Контроль и управление по отклонениям

Работа защищена на "отлично" ...

1. Основное содержание и назначение управленческой функции контроль. 3
2. С чего следует начать при разработке системы контроля? 9
3. Какая последовательность технологии контроля известна в мировой практике? 16
4. Какие задачи должен решать контроль в системе управления, и какие принципы следует заложить в его систему? 25
5. Какие объекты следует подвергать стандартизации при разработке системы контроля? 27
6. Что конкретно можно спланировать в предварительном, текущем и итоговом контроле и что повлияет на оптимальность соотношения в использовании внутреннего и внешнего контроля? 33
7. Охарактеризуйте возможность использования управления по отклонениям. Почему незначительные отклонения чаще всего являются причиной кризисных явлений на фирме? 37
II. Практическая часть 40
Литература 46

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Контроль представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации, контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:
- выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;
- измерения и анализ ее результатов, полученных в результате контроля;

Принцип экономической целесообразности контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Так, например, количество отгрузок продукции, получаемых какой-либо обычной фирмой, почти наверняка не очень велико. И поэтому, если только груз не очень ценный или если его достаточно легко подсчитать, лучше оприходовать всю поставку в целом и примириться с возможными хищениями, чем проверять содержание каждого ящика — это будет стоить очень дорого. Принцип человеческого участия. Контроль, если говорить о его психологических аспектах, не должен выполнять только карательные функции, а должен быть формой проявления внимания к труду работника, фактором мотивации его трудовой деятельности. Обычно, нарушение вышеприведенных принципов приводит к таким отрицательным последствиям, как поведение, ориентированное на контроль, и получение непригодной информации. Поведение, ориентированное на контроль. Сотрудники организации обычно знают, что для оценки результативности их деятельности руководство применяет различные методы контроля. Они знают, что их ошибки и достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и наиболее последовательно выполняет процедуру контроля, послужат со всей очевидностью основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому, сказать, что подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть от них при проверке, будет чаще всего правдой. В некоторых исследованиях подтверждается тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобных измерений не проводится. Получение непригодной информации. Другой потенциальный поведенческий эффект контроля заключается в том, что он может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Так, например, выдвигая новый проект или предлагая новый бюджет, менеджеры могут переоценить объем необходимых ресурсов и недооценить объем возникающих доходов.3. Какая последовательность технологии контроля известна в мировой практике? Руководители постоянно оказываются перед необходимостью  разрешать проблемы, мешающие достижению стратегических целей поставленных перед организацией, например, это может быть:выявление брака поставщика;задержки поставок и повышение их стоимости;несвоевременное выполнение производственных заданий;сложность корректирующего влияния на снижение роста себестоимости продукции;неудовлетворенность клиентов выполненными заказами по срокам и качеству;недовольство персонала;и многое другое.  Для эффективного контроля над возникающими проблемами и управления событиями руководителю необходимо уделять свое время не всем деталям процессов, а выделять ключевые, контролировать и управлять ими.Управление по отклонениям – это система деятельности, основанная на выявлении и доведении до сведения руководителей только тех сигналов, которые требуют его личного внимания. Иными словами, это система, нацеленная на облегчение труда руководителя за счет разделения всей деловой информации на две части:с одной могут справиться подчиненные,другая же требует вмешательства самого руководителя.  Рассмотрим основные компоненты управления по отклонениям.   Рис.5. Схема компонентов управления по отклонениям Таких компонентов шесть:Измерение –  это оценка, часто количественная, различных видов деятельности, которой руководитель занимался в прошлом или выполняет теперь. Без подобной оценки невозможно выявление исключений, требующих вмешательств.Прогноз – это анализ полученных при измерении оценок, основанный на понимании задач развития организации и экстраполяции выявленных тенденций на будущее.Отбор – обеспечение знания критериев, которыми следует руководствоваться управленческому персоналу при достижении стоящих перед организацией целей.Наблюдение – стадия оценки ситуации, которая дает руководителю сведения о текущем состоянии дел.Сравнение – фактическое состояние дел сравнивается с плановым, выделяются отклонения от нормы,  требующие внимания и доводятся до соответствующего уровня руководства.