Вход

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Контрольная работа*
Код 266839
Дата создания 14 мая 2015
Страниц 26
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
1 050руб.
КУПИТЬ

Описание

контрольная работа вариант №7, выполнена в 2015 году, по предмету делопроизводство в РГППУ ...

Содержание

Справочно-информационная документация носит вспомогательный характер в соответствии с организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в справочно-информационных документах, может побуждать к действию или быть лишь доведена. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовых и распорядительных документов.

Введение

1.Характеристика основных видов справочно-информационных документов.
2. Служебное письмо, виды служебных писем. Реквизиты писем. Лексика писем. Особенности их составления и оформления.

Фрагмент работы для ознакомления

Пояснительную записку используют для объяснения ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, в некоторых случаях - по инициативе подчиненного.План работ - документ, устанавливающий точный перечень намеченных работ (мероприятий), которые должны быть выполнены, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителейПод общим названием \"план\" объединится далеко неодинакова по назначению, тематике, объему и практическим значением информация, начиная от плана проведения одного мероприятия и заканчивая планами работы на неделю, месяц, квартал, полугодие, год.Чрезвычайно важным для этого документа является рубрикация, правильное разделение плана на соизмеримые части соблюдение однотипного способа изложения всех пунктов плана; точность и четкость формулировок. Планы работ разделяют на следующие группы: перспективные (рассчитаны на несколько лет); годовые; полугодовые; квартальные; месячные; недельные; дневные. Планы работ могут иметь как текстовую форму, так и табличную. На практике более удобной считается табличная форма.Особыми реквизитами, которые обязательно должны быть указаны в плане работ, являются:гриф утверждения (планы работ могут быть утверждены непосредственно руководителем учреждения, а могут утверждаться распорядительным документом руководителя учреждения);название вида документа вместе с заголовком - указанием периода, на который он составлен, а также названия структурного подразделения или должности и фамилии работника, работа которого планируется.В плане работ следует указывать фамилию исполнителя, срок выполнения. Отметка о выполнении проставляется после выполнения мероприятия, указанного в плане работ. Служебные планы работ подписываются должностными лицами, отвечающими за их выполнение и утверждаются руководителем учреждения. Индивидуальные планы работ подписываются лицом, их составляет, и утверждают непосредственным руководителем. График отпусков - составляется на год, содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; дата, индекс, место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования. Текст начинается сообщением, на какой год составлен график, а дальше идут фамилии, должности сотрудников, запланированные сроки отпусков (месяц, количество дней, за какой рабочий год, подпись работника.График подписывается руководителем предприятия или его подразделением.Отчет - это служебный документ, содержащий сообщение о деятельности лица или организации или ее итог, выполнение порученной работы, дела, обобщения сделанного и т.д.К основным реквизитов отчета можно отнести: название учреждения или структурного подразделения - автора отчета; наименование вида документа, дата; грифы утверждения и согласования; текст; подписи и оттиск печати. Различают статистические, текстовые и смешанные отчеты. Статистические отчеты имеют в своем составе табличные формы, в которых возводят статистические периодические данные, отражающие степень выполнения задач, перечень за какой-то определенный промежуток времени. Форма отчета - это текст, в который включены статистические таблицы.Отчеты составляются в соответствии с направлениями проведения или выполнения работы: ежемесячно, ежеквартально и т.д. Они могут быть как периодическими, так и разовыми или постоянными.Отчет условно разделяют на: вводную часть и основную часть.Вводная часть содержит следующие основные структурные элементы: титульный лист; список авторов; содержание; перечень условных обозначений, символов, единиц, сокращений и терминов; предисловие.Основная часть содержит следующие структурные элементы: вступление; суть отчета; выводы; рекомендации; перечень ссылок.Во введении кратко излагают: оценка современного состояния проблемы, отмечая практически решенные задачи, существующие пробелы знаний, существующих в данной области, ведущие фирмы ведущих ученых и специалистов в данной области; мировые тенденции решения поставленных задач; актуальность данной работы и основание для ее проведения; цель работы и область применения; взаимосвязь с другими работам. Суть отчета излагают, разделяя материал на разделы. Разделы могут делиться на пункты или на подразделы и пункты. Пункты, если это необходимо, разделяют на подпункты. Каждый пункт и подпункт должен иметь законченную информацию. Отчет должен информировать соответственно ситуации, насколько достигнут результат, какова вероятность того, что произойдет положительный результат, чем решить проблему, которые меры необходимо принять.Выводы размещают на новой странице. В выводах приводят оценку полученных результатов работы или ее отдельного этапа (негативных тоже), с учетом мировых тенденций решения поставленной задачи. Текст заключения и приложений может быть разделен на пункты.Рекомендации размещают после выводов, начиная с новой страницы. В рекомендациях определяют дальнейшие работы, которые считают необходимыми, уделяя основное внимание предложениям по эффективному использованию результатов исследования или разработки.Библиографические описания ссылок в перечне приводят в соответствии с действующими стандартами по библиотечному и издательскому делу.Приложения размещают после основной части отчета. В приложения могут быть включены: иллюстрации или таблицы, материалы, которые из-за большого объема, специфики изложения или формы представления не могут быть внесены к основной части, дополнительный перечень источников, на которые не было ссылок в отчете, но которые могут вызвать интерес.