Коммуникационные процессы в менеджменте

Оценка-ОТЛИЧНО! ...

СОДЕРЖАНИЕ


Введение..……………..……………………………………………………….3-5
Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационных процессов
1.1.Понятие коммуникации в организационных структурах. Виды коммуникаций……………………………………………………………...…6-11
1.2 Элементы коммуникационного процесса……………………..…..........11-15
Глава 2. Анализ коммуникационных процессов в сети
2.1Прохождение информации по элементам коммуникативной системы.............................................................................................................16-19
2.2 Роль и значение коммуникации в функционировании организации..19-24
Заключение….………..……………………………………………………...25-27
Список литературы…………………..……………………………………28-29

Актуальность исследования. В настоящее время наша страна находится в условиях поиска путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство. Механизм формирования современных деловых процессов во многом отличается от схемы ведения дел в учреждениях и организациях, которые были удобны и эффективны еще в недавнее время. Жесткая вертикаль государственного отраслевого управления, с одной стороны, упрощала анализ и прогноз деятельности органов управления и учреждений, а с другой – приводила и к существенным издержкам, которые, в конце концов, заставили отказаться от нее. Управление в организации осуществляется через людей. Важнейший инструмент управления в руках руководителя – находящаяся в его распоряжении информация. Коммуникационные процессы стали темой исслед ования сравнительно недавно не потому, что древние народы были в неведении об их важной роли, а потому, что все «знали» об их необходимости и принимали участие в распространении информации. Бернард был одним из первых, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию как средство, с помощью которого люди объединяются в организацию для достижения общей цели.
Данное положение до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без нее невозможно и управление, так как, с одной стороны, оно опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, а с другой – формирует те формы, которые облегчают совместную деятельность. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненными, подчиненные друг с другом). Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
Современные процессы управления часто сравнивают с технологиями управленческой деятельности, где главной действующей силой становится стремление к экономической выгоде. Вместе с тем, изучение проблем организационной культуры нацеливает, прежде всего, на исследование и активизацию человеческого ресурса организации. Именно этот фактор становится решающим в достижении эффективности и качества результатов работы.
Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее». Человек, передающий информацию, пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии.
Исследование проблемы коммуникаций большое значение имеет для практической работы небольших государственных и муниципальных учреждений общественных объединений, деятельность которых имеет непосредственное влияние на обеспечение интересов граждан путем приема, обработки и выдачи юридически значимых документов, разъяснения механизмов их применения, а также организации работы с гражданами по вопросам образования, защиты их социальных прав.
Таким образом, актуальность исследования и моделирования коммуникационных потоков подтверждается не только значимостью в оптимизации отношений с клиентами, но и становится основой эффективного управления
Объектом исследования данной работы выступают коммуникационные процессы в целом.
Предметом исследования являются коммуникационные процессы на предприятии, их структура и принципы построения.
Цель данной курсовой работы исследовать коммуникационные процессы в организации.
Данная цель предполагает решение следующих задач:
1.Изучить понятие коммуникации в организационных структурах.
2.Исследовать элементы коммуникационного процесса.
3.Проанализировать коммуникационные процессы в сети и их разновидности
4.Выяснить этапы прохождения информации по элементам коммуникационной системы.

