«Обеспечение сохранности документов»

Тема: Применение специальных средств хранения
и перемещения документов
...

Введение ……………………………………………………………….… 3
1. Понятие хранения архивных документов………………..….…… 5
2. Порядок выдачи дел из хранилищ ………………………………12
3. Проверка наличия и состояние дел …………………………….. 14
4. Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования …………………………………………………………………… 18
Заключение……………………………………………………………… 21
Список используемых источников......................................................... 22

Обеспечение сохранности документов - основная задача архивов.
Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными.

Охранный режим:-обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений;-вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке.Оборудование архивохранилищ:-применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;-оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;-не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла,не ближе полуметра от них.При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:-расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;-расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;-расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;-расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;-расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;-высота стеллажа – 220—240 см;-ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами – 35-40 см;-ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;-расстояние между полками по высоте — 35—40 см;-при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;-документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.Размещение документов в архивохранилище:-документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;-документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;-документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;-обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;-учетные документы хранятся отдельно от документов архива;-в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;-при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;-коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;связки документов формируются не более 20 см толщиной;-коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;-коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.Ведение топографических указателей:-помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения – буквами, стеллажи и полки – цифрами;-нумерация комнат производится от входа слева направо;-нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо;-нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;-односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;-в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели;-постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;-пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива;в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВАДела выдаются из хранилищ: Для использования работниками организации; Для использования гражданами для научных и иных исследований; Во временное пользование для других организаций; Для проведения архивных работ с документами; Для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий: 1 месяц для использования работниками организации; 1 месяц для использования документов для научных и иных исследований; 3 месяца во временное пользование для других организаций; 6 месяцев для экспонирования документов. Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами: Заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации; Актами выдачи дел во временное пользование другими организациями, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов; Заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов. Выдача документов и хранилищ регистрируется в книгах выдачи документов: Выдачи дел работникам организации; Выдачи дел во временное пользование другим организациям. Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования. При выдачи дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Проверка наличия и состояния делв государственных архивах.Проверка наличия и состояния дел - установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.В ходе проверки осуществляется:установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;выявление и устранение недостатков в учете документов;выявление документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки;выявление отсутствующих документов и организация их розыска.Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов:если производились перемещения дел в другое помещение;после чрезвычайных происшествий;при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив;при ликвидации или реорганизации архива.Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.При проверке необходимо соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в картотеку необнаруженных дел;изымать и изолировать дела с биолого-техническими повреждениями;при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пересоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.Во время проверки:производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по окончании проверки вносятся в дело фонда;на основании листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.После проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.