СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕПАРТАМЕНТЕ ДОРОЖНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И БЛАГОУСТРОЙСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА

Для специальности и направления подготовки "ГМУ" ...

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ ДЕПАРТАМЕНТА ДОРОЖНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И БЛАГОУСТРОЙСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕПАРТАМЕНТЕ ДОРОЖНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И БЛАГОУСТРОЙСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время активными темпами идёт информатизация всех сфер деятельности общества. Информация является не только полноценным ресурсом, но и доминирующим в информационном обществе.
В сфере документации основным видом документа становится электронный документ. При этом количество документов постоянно возрастает. Управление документами становится одним из важнейших факторов конкурентоспособности предприятия.
Поэтому сегодня большое значение уделяется автоматизации документооборота, которая увеличивает производительность труда работников, занятых в сфере управления, позволяет быстро и оперативно находить необходимые документы, контролировать процесс их исполнения.
Надо отметить, что автоматизация документооборота в организациях имеет два уровня или два этапа.
На первом этап е автоматизация документооборота ограничивается ис-пользованием персонального компьютера. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также в организации рациональной и оперативной работы с ними.
На втором этапе документооборот автоматизируется в рамках автоматизированных систем. Они позволяют всем пользователям локальной сети децентрализовано осуществлять основные процессы документооборота. При этом такой процесс, как регистрация документов, производится децентрализовано. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения.
Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование об исполнении, а также предварительный контроль сроков исполнения.
В рамках муниципальных учреждений одним из важных составляющих документооборота является регистрация входящей, исходящей и внутренней документации в регистрационных карточках.
При использовании традиционных технологий сложность заключается не только в самом процессе документирования, сколько в процессе создания справочно-поисковой системы, позволяющей оперативно находить нужную информацию.
Создание такой справочно-поисковой системы можно осуществить на автоматизированном рабочем месте специалиста общего отдела муниципального учреждения. Этим не ограничиваются возможности использования современных технологий в совершенствовании документооборота в муниципальных учреждениях. Но создание автоматизированного рабочего места специалиста, позволяющего концентрировать всю информацию о входящей, исходящей и внутренней документации, является актуальным.
Практическая значимость данной работы очевидна, поскольку во всех организациях осуществляется документооборот, который в скором времени полностью станет автоматизированным.
Актуальность темы исследования обуславливается важностью примене-ния информационных технологий для повышения эффективности документо-оборота в муниципальных учреждениях и организациях, основанных на вне-дрении систем автоматизированного документооборота.
Тема информатизации документооборота достаточно разработана как в зарубежной, так и отечественной литературе. Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются: Кузнецова Т.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В.Э. и другие.
В книгах Кузнецова С.Л. приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем документооборота, даются основные реко-мендации по выбору электронной информационной системы.
Вопросы организации современного документооборота рассматриваются в работах таких авторов, как: Басаков М.И., Галахова В.В. и др.
Проблемам электронного документооборота посвящены статьи Колесова А.В.
Проблемы правового регулирование документооборота анализируются в статьях Акопянца А. Он приводит детальные характеристики федеральных нормативных актов.
В статьях Баласаняна В.Э., Пашкова Д.В. рассматриваются сравнительные характеристики электронных систем документооборота.
Рекомендации по выбору системы автоматизации даётся в статьях Гореткиной Е., Ермолаевой Н. Они рассматривают основные функции, которые должны обеспечивать системы электронного документооборота, приводят необходимые требования к программному обеспечению.
Достаточно много работ по системам управления базами данных и ин-формационных технологиях у таких авторов, как: Коноплёва И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В.
Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий использование информационных технологий в документообороте – Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
Закон регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения в защите информации прав субъектов, участвующих в информатизации и информационных процессах.
При разработке систем автоматизированного документооборота наряду с российскими стандартами можно использовать и международные стандарты.
Объект исследования – Департамент дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
Предмет исследования – применение электронного документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
Цель дипломной работы – исследовать организацию системы документооборота в Департаменте дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска и внести предложения для ее совершенствования.
Исходя из цели, поставлены задачи:
• Изучить основные принципы организации документооборота;
• Выявить наиболее популярные системы информационных технологий используемые в документообороте;
• Проанализировать организацию документооборота в управлении документацией в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска и внести предложения по совершенствованию документооборота.
Для решения поставленных задач используются следующие методы: аналитический, логический, системный.
Дипломная работа содержит следующие главы:
1. Организация документооборота. В первой главе рассматриваются принципы организация входящей, исходящей и внутренней документации, обзор систем информационных технологий в области управления документооборотом.
2. Во второй главе – рассмотрены общие характеристики организации документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
3. Третья глава посвящена анализу организации документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска, выявлены сложности в организации существующего документооборота, даны предложения по совершенствованию управления документооборота в организации.

