизация по схеме привлечения/высвобождения ресурсов. ...

Введение 3
ГЛАВА 1 ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 5
1.1. Понятие проекта и проектного цикла 5
1.2. Этапы подготовки проекта 10
ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА 21
2.1 Общая информация 21
2.2. Расчетные данные 22
2.2.1 Нормирование деятельности работ 22
2.2.2 Сетевая модель проекта 23
2.2.3 Расчет параметров сетевой модели проекта 24
2.3 Календарный план 28
2.3.1 Диаграмма Ганта 28
2.3.2 Планирование ресурсов и затрат 28
ГЛАВА 3 ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ 31
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 37
Приложение 1 - Структура проекта 39
Приложение 2 - Сетевой график проекта 40
Приложение 3 - Диаграмма Ганта 41
Приложение 4 - Диаграмма Ганта после оптимизации 42

Часть введения


В настоящее время расширяется практика применения методов проектного управления в различных сферах экономики. Руководители ряда компаний-лидеров отраслей, а также нескольких государственных компаний осознали перспективность интенсивного применения методов и инструментария управления проектами и программами – как для реализации конкретных проектов, так и для стратегического выстраивания деятельности бизнесов. Пионерами в области применения управления проектами в России стали предприятия таких отраслей, как: телекоммуникации, ИТ, нефтегазовая промышленность, строительство, энергетика, аэрокосмическая промышленность, ВПК, торговля.
К настоящему времени Управление проектами получило признание во всем мире и стало модным направлением в рыночной экономике. Методология и средства Управления проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности. За последние 30 лет Управление проектами сформировалось как новая культура управленческой деятельности и стало своеобразным культурным мостом в цивилизованном бизнесе и деловом сотрудничестве стран разных континентов с разной историей развития, традициями, экономикой и культурой. Сейчас уже трудно назвать хотя бы один проект мирового значения, который осуществлялся бы вне рамок идеологии и методологии Управления проектами. Трудно также назвать хотя бы одну известную в мире компанию, не использующую в своей практике методы и средства Управления проектами.
Цель работы : изучение теории проектирования и применение ее на практике.

Идея состоит в том, чтобы сделать что-то, что кажется необходимым. Преобразование идеи в проект начинается с понимания природы потребности как движущей силы. Поэтому потребности являются основной движущей силой проекта. 3 фазы в определении потребностей:Появление потребностей — все заинтересованные стороны должны предупреждать и предвидеть потребности, реагируя на них проактивно;Признание потребностей — осознание потребностей на основе сбора информации и обсуждения с ЗС. Главная задача на этом этапе – превращение возникающей потребности в цели, которые начнут определять результаты проекта;Формулирование потребностей — прояснение понимания потребности с помощью более точного описания ее характерных особенностей. Формулировка того, что должно быть сделано, т.е. определение границ, формулировка проекта.Проблемы недостаточно точного определения потребностей:нечеткие цели;нереалистично широкий масштаб;решение неверно поставленных проблем;противоречивые цели изменений для людей, систем, организации;потеря времени на выполнение задач, которые не входят в круг обязанностей людей, необязательны или невыполнимы.Для того, чтобы понять масштабы проекта необходимо иметь следующую информацию:Кто является заинтересованными сторонами (ЗС) и каковы их потребности в проекте?Каковы цели и задачи проекта и каким образом их собираются осуществить в рамках соответствующих ресурсных и временных ограничений? (предназначение и цели)Каковы возможности проекта и угрозы для его успешной реализации?ЗС и их потребностиНаиболее важные ЗС для проекта:Покровитель проекта – человек или группа людей, которые инициируют и поддерживают проект, обеспечивают ресурсами и поручают Вам его реализацию;Команда проекта – группа людей, готовых выполнять поставленные задачи и осуществлять необходимые виды деятельности; 3.