[5,c.14]Вертикальные коммуникации можно подразделить на:1) Восходящие, которые представляют собой поток информации от низших уровней к высшим (т.е. от исполнителя к руководителю). Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложениях.2) Нисходящие - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным. Такой вид представляет собой инструктаж по поводу выполнения тех или иных заданий.Говоря о типах коммуникаций, нельзя не упомнить о таких межличностных коммуникациях, как1) вербальные (словесные);2) невербальные, основанные на передаче информации или влиянии друг на друга через интонацию, жесты, мимику.Таким образом коммуникация – информационное взаимодействие субъектов. Существуют следующие виды коммуникации: внешняя и внутренняя. Формальные и неформальные, вербальные и невербальные. Современные процессы управления часто сравнивают с технологиями управленческой деятельности, где главной действующей силой становится стремление к экономической выгоде. Вместе с тем, изучение проблем организационной культуры нацеливает, прежде всего, на исследование и активизацию человеческого ресурса организации. Именно этот фактор становится решающим в достижении эффективности и качества результатов работы. 1.2.Элементы коммуникационного процессаУправление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:организацию коммуникативных сетей;повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;полноценное использование информации для решения задач управления.[6,c.2]Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений.Коммуникационный процесс - это обмен информацией между отдельными людьми или группой лиц. Основная цель коммуникационного процесса - это обеспечение понимания посланного сообщения. В процессе обмена информацией есть четыре основных обязательных элемента:отправитель, лицо, собирающее информацию и передающее ее;сообщение, сама информация, представленная в той или иной форме;канал, или средства передачи информации;получатель, или лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.Однако сам процесс коммуникации состоит из большего числа элементов и этапов.У отправителя изначально должна зародиться идея, или это можно сформулировать как "сначала думай, а потом говори". Должно быть продумано, какую мысль собираются донести до получателя, почему и каким образом это должно быть воспринято. Например, если передается информация о представлении нового товара потребителю, то определяется, что ему надо знать о товаре, почему ему нужен этот товар и каким образом этот товар принесет наибольшую пользу.Таким образом, обрабатывая идею "под получателя", рождается информация, которую необходимо представить в каком-либо виде или, иначе говоря, произвести кодирование. Кодировка - это перевод информации в слова, символы, интонацию, жесты (язык тела). Кодирование во многом зависит от того, какой канал или средство передачи будет выбрано: устная речь, письменное обращение, знак, плакат, канал электронной коммуникации (компьютерная связь) и т. д. Если канал не соответствует идее, появившейся на начальном этапе, обмен информацией будет неэффективен. Например, если нужно объяснить, как работает новое оборудование, можно сделать это либо устно, либо написав определенную инструкцию. Если процесс работы сложный, то второй канал коммуникации будет более эффективным, особенно если он подкреплен наглядной информацией (рисунками и графиками).[7,c.40]Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или более средств коммуникации в сочетании. Это может усилить эффект восприятия и исправить недостатки какого-то одного канала. Важным фактором, влияющим на коммуникационный процесс, является организационный аспект, а именно конфигурация коммуникационных сетей.Сети - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационных процессах индивидов или элементов с помощью информационных потоков. Централизованные информационные потоки (тип "колесо", радиальная). Характеризуется тем, что один из членов группы всегда находится на пересечении всех направлений общения.Понимание этих типов коммуникационных сетей важно при определении властных полномочий и социальных позиций в группе. Выбор на практике той или иной сети коммуникаций определяется целями и задачами, стоящими перед группой. Если необходимо совершенствование системы коммуникаций, то целесообразно начать с анализа коммуникационных сетей.[8,c.7]Передача информации получателю - это физическое доведение информации до получателя, которую часто принимают за весь процесс коммуникации. Фактически это процесс организации доступности информации или информационного сообщения. В организации этот процесс обеспечивается секретарями, посыльными или электронными средствами. Получатель (например, исполнитель или начальник) должен увидеть, услышать и понять то, что ему сообщают.Понимание зависит от того, как происходит декодирование информационного сообщения. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Чем точнее символы выбраны, тем точнее они будут декодированы. Каждый руководитель должен подбирать такие выражения своих мыслей, которые соответствуют уровню восприятия подчиненного.