Отзыв - документ, в котором выражается обоснованная точка зрения специалиста по научной и исследовательской работы. В отличие от рецензии, отзыв подается на рукописи до их публикации и подписываются непосредственно ученым. Сопроводительное письмо к ответу, если он состоит, подписывает руководитель учреждения.Отзыв состоит из названия документа, заголовка и текста. Текст включает введение, в котором дается общая характеристика материала, основное содержание работы и выводы. В отзыве следует отметить ключевые проблемы, которые стали предметом рецензируемого исследования, обратить внимание на утверждения, которые вызывают сомнения и могут служить основой дискуссией. Следует оценить обоснованность и подлинность полученных результатов, их научную новизну, адекватность использованной методологии. Необходимо также определить значимость труда для науки и практики, указать возможные конкретные пути использования результатов исследования. Также выкладывают замечания по оформлению работы, на которую подается отзыв.Коллективный отзыв подписывают специалисты, с указанием ученых степеней и ученых званий, занимаемых должностей, после чего проставляется дата. Авторы отзывов несут ответственность за объективность своего высказывания. При необходимости, считается возможным доработки некачественно подготовленного отзыва.Вывод - документ, в котором выражена мысль о том или ином предмете, делается итог его рассмотрения. Посылается учреждением высшему органу для рассмотрения и утверждения.В области науки, техники и производства вывод (например, на разработку агрегата) делает ведущая организация, где проводятся научно-исследовательские работы по профилю предмета выводу.Создание комиссии для вынесения заключения оформляется распорядительным документом. Реквизиты вывода: наименование вида документа; заголовок; текст с общей оценкой и конкретными замечаниями по каждому пункту; подпись, печать.Подписывая вывод, уполномоченные лица указывают должность, которую они занимают, наличие ученой степени и ученого звания. После подписей проставляется дата подготовки заключения. Как правило, вывод на бланке организации не оформляется. При необходимости в бланке, готовится сопроводительное письмо. В большинстве случаев, отзывы, рецензии и выводы готовят в двух-трех экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.2. Служебное письмо, виды служебных писем. Реквизиты писем. Лексика писем. Особенности их составления и оформления.Служебное письмо - общее название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - почтовой пересылкой. Служебные письма относятся к основным средствам обмена информации между предприятиями и учреждениями. На них приходится значительная часть входящей и исходящей документации.Служебные письма присылают чтобы побудить адресата к действию, разъяснить ему что-то, убедить в чем-то. Это достигается благодаря четкости изложения и содержательности текста. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух логически связанных частей: вводной и основной. Во вступительной части отмечают факты, события, обстоятельства, документы. В последней части текста письма выкладывают его главную цель в форме предложения, отказа, гарантии.Служебное письмо оформляется на специальном фирменном бланке (предпочтение отдается угловом расположению основных реквизитов) или на чистом листе бумаги (в таком случае оставляют место для отпечатка углового или продольного штампа адресата) зависимости от объема текста используют бланки или листы формата А4 или А5.Реквизиты служебного письма: название организации-отправителя письма; справочные данные об организации-отправителя письма; номер листа (индекс) и дата; адресат (получатель) письма; заголовок; номер и дата письма, правивших за основу для составления ответа; текст; перечень приложений с указанием количества страниц; подпись руководителя;фамилия исполнителя.Существует много видов служебных писем: информационные; претензионное; приглашения; сопроводительные; подтверждение; напоминания; гарантийные; инициативные; ответа; рекомендательные; письмо-сообщение; письмо-извещение; письмо-предложение; письмо-просьба; письмо-заявка; письмо-требование; письмо-запрос и другие.Информационные письма - это служебные письма, в которых адресант информирует адресата о каких-то фактах или мероприятия. Как правило, адресант предлагает свои изделия или услуги. Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.При составлении текста претензии используются следующие фразы:Направляем Вам претензию на…Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…Заявляем Вам претензию в отношении…Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…В партии товара, отгруженной…,  обнаружена недостача…При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…,  была установлена недостача… и т.п.В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму  ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .Письма-приглашения - это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять участие в каких-то мероприятиях. Письма-приглашения адресуются конкретным лицам, предприятиям, учреждениям или организациям.Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.Перечень документов, передачи которых сопровождается данным письмом, оформляют как приложения к текста сопроводительного письма. Сопроводительное письмо можно оформлять и пересылки информационных справок служебного характера в вышестоящие инстанции.Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…Подтверждаем намерение…С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.Ключевыми фразами письма-напоминания являются:Напоминаем Вам…Вторично напоминаем Вам…Обращаем Ваше внимание на то, что…Ставим Вас в известность, что…Несмотря на неоднократные напоминания… и др.

Список литературы

Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение : учеб. пособие для вузов [Гриф УМЦ] / В. И. Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : КноРус, 2010. - 294 с.
Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к
электронному: [науч.-практ. пособие] / М. П. Бобылева. – М.: Издательский домМЭИ, 2010. - 295 с.
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для вузов.– 2-е изд. – М. : Юрайт, 2010. – 256 с.
Кузнецова М.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие. – Иркутск, 2007. –109 с.
Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций. – М., 2007. – 173 с.
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00493
© Рефератбанк, 2002 - 2024