Контроль как функция управления

Четкое представление о такой функции управления, как контроль, его видах, этапах, характеристиках, а также рассмотрены и проанализированы реальные ситуации, связанные с осуществлением контроля.
Защита в 2013 году, Одинцово, оценка "отлично". ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ 4
1.1. Контроль и его функции 4
1.2. Виды контроля 6
1.3. Процесс контроля 9
1.4. Принципы эффективного контроля 11
2. КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ В СОВРЕМЕННОМ МИРЕ 13
2.1. Человеческий фактор в процессе контроля 13
2.2. Проблемы контроля в России. 16
2.3. Характеристики эффективного контроля 20
3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ КОНТРОЛЯ 22
3.1. Ситуационный анализ 22
3.2. Современные направления контроля 32
3.3. Рекомендации по проведению эффективного контроля 34
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37

Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Кроме того, если деятельность менеджеров оценивается по тому, насколько хорошо они укладываются в бюджетные рамки, то запрашивая денег больше, чем нужно, они оставляют себе некоторую лазейку. Такие менеджеры могут совершать ошибки, но в то же время формально их деятельность будет оцениваться достаточно высоко. Аналогично менеджеры могут стараться устанавливать заниженные цели, увеличивая вероятность реального их достижения и получения вознаграждения в период подведения итогов. Проблема, возникающая в этих случаях, состоит в том, что контролеры не знают, сколько и каких ресурсов надо затратить и каких целей организация может достичь на самом деле. Все это может привести к тому, что будут упущены важные возможности для развития организации.2.2. Проблемы контроля в России.Эффективный контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отображать и поддерживать общие приоритеты организации. То, что оценить или измерить тот или иной вид деятельности количественно относительно сложно, ни в коем случае не должно становиться критерием при решении, следует ли вводить этот механизм контроля, если конечно, это оправдано с экономической точки зрения. Абсолютный контроль над незначительными операциями бессмыслен и лишь отвлекает от более важных целей. Но если та или иная деятельность, с точки зрения руководства, имеет стратегическое значение, то контроль над ней обязателен, даже если изменить и оценить её очень трудно. Понятно, что в разных фирмах области первостепенного и строжайшего контроля будут разными, но эффективная система контроля необходима любой организации. На сегодняшний день в России в условиях современных рыночных отношений и построения правового государств актуальной является тема коррупции. И это не удивительно, ведь масштабы этого явления достаточно велики, чтобы наконец с полной серьезностью отнестись к возникшей проблеме. Но эффективная борьба с этим негативным явлением невозможна без достаточно полного и точного знания его сущности, конкретных условий возникновения и последствий. В широком смысле коррупция — это прямое использование должностным лицом прав, связанных с его должностью в целях личного обогащения. В более узком смысле, под коррупцией обычно понимают ситуацию, когда должностное лицо принимает противоправное решение, из которого извлекает выгоду какая-либо другая сторона, а само должностное лицо получает незаконное вознаграждение от этой стороны.Меры по борьбе с коррупцией.Коррупция в России процветает, и будет процветать, коли серьезно разбалансирована вся система управления и утрачен контроль над исполнением принятых решений. Безответственность, расхлябанность стали обычным явлением практически во всех структурах власти. На низком уровне находится исполнительская дисциплина в самом правительстве. Ответы на простейшие обращения по разрабатываемым законам приходится ожидать от правительства по полгода и больше. С таким отношением к делу страну вряд ли можно вывести из кризиса, преодолеть преступность. Коррупция неизбежна, коли ныне действующая Конституция устранила всякий парламентский контроль за исполнительной и судебной властью. В Совете Федерации нет ни одной структуры, которая могла бы рассматривать жалобы и заявления на действия руководителей и судей, а также Генеральной прокуратуры. Не выработана четкая система не только отчетов, но даже предоставления информации о проделанной ими работе. Реальная борьба с коррупцией возможна лишь на основе осуществления комплекса согласованных мер. Эти согласованные, скоординированные меры должны быть направлены, главным образом, на устранение причин и условий возникновения коррупции и, кроме этого, на смягчение ее последствий. Одни из таких наиболее насущных мер — законодательное закрепление и систематизация представлений о коррупции, определение ключевых направлений борьбы с ней, выработка стратегии и тактики противодействия ей и организация профилактической деятельности, внесение соответствующих подсказанных практикой изменений в законодательство. На сегодняшний день выделяют 3 стратегии противодействия коррупции: 1.