Функциональные менеджеры и другие люди, которые управляют необходимыми Вам ресурсами и обладают полезными для Вас опытом и знаниями;Влиятельные люди или группы, которые, вероятно, подвергаются воздействию проекта или его результатовВ зависимости от особенностей проекта многие другие группы или отдельные люди могут быть заинтересованы в нем:потребители, покупатели, пользователи товаров и услуг;другие работники организации (из этого или другого подразделения);менеджеры и персонал организаций-партнеров;высшее руководство Вашей организации;акционеры и их представители;СМИ;конкуренты;общественные и государственные деятели, если проект вызывает широкий общественный интерес.После того, как установлены основные ЗС, эту информацию необходимо использовать для того, чтобы обеспечить проекту максимально возможную поддержку. Обязательно нужно проверить, как реагируют на проект люди до того, как в процессе планирования будут исключены другие варианты его реализации. Если эту возможность использовать в полной мере, то команда проекта узнает о многих потенциальных препятствиях и будет хорошо информирована о приоритетах каждой группы. Один из способов понять реакции разных ЗС является анализ их точек зрения на каждое из ключевых измерений проекта – бюджет, время и качество.Определение предназначения и целей проектаПредназначение проекта является широким понятием и может быть соотнесено с миссией и ценностями организации, тогда как цели проекта определяют более точно, чего стремятся достичь, реализуя проект, и каким образом можно определить его успех.Цели должны соответствовать критериям SMART:конкретными (specific) – т.е. Вы должны ясно представлять себе, чего хотите достичь;измеримыми (measurable) – Вы должны разработать критерии для измерения процесса достижения целей;достижимыми (achievable) – т.е. Вы должны быть уверены в достижении поставленных целей в существующем окружении и при имеющихся ресурсах;реалистичными (realistic) – т.е. Вам не следует пытаться достичь невозможного;определенными по времени (timebound) – т.е. сроки достижения поставленных целей должны диктоваться реальными потребностямиПоставленные цели дают возможность определить шаги, с помощью которых может быть реализовано предназначение проекта и не позволить сбиться с правильного пути; использоваться для того, чтобы убедиться, что проект хорошо вписывается в деятельность организации.Ясность целей важна для понимания того, что должно быть сделано. Если поставлены четкие цели, то это значит, что имеется определенная система взглядов на конечный результат. На основании поставленных целей происходит структурирование проекта с тем, чтобы его можно было эффективно контролировать и управлять им. Однако иногда возникает необходимость в пересмотре целей, поскольку в процессе осуществления проекта могут возникнуть новые обстоятельства, неизвестные на стадии планирования. Поэтому цели не должны быть «каменными».Возможности и угрозыИсследование возможностей и угроз на начальной стадии проекта может быть важным для определения его масштаба. Постоянные обсуждения с ЗС могут выявить многие потенциальные возможности и угрозы, связанные с проектом. Управление рисками (возможными угрозами проекту) будет рассмотрено ниже.Проверка осуществимости проектаЦелью проверки осуществимости является определение того, будут ли требуемые выходы или результаты достигнуты при использовании имеющихся ресурсов. В процессе проверке рассматриваются следующие аспекты: финансовые — проведение сравнительного анализа ресурсных затрат проекта вместе с предполагаемой прибылью и затрат, которые могут появиться, если проект не будет реализован;технические — определение того, каким образом новая система будет связана с существующими системами, будут ли организация и работники подготовлены к работе с новой технологией и как управлять процессом перехода;влияние внешнего окружения и общества — беспокойство ЗС по поводу влияния внешнего окружения, воздействия проекта на внутреннее окружение и местные социальные условия;управленческие — исследование ресурсов для новой практической деятельности, включая потребность в новых работниках или обучении имеющегося персонала, изменения сроков и условий работы, а также принцип равных возможностей;ценностные — изучение мотивационных вопросов и вопросов культуры с целью убедиться в том, что проектбудет поддержан как в смысле используемых процессов, так и в смысле предполагаемых результатов.