Организация работы с управленческими документами как фактор повышения эффективности деятельности аппарата управления (на примере Администрации муницип

Работа сдана на отлично.Работа авторская! ...

ОГЛАВЛЕНИЕ
С.

Введение……………………………………………………………………..3
Глава 1. Теоретические и правовые основы делопроизводства в органах местного самоуправления…………………………………………………6
1.1. Управленческий документ: понятие, виды, функции…….............6
1.2. Организация работы с документами как сервисная функция органов местного самоуправления…………………………………….........................10
1.3. Законодательная и нормативно-методическая база в работе с документами……………………………………………………………….....13
Глава 2. Практика работы с управленческими документами в Администрации муниципального образования «Город Ижевск»…...17
2.1. Характеристика Администрации города Ижевска и Управления документационного обеспечения и обращений граждан…………………17
2.2. Организация документооборота в Администрации муниципального образования «Город Ижевск»………………………………………………23
2.3. Основные проблемы в работе с управленческими документами в Администрации города Ижевска…………………………………………..29
2.4. Практические рекомендации по совершенствованию организации работы с управленческими документами в Администрации муниципального образования «Город Ижевск» на основе современных информационных технологий……………………………………………..................................32
Заключение……………………………………………………………….36
Список использованных источников и литературы…………………39

Введение

В условиях проведения политических, экономических и административных реформ в России по укреплению вертикали власти, развитию инициативы на местах возрастает потребность в повышении эффективности работы базиса всей системы муниципального управления .
Работа с документами представляет собой организацию фиксации в документах различного направления и уровня управленческих решений и формирование информационных ресурсов организации, которые должны обеспечивать принятия последующих решений, определяет информационные ресурсы как отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных потоках .
В связи с этим, на уровне органов местного самоуправления, особое внимание уделяется грамотно построенной работе с управленческими документами.
Объектом исследования выпускной квалифик ационной работы является Администрация муниципального образования «город Ижевск».
Предмет исследования - работа с управленческими документами в Администрации муниципального образования «город Ижевск».
Цель работы – выработка рекомендаций, основанных на применении современных информационных технологий, направленных на решение проблем в организации работы с управленческими документами в Администрации муниципального образования «город Ижевск».
Исходя из поставленной выше цели, основными задачами выпускной квалификационной работы являются:
- определение понятия, видов и функций управленческого документа;
- выявление основных проблем в организации работы с документами;
- предложение практических рекомендаций по использованию системы автоматизации процессов организации работы с документами.
Теоретическую основу выпускной квалификационной работы составляют работы следующих авторов: В.А. Кудряев, С.А. Орехов, Н.Б. Зиновьева, М.В. Ларин, Г.А. Титоренко.
В работах вышеперечисленных авторов освещены вопросы грамотной и эффективной организации работы с документами, раскрыты способы и методы оптимизации документооборота и повышения эффективности деятельности любой организации; рассмотрены вопросы управления основными видами деятельности организации, в том числе и органов местного самоуправления.
Также в процессе написания настоящей работы широко использовались периодические издания, основными из которых являются журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело».
Публикации в этих журналах направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, истории делопроизводства, терминологии, влияния новых информационных технологий на организацию работы с документами, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата. Эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить дополнительным исследовательским материалом для последующей аналитической переработки.
При написании работы мною были использованы аналитический и сравнительный методы исследования.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения.
В первой главе отражены теоретические и правовые основы делопроизводства в органах местного самоуправления: дано понятие управленческого документа, определены его функции и виды; проведен анализ законодательной и нормативно-методической базы в работе с документами; организация работы с документами рассмотрена как сервисная функция органов местного самоуправления.
Вторая глава посвящена практике работы с управленческими документами в Администрации муниципального образования «город Ижевск»: дана характеристика Администрации муниципального образования «город Ижевск» как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления, а также выявлены основные проблемы в организации работы с документами, озвучены предложения по совершенствованию организации работы с управленческими документами в Администрации муниципального образования «город Ижевск» на основе современных информационных технологий.
