«Использование коммуникационных технологий при организации делопроизводства»

Компьютерные сети занимают особое место в работе офиса по документному обеспечению управления, а также бездокументной работе. Соединение компьютеров в сети позволяют сотрудникам находить необходимую им информацию, используя ресурсы других компьютеров; общаться друг с другом, не выходя за пределы своего кабинета ...

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..
1.Технологии, коммуникационные технологии, автоматизация делопроизводства. ………………………………………………………..
2. Применение коммуникационных технологий при организации делопроизводства …....................................................................................
3. Сетевые программные продукты, используемые для организации делопроизводства …………………............................................................
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………................
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………...

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами,

Модем подключает компьютер к телефонной линии. Он предназначен для преобразования (модуляции) цифровых сигналов на выходе компьютера в аналоговые сигналы, которые могут передаваться по телефонной сети, и обратном преобразовании (демодуляции) при приеме информации на компьютер. На другом конце телефонной линии также должен быть подключен модем. Прямой доступ по выделенному каналу. Этот, более дорогой способ подключения, чаще используют более крупные организации. В качестве выделенных каналов могут быть коаксиальные и оптоволоконные кабели, радиорелейные линии, спутниковая связь. По видам каналов различают и модемы: радиомодемы, телефонные модемы, волоконно-оптические модемы и др.Для выхода в интернет необходимо специальное программное обеспечение. Браузеры (в переводе с английскогоязыка означает «просматривать», «листать») - это специальная программа для просмотра интернет-сайтов, а именно: запрос веб-страниц из сети Интернета, их обработка, вывод и переход от одной страницы к другой. Браузеры позволяют получать доступ ко всем информационным ресурсам сети, а также просматривать и загружать рисунки, звуковые и видео файлы, разнообразную текстовую информацию. Существует множество браузеров от разных производителей, например: Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome, Safari, Mozilla, NetFront. В состав современной операционной системы уже входит один из представителей программ-браузеров, что обеспечивает работу в сети Интернет без дополнительной установки соответствующего программного обеспечения.Электронная почта Один из наиболее популярных и простых ресурсов – это электронная почта (e-mail). Как ясно из названия — это метод передачи почтовых сообщений (писем) электронным способом. Кроме того, вместе с электронным письмом, можно послать фотографии, рисунки, тексты, отсканированные документы, презентации, небольшие программки, т.е. любую информацию, хранящуюся в компьютере или занесенную в него при помощи внешних устройств, например, таких как сканер. Для того, чтобы послать электронное письмо необходимо обзавестись своим почтовым ящиком (особенно, если необходимо получить ответ) и, естественно, знать электронный адрес той организации, кому адресуется письмо. Электронное письмо – это обмен информацией в так называемом режиме offline, т.е. отправив сообщение с одного электронного почтового ящика, оно дожидается внимания в почтовом ящике абонента. Электронная почта – один из самых популярных сервисов, предоставляемых Интернет. Программы для работы с электронной почтой называются почтовыми клиентами. Почтовые клиенты могут быть совершенно различными. В любом браузере - просмотрщике ресурсов Интернет есть встроенный почтовый клиент, в котором можно работать с электронной почтой параллельно с просмотром web-страниц. Есть и отдельные программы, предназначенные для работы исключительно с электронной почтой. Любой почтовый клиент выполняет два блока действий: получение корреспонденции и ее отправка. В любой из этих программ можно составить письмо, присоединить к нему необходимые файлы, отправить готовое письмо немедленно или отложить отправку для того, чтобы дописать позже. Также программа позволяет получить письмо, прочитать его немедленно или чуть позже, раскрыть присоединенные к письму файлы, ответить на письмо немедленно или переслать его, сохранить письмо в виде файла на внешний накопитель или тут же распечатать его на бумаге. Кроме этих основных функций, почтовые программы имеют и ряд дополнительных возможностей:•сортировка приходящих писем по созданным вами папкам в соответствии с заданными вами условиями,•отправка писем «пачками», т.е. одно письмо сразу нескольким адресатам,•блокировка нежелательной корреспонденции,•установка пароля на почтовый ящик и др. Для того чтобы отправить по электронной почте какое-либо сообщение, в первую очередь необходимо создать свой собственный почтовый ящик. Есть два варианта получить собственный почтовый ящик:Первый и самый надежный: если вы работаете в организации и хотите получать и отправлять электронную почту с работы – обратитесь в отдел автоматизации с просьбой дать вам личный электронный адрес, если хотите работать дома, то, подключаясь к Интернет, оговорите условия создания вашего электронного почтового ящика с вашим провайдером, т.е. поставщиком услуг Интернет. Второй способ – если у вас есть возможность пользования постоянным подключением к Интернет на работе или дома, можно самостоятельно зарегистрировать свой ящик на одном из «виртуальных» почтовых серверов. У этих двух способов есть свои достоинства и свои недостатки. Первый способ более надежен, зато второй более универсален – этот адрес будет вам доступен с любого конца планеты, конечно, если там есть Интернет-подключение. Для современного офиса электронная почта является неотъемлемым атрибутом. Она во многом удобнее обычной, "бумажной", не говоря, уже о том, что не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо. Кроме того, электронной почтой сообщение доставляется гораздо быстрее, чем обычной, а для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его в нескольких экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер. Электронная почта даёт возможность посылать сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма корреспондентов автоматически, используя их адреса, исходя из их писем, переправлять полученное письмо по другому адресу, создавать несколько подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции, включать в письма текстовые файлы, пользоваться системой «отражателей почты» для ведения дискуссий с группой ваших корреспондентов и т.д.