В рассмотренных моделях документооборота распорядительных документов, издаваемых коллегиально и единолично руководителем организации, выделены основные, узловые этапы движения этих документов. Описать эту процедуру более детально можно лишь ориентируясь на конкретную организацию (учреждение, предприятие). Эта задача должна решаться службой ДОУ организации.
Таким образом, движение внутренних документов организуется так же, как и движение поступающих и отправляемых документов: в виде документопотоков, то есть массивов документов, имеющих общий источник (пункт отправки) и общий приемник (пункт получения). Для каждого документопотока характерен свой маршрут.
При организации движения внутренних документов необходимо учитывать следующие факторы:
способ принятия решения и, соответственно, издания документа;
содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.
1.3. Обзор систем информационных технологий
в области управления документооборотом
Автоматизация документооборота подразумевает любые информационные технологии, связанные с обработкой документов.[14, c.97]
Современный рынок предлагает множество автоматизированных программ в области управления документооборотом, наиболее популярными из них являются, системы: Lotus Notes, DOCS Open, Excalibur EFS.
Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.[16, c.563-571]
Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.
Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Основными системы Lotus Notes являются:
1.Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации;
2.Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы, сканированные изображения и структурированные реляционные системы;
3.Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп;
4.Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.
5.Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;
6.Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API;
7.Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей;
8.Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.
Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix. [17, c.113]
Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.
Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.
База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.
Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.
Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.
Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.[42, c.17]
Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.
Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.
Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:
Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов.
Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.
Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов.
Документы редактируются непосредственно по месту хранения.
Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.
Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.
DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.
Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.[42, c.23]
При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.
Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.
DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.
Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.
Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Системой управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). [17, c.113-117]
Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.
Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
•нечеткий поиск по названиям документов;
•ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;
•прямой доступ к файлам по пиктограммам;
•запросы в стиле обычной базы данных;
•поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
•логический поиск по всему тексту.
Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.
К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.[22, c.321-324]
Таким образом, современные автоматизированные программами в области управления документооборотом разнообразны, каждая из них решает определенный круг вопросов, имеет свои достоинства и недостатки.
Глава 2. Организация документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска
2.1. Общая характеристика Департамента дорожной деятельности
и благоустройства Администрации города Омска
Департамент дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска (далее - департамент) является структурным подразделением Администрации города Омска. Деятельность департамента регулирует первый заместитель Мэра города Омска в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации города Омска.[49]
Департамент руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, законами Омской области, муниципальными правовыми актами города Омска.
Рисунок 1
Структура Департамента дорожной деятельности и благоустройства
Администрации города Омска
Департамент наделяется правами юридического лица в соответствии с настоящим Положением, имеет самостоятельную смету расходов и самостоятельный баланс, лицевые счета, открытые в органах Федерального казначейства, лицевые счета, открытые в финансовом органе, исполняющем бюджет города Омска, и иные счета, открываемые в порядке, установленном законодательством, печать со своим наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты, может от своего имени выступать истцом, ответчиком, третьим лицом в суде.
Департамент возглавляет директор департамента, он имеет двух заместителей.[7]
Департамент состоит из отделов, они подчинены и подотчетны директору департамента.
2.2. Общая характеристика документооборота в Департаменте дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска
В целях обеспечения единого документационного пространства Администрации, в СЭД Администрация рассматривается как объединение равноправных Структурных подразделений в рамках одной системной организации – Администрации города Омска (Приложение 4).[9]
В общем отделе Департамента с документами на бумажном носителе и в системе электронного документооборота работает непосредственно два человека, один специалист по работе с обращениями граждан, второй – по работе со служебной корреспонденцией и распорядительными документами, данные специалисты осуществляют полную обработку документа от регистрации до списания в дело.
Специалистами Департамента ведётся тесная работа с другими структурными подразделениями по работе с документами, направляются запросы, если решение не входит в компетенцию подразделения, информация по их исполнению приходит своевременно, что позволяет исполнить документ в срок, а при необходимости и выехать на обследование.
Таблица №1
Документооборот Департамента в 2011 году
Общий документооборот
12100 документов
Служебная корреспонденция
8600 документов
Обращения граждан
3500 документов
Взаимодействие между структурными подразделениями построено на принципах внутреннего документооборота, что подразумевает однократную регистрацию документа по месту его создания, получения, отправки. Служебная документация Администрации делится на следующие категории:
переписка со сторонним организациями (БД «Входящие», БД «Исходящие»);
переписка между структурными подразделениями Администрации, (БД «Внутренние», вид документа «Письмо»);
переписка внутри структурного подразделения (БД «Внутренние», вид документа «Служебная записка»).
Движение документов в структурных подразделениях Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Администрации.
