Применение метода мозгового штурма в процессе разработки управленческого решения

Цель курсовой работы – разобраться в механизме разработки управленческого решения с помощью метода мозгового штурма.

Уникальность работы более 60%.
В работе много рисунков, таблиц, есть сноски.
2 приложения. ...

 
Содержание


Введение 3
ГЛАВА 1 МЕТОД МОЗГОВОГО ШТУРМА: ИСТОРИЯ И СУЩНОСТЬ 5
1.1 История происхождения метода мозгового штурма 5
1.2 Методология и принципы проведения мозгового штурма 7
ГЛАВА 2. ПРОЦЕСС РАЗРАБОТКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ МЕТОДОМ МОЗГОВОГО ШТУРМА 11
2.1 Этапы проведения мозгового штурма 11
2.2 Плюсы и минусы метода мозгового штурма 14
ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ МОЗГОВОГО ШТУРМА КАК КОЛЛЕКТИВНОГО МЕТОДА ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ 16
3.1 Проблемы, возникающие во время проведения мозгового штурма 16
3.2 Применение методики мозгового штурма в государственном и муниципальном управлении 20
Заключение 23
Список литературы 25
Приложение А - Схема проведения мозгового штурма 27
Приложение Б - Практический пример использования метода мозгового штурма 28

Принять нужное управленческое решение – вот основная цель любого делового совещания. В настоящее время процесс принятия управленческих решений часто автоматизирован: многие годы компьютеры помогают принимать необходимые решения в компаниях и организациях. Однако основное условие их применения – структурированные ситуации и наличие количественных данных, выполняется далеко не везде. Объясняется это тем, что многие ситуации в организациях складываются неожиданно, к тому же включают психологические переменные, которые сложно поддаются автоматизации. Управленческие решения предполагают учет индивидуальных запросов, восприятий ценностей, целей и опыта персонала.
На помощь менеджерам приходят методы коллективного генерирования идей. О самом распространенном из них и пойдет речь в данной работе . Метод мозгового штурма (или же метод мозговой атаки, англ. brainstorming) позволяет использовать по максимуму креативные способности всех участников совещания, и как следствие - добиться нужного эффекта, решив нестандартную ситуацию на предприятии.

