Делопроизводство в кадровой работе

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Ведение кадровой документации
1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства
1.2. Правила оформления кадровых документов
1.3. Хранение документов
Глава 2. Документационное обеспечение управления кадрами
2.1. Классификация документов
2.2. Документы, необходимые для организации кадровой работы
2.3. Документирование трудовой деятельности сотрудников организации (предприятия)
Заключение
Библиографический список
Приложения
...

2.1. Классификация документов.
Документация кадровых служб включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Совокупность этих документов можно разделить на две существенно отличающиеся по назначению группы:
1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации;
2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы потребности в кадрах; аналитические справки о кадровом составе и причинах текучести кадров; тесты, анкеты, вопросники для отбора персонала; документация по вопросам мотивации труда, оценке персонала, управления карьерой, повышения квалификации и переподготовки кадров и т.п.).
К обязательным документам кадровой службы относится документация первой группы. В Трудовом кодексе Российской Федерации названы виды документов, которые должны разрабатываться и оформляться организацией в установленном порядке. К таким документам относятся:
- локальные нормативные акты;
- документы, создаваемые при осуществлении кадровой службой своих функций.
Исходя из ст.8 ТК РФ, локальным нормативным актом является принимаемый работодателем внутренний документ, содержащий нормы трудового права, распространяющийся на всех работников или на определенные категории работников данной организации независимо от места выполнения ими работы и регулирующий отдельные аспекты трудовых правоотношений работодателя и работников данной организации.

В связи с этим объектом исследования в данной курсовой работе является делопроизводство в кадровой работе. Предмет исследования – документирование как основная составляющая кадрового делопроизводства. Цель работы – разобраться в ведении кадровой документации и в документационном обеспечении управления кадрами. Задачи: рассмотреть законодательные основы кадрового делопроизводства, правила оформления кадровых документов и их хранение, а также разобраться в классификации документов, подробно рассмотреть документы, необходимые для организации кадровой работы, и документирование трудовой деятельности сотрудников организации.