Весь процесс передачи информации был бы неполным без получения (контроля) и интерпретации обратной связи. После получения сообщения у получателя возникает реакция, которая характеризует то, как было понято сообщение. Получатель производит действие, которое также должно быть декодировано, но уже самим отправителем. Возникает обратная связь, которая позволяет контролировать и корректировать процесс передачи информации. Обратная связь повышает эффективность всего коммуникационного процесса и позволяет компенсировать шум в канале. Шумом называют то, что искажает смысл передаваемой информации. Это может быть чисто механическая неисправность (например, плохое качество печати), разница в образовании участников процесса (люди не понимают терминологию или понимают ее по-своему), разница в восприятии и т. д. Шум присутствует, практически, всегда. Поэтому руководителю нужно знать возможные источники шумов и способы их устранения.Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться. [9,c.129]Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.Цель коммуникации - обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:монолога - информации, поступающей от отправителя к получателю;диалога - информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;обратной связи как реакции на полученную информацию.Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. [10,c.102]Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.Вывод: Современные процессы управления часто сравнивают с технологиями управленческой деятельности, где главной действующей силой становится стремление к экономической выгоде. Вместе с тем, изучение проблем организационной культуры нацеливает, прежде всего, на исследование и активизацию человеческого ресурса организации. Именно этот фактор становится решающим в достижении эффективности и качества результатов работы. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее». Человек, передающий информацию, пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств, для получения информации об объекте или событииИсследование проблемы коммуникаций большое значение имеет для практической работы небольших государственных и муниципальных учреждений общественных объединений, деятельность которых имеет непосредственное влияние на обеспечение интересов граждан путем приема, обработки и выдачи юридически значимых документов, разъяснения механизмов их применения, а также организации работы с гражданами по вопросам образования, защиты их социальных прав. ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В СЕТИПрохождение информации по элементам коммуникативной системы Теоретический подход в рассмотрении труда руководителей необходимо сопроводить примером. Опрос на одном из предприятий выявил интересную картину включенности руководителей производственных подразделений в коммуникации (см. таблицу 1). Таблица 1. Подразделения в коммуникацииОриентация руководителейНачальники цеховЗаместители начальников цеховНа дело54 %22 %На личность27 %42 %На дело и на личность18 %35 %Эта слабость обнаруживает себя чаще всего в межличностном взаимодействии работников, когда спонтанно образуемые коммуникации развертываются как их персонификация. В практике управления психологами зафиксировано четыре вида их проявления. Формирование «коммуникативного пространства» является главным продуктом организационной деятельности руководителя, которому важно постоянно совершенствовать систему обратных связей с работниками. «Коммуникативное пространство» руководителя включает в себя технологические «состыковки» рабочих мест, организационную структуру функционального управления и межличностное взаимодействие работников внутри подразделений и между ними. [11,c.81]Рассмотрение особенности работы руководителя в коммуникационном процессе очень важно, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня.. Если представить в общем виде, то можно сказать, что успешный руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников).1) запланированные заседания, встречи - 60 - 65% ;2) разговоры по телефону- 3 - 6%;3) работа с документами - 17 - 22%;4) поездки, осмотры - 3 - 7%;5) незапланированные встречи - 7%;6) отдых - 2%;7) потери времени - 2%.Коммуникативный процесс - это процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникаций, при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникатов. Процесс обмена информации начинается с её формирования. Например, чтобы подготовить рекламное сообщение о каком-либо товаре, адресованное определенной аудитории, необходимо сконструировать его образ, выгодно отличающийся от аналогов. Далее рекламную концепцию нужно воплотить до включения обладателя в процесс потребления. Исходя из этого, информация, предназначенная для использования в коммуникативном процессе между продавцом и покупателем, должна включать в себя как очевидные (реальные) сведения, так и символические (образные), которые помогают придать вещи социальную ценность.[12,c.21]Способность передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью каналов коммуникации, наличием общих сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения характеризуется жанрами устной и письменной форм речи, которые должны быть сформированы для каждого канала коммуникации. Стандартизация коммуникации осуществляется исходя из стандартов стиля, механизма передачи информации. Для передачи смысловой и оценочной информации отбираются соответствующие вербальные и невербальные средства. [16,c.320]Передаваемая информация должна адекватно восприниматься получателем. Для этого кодирование и декодирование замыкает единую цепь. В том случае, когда коммуникация осуществляется с помощью технических средств, обеспечивается кодирование и декодирование информации по различным каналам средств массовой коммуникации (с помощью соответствующей аппаратуры, идентичной на входе и канала коммуникации).