Присутствие начальства сдерживает и ограничивает ход протекания мозгового штурма. Целесообразно время от времени вводить в группу новых людей, новые люди вносят новые взгляды и идеи. Количество участниковСостав группы - 6-12 человек. Оптимальное число 7. Необходимое количество людей в группе зависит от количества в ней активных, уверенных членов: чем их больше – тем общее количество меньше.Место проведения и обстановкаИдеальное место проведения - отдельная аудитория или комната, вдали от постороннего шума.Желательно наличие магнитофона, доски.Стулья нужно расположить в виде букв П, О, круга или полуэллипса, так как при таком расположении контакт участников облегчается.Обстановка должна быть легкая, непринужденная – именно такая атмосфера необходима для рождения творческих незаангажированных идей.Продолжительность и время проведенияПо опыту, наиболее эффективным промежутком времени для проведения штурма является отрезок времени в 40-60 минут.Подходящее время для проведения мозгового штурма – утро (не раннее, желательно после 10 часов) или же время с 14 до 18 часов.Как правило, тема запланированного мозгового штурма раскрывается участникам заранее, за несколько дней до обсуждения. Однако на практике используется и ознакомление с проблемой при проведении штурма. В этом случае можно получить очень неожиданные, часто гениальные идеи.Еще раз подчеркнем основные моменты метода мозгового штурма, выразив это в следующих правилах:Запрещается всякая критика идей, высказываемых во время проведения мозгового штурма (любая, даже самая малая, оценка высказанной идеи может повлиять на весь процесс проведения мозгового штурма).Свободный полет мыслей и поощрение самых «безумных» идей.Выдвижение как можно большего количества идей (самым успешным мозговым штурмом является тот, при проведении которого за 20 минут предлагается более 200 идей).Обязательная фиксация всех идей.Инкубация идей (инкубационный период позволяет человеку оправиться от усталости, связанной с решением проблемы; перерыв в трудной проблеме позволяет также забыть несоответствующие подходы к ней).ГЛАВА 2. Процесс разработки управленческого решения методом мозгового штурма2.1 Этапы проведения мозгового штурмаПроведение мозгового штурма проходит в два этапа (рисунок 2): этап генерации идей (или «фаза мечтателя»);этап оценки идей (или «фаза реалиста»).Иногда отдельно выделяют и предварительную часть проведения мозгового штурма - подготовительный этап, который состоит в подготовке и организации процесса мозгового штурма. На этом этапе большая ответственность лежит на ведущем мероприятия (координаторе). Координатор планируемого штурма должен принимать решение о целесообразности применения метода для решения конкретной задачи, проводить отбор участников (учитывая условия, перечисленные в первой главе работы), обучать участников необходимым приемам работы и ознакомить с процессом проведения штурма, обеспечить деятельность участников во время этапов генерации и анализа идей, проводить анализ итогов штурма, использовать их для саморазвития.Как уже говорилось, подготовка к проведению лежит на ведущем. Сюда включается и выбор аудитории, и обеспечение необходимых канцтоваров, доски, магнитофона. Очень важным является умение ведущего поддерживать легкую, доброжелательную атмосферу.На этапе генерализации идей важно помнить утверждение Осборна «Количество идей переходит в качество. В каждой идее есть рациональное зерно».Рисунок 2 – Этапы и последовательность проведения мозгового штурмаНа первом этапе высказываются все идеи без доказательств и объяснений. Излагаются мысли кратко, в нескольких словах. Тем не менее, ведущий и группа должны понять суть предложения. Если это не так, ведущий помогает автору сформулировать идею под запись. Наложено табу на реплики: «Это глупо», «Ерунда», «Это невозможно», «Это безрезультатно», поскольку критика запрещается абсолютно, даже ироничных взглядов, жестов и скептических усмешек быть не должно. Иначе у генераторов может пропасть всякая охота генерировать. Самый интересный момент во время проведения штурма — наступление пика, когда идеи начинают просто фонтанировать. Появляются все новые и новые идеи - происходит непроизвольная генерация гипотез участниками.После завершения активной фазы генерации участники штурма начинают коллективно редактировать список наработанных идей. Здесь уже возможно полукритичное отношение к ним, а также расширение списка новыми идеями, которые возникли в процессе редактирования. В итоге после проведения первого этапа, генерации, остается начерно отредактированный список идей, зафиксированных кратко и торопливо. Именно из них предстоит извлечь самую эффективную рабочую идею, которая в итоге решит поставленную проблему.На втором этапе, «этапе оценки идей», важнейшим есть правило – «внимание к каждой идее». Критика уже не запрещается, но она должна быть конструктивной. На этом этапе, если позволяет время, лучше не спешить, а постараться найти суть в каждом предложении. Во время анализа идей, аналитическая группа сразу старается отбросить банальные либо неплодотворные идеи. Идеи, с которыми можно работать, помечаются знаками. Например:++ интересная, оригинальная идея;+ неплохая идея;- не найден конструктив;В данном случае третья группа, тоже «отсеивается». Считается, что лишь 10-15 % идей можно назвать приемлемыми, применимыми к решению проблемы. Нередко из сложившихся методом мозгового штурма идей, вытекают оригинальные эффективные решения.