Принятие решения – осуществление действий, необходимых для того, чтобы:во-первых, восстановить контроль хода событий,во-вторых, скорректировать нормативы оценки деловой информации в соответствии с изменившейся обстановкой,в-третьих, использовать открывшиеся возможности.2. Что дает руководителю управление по отклонениям?Для компаний, использующих этот метод управления, установлен реальный управленческий эффект:экономия времени руководителя, который получает возможность заниматься лишь немногими более значительными проблемами, предоставляя решение прочих многочисленных задач подчиненным, т. е. делегируя им соответствующие полномочия;концентрация времени на более важных направлениях в сфере управления;фильтрация и распределение информации для принятия решений на различные уровни;сокращение количества принимаемых решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю, тем самым, уменьшая нагрузку на нервную систему;повышение обоснованности решений и уменьшение вероятности появления ошибок, т.к. метод заставляет глубоко изучать прошлый опыт  по накопленной статистике для повышения качества решения;рост эффективности использования квалифицированных сотрудников;предупреждение отклонений, позволяющее избежать авральных ситуаций;улучшение взаимодействия между подразделениями.II. Калькуляция себестоимости по нормативным издержкам и анализ отклонений. Вводная часть  Система финансового контроля, при помощи которой можно детально проанализировать отклонения фактических результатов от нормативных и сметных, т.е. получить данные позволяющие управлять затратами более эффективно, называется калькуляцией себестоимости по нормативным издержкам.Калькуляция себестоимости по нормативным издержкам наиболее применима для компаний, деятельность которых состоит из ряда общих или повторяющихся операций, и там, где можно определить количество исходных ресурсов, необходимых для производства каждой единицы продукции. Особенно ее целесообразно применять на предприятиях обрабатывающей промышленности, например, в машиностроении.  Рис.6. Схема функционирования системы калькуляции себестоимости на основе нормативных издержекАнализ отклоненийПрибыль, как основной показатель работы предприятия, может иметь отклонение от запланированного значения, которое в свою очередь можно разделить на отдельные составляющие.  Рис. 7. Анализ отклонения по прибыли на основе системы калькуляции себестоимости  В свою очередь общее  отклонение по производственным расходам анализируется на основе составляющих отклонений.   Рис. 8. Анализ отклонений на основе системы калькуляции себестоимости по переменным издержкам  В машиностроении особо важными и наиболее весомыми являются отклонения по производственным расходам.Поэтому рассмотрим далее  только составляющие отклонений по производственным расходам.Отклонения по материалам   Отклонение по цене материалов (ОЦМ) равно:ОЦМ = (НЦ – ФЦ) * КМГде:НЦ  - нормативная цена единицы материалов;ФЦ -  фактическая цена закупленной единицы материалов; КМ  - количество закупленного материала. Основные причины отклонений:Отрицательное отклонение из-за низкой эффективности работы с поставщикамиОтрицательное отклонение вследствие рыночного повышения цен поставщиковПоложительное отклонение ввиду низкого качества материала, обнаруживаемого при входном контролеПоложительное отклонение ввиду низкого качества материала, обнаруживаемого в ходе производственного процессаПовышение цены поставщиком за срочность поставкиПоложительное отклонение ввиду несоответствия материала техпроцессу  Отклонение по использованию материалов (ОКМ) равно:ОКМ = (НК - ФК) * НЦГде:НК - нормативное количество материалов, необходимых для фактического выпуска продукции; ФК - фактическое количество, использованных материалов;НЦ - нормативная цена материалов.Основные причины отклонений:Положительное отклонение из-за низкого контроля движения материалов между складамиПоложительное отклонение из-за низкого контроля получения в цех и выдачи материалов в производствоПоложительное отклонение из-за закупки материалов низкого качестваПоложительное отклонение из-за кражОтклонения из-за изменения технологического процессаОтклонения ввиду изменений требований контроля  качестваОбщее отклонение по материалам (ООМ) равно:ООМ = НЗ – ФЗГде:НЗ - нормативные затраты на материалы для фактического выпуска продукцииФЗ - фактические затраты выпуска продукции.При этом надо учесть, что для расчета общего отклонения необходимо выделить из отклонения по ценам на закупленные материалы отклонение по ценам на использованные материалы.