[13,c.175]Коммуникативные факторы как выбор языкового кода, так и нормы их использования и способы актуализации частных коммуникативных функций формируют коммуникативную установку. Языковый код выбирается, исходя из объема, частотности, существующих коммуникативных средств и каналов коммуникации. На выбор языкового кода также влияют тематика, жанр публикаций, тип радио- или телепередач. Выбор кода определяется реально функционирующими в прессе, радио и телевидении видами языков. Свой языковый код подбирается для людей соответствующего образовательного и культурного уровня. В национальных регионах законом предписывается необходимость использования языка коренного населения в СМИ, в образовательных, научных государственных учреждениях.[14,c.14]Среди эстетических требований к речевому коммуникативному процессу - ограничение или полное исключение использования неблагозвучных и редко употребляемых форм, недопущение в одном высказывании слов с общим корнем и тождественным содержанием, неоправданных повторов, пауз. Эффективность коммуникативного процесса увеличивает обращение к известным именам, авторитетам. Люди чувствуют себя уверенней, если их мнение совпадает с точкой зрения известных личностей. Нередко в коммуникативном процессе можно заметить использование экзотических терминов, с целью введения слушателя (читателя, зрителя) в мир таинственного и неизведанного. В то же время перенасыщенность сообщения непонятными, хотя и будоражащими воображение словами, может создать барьер непонимания.[15,c.140]Таким образом, использование различных приемов поддержания коммуникативного процесса и факторов, способствующих воздействию средств массовой коммуникации на индивидов и социальные группы, позволяет коммуниканту направлять процесс обмена информации в нужное русло и добиваться поставленных им целей.2.2 Роль и значение коммуникации в функционировании организацииОрганизации, которые добиваются значительных результатов в своей деятельности, имеют высокие достижения и в коммуникационной сфере. Члены таких организаций своевременно получают информацию, которая им необходима для принятия правильных решений, и наоборот. [17,c.83]В теории организации и управления коммуникации представляют собой прежде всего предпосылку принятий решений и способ существования и функционирования социальных систем. Коммуникации рассматриваются как средство достижения устойчивого взаимодействия, модификации поведения работников или социальных групп; как элементы процессов передачи информации; системы каналов связи, обеспечивающие обмен информацией и опосредующие ее содержание в процессе подготовки и исполнения управленческих решений, а также как источник искажений, помех и шумов, возникающих в процессе передачи информации, и др. Коммуникации в организации являются также основой формирования, воспроизводства и изменения организационной структуры. На ранних стадиях исследований коммуникаций в организации исследователи сосредоточили внимание на однонаправленном процессе передачи информации от источника к получателю и единичном акте коммуникации. Процесс обратной связи и структуру коммуникаций, как правило, они не рассматривали. [18,c.85]Первые работы в области формальных коммуникаций принадлежат представителям классической школы управления. Одним из первых, кто попытался сформулировать принципы деловых формальных коммуникаций в организации, был А. Файоль. Коммуникации в организации выступали в виде однонаправленного акта передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры. Согласно принципам коммуникации:С одной стороны – предписывалась необходимость использовать все формально-иерархические звенья при передаче информации, запрещалось прерывать линии коммуникации и «перепрыгивать» при передаче информации «через голову непосредственного руководителя», а также требовалось, чтобы устройство системы коммуникаций позволяло любому работнику передавать сообщение вверх или вниз по иерархии;С другой стороны – допускались наиболее короткие взаимодействия между работниками разного функционального назначения, но находящимися на одном иерархическом уровне.А. Файолем была также впервые сформулирована проблема «информационной перегрузки» и «закупорки каналов информации». Представители школы человеческих отношений (Э. Мэйо, Д. Мак-Грегор, Р. Лайкерт и др.): [19,c.47]Обратили внимание на то, что коммуникации в организации не ограничиваются официальными сообщениями;Указали на важную роль неформальной структуры отношений в организации деловых коммуникаций и на двусторонний характер коммуникаций.Важная роль формальных коммуникаций при передаче деловой информации подчеркивалась представителями: [20,c.49]Эмпирической школы – Э. Дэйл связывал систему коммуникаций с деятельностью руководителя и трактовал коммуникации в организации как процесс передачи идей, информации, приказов или инструкций, причем таким образом, «чтобы адресат точно понимал их назначение»;Школы социальных систем – Ч. Барнард выделял роль неформальных организаций в передаче неофициальных сообщений (слухов); Г. Саймон и Дж. Вудворд (представители социотехнической концепции организации) указывали на значимость неформальных каналов для реализации деловых коммуникаций и горизонтальных каналов связи.