Систематизация и обеспечение сохранности документов. Инструкция по ведению делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ
Введение……………………………………………………………………….….....3
I. Систематизация и обеспечение сохранности документов
1. Определение ценности документов………………………………….……….....6
1.1. Экспертные комиссии организации……………………………………….….8
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов……...……..10
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел….11
2.1. Оформление и ведение номенклатуры дел…………………………….........13
2.2. Порядок завершения номенклатуры дел……………………………..…..…16
3. Общие принципы формирования дел…………………………………………17
3.1. Группировка документов в дела……………………………………………..18
3.2. Группировка в дела отдельных категорий документов…………………….19
3.3. Последовательность расположения документов в деле……………………22
3.4. Составление заголовков дел…………………………………………….…....2 ...

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ
1.Определение ценности документов
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
- использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность.
Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного человека.
Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных предприятий и организаций, они представляют ценность только для данной организации и хранятся то время, пока существует организация.
Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение. Их желательно хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть или даже что-то позаимствовать.

ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки или направления для хранения.
На предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Систематизация является завершающим этапом процесса делопроизводства, подготовки исполненных документов к хранению и собственно хранение. Под систематизацией понимается приведение в систему, то есть к определенному порядку в расположении. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся кратк ие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.