Определить ценность проекта для организации помогут следующие вопросы:какова бизнес-причина для выполнения проекта?какой вклад внесет проект в достижение общих целей организации?Затраты и выгоды для оценки проектаДля составления бюджета проекта финансовые затраты делят на две главные категории:стоимость разработки- затраты, возникающие в период между началом проекта и моментом, когда начато производство продукции. Они присущи всем проектам и обычно включают в себя затраты на команду проекта.операционные затраты – затраты, возникающие с началом выпуска продукции и обеспечивающие поддержание данного процесса (пример – ежедневно расходуемые материалы, используемый капитал). Они не возникают в проекте, в котором продукт продается один раз сразу после завершения проекта.Выгоды в управлении проектами делятся также, как в финансовом учете на:осязаемые выгоды — прямые, видимые и измеряемые выгоды, обычно базирующиеся на денежных потоках, которые поступают в организацию или больше не уходят из организации;неосязаемые выгоды — косвенные, неопределенные и менее легко измеримые с финансовой точки зрения выгоды (более высокое качество услуги, возросший ассортимент).Ваши оценки должны включать в себя:затраты и поступления, которые влекут за собой денежный обмен;альтернативные поступления и затраты, такие как продажа активов, которые могли бы принести определенный доход;потерю дохода или рост затрат в связи с отвлечением штата или потребителей услуги, которые появились в связи с проектом;экономия, возникающая в результате замены менее эффективных систем новыми, которые предусмотрены проектом.Оценка проекта дает возможность прояснить, будет ли стоимость результатов проекта превышать стоимость ресурсов, используемых для проекта. Тем не менее, очень важно оценить проект не только с экономической т.з. – проект должен быть рассмотрен в контексте предназначения организации, её политических и социальных обязанностей и забот, её стратегического направления и того, как рынок или общественное мнение отреагируют на решение организации начать проект.Несмотря на то, что проекты имеют определенные уникальные характеристики, большинство из них имеет сходную финансовую структуру – стоимость разработки должна быть оплачена до получения выручки, т.е. необходим временный источник денег. В краткосрочных проектах вопрос затрат и выгод решается довольно просто. В случаях более сложных, особенно при наличии неосязаемых выгод, необходимо выносить суждения, основанные на сопоставлении ценностей. У многих проектов существует или большой интервал между платежами и поступлениями, или необходимость в крупном авансе, или и то и другое. С финансовой т.з. деньги, более точно капитал, который нужно вложить в проект для оплаты стоимости разработки, может быть установлен, поскольку обычно привлекается из внешних или внутренних источников. Его стоимость включается в оценки осуществимости проекта, а также в бюджеты и отчеты по проекту. Для оценки финансовой стоимости проекта нет необходимости проводить различие между прибылью и денежными потоками, можно сконцентрироваться только на анализе денежных потоков.Существует несколько методов оценки денежных потоков по проекту (подробно рассматриваться здесь не будут):Чистая текущая стоимость (Net Present Value — NPV);Внутренняя норма отдачи (internal rate of return — IRR);Срок окупаемости;Анализ эффективности затрат.Риски и ситуационное планированиеРиск – возможность неблагоприятного воздействия на проект, ИЛИ событие или ситуация, которые могут повергнуть опасности весь проект или его часть. Риски могут быть внутренними, т.е. возникающими в рамках проекта, так и внешними, появляющимися из самого контекста или окружения проекта.Существуют 4 стадии управления риском:Выявление риска – определение, какие риски могут влиять на проект, и описание характеристик каждого из них.Оценка влияния – оценка риска с точки зрения диапазона возможных результатов, касающихся проектов, и потенциального влияния каждого из них.Планирование запасных вариантов с целью снижения влияния наиболее вероятных рисков.Обеспечение того, что риски всегда находятся в поле зрения.