Оптимизация системы кадрового и документационного обеспечения управления персоналом предприятия (на материалах ОАО «Кондитерская фирма ТАКФ»

изучение организации кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом на предприятии и определение направления его оптимизации. 2012 год. г. Тамбов, оценка 5. ...

Введение………………………………………………………………………....3
Глава 1 Теоретические основы кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом………………………………………………6
1.1 Сущность и цели системы управления персоналом………………………6
1.2 Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом………………………………………………………………………16
1.3 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом………………………………………………………...21
Глава 2 Оценка состояния кадрового и документационного обеспечения системы управления персонала ОАО «Кондитерская фабрика «Такф»…..27
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Кондитерская фабрика «ТАКФ»……………………………………………………………….27
2.2 Анализ состояния кадровой службы предприятия и кадровая безопасность…………………………………………………………………….35
2.3 Документационное обеспечение системы управления персоналом предприятия……………………………………………………………………..49
Глава 3 Пути совершенствования кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом ОАО «Кондитерская фирма «Такф»…………………………………………………………………………....58
3.1 Оптимизация кадрового обеспечения в системе управления персоналом ООО «Кондитерская фабрика «ТАКФ»………………………………………..58
3.2 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия………………………………..67
Заключение………………………………………………………………………72
Список использованных источников……………………………………….......76
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….80

Глава 1 Теоретические основы кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом
1.1 Сущность и цели системы управления персоналом

Без управления людьми не может существовать ни одна организация. Без квалифицированных кадров организация не сможет достичь своих целей. Не оспорим тот факт, что доходы любой фирмы в первую очередь зависят от того, насколько профессионально работают в ней специалисты.
Персонал как объект управления имеет собственные свойства (организационно-структурные, психологические и др.), требующие умелого учета в практической работе [27, с.114].
В таблице 1 представлены основные элементы системы управления персоналом. В ней также приводится сравнительная характеристика различных подходов к управлению персоналом.
Из таблицы видим, что в современном управлении произошло смещение акцента с административно-регламентирующих методов, ориентированных главным образом на достижение целей организации, на более гибкие, развивающиеся методы, ориентированные на человека в организации и удовлетворение его высших потребностей.
Такая смена ориентиров в управлении персоналом имела длительную предшествующую эволюцию общего менеджмента организации. Одна из первых концепций управления персоналом базируется на постулатах «школы научного управления», в которых один из главных принципов - минимизация вложений в наемную силу.
В 70-х годах появилась концепция «человеческих ресурсов управления», возникшая в результате синтеза школ «человеческих отношений» и «поведенческих наук», что позволило признать экономическую целесообразность капиталовложений в рабочую силу [14, с.115].
При таком подходе прослеживается прямая зависимость величины дохода от индивидуальной производительности работника, его творческого подхода и самореализации.
Действия технической системы предсказуемы и контролируемы, так как представляют собой реакцию объекта управления на полученную от органа управления команду.
Социальная (личностная, человеческая) подсистема связана с поступками и реакциями людей на команды управления, которые не могут быть однозначными и предсказуемыми. Эффективность действия данной подсистемы изначально связана с подбором кадров, т.е. кадровой политикой.
Управление человеческими ресурсами само представляет собой сложную комплексную систему управления персоналом, состоящую из объектов и процессов [35, с.64]. Как схему процессов по управлению персоналом данную систему можно представить следующим образом (рисунок 1).
По своему содержанию организационная и социально-экономическая основа системы управления персоналом включает в себя:
- установление четкого порядка и регламента определения целей и постоянное уточнение перспективных и текущих задач, стоящих перед подразделением в целом, а также перед каждым функциональным органом управления и структурным звеном;
- формирование и постоянное совершенствование организационной структуры управления, связанное с уточнением количества подразделений и функциональных органов управления, положений, регулирующих деятельность, формальных, регламентированных правовыми актами связей между ними, профессиограмм для каждого должностного лица, включая должностные инструкции и модели должностей;
- непрерывное улучшение условий, определяющих уровень организации труда работников (повышение степени ответственности, обогащение труда, совершенствование организации труда и обслуживания рабочих мест и др.);
Служба управления персоналом решает ряд задач, которые можно разделить на основные и дополнительные. К основным относятся:
- разработка кадровой концепции, кадровой политики, предоставление кадровых систем и инструментов;
- оформление трудовых взаимоотношений;
- набор, условия принятия на работу, отбор, определение требований и задач вакантных должностей, проведение собеседования планирование карьеры;
- подготовка, переподготовка и повышение квалификации;
- выявление социальной напряжённости и её снятие;
- анализ рабочего места и рабочих процессов;
- оценка результативности труда работников;
- консультирование и поддержка руководящих работников;
- соучастие в принятии решений по кадровым вопросам и т.п.
Дополнительные задачи: охрана туда и техника безопасности, расчёт и выплата заработной платы, оказание различного рода услуг (например, информирование, решение социальных проблем людей и проч.).
Итак, концепция управления персоналом является концентрированным выражением методологии мене¬джмента в той ее существенной части, которая составляет содер¬жание социально-экономической стороны управления организа¬цией и имеет непосредственное отношение к человеку.
На схеме 3 представлена структура отдела кадров близкая к идеальному варианту для организации внутри среднего или крупного предприятия любой организационно-правовой формы [39, с.7].
В последнее время идет поиск оптимальных структур внутри организации, разрабатываются различные модели организационных структур.
Современная система управления, чтобы быть эффективной, должна отвечать трем главным требованиям:
- должна быть эффективна;
- регулярно обновляться;
- обеспечивать умеренную чувствительность к изменению внешней среды.
При этом форма организации, по мнению А.О. Блинова, должна опираться на три базовых блока, каждый из которых должен отвечать одному из требований. Для обеспечения эффективности имеется блок «устойчивости»; для осуществления регулярной обновляемости - блок «предприимчивости»; а чтобы обеспечить профилактику окостенения - блок «ломки привычек» (систематическое переключение внимания персонала на новые задачи) [5, с.49].
1.2 Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом

Под кадровым обеспечением системы управления понимается необходимый количественный и качественный состав работников службы кадров организации. Расчет потребности в кадрах зависит от целей и уровня планирования.
К качественным характеристикам относят: уровень образования, умения и навыки, опыт работы в кадровых службах, личностные характеристики, которые должны соответствовать занимаемой должности [38, с.28]. В состав кадровых служб могут входить юристы, психологи, экономисты, социологи и т.д. Разумеется, кадровой работой могут заниматься и специалисты другого профиля, но для эффективной работы им нужна основательная специальная подготовка
Качественная характеристика кадровиков прошлых лет представляла весьма удручающую картину. Прежде всего, следует указать на чрезвычайный уровень профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием специалистов в области менеджмента персонала, недостаточным количеством психологов, социологов. Отделы труда и заработной платы, охраны труда и техники безопасности, юридические отделы были укомплектованы специалистами значительно лучше, чем отделы кадров, где преобладали бывшие офицеры, филологи, математики и т.д. Следствие такого низкого профессионального уровня – некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом.
Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны.
Далее – низкий уровень образования: лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании и почти каждый третий – только школьный аттестат. Примерно каждый третий – четвертый имел среднеспециальное образование. В кадровые службы попадали, как правило, совершенно случайные люди без специального образования, да этому делу нигде и не учили [38, с. 124].
Отметим неблагоприятный возрастной состав: каждый пятый в промышленности приближался к пенсионному возрасту или уже был пенсионером.
Еще один отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков – на уровне канцелярских работников. И как следствие этого – высокая текучесть кадров: четверо работников из семи задерживались в кадрах не более трёх лет. В подавляющем большинстве случаев в ответственные роли кадровых руководителей вступали лица без соответствующего образования и необходимых способностей.
В последнее время в России изменяется отношение к кадровым работникам и их участию в планировании и развитии организации. Больше внимания стало уделяться профессиональной подготовке персонала, его непрерывному обучению.
Количественный состав службы управления персоналом определя-ется организационно-штатными структурами и Уставом организа¬ции. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:
- общая численность работников организации;
- конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банков¬ской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями от¬дельных производств, наличием филиалов;
- социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий — рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работ¬ников), их квалификация;
- сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);
- техническое обеспечение управленческого труда и др.
В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

В условиях рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы совершенствования кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность предприятия. Компании должны быть в состоянии давать оценку управлению кадрами на основе качественного ведения делопроизводства, если они намерены обеспечить контроль за проведением финансовых операций и добиться выполнения стоящих перед ними организационных задач. По мере того как компании расширяются или их деятельность становится все более сложной, разнообразной и многоотраслевой, они довольно часто находят решение своих проблем в децентрализации (насколько это бывает возможным). Перестраивая кадровую структуру, создавая несколько отделений, компании обращаютс я с ними как с независимыми направлениями бизнеса. Деятельность менеджеров этих подразделений или отделений компании оценивается на основании эффективности, с которой они оперируют капиталами, доверенными им.
Одной из важнейших проблем на современном этапе развития экономики является проблема в области работы с персоналом. Результаты деятельности многих предприятий и накопленный опыт их работы с кадрами показывают, что формирование производственных коллективов, обеспечение высокого качества кадрового потенциала являются решающими факторами эффективности производства и конкурентоспособности продукции.