 

Об этом свидетельствует принятие в начале XXI века целого ряда федеральных законов, правительственных регламентов, кодексов, инструкций, ГОСТов и т.д.Эта тенденция позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на его роли в информационном обеспечении государственного управления. Но стоит отметить, что такая активная законодательная инициатива не всегда носит позитивный характер. Дело в том, что не все нормативные акты в полной мере согласованы друг с другом. Например, в главном официальном издании – «Российской газете» публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами. Это, от части, обусловлено самим назначением издания и формой газетной полосы. Существенным недостатком в развитии нормативно-правовой базы делопроизводства являетсято, что законы в области делопроизводства и другие, соответствующие нормативно-правовые акты, доходят до «глубинки» с большим опозданием. Поэтому разработка местных нормативных актов, как правило, начинается с задержкой. В целом, можно сказать, что основы работы с документами в органах местного самоуправления осуществляется исходя из общих принципов управления с учетом особенностей структуры местного самоуправления. Устойчивая тенденция значительного роста информации, которая необходима для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем прежде. При этом, традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными и уступают место новым передовым технологиям.Глава 2. Практика работы с управленческими документами в Администрации муниципального образования «Город Ижевск»2.1. Характеристика Администрации муниципального образования «Город Ижевск» и Управления документационного обеспечения и обращений гражданАдминистрация муниципального образования «Город Ижевск» (далее – Администрация города) является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления. Структура Администрации города утверждается Городской думой город Ижевска по представлению Главы Администрации города Ижевска (приложение).Администрация города состоит из:1) территориальных органов - администраций районов города, являющихся структурными подразделениями Администрации города, наделяемых в установленном порядке статусом юридического лица (далее - администрации районов города);2) отраслевых (функциональных) органов - структурных подразделений Администрации города, наделяемых в установленном порядке статусом юридического лица;3) отраслевых (функциональных) органов - структурных подразделений Администрации города, не наделенных статусом юридического лица.Администрации районов города, отраслевые (функциональные) органы, наделяемые статусом юридического лица, учреждаются Городской думой по представлению Главы Администрации города и действуют на основании положений о них, утверждаемых Городской думой.Отраслевые (функциональные) органы, не наделенные статусом юридического лица, осуществляют свою деятельность на основании положений о них, утверждаемых Главой Администрации города.Правовую основу Администрации города составляют общепризнанные нормы и принципы международного права, международные договоры Российской Федерации, Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», другие федеральные законы и издаваемые в соответствии с ними иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжение Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти), Конституция Удмуртской Республики, законы Удмуртской Республики, иные нормативные правовые акты Удмуртской Республики, решения, принятые на местном референдуме, Устав муниципального образования «Город Ижевск» и иные муниципальные правовые акты.Устав муниципального образования «Город Ижевск» (далее - Устав) является актом высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов, имеет прямое действие и применяется на всей территории муниципального образования «Город Ижевск»1.Иные муниципальные правовые акты, принимаемые органами и должностными лицами местного самоуправления муниципального образования «город Ижевск», не должны противоречить Уставу.Муниципальные правовые акты, принятые органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления в пределах их компетенции, подлежат обязательному исполнению на всей территории муниципального образования «Город Ижевск».В систему муниципальных правовых актов входят:1) Устав муниципального образования «Город Ижевск»;2) решения, принятые на местном референдуме (сходе граждан);3) нормативные и иные правовые акты - решения Городской думы;4) нормативные и иные правовые акты - постановления и распоряжения Главы муниципального образования «Город Ижевск»;5) правовые акты - постановления и распоряжения Главы Администрации города;6) правовые акты - распоряжения и приказы, принимаемые Первым заместителем Председателя Городской думы, Первыми заместителями Главы Администрации города, главами администраций районов города;7) правовые акты - приказы Руководителя аппарата Администрации города, заместителей главы Администрации города, руководителей органов (структурных подразделений) Администрации города и администраций районов города.Каждое из подразделений Администрации города осуществляет реализацию определенного вопроса местного значения (промышленность, энергетика, культура, спорт, ЖКХ, социальная сфера и другие) и по каждому направлению создается свой комплекс документов, состав которых различен. Такая документация в совокупности является наиболее крупным информационным ресурсом Администрации города.