Основные категории риска:материальные риски – возможность утраты или повреждения информации, оборудования или зданий вследствие несчастного случая, пожара или стихийного бедствия;технические риски, возникающие когда системы не работают или работают недостаточно хорошо для получения необходимых результатов;кадровые риски – вероятность неучастия ключевых работников в реализации проекта или недостаток квалифицированных кадров;социально-политические риски, возникающие, когда проект лишается поддержки вследствие смены власти, изменений в политике высшего руководства организации или протестов со стороны общественности, СМИ, пользователей услуги или персонала;правовые риски – угроза правовых действий из-за того, что некоторые аспекты проекта могут рассматриваться как незаконные.Существует несколько способов выявления риска. Это в первую очередь обсуждение проекта с ЗС и рассмотрение различных перспектив, в ходе которых отдельные ЗС могут увидеть угрозы их интересам. Очень важно оценивать риск на каждом этапе реализации проекта и планировать возможные способы уменьшения его влияний. Там, где риск можно предвидеть, необходимо разработать ситуационный план, который можно применить, если ситуация риска реализуется.Оценка риска и анализ влияния: ключевые вопросыОценка риска — измерение вероятности превращения риска в реальность; анализ влияния – измерение чувствительности проекта к каждому определенному риску. Ключевые вопросы состоят в следующем: что такое риск – как я его узнаю, если он возникнет?какова вероятность его осуществления – высокая, средняя или низкая? насколько серьезную угрозу он представляет для проекта – высокую, среднюю или низкую?каковы признаки или причины риска, которые нам следует искать?Стратегии обращения с рисками:Избежание риска — например, отказ от контракта;Снижение риска — например, регулярные проверки могут снизить вероятность производства продукта низкого качества;Защита от риска — например, страхование от возможных случайностей;Управление риском — например, использование письменных соглашений в тех сферах деятельности, где возможны разногласия;Перемещение риска — например, передача ответственности за выполнение рискованного задания в рамках проекта другой организации, у которой больше опыта.На начальной стадии проекта необходимо завести журнал рисков, в котором нужно указать описание риска, степень его влияния (сильное, слабое), вероятность возникновения (высокая, средняя, низкая) и действие, которое необходимо предпринять при наступлении риска. Ситуационный план как раз и нужен для того, чтобы заранее предусмотреть ответные действия на потенциальные кризисные ситуации. Его цель – обеспечение соблюдения баланса бюджета, своевременности и качества выполнения работ по проекту.Основание для действий по проектуПосле того, как были рассмотрены и обсуждены предназначение и цели проекта, а также после проверки его осуществимости, необходимо разработать документ, являющийся основанием для действий по проекту. В этом документе должна быть указана точка отсчета всей будущей работы по проекту, и он будет основой для выводов о том, оказался ли проект успешным в итоге или нет. Иногда этот документ называют проектным договором, однако часто в нем содержится конкретизирующая информация в виде резюме проекта. Его обычно создает менеджер проекта, но очень важно, чтобы оно обсуждалось с покровителями проекта и всеми основными ЗС. Оно должно фиксировать согласованную точку зрения по ключевым характеристикам проекта:ожидаемым результатам;ресурсам, которые будут вложены для достижения этих результатов;времени, необходимому для достижения этих результатов.Типичное резюме проекта дает подробное описание как целей проекта, так и практических рекомендаций по достижению его результатов. В нем должны быть кратко записаны соглашения, на которых базируется проект, и таким образом, оно предлагает обоснование для расходования времени и усилий.Перечень заголовков резюме:Название проекта;Покровитель проекта;Местоположение – адрес покровителя, местоположение проекта, контактные адреса;Имя менеджера проекта и название его организации, если она отлична от организации, спонсирующей проект;Дата согласования резюме с покровителем проекта;Дата начала и завершения проекта;Обоснование и предназначение проекта с обзором основных идей;Основные цели с указанием критериев качества и успеха;Подробное описание того, как достижение этих целей принесет выгоды бизнесу или организации, спонсирующей проект;Масштаб и границы проекта;Ограничения;Предположения;График проекта;Основные результаты и соответствующие им даты (вехи проекта);Оценка затрат;Механизмы обеспечения ресурсами;Механизмы отчетности и мониторинга;Механизмы принятия решений – полномочия и подотчетность менеджера проекта и проведение повторных переговоров.