Персональный компьютер предоставляет большие возможности для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для работы с документацией. От секретаря зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:-автоматически дозвонится по нужному номеру;-автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;-упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;-автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;-попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;-запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;-запомнит время и дату звонка;-покажет продолжительность разговора;-содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);-покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;-8 будильников напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;-обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;-встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединяется с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь. Факсимильный аппарат - это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействует обычные телефонные каналы.После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщенияхКопировальный аппарат — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах.Устройство для уничтожения бумагВажное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг – шредеры.3. Сетевые программные продукты, используемые дляорганизации делопроизводстваПрограмма “Дело”; программа “LanDоcs”; программа “LotusNotes”; программы “OfficeMedia” и “CompanyMedia”; программа “БОСС-Референт” и многие другие. Какую конкретно программу использовать – зависит от особенностей работы и потребностей фирмы. Одна из наиболее известных программ в области автоматизации работы с документами – это “Дело” (разработка компании “Электронные офисные системы”). Сетевая версия программы предназначена для автоматизации средних и крупных организаций: однопользовательская – одного рабочего места сотрудника, отвечающего за делопроизводство в небольшой организации (например, секретаря-референта). На сайте компании доступен демонстрационный вариант сетевой версии программы и полнофункциональный вариант программы, рассчитанный на 1 рабочее место. Там же имеется подробная информация по работе программы. При необходимости возможен переход от однопользовательской к многопользовательской версии с сохранением всей введённой информации.Система обеспечивает:- регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;- регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения.Другая крупная корпорация, известная своими решениями в области организации электронного документооборота и корпоративных архивов – “ЛАНИТ”, предлагающая решения на основе собственной разработки системы “LanDocs”.Система “LanDocs” базируется на: отечественных стандартах учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах с интенсивными потоками корреспонденции и объемными фондами накопленных документов. Она максимально использует сетевую инфраструктуру, развернутую во внедряющей организации.Основные пользовательские функции системыавтоматизации делопроизводства:- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с нормами делопроизводства;- рассылка исполнителям (или направление в подразделение без указания конкретного исполнителя) документов, заданий и поручений;- контроль делопроизводственного состояния документов, заданий и поручений (“согласован”, ”находится на согласовании”, “на утверждении“, ”утвержден”, ”направлен на доработку” и т. д.);- контроль движения исполняемых документов с помощью механизма контрольных карточек;- поиск документов по сложному сохраняемому запросу;- интегрированный вызов приложений для создания, модификации или просмотра документов (в частности, MS Word, MS Excel, приложений для работы с многостраничными электронными копиями бумажных документов, чертежей САПР и т. п.);- контроль версий документа;- создание произвольных комплектов зарегистрированных документов (папок) и манипулирование ими;- отправка в архив и извлечение из архива.Также “ЛАНИТ” поставляет дополнительные компоненты:“LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП” – специализированный WEB-сервер, обеспечивающий пользователям возможность доступа к информации системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Интернет, используя стандартный InternetBrowser (MicrosoftInternetExplorer, NetscapeNavigator);“LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР” – специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза в системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы “LanDocs” исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы “LanDocs”;“LanDocs: СЕРВЕР БЕЗОПАСНОСТИ” – специализированное серверное программное обеспечение, гарантирующее сохранение целостности и подтверждение авторства любой информации с использованием электронной подписи, а также обеспечивающеекриптозащиту данных. Базируется на сертифицированных ФАПСИ средствах защиты информации;“LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ” – поддерживает работу с электронными копиями бумажных документов (ввод с помощью любого TWAIN-совместимого сканера c исправлением и очисткой изображения), масштабирование, панорамирование и т. п. Встроенная возможность распознавания (на основе технологии FineReader) устанавливается дополнительно.Система “LanDocs” допускает:- настройку на организационную иерархию (дерево подразделений);- настройку на структуру должностей и функций;- регламентацию доступа к функциям системы (регистрация, модификация содержания документов, удаление документов, отправка в архив и др.);- регламентацию доступа к конкретной информации;- создание и модификацию системных классификаторов (номенклатура дел, виды документов, способы доставки и т. п.).В качестве дополнения “ЛАНИТ” предлагает поставку и интеграцию в систему специализированного оборудования и программного обеспечения для ввода и организации долговременного архивного хранения электронных копий бумажных документов (скоростные документные сканеры, магнито-оптические и CD библиотеки-автоматы).Многие фирмы предлагают решения для автоматизации делопроизводства, построенные на основе “LotusNotes”. Эта программа (разработчик – “LotusDevelopmentCorp.”, подразделение IBM), является фактическим стандартом для систем работы с документами на Западе.Программа предусматривает комплексную организацию управления документами: их создание, регистрацию, движение, совместное использование сотрудниками и рабочими группами (подразделениями), быстрый поиск и хранение. “LotusNotes” – это, собственно, система баз данных, ориентированных на хранение документов плюс многофункциональная система электронной почты.“LotusNotes” построен на архитектуре клиент/сервер, т. е.