В деятельности Администрации города образуются различные виды документов. К основным видам документов относятся:1) организационные документы:- штатное расписание – закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы в Администрации города Ижевска;- должностные инструкции – регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между сотрудниками Администрации города Ижевска, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого сотрудника;- правила внутреннего трудового распорядка.2) распорядительные документы:постановление – муниципальный правовой акт, принятый по предметам ведения муниципального образования «Город Ижевск» и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий;распоряжение – муниципальный правовой акт, принятый по вопросам, связанным с внутриорганизационной работой органов местного самоуправления;приказ – муниципальный правовой акт, издаваемый Заместителями Главы Администрации, Руководителем аппарата Администрации города Ижевска в целях разрешения основных и оперативных задач3) документы по личному составу:- личные карточки формы Т-2;- трудовые книжки.4) финансово-бухгалтерские документы:- главная книга;- годовые отчеты;- бухгалтерские балансы; акты ревизии;- планы;- отчеты;- сметы;- кассовые книги и т. д.5) информационно-справочные документа:- акты – документы, подтверждающие свершившиеся факты или события;- письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями и процессе осуществления их деятельности;- справки – документы, содержащие описание и подтверждение фактов и событий;- телефонограммы – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста;- служебные записки и др.Функции регулирования документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в Администрации города осуществляет Управление документационного обеспечения и обращения граждан (далее - Управление). Управление является самостоятельным структурным подразделением Администрации города Ижевска. В своей деятельности Управление руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами федеральных органов власти и управления, Уставом города Ижевска, инструкцией по делопроизводству в Администрации города, Положением об Управлении документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города В процессе руководства, координации, контроля деятельности по документационному обеспечению Управление решает следующие задачи:1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами и обращениями граждан в Администрации города и ее структурных подразделениях.2. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности; организации работы с документами, обращениями граждан; построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации города и ее структурных подразделений.5. Обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан; осуществление контроля работы по своевременному рассмотрению обращений граждан в Администрации города, ее структурных подразделениях, проведение ежеквартального анализа обращений граждан в Администрацию города и ее структурных подразделениях.6. Осуществление контроля исполнения документов Администрацией города и ее структурными подразделениями, в части исполнения сроков и ежемесячное представление сводных данных на комиссию по подведению итогов работы;7. Материально-техническое обеспечение технологических процессов документооборота.В соответствии с возложенными задачами Управление выполняет следующие функции:1. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству.2. Осуществление контроля за движением корреспонденции.3. Выпуск муниципальных правовых актов (постановления, распоряжения, приказы) Администрации города, их тиражирование и рассылка.4. Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города.5. Организация рассмотрения обращений юридических лиц в Администрации города.6. Сдача на архивное хранение документов Администрации города согласно номенклатуре.Управление возглавляет начальник, который назначается на должность распоряжением Главы Администрации города по согласованию с Руководителем аппарата Администрации города в порядке, установленном Уставом города Ижевска, и освобождается от должности распоряжением Главы Администрации города.В структуру Управления входят:- Отдел по обращениям граждан;- Сектор документационного обеспечения.Таким образом, в Администрации города в сфере организации работы с документами функционирует Управление документационного обеспечения и обращений граждан, деятельность которого направлена на грамотную и рациональную работу с документами, осуществление контроля за ними, а также разработку методических документов по делопроизводству.2.2. Организация документооборота в Администрации муниципального образования «Город Ижевск».В Администрации муниципального образования «Город Ижевск» используется программное обеспечение «DIRECTUM», предназначенное для управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management),«DIRECTUM» — система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), позволяет построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) в Администрации города Ижевска.Внедрение данной системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем потоком документов Администрации города Ижевска, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников в Администрации города Ижевска.Система «DIRECTUM» охватывает комплекс вопросов, связанных с созданием, обработкой и хранением электронных документов. Вот список задач, которые решаются с помощью данного программного обеспечения:- учет входящей и исходящей корреспонденции, ее обработка и анализ;- контроль исполнения документов;- создание банка (хранилища) информационных документов; именно электронное хранилище документов позволяет эффективно обеспечивать сохранность документов, разграничивать доступ к ним, находить необходимый документ, делать страховую копию всего архива.В Управлении документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска пока установлено только два модуля системы «DIRECTUM», предназначенных для работы с традиционными бумажными документами: «Канцелярия» и «Обращение граждан».