Общественное осознание опасности коррупции и ее последствий 2.Предупреждение и предотвращение коррупции (Хорошее управление) 3.Верховенство закона и защита прав граждан. В рамках данных стратегий деятельность, причем согласованная деятельность всех 3-х секторов (власти, бизнеса и общественных организаций) осуществляется по следующим направлениям: В рамках первой стратегии — это: 1.Общий анализ ситуации и выработка антикоррупционной стратегии. 2.Антикоррупционное гражданское образование. 3.Построение антикоррупционных коалиций. 4.Свободный доступ к информации и независимые СМИ. В рамках второй стратегии — это: 1.Прозрачная власть, прозрачные процедуры. 2.Общественное участие в процессах предотвращения коррупции. 3.Уменьшение вмешательства государства в дела общества. 4.Кодексы этики для политиков, чиновников, предпринимателей. 5.Снижение административных барьеров для предпринимателей и внедрение конкурсности. В рамках третьей стратегии — это: 1.Сильная и независимая судебная власть. 2.Неукоснительное исполнение законов. 3.Законодательство, не допускающее возможность появления коррупции, и общественная экспертиза. 4. Правовая помощь и защита, внедрение института омбудсмена. От органов власти здесь требуется законодательное обеспечение этих стратегий и направлений, готовность для того, чтобы стать прозрачными перед обществом.Предотвращать и предупреждать коррупцию гораздо эффективнее, чем бороться с ее последствиями. Для предупреждения коррупции необходимы системные, комплексные, согласованные меры по двум главным направлениям: 1. Принимать такие законодательные акты, чтобы возможность возникновения коррупции при их исполнении была бы минимальной. 2. Создавать условия для возникновения общественного участия в процессах предотвращения коррупции, развивать его и повышать его эффективность.При этом оба направления тесно переплетаются, предполагают скоординированные действия всех трех секторов, главным является второй пункт, но для его реализации также необходимо вносить изменения в законодательство. Но при всём этом существуют основы, без которых коррупцию победить невозможно. Первое: при отсутствии независимых средств массовой информации с ней бороться бессмысленно, потому что никакая коррумпированная власть без внешнего общественного контроля не сможет себя переделать. Если вы подавляете независимую прессу и одновременно провозглашаете курс на чистоту своих рядов, вы обманываете избирателей. А обман избирателей — это, по определению, тоже коррупция. Вторая основа — это прозрачность власти. Если власть закрыта, если общество не знает о механизмах принятия решений, а ему сверху вещают о предпринимаемых усилиях по ограничению произвола чиновников — это вранье. И третье непременное условие — это честная политическая конкуренция на выборах. Если власть корежит и уничтожает честную политическую конкуренцию, значит, она опять же подвержена коррупции. В настоящее время следить, как тратятся бюджетные деньги — главная задача Счетной палаты. За 15 лет работы Счетной палаты изначально заложенный Конституцией вектор — финансовый контроль — неизбежно привел к пониманию, что это лишь часть общего, системного понятия. Понятия — "государственный аудит". То есть контроль, независимый от исполнительной власти и конституционно установленный от имени общества, за деятельностью органов этой власти по управлению национальными ресурсами страны — финансовыми, материальными, интеллектуальными. Государственный аудит во главу угла ставит вопрос о соотнесении целей и средств социально-экономических преобразований и уделяет особое внимание анализу "социальной цены" разного рода реформ и стратегий. Отсюда центральной задачей государственного аудита становится осуществление роли особого инструмента оптимизации социально-экономических решений государства в условиях ограниченности общественных ресурсов. Институт государственного аудита в российских условиях — это не только система независимой обратной связи, которая дает государству и обществу объективную информацию о реальном положении дел, но прежде всего инструмент эволюции экономики, в том числе — путем изменения законодательства. Например, правительство объявило войну морским браконьерам. В этой сфере Счетной палатой также выявлено множество криминальных сюжетов. Наши предложения по улучшению контроля и надзора за приемкой, транспортировкой, переработкой и хранением уловов рыбы, подготовленные по итогам проверки эффективности госконтроля и сохранения водных биоресурсов Баренцева и Норвежского морей, легли в основу проекта концепции изменения Федерального закона "О рыболовстве и сохранении водных биологических ресурсов".