- документы, на основании которых возникают трудовые отношения между работников и работодателем – трудовые договоры;
- распорядительные документы руководителя организации или уполномоченных им лиц по личному составу – приказы и распоряжения;
- организационно-распорядительные документы, являющиеся основаниями к приказам и распоряжениям – заявления, акты, докладные и объяснительные записки, протоколы, справки и др.;
- первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты, составляемые при предоставлении отпусков и увольнении работников и др.;
- личные документы работников – трудовые книжки.
2.2. Документы, необходимые для организации кадровой работы.
Для правильной организации работы скадрами на любом предприятии или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения об отделах и службах предприятия (организации), должностные инструкции.
Согласно ст.9 Трудового кодекса РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений.
Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст.40 ТК РФ).
Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.
Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам: формы, системы и оплаты труда; выплата пособий, компенсаций; механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; сроки выплаты заработной платы; порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков; улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи; соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; оздоровление и отдых работников и членов их семей; частичная или полная оплата питания работников; контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора; отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора; другие вопросы, определенные сторонами. В коллективном договоре может найти отражение любой вопрос, волнующий работников и работодателей, - от размера ежегодного индексирования зарплаты до употребления ненормативной лексики работниками и руководителями.
Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.
Согласно ст.43 ТК РФ коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором. Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.
Коллективные договоры, соглашения не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор или соглашение, то они не подлежат применению.
Правила внутреннего трудового распорядка предприятия – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников предприятия в порядке, установленном ст.372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил. Правила внутреннего трудового распорядка могут разрабатываться в качестве приложения к коллективному договору либо в качестве самостоятельного документа. Правила, являющиеся самостоятельным локальным нормативным актом, вступают в силу с даты утверждения на срок, установленный работодателем с учетом мнения представительно органа работников.
Для правильной организации работы каждому предприятию необходимо разработать свои Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом).
Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, названия должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки в месячный фонд заработной платы.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия. Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, то переутверждать штатное расписание на предстоящий год необязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.
Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма (№ Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1. [9, 7] Порядок заполнения таблицы штатного расписания в приложении 1.
Должностная инструкция – это организационно правовой документ, в котором определяются трудовая функция сотрудника, его права, обязанности и ответственность. Она составляется по каждой штатной должности. Должностная инструкция – документ не обязательный, но при этом он не только помогает сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяет избежать трудовых споров.
Типовая должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:
I. Общие положения, где обычно указывают:
1. название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
2. требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника (квалификационные требования);
3. непосредственная подчиненность;
4. порядок назначения и освобождения от должности;
5. наличие и состав подчиненных;
6. порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
7. перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
II. Права. Раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей;
III. Должностные обязанности. Здесь приводятся все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении;
IV. Ответственность. В данном разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
Должностные инструкции составляются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. №37, последняя редакция приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.03.2011 №194).
Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись.
Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том, и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату.
Положением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место одела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.
Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой).
Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:
- общие положения, в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должен руководствоваться в своей деятельности;
- основные задачи – данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы);
- структура и штат, в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);
- функции – должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;
- взаимоотношения с другими подразделениями, в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок представления и оформления такой документации;
- обязанности – указывается перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;
- права – должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;
- ответственность – в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.
Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех. отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом), после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия.
После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй – в отделе кадров (службе управления персоналом). Документирование трудовой деятельности сотрудников организации (предприятия).
Документирование трудовой деятельности сотрудников организации включает документирование приема на работу, предоставления отпуска, направления в командировку, увольнения.
Документирование факта приема на работу граждан, с которыми организация (в лице уполномоченного должностного лица) заключила трудовые договоры, производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о приеме на работу, относятся: резюме, заявление о приеме на работу, трудовой договор (контракт), личный листок по учету кадров и дополнение к нему, автобиография.
Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Заполняется лично кандидатом на должность и содержит следующие данные: Ф.И.О., домашний адрес и телефон, должность, на которую претендует кандидат, образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления и окончания), список предыдущих мест работы, включая работы временного характера, список публикаций (если есть), патенты (если есть), квалификация по должности, на которую претендует, военная служба, общественная деятельность, личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей). Резюме имеет необязательный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку.
Заявление о приеме на работу – это документ, содержащий просьбу гражданина о заключении с ним трудового договора. Функциональное назначение данного документа состоит в инициации процедуры документального оформления приема на работу. Подготовка заявления производится гражданином, поступающим на работу, лично в соответствии с установленной предприятием формой (образцом).
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную за этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются следующие сведения: фамилия, имя, отчество работника (в точном соответствии с документом, удостоверяющим личность работника); наименование работодателя (в соответствии с учредительными документами); документ, удостоверяющий личность работника (наименование документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ); ИНН работодателя; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор (фамилия, имя, отчество, должность); основание, в силу которого представитель работодателя наделен соответствующими полномочиями (учредительные документы, например: устав или положение; приказ вышестоящего органа о временном переводе исполнения обязанностей временно отсутствующего работника с указанием номера приказа и даты издания; доверенность с указанием ее реквизитов и др.); место заключения трудового договора (как правило, населенный пункт); дата заключения трудового договора.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в личном листке по учету кадров, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму. Личный листок с фотокарточкой (размером не менее 5x6 см) включает 19 основных анкетно-биографических показателей (пунктов) – фамилию, имя, отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и др. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и подчеркивания не допускаются.
Автобиография пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе.
Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом. [8, 51]
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу. После этого на работника заполняется и в дальнейшем ведется личная карточка по форме Т-2, а на отдельные категории работников заводятся личные дела.
Документирование факта предоставления работникам предприятия отпусков производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся: график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.
В соответствии со ст.123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии). График отпусков составляется по унифицированной форме №Т-7 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1) и утверждается руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года, т.е. не позднее 16 декабря. Форма №Т-7 является сводной, что не исключает составления графика отпусков в структурных подразделениях, однако утверждению подлежит сводный документ. При составлении графика отпусков учитывается трудовое законодательство, специфика деятельности организации, а также пожелания работников.
При составлении графика сначала заполняется реквизитная часть: наименование организации, код ОКПО, номер документа, дата составления, календарный год, на который составляется график отпусков. Затем заполняются графы 1-6 табличной формы: структурное подразделение, должность (специальность, профессия) по штатному расписанию, Ф.И.О., отпуск – количество календарных дней, запланированная дата. [10, 69]
Заявление о предоставлении отпуска – это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска. Подготовка заявления производится лично работником в соответствии с установленной предприятием формой (образцом). В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска – в качестве основания – указывается график отпусков.