Отклонения по трудозатратам Отклонение по ставке заработной платы (ОСЗ) равно:ОСЗ = (НСЗ – ФСЗ) * ФЧГде:НСЗ - нормативная ставка заработной платы;ФСЗ - фактическая ставка заработной платы;ФЧ - фактическое число отработанных часов. Основные причины отклонений:Повышение  ставки по требованию персоналаПовышение  ставки при сверхурочной работеПовышение ставки при усреднении ставкиПовышение ставки при использовании работника большей квалификацииОтклонение по производительности труда (ОПТ) равно:ОПТ = (НЧ – ФЧ) * НСЗГде:НЧ - нормативное время в часах, затраченное на фактический выпуск продукции;ФЧ - фактическое  время в часах, отработанное за рассматриваемый периодНСЗ - нормативная почасовая ставка заработной платы. Основные причины отклонений:Повышение отклонения из-за материалов низкого качестваПовышение отклонения из-за некачественного технического обслуживания станковПовышение отклонения из-за использования нового оборудованияПовышение отклонения из-за изменения технологических процессовИзменение отклонений из-за изменения норм контроля качестваОбщее отклонение по труду (ООТ) равно:ООТ = НЗ – ФЗГде:НЗ - нормативные затраты на фактический выпуск продукции;ФЗ - фактические затраты на труд. Отклонение по переменным накладным расходам Отклонение по переменным накладным затратам (ОПЗ) равно:ОПЗ = СНЗ – ФНЗГде:СНЗ – сметные накладные затраты для фактического времени труда основных работников;ФНЗ – фактические переменные накладные затратыАнализ отклонений производится постатейно.Основные причины отклонений:Отклонение по труду вспомогательных работниковОтклонение по косвенным материальным затратамОтклонение потреблению электроэнергииОтклонение по техобслуживаниюОтклонение по эффективности переменных накладных расходов (ОЭПР) равно:ОЭПР = (НЧ – ФЧ) * НСРГде:НЧ - нормативное время в часах, затраченное на фактический выпуск продукции;ФЧ - фактическое  время в часах, отработанное за рассматриваемый периодНСР - нормативная почасовая ставка переменных накладных расходов. Причины отклонений, как видим, связаны с производительностью труда основных работников.Отклонение по постоянным накладным расходамОтклонение по постоянным накладным расходам (ОПР) равно:ОПР = СПР – ФПРГде:СПР – сметные постоянные накладные расходы;ФПР – фактические постоянные накладные расходы.Анализ производится постатейно в разрезе центров затрат.Основные причины отклонений:Изменение зарплаты работников среднего звенаНазначение дополнительных руководителейИзменение косвенных материальных затратОтклонение потреблению электроэнергии4. Какие задачи должен решать контроль в системе управления, и какие принципы следует заложить в его систему?Внутренний и внешний контроль применяются в определенной пропорции, которая зависит от ряда обстоятельств:·     стиля управления организации (при авторитарном преобладает внешний, при демократическом – самоконтроль);·     возможности получения надежной оценки результатов деятельности работников (при наличии такой возможности – внешний контроль, при отсутствии – внутренний);·     характера подчиненных (для недобросовестных – внешний, для добросовестных – внутренний);·     микроклимата в коллективе (при благоприятном – внутренний, при неблагоприятном – внешний);·     принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (при индивидуальных – внешний контроль, при коллективных – внутренний).Управление по отклонениям получило на западных фирмах довольно широкое распространение. Суть его состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее подразделениями, отраженные в планах или существующие самостоятельно, формализуются в систему нормативов, отклонения от которых, выявленные в результате контроля, служат основой для принятия решений. Возникающие отклонения могут быть разными по масштабам и последствиям. Незначительные отклонения могут исправляться самостоятельно, не ставя в известность руководство, существенные отклонения создают опасность для функционирования и развития организации или подразделения и поэтому руководству необходимо принимать соответствующие меры. Эти меры определяются после классификации отклонений по качественным и количественным параметрам, срокам, причинам возникновения, степени опасности с определением критических значений.Управление по отклонениям используется для обучения подчиненных, расширения их кругозора, овладения новыми направлениями деятельности, подготовки к занятию более высоких должностей в будущем.Однако управление по отклонениям имеет и негативные стороны, а именно, оно культивирует формализованный подход к делу, оценке ситуации и принятию решений. Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учета отклонений и оповещения о них руководителей. Это ведет к дальнейшей бюрократизации управленческого процесса, усыпляет бдительность, особенно в отношении незначительных на первый взгляд отклонений, которые в будущем могут иметь неблагоприятные последствия. 5. Какие объекты следует подвергать стандартизации при разработке системы контроля?  Традиционные методы предполагают получение отклонений только после проведения финансовых операций, зарегистрированных в главной книге, т.е. только после совершения действий вызвавших отклонение. Таким образом предотвратить возникновение отклонения уже невозможно, а можно только наказать виновных. Особенно это касается отечественных методов нормативного учета, считающих обязательным, для этого применение 16, 15 и 40 счетов для регистрации отклонений при учете затрат в машиностроении.