Внесла Счетная палата свою лепту и в борьбу с незаконной вырубкой леса. Результаты проверки использования лесных ресурсов и соблюдения законодательства при осуществлении оборота древесины в Архангельской области учтены при подготовке постановления правительства "О реализации древесины, которая получена при использовании лесов, расположенных на землях лесного фонда..." На национальном уровне мы также участвуем в процессе создания механизма нового прогнозирования. Его стержень — внедрение программно-целевого метода. Он обеспечивает прямую связь между распределением бюджетных ресурсов и результатами их использования в соответствии с приоритетами государственной политики. В основе лежит принцип управления по результатам. Это предполагает установление не только прямых, но и обратных связей между процессом целеполагания и оценкой достижения этих целей. Вот почему важным компонентом стратегического управления выступает этап мониторинга и государственного аудита деятельности всех систем государственной власти.2.3. Характеристики эффективного контроляВ значительной степени эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходимы разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе. Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми.Основные принципы эффективного контроля:Стратегическая направленность контроля (контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их); Ориентация на результаты (конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией); Соответствие делу (контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.); Своевременность контроля (заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению);Гибкость контроля. (должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям);Простота контроля ( должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее)Экономичность контроля (чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким.)В соответствии с указанными требованиями получила развитие система контроля, которая имеет название «контроллинга». Суть этой системы, как и маркетинга, заключается в умении мыслить с позиции клиента. Контроллинг как целостная система ориентирован на выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутреннего, которые связаны с достижением стратегической цели.3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ КОНТРОЛЯ3.1. Ситуационный анализСИТУАЦИЯ 1«Контроль сотрудников – жесткая необходимость, продиктованная частыми случаями мошенничества в сфере страхового бизнеса…» Когда я начал работать в страховом бизнесе, то был поражен, насколько здесь необходимо «держать руку на пульсе». Официальная статистика подтверждает, что страховые компании несут значительные убытки из-за мошенничества различных сотрудников. Поэтому в нашем бизнесе контроль должен осуществляться регулярно и довольно жестко. Особенно строго контролируются агенты, брокеры, люди, отвечающие за возмещение убытка вследствие страхового случая, работники финансовых отделов. Страховые полисы – это эквивалент денег. Когда агент продает, к примеру, полис добровольного страхования КАСКО на несколько хороших и дорогих машин, у него на руках появляется ощутимая сумма денег: 200-300 тысяч рублей, а то и больше. Естественно, для большинства людей – это очень серьезные суммы, появляется соблазн не сдать или недосдать наличные в кассу компании… У меня в компании «Помощь плюс» были факты мошенничества со страховыми полисами ОСАГО, в связи с этим были уволены несколько сотрудников и возбуждено дело по факту хищения. Жесткая отчетность на всех этапах, введенная в моих компаниях, позволяет избежать повторения подобных ситуаций: сколько взял, сколько сдал – все под роспись. Каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. Все записи и финансовые документы я регулярно просматриваю на предмет соответствия. Если мы видим, что агент взял несколько бланков полисов и они у него «зависли», он их не продает – мы его тормошим. Тоже самое происходит, если мы видим, что достичь цели не удается.Мы пытаемся скорректировать намеченные ориентиры, благодаря чему наша цель становиться более близкой. Конечно, происходят и изменения в организации работы персонала.Условия работы, права и обязанности сотрудников, а также порядок отчетности я четко оговариваю при приеме на работу. Все это, так или иначе, прописано в трудовом договоре. Работу других штатных сотрудников я также стараюсь основательно регулировать. В офисе у нас четкий график, ведется журнал прихода и ухода сотрудников, есть правила нахождения на рабочем месте: исключается использование рабочих компьютеров для личных нужд, ведения личной переписки, просмотра интернет-ресурсов, не имеющих дела к работе. Для сотрудников, не соблюдающих подобные условия, могут быть введены различные санкции – от простого выговора до лишения части зарплаты, премии и т.д. Каждый год организация проводит ряд опросов, связанных с их удовлетворенностью работой, их претензиями и предложениями. Собираются подробные сведения об увольнениях за предыдущий год, их причинах и количестве.