Модуль «Канцелярия» облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГС ДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:- единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;- регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;- осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;- получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.Модуль системы DIRECTUM «Обращения граждан» предназначен для построения эффективной работы с обращениями в соответствии с нормами федерального закона (ФЗ от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).Модуль обеспечивает соблюдение норм указанного закона и охватывает весь цикл работ с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами.Использование модуля «Обращения граждан» позволяет решить ряд важных задач:- формирование дел с обращениями граждан (создание, ведение, списание); - создание и ведение реестра обратившихся граждан;- фиксация устного общения с обратившимися гражданами;- рассмотрение обращений и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним);- автоматическое формирование запроса отчета о ходе исполнения конкретного поручения;- автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;- подготовка и контроль отправки ответа заявителю;- поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов;- подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах;- накопление истории по взаимодействию.Поступивший в Администрацию города Ижевска документ в электронном или бумажном виде регистрируется в модуле «Канцелярия» с указанием его реквизитов (дата поступления, корреспондент, исполнитель, адресат документа и др.). Документы на бумажном носителе сканируются, распознаются и переводятся в текстовую форму. Составляется технологический процесс пути прохождения документа. При необходимости документ ставится на контроль.Возможен поиск документов по их номеру и наименованию. Преимуществом электронных журналов регистрации входящих и исходящих документов является возможность быстрого поиска по основным реквизитам (по регистрационному номеру, корреспонденту, краткому содержанию, исполнителю и др.), по зарезервированным словам в тексте документа. Также возможно отфильтровать журналы по основным реквизитам, например, просмотреть входящие документы за определенную дату или интервал дат. В настоящее время в Администрации города существует две системы делопроизводства: бумажная и электронная. Электронное делопроизводство постепенно будет вытеснять бумажное и поэтапно «отвоевывать» позиции для более эффективной работы с возрастающим с каждым годом объемом документов (рис.1)Рис. 1 Объем документов с период с 2011 по 2013 годыГлава Администрации города, его заместители, начальники структурных подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа — так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения, Глава Администрации города, его заместители — это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают. До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. Существует еще одна особенность работы с документами в Администрации города Ижевска. 1 января 2014 года было принято распоряжение Администрации города Ижевска «О распределении обязанностей и наделении полномочиями руководителей Администрации города», в котором распределены полномочия между Главой Администрации города Ижевска и его заместителями по изданию муниципальных правовых актов. Глава Администрации города Ижевска оставляет за собой издание постановлений и распоряжений, подготовленных такими структурными подразделениями, как Управлением финансов; Управлением благоустройства и транспорта; Управлением строительства; Главным управлением архитектуры и градостроительства, за исключением правовых актов об утверждении градостроительных планов; Управлением природных ресурсов и охраны окружающей среды; Управлением ЖКХ; Управлением муниципального жилья; Администрациями районов города; Управлением земельных ресурсов и землеустройства, за исключением муниципальных правовых актов о предоставлении гражданам в собственность земельных участков, составляющих территорию садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, созданного до вступления в силу Федерального закона от 15 апреля 1998 года № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан»; Управлением имущественных отношений; Управлением экономики и развития города, за исключением муниципальных правовых актов по вопросам потребительского рынка; Управлением кадровой политики; Управлением организационной работы; Правовым управлением; Управлением документационного обеспечения и обращений граждан; Управлением материально-технического обеспечении; Управлением бухгалтерского учета, отчетности, бюджетного планирования и анализа.В целях повышения качества подготовки проектов муниципальных правовых актов, разрабатываемых Администрацией города Ижевска, обеспечения их законности, разработан основной локальный акт – распоряжение Администрации г. Ижевска от 31.08.2006г. № 130 «Об утверждении Порядка подготовки и согласования проектов муниципальных правовых актов, разрабатываемых Администрацией города Ижевска». В нем закреплены основные понятия, используемые в вышеуказанном порядке, требования к подготовке и согласованию проектов муниципальных правовых актов, а также прописаны этапы разработки и согласования проектов муниципальных правовых актов и утвержден план согласования проекта муниципального правового акта.В работе с документами Администрация города руководствуется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Проект распоряжения об утверждении новой Инструкции по делопроизводству проходит согласование в структурных подразделениях Администрации города.Все вышесказанное свидетельствует о необходимости совершенствования организации документооборота в Администрации города Ижевска. Для этого в настоящее время разрабатывается Инструкция по делопроизводству, активно происходит внедрение СЭД «DIRECTUM» в Администрации города Ижевска для более эффективной работы с управленческими документами.2.3.