Современные системы планирования  ресурсов предполагают управление затратами, контролируя выполнение спланированных действий еще до их выполнения. Таким образом, появляется возможность управлять соответствием намерений выполнения фактических действий плановым (нормативным) действиям еще до их фактического выполнения. Управление затратами подчинено не затратам как таковым, а выполнению плана продаж с контролем запланированных нормативов, и соответственно затрат.Рассмотрим как организовано управление затратами в некотором прототипе такой системы.Управление отклонениями в цене материалов  Для контроля отклонения от плановых цен применяется так называемый журнал  коммерческих соглашений: В этом журнале мы регистрируем:Код материала – Код связи номенклатурыПлановую цену материала – Валютная суммаДата начала действия цены - Начальная дата Дата конца действия цены – Конечная датаПлановые транспортно-заготовительные расходы – Накладные расходыНа любой период можно установить плановую цену, как общую для всех, так и отдельно для каждого предполагаемого поставщика. В итоге уже при формировании заявки поставщику предлагается  в документе плановая цена. Если поставщик предложит другую цену в счете на оплату, то уже при регистрации счета будет зарегистрировано отклонение и только лицо, обладающее соответствующими правами, может разрешить подтвердить такую закупку.При использовании материала, на который имеется ценовое отклонение, можно рассчитать влияние этого отклонения на себестоимость продукции с учетом зарегистрированной причины отклонения.Система позволяет контролировать влияние на себестоимость закупок транспортно-заготовительных расходов сравнением накладных расходов, указанных в коммерческом соглашении (поле Накладные расходы) с накладными расходами, распределенными с помощью специальных инструментов на документы закупок.Кроме того, если имеется ограничение во времени поставки, мы можем выбрать поставщика с наименьшим временем поставки.Управление отклонением по использованию материалов  Нормативное количество материала, используемого для изготовления продукции (полуфабриката), закладывается в спецификации продукции (полуфабриката):Поле Количество.При запуске производственного заказа предлагается плановое количество (отгрузочная накладная поле Предложение) и при попытке отпустить количество (поле Потребление), отличающееся от планового или замене материала (поле Номенклатура), можно проконтролировать это действие операцией «Одобрения», например, экономистом или соответственно технологом цеха. При утверждении обязательно фиксируется причина отклонения.Если же утвержденное фактическое количество все же будет отличаться от планового, то отклонение для анализа определяется  по плановой цене.Отклонение по ставке заработной платы   Нормативная ставка фиксируется в таблице категории издержек (поле Себестоимость). Код категории издержек соответствует коду профессии и коду разряда.  В плановом маршруте указан код категории издержек соответствующий требованиям технологического процесса.  Если в маршруте производственного заказа (карта маршрута) категория издержек изменяется (замена на специалиста другой квалификации), то утвержденная замена будет предлагаться при выполнении производственного заказа и отклонение зафиксируется в изменении фактической себестоимости продукции.Затем регистрируется причина утвержденной замены.Отклонение в производительности труда   Нормативное время выполнения операции для указанной квалификации персонала (полеРабочий центр) фиксируется в маршруте изготовления продукции (поле Время выполнения)  При регистрации выполнения операции система предлагает нормативное время, которое меняется  на реальное (поле Часы). Также система предлагает количество выпуска (полеКоличество), запланированное по заказу, которое также меняется на реальное количество.В итоге могут быть зафиксированы отклонения по производительности (времени выполнения в часах и  количества выпуска).  В каждом случае фиксируются причины отклонений и определяется ответственный центр затрат.Аналогично контролируются переменные накладные расходы, если имеются нормативы потребления (вспомогательные материалы включаются в спецификацию, материалы и услуги, потребляемые оборудованием включаются в маршрут, как потребление рабочего центра).Отклонение постоянных накладных расходов контролируется сравнением норматива для центра затрат, описанного в специальной нормативной спецификации,  с реальным потреблением материалов или услуг, зарегистрированном в журнале списания.6. Что конкретно можно спланировать в предварительном, текущем и итоговом контроле и что повлияет на оптимальность соотношения в использовании внутреннего и внешнего контроля?Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении, где это можно, практики внутреннего контроля и самоконтроля. В этих условиях исполнители трудятся легче и свободнее, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и сами контролируют их реализацию1. Предварительный контроль. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.