Контроль из директорского кресла. У меня стоит специальная программа, и я со своего компьютера иногда смотрю, какими интернет-ресурсами пользуются сотрудники, просматриваю статистику ISQ. На фирме не разрешено пользование «аськой», поэтому я «гоняю» сотрудников, нарушающих мои запреты. Изредка просматриваю корпоративные почтовые ящики тех работников, которые вызывают у меня опасения. Делаю я это не только для того, чтобы следить, как используются ресурсы компании сотрудниками, но и чтобы контролировать информационные потоки. Мне важно знать, что человек не делится нашей бизнес-информацией с конкурентами. В большинстве компьютеров сотрудников среднего звена нет выходов для USB, флоппи-дисков, нет пишущих CD-ROM – это сделано также для информационной безопасности. Но я не считаю это панацеей. Если человек захочет украсть информацию, он ее может скопировать, отправить по free-mail, а в соседнем интернет-кафе перекачать туда, куда ему надо. Отследить на 100% это сложно, но я усложняю жизнь тем, кто захочет навредить компании. Вопросы:Соотнесите используемые процедуры контроля с характеристиками эффективного контроля?Опишите виды контроля в данной ситуации?На сколько эффективен такой вид контроля и почему?Ответ на вопрос №1: Данный контроль является стратегически направленным, т.к. он отражает общие приоритеты организации (каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В связи с тем, что существует риск убытков из-за мошенничества различных сотрудников, контроль осуществляется регулярно и жестко). Он ориентирован на результаты (перед организацией стоят следующие задачи: контроль за правильностью оформления документов и их отчетами, пресечь мошенничество в фирме.), соответствие делу (данный контроль измеряет только самые необходимые аспекты деятельности организации:: опоздания и прогулы, заполнение бланков, отчеты, охрана коммерческой тайны), своевременность (только что полученные результаты проверяются и устраняются все проблемы и ошибки). Однако мне кажется, что этот способ контроля является не простым и не экономичным, т.к.он занимает огромное количество времени и денег (на видеонаблюдение, бланки, проверки и т.д.)Ответ на вопрос №2: Предварительный (осуществляется перед началом работы) – оповещение нанимаемых сотрудников информацией о б условиях работы, о применяемой системе контроля, о порядке отчетности все это также оговаривается в трудовом договоре. Текущий (осуществляется в процессе проведения работы) — каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В офисе у нас четкий график, ведется журнал прихода и ухода сотрудников, есть правила нахождения на рабочем месте: исключается использование рабочих компьютеров для личных нужд, ведения личной переписки, просмотра интернет-ресурсов, не имеющих дела к работе. У меня стоит специальная программа, и я со своего компьютера иногда смотрю, какими интернет-ресурсами пользуются сотрудники, просматриваю статистику ISQ. На фирме не разрешено пользование «аськой», поэтому я «гоняю» сотрудников, нарушающих мои запреты. Изредка просматриваю корпоративные почтовые ящики тех работников, которые вызывают у меня опасения. Итоговый (осуществляется после проведения работ) — Все записи и финансовые документы я регулярно просматриваю на предмет соответствия. Каждый год организация проводит ряд опросов, связанных с их удовлетворенностью работой, их претензиями и предложениями. Собираются подробные сведения об увольнениях за предыдущий год, их причинах и количестве.Ответ на вопрос №3: Мне кажется, что данный контроль является эффективным, хотя и чересчур жестким по отношению к сотрудниками организации. Однако, если учитывать, что при поступлении на работу сотруднику рассказывают о той системе контроля, которая его ждет здесь, можно сделать вывод, что персонал сознательно идет на такую работу. Именно благодаря столь жесткой системе, пресекаются все ошибки, кражи и махинации. СИТУАЦИЯ 2«Для нас контроль – игра в открытую»Сегодня мы нередко слышим о практике тотального контроля со стороны руководства различных предприятий. Причем где-то – полнейший беспредел. Что стоит за контролем – недоверие, мода? Об этом мы беседуем с управляющим директором ООО «Бизнес Фудз», одного из подразделений холдинга «Бизнес Системы», Александром Олейниковым. Мне кажется, что контроль эффективно повышает дисциплину, а в конечном итоге – качество производства. Однако, я считаю, что разумно контролировать всех сотрудников. И если делать это цивилизованно, в рамках правового поля, то это ничуть не оскорбляет их. На нашем предприятии контроль – это игра в открытую и по правилам. Между мной – работодателем – и работником происходит честная коммерческая сделка: он оказывает предприятию определенные услуги, я эти услуги оплачиваю. При этом я оставляю за собой право контролировать качество купленных услуг и использую только те инструменты, которые предусмотрены в рамках закона. В свою очередь, я предоставляю адекватную возможность работнику проверять правильность оплаты его услуг. В чьем-то сознании контроль, наблюдение ассоциируются с понятием тайно, анонимно, что может рождать психологический комплекс. Мы против комплексов. Поэтому мы организуем открытый контроль и даже обучаем наш персонал технологиям контроля, которые применяются на нашем предприятии. Вот некоторые формы контроля на нашем предприятии: Видеоконтроль.