Глава 2 Организация проекта2.1 Общая информацияНазвание проекта: Строительство продуктового магазина в п.КаштакИнициатор: Заказчик проекта: Администрация Металлургического района г. Челябинска.Проект представляет собой строительство в новом районе посёлка Каштак продуктового магазина. Для реализации проекта на предприятии создана рабочая группа строителей, менеджеров во главе с директором.Дата начала реализации проекта: 10.01.2011 г.Дата окончания реализации проекта: 10.09.2012 г.Цели проектаОсновной целью является строительство и ввод в эксплуатацию продуктового магазина.1. Поиск земельного участка, предоставляемого в аренду. 2. Подготовка территории. 3. Выполнение строительных работ. 4. Обустройство помещения. 5. Покупка оборудованияОбоснование целесообразности проектаПродуктовый магазин будет построен в новом районе п.Каштак, рядом с новостройками, что является достаточно благоприятным фактом, т.к. многие жители данного поселка покупают продукты в городе из-за отсутствия в своем районе больших магазинов. Результат проектаКонечным результатом проекта является повышение конкурентоспособности магазина в поселке, создание благоприятных условий для жизни, привлечение потребителей.Продукт проекта и его структураПродуктом проекта является качественно построенный, подготовленный к эксплуатации продуктовый магазин в посёлке. Первым шагом при разработке проекта является построение структурного плана. В силу его масштабности, мы произвели декомпозицию генеральной цели на цели более низкого уровня и далее – до уровня отдельных работ. Таким образом, был разработан структурный план проекта. 2.2. Расчетные данные2.2.1 Нормирование деятельности работНиже приведен список работ с пессимистичными и оптимистичными сроками выполнения. Также рассчитано наиболее вероятное время выполнение работ по формуле, приведенной ниже.tож=3∙tmin+2∙tmax5(1)Таблица 2.1 –Параметры продолжительности операций № РаботаТ минТ максТ ожТ ож окр1Поиск земельного участка712992Сбор и предоставление документов131,823Создание проектного рельефа203024244Составление договора121,425Расчистка территории142116,8176Прокладка инженерных коммуникаций142518,4197Кладка и возведение стен406048488Сооружение кровли305038389Установка канализационной системы4070525210Установка водопроводной системы407353,25411Устройство системы отопления3080505012Установка напольного покрытия для входной группы3040343413Установка окон и дверей2040282814Отделка входного помещения2030242415Выполнение штукатурных работ3055404016Установка освещения142016,41717Выполнение малярных работ304837,23818Малярные работы во входном помещении162519,62019Анализ рынка производителей оборудования7149,81020Заключение договоров о поставке242,8321Доставка и монтаж253,242.2.2 Сетевая модель проектаНиже приведен перечень работ с присвоенными номерами операций.Таблица 2.2 – Параметры последовательности работ № РаботаТ ож окрКод1Поиск земельного участка91-22Сбор и предоставление документов22-33Создание проектного рельефа241-44Составление договора23-55Расчистка территории174-56Прокладка инженерных коммуникаций195-67Кладка и возведение стен486-78Сооружение кровли387-89Установка канализационной системы528-910Установка водопроводной системы549-1011Устройство системы отопления5010-1112Установка напольного покрытия для входной группы3411-1213Установка окон и дверей2812-1314Отделка входного помещения2412-1415Выполнение штукатурных работ4013-1516Установка освещения1714-1617Выполнение малярных работ3815-1718Малярные работы во входном помещении2016-1719Анализ рынка производителей оборудования1017-1820Заключение договоров о поставке318-1921Доставка и монтаж419-20Примечание: жирным выделены точки, соответствующие операциям критического пути. Длина критического пути 459 дней.На основании заданной последовательности операций, построим сетевой график типа АоА:2.2.