Организация учета документов в службе ДОУ. Текущее хранение документов.

В работе рассмотрены организационные формы работы с документами, регистрационные формы, а также раскрыта тема текущего хранения документов. Рассмотрен пример регистрации документов в конкретной организации. Защита июнь 2014, оценка - отлично. ...

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВВ СЛУЖБЕ ДОУ

1.1 Организационные формы работы с документами

Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.
Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных - их руководством или их коллегиальными органами.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того, чтобы оперативно находить документ, была разработана примерная система хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять документ, но и ответить на вопрос, где и на какой стадии работы он находиться. Также очень важна регистрация документов для организации.
Объектом исследования является документооборот организации.
Предметом исследования стала организация учета и оперативного хранения документов в организации.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость формирование новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный архив. Данные сведения необходимы ведомственному архиву для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контроля над передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и другие.Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.2.2 Требования к формированию делРабота по формированию дел состоит из следующих операций:распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;расположение документов внутри дела в определенной последовательности;оформление обложки дела.Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае – всеми структурными подразделениями организации.Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу. Приложение к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.Документы, помещенные в дело, должны иметь: подписи, дату, индекс, а копии – заверительную надпись, отметку «В дело».Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 2005 год».Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2005 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;подлинники отделять от копий;годовые планы и отчеты от квартальных и месячных, утвержденные документы от их проектов;включать в дело по одному экземпляру каждого документа.Распорядительные документы формируются в определенные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируют в самостоятельные дела.Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, увольнении; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложение.Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируются самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2004 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.Протоколы заседаний совета трудового коллектива, совещаний руководства предприятий и другие группируются по хронологическому и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются, одного и того же вопроса. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемая по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в архиве организации. Первым этапом экспертизы ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертизы ценности документов уже самих документов проводится, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив организации. Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Экспертиза ценности документов в учреждениях может быть проведена силами сторонних компаний, и утверждаться экспертной комиссии (ЭК) внутри организации. Порядок организации работы (ЭК) и их функции определены в «Основных правилах работы архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии (3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер. Задачи ЭК по экспертизе ценности документов: - рассмотрение проектов номенклатуры дел учреждений и его структурных подразделений; - утверждение результатов ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение - рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу и т.д. Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утверждённых архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности ( руководство, контроль, планирование, учёт, отчётность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.). В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные ( 1, 3, 5, 10, 15 и т. д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Для ряда дел по личному составу в перечне указан срок хранения « 75 лет», т.е. предполагается учёт возраста человека, продолжительность хранения такого дела равняется разности 75 лет минус возраст человека. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Если в деле обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нём значительное количество документов временного хранения, дело переформировывается и документы постоянного хранения отделяются от временного. Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истёкшими сроками хранения. Выделяются 4 группы дел: - постоянного хранения;- подлежащие длительному хранению в архиве учреждения (свыше 10 лет); -временного хранения (до 10 лет); -подлежащие уничтожению. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учёт. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению. ГЛАВА 3. УЧЕТ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ИП ГАЛИЕВА3.1 Краткая характеристика ИП ГалиеваИндивидуальный предприниматель Галиева Светлана Петровна начала свою деятельность в 2002 году, с момента получения Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004г. В соответствии с законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».Организация создана без ограничения срока, но может быть реорганизовано или ликвидировано в соответствии с действующим законодательством.Местом нахождения и почтовым адресом общества является: Российская Федерация, 353710,ст. Новодеревянковская,пл. Базарная, 13Организация действует на основе Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004г.Организация создана для удовлетворения потребностей населения в непродовольственных товаров, роста материального благосостояния своих сотрудников, обеспечения занятости населения, увеличения поступлений в местный бюджет и получения прибыли.Организация занимается закупкой и доставкой непродовольственных товаров, а именно канцелярской продукции, и дальнейшей продажей потребителям.Организационная структура ИП Галиева С. П. является довольно простой, в связи с малыми её размерами и относительно небольшим количеством сотрудников. В организации работают 10 человек, а именно директор, бухгалтер, делопроизводитель, администратор, 3 продавца-кассира, 2 охранника, кладовщик.Целью деятельности организации является удовлетворение общественной потребности в товарах народного потребления, товарах, услугах, оказание широкой номенклатуры услуг высокого качества, а также реализация на основе полученной прибыли социальных и экономических интересов трудового коллектива и директора организации.Экономическая деятельность предприятия в современной России осуществляется в условиях рыночной среды, особенности которой определяют механизм функционирования его финансового механизма. Необходимость достижения целей предпринимательства обуславливает потребность в систематизированных знаниях о путях формирования и деятельности хозяйственных структур, методах повышения эффективности производственной и коммерческой деятельности организации.Для нормального функционирования предприятия должны располагать определенными финансовыми ресурсами. Финансовый потенциал предприятия формируется таким образом, чтобы обеспечить рост реализации, доходов, прибыли, других показателей хозяйственной деятельности. Финансовое состояние предприятия характеризуется совокупностью показателей, отражающих процесс формирования и использования финансовых ресурсов (капитала), выполнения обязательств перед государством и партнерами. Оно является критерием оценки финансовой конкурентоспособности предприятия.Для достижения цели организации необходимо решение следующих задач:изучение методик анализа важнейших экономических показателей, рекомендуемых учеными для применения к информации бухгалтерской отчетности организации;определение состава ключевых показателей, определяющих финансовое состояние организации и его изменение в результате хозяйственной деятельности;применение методики анализа показателей финансового состояния и финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия розничной торговли;обобщение результатов анализа и разработка направлений укрепления финансового положения предприятия розничной торговли.Задачей организации являться, занять уверенное положение на рынке, произвести маркетинговую деятельность и выявить нужный сегмент среди потребителей, налаживание устойчивых связей с поставщиками продукции, найти стабильный банк для получения финансирования для дальнейшего роста организации, выход на региональный рынок продаж.