СЭД позволяет выполнять следующие функции:
прием и учет поступивших документов;
подготовку и согласование проектов документов;
учет и регистрацию отправляемых документов, проверку правильности их оформления и передачу на отправку;
передачу документов Руководителям структурных подразделений вместе с выданными Мэром и заместителями Мэра резолюциями;
выдачу поручений Руководителями структурных подразделений;
формирование отчетов об исполнении поручений и резолюций;
централизованный контроль сроков исполнения поручений Мэра, заместителей Мэра и Руководителей структурных подразделений;
контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях;
справочно-информационная работу по вопросам прохождения и исполнения документов;
формирование для Руководителей и сотрудников структурных подразделений индивидуальных системных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях;
подготовку для Мэра, заместителей Мэра, Руководителей структурных подразделений сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
контроль над своевременным списанием в дело исполненных документов;
ознакомление сотрудников Администрации с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;
коллективную работу с документами (совместная подготовка).
В СЭД организованы пользовательские группы, наделенные следующими функциональными обязанностями: [9]
Пользовательская группа «Руководитель», в которую входят Мэр и заместители Мэра, руководители структурных подразделений:
ознакомление с корреспонденцией, поступившей на имя Руководителя;
ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подготовленных Советником Руководителя;
создание отчетов об исполнении поручений вышестоящего руководства;
подписание и согласование документов в СЭДД;
контроль исполнения резолюций и поручений.
Пользовательская группа «Помощник», советники (заместители) должностных лиц, входящих в пользовательскую группу «Руководитель»:
получение уведомлений в СЭДД на имя Руководителя;
рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя Руководителя;
подготовка проектов резолюций к поступившей корреспонденции и отправка на утверждение Руководителю;
контроль исполнения резолюций и поручений;
формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на имя Руководителя.
Пользовательская группа «Руководитель подразделения», в которую входят Руководители подразделений (управлений, отделов, секторов) структурного подразделения Администрации: [9]
ознакомление с корреспонденцией, поступившей по резолюции на имя Руководителя подразделения;
ввод резолюций и поручений;
согласование документов;
контроль исполнения резолюций и поручений;
создание отчетов об исполнении поручений вышестоящего руководства.
Пользовательская группа «Делопроизводитель», в которую входят сотрудники, регистрирующие служебную корреспонденцию:
регистрация входящих документов, поступивших на имя Руководителя от сторонних организаций;
регистрация исходящих документов за подписью Руководителя;
регистрация внутренних документов за подписью Руководителя;
контроль сроков исполнения документов.
Пользовательская группа «Делопроизводитель ОГ», в которую входят сотрудники, регистрирующие обращения граждан:
регистрация обращений граждан, поступивших на имя Руководителя;
контроль исполнения обращений граждан;
формирование отчетов о ходе исполнения обращений граждан.
Пользовательская группа «Делопроизводитель ПА», в которую входят сотрудники, регистрирующие распорядительные документы:
техническая доработка правовых актов;
регистрация правовых актов;
отбор и подготовка правовых актов для передачи ИСС, «Консультант Плюс», «Гарант», АСДГ;
формирование отчетов и сводок по правовым актам;
подготовка повестки дня заседаний коллегии.
Пользовательская группа «Делопроизводитель контроля ПА», в которую входят сотрудники, контролирующие исполнение правовых актов.
постановка на контроль правовых актов;
фиксация поручений по правовым актам Администрации;
контроль исполнения поручений по правовым актам;
контроль исполнения правовых актов;
формирование сводок и отчетов по исполнению правовых актов и поручений по ним.
Пользовательская группа «Исполнитель», в которую входит каждый пользователь СЭД:
ознакомление с направленной данному Исполнителю корреспонденцией;
исполнение направленных поручений и резолюций;
передача проектов документов на согласование и подписание;
доработка документов в соответствии с замечаниями.
Для идентификации пользователей в СЭД используется механизм личного идентификационного файла (id-файла) пользователя. Вход пользователя в СЭД осуществляется посредством проверки конфигурационных настроек СЭД, id-файла и введенного пароля пользователя. [9]
СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам.
Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении:
Мэр, заместители Мэра, Руководители структурных подразделений Администрации, получающие или подписывающие документ;
Мэр, заместители Мэра, Руководители структурных подразделений Администрации - авторы резолюций;
Исполнители резолюций по документу;
Исполнители, подготовившие текст документа (авторы документов);
Мэр, заместители Мэра, Руководители структурных подразделений Администрации, согласующие документ (только на этапе согласования, доступ предоставляется к содержательной части документа);
Руководители подразделений и Исполнители, которым документ направлен на ознакомление (только на этапе ознакомления к содержательной части документа);
сотрудники, задействованные в подготовке и исполнении документа;
Аппарат Мэра, советники, делопроизводители структурных подразделений Администрации, работающие в СЭД от имени Руководителей высшего звена и Руководителей структурных подразделений и осуществляющие контроль исполнения поручений;
администраторы СЭД.
Порядок доступа к базам данных СЭД устанавливает администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями пользователей.
Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в СЭД, используется механизм встроенной электронной цифровой подписи (ЭЦП) IBM Lotus Notes. ЭЦП формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД. [9]