Роль координатора в поиске решения чрезвычайно важна. Он должен следить за проведениям анализа, и не допустить компромиссов между экспертами. Также координатор предотвращает ситуации, когда группа оказывает давление на своих членов, вынуждая отдельных специалистов соглашаться с большинством, даже если каждый из них понимает, что такая точка зрения ошибочна.2.2 Плюсы и минусы метода мозгового штурмаМозговому штурму, также как и многим другим коллективным методам принятия решений, свойственны определенные достоинства и недостатки. Рассмотрим их в следующей таблице 2.1. Таблица 2.1Достоинства и недостатки метода мозгового штурмаДостоинства (+++)Недостатки (- - -)Оперативность, простота и доступность метода широким слоям населения.Не подходит для решения сложных задач и проблем. Например, такой: "Свободен ли солдат от этических норм?" Это дискуссионный вопрос, ведь солдат принял присягу выполнять любые приказы. А если приказ безнравственный? Не требуется специальное предварительное обучение участников (кроме ведущего).Не имеет критериев оценки силы решений.Во время разработки решений методом мозгового штурма срабатывает системный эффект – усилия многих складываются вместе, что дает возможность развивать и дорабатывать идеи друг друга («одна голова хорошо, а две лучше»).Отсутствует определенный алгоритм движения к самому сильному решению.Применятся во многих областях науки, образования, экономики, медицины и т.д. Процессом решения надо искусно управлять, чтоб он шел по направлению к сильному решению. То есть роль ведущего мозгового штурма очень велика, и 50% успеха – это заслуга ведущего.Учит не бояться высказывать свою точку зрения, снять страх публики.Затруднения при определении авторства хороших идей.Активно используется для развития мозговой деятельности у школьников, студентов, сотрудников предприятий.Сложность в создании необходимой легкой атмосферы, особенно если в штурме принимают участие сотрудники с совсем разными должностными полномочиями.Учит уважать мнение каждого.Учит позитивной критике.Не требует особой подготовки организаторам (ведущему либо координатору).То есть, мозговой штурм - это простой метод, который легко понять и легко применять на деловом совещании. Для его проведения не требуется сложное оборудование, техника, много времени и специально организованная пространственная среда. Однако и он имеет свои недостатки.  Глава 3. Практическое применение мозгового штурма как коллективного метода принятия управленческого решения3.1 Проблемы, возникающие во время проведения мозгового штурмаВ данном пункте работы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при проведении мозгового штурма в процессе разработки управленческого решения.Первая серьезнейшая ошибка - отсутствие четкой цели. Основная задача мозгового штурма — получить как можно больше хороших, неординарных идей решения определенной проблемы. Поэтому самый лучший вариант – это представить проблему четким вопросом. Например, вопрос «как улучшить работу нашего цеха?» звучит заметно неопределенней, чем вопрос «как повысить производительность нашего цеха по сравнению с нашими коллегами в соседних цехах?». Однако не стоит вводить много ограничений в формулировку проблемы, чтобы с самого начала не отбросить необычные решения проблемы. Вторая ошибка - предложения критикуются. Об этом уже шла речь в первой и во второй частях данной работы. Однако это правило не всегда соблюдается. Поэтому повторим, что координатор обсуждения должен пресекать любые попытки критики, дабы не ограничивать творческий полет мыслей участников мозгового штурма.Третья ошибка – координатор удовлетворен несколькими идеями. Нельзя довольствоваться парой хороших идей и останавливать процесс штурма, поскольку особенностью данного метода является то, что тут количество идей переходит в их качество. И в каждой, даже самой безумной идее, нужно попытаться найти рациональное зерно.Четвертая ошибка - проведение мозгового штурма не приводит к практической реализации идеи. Важно, чтобы участники процесса увидели практический результат, иначе они разочаруются в происходящем. Поэтому нельзя закончить сессию, дав обещание когда-нибудь воплотить их идеи в реальность. Можно, допустим, распределить все предложения на 3 группы: перспективные, интересные и отклоненные. Если среди перспективных идей есть выдающиеся, то следует сразу дать управленческое решение их исполнить. Существует ряд сложностей на каждом этапе проведения мозгового штурма. Во время подготовки и продумывания мозгового штурма также нужно исключить некоторые сложности (таблица 3.1).Таблица 3.1Сложности проведения мозгового штурма на этапе подготовкиСложностьВариант решенияОтсутствие необходимого количества людей для проведения коллективного мозгового штурма.Проводить индивидуальный мозговой штурм.Невозможность сфокусироваться на проблеме и расслабиться, так как в выбранной группе присутствуют авторитетные люди, или же начальство.Включать в группу людей с минимальной разницей в служебном положении. Исключать наличие в группах руководства, или же проводить для него отдельные мозговые штурмы.Во время мозгового штурма повышается энергетика голоса. Участники начинают говорить очень громко. Эта проблема особенно актуальна, если в группе более 8 человек.Найти просторное и отделенное от других помещение, где можно громко говорить. Координатор группы должен следить, чтобы обсуждение не превращалось в «базар».На этапе генерации идей также могут возникнуть серьезные сложности. Варианты их решения продемонстрированы в следующей таблице 3.2.Таблица 3.2Возможные сложности на этапе генерации идей и способы их решенияСложностьВариант решенияМалое количество идей или же полное их отсутствие. Такое случается, если задача слишком глобальна, участники не ориентируются в вопросе или же у них мозговая блокада.Большую задачу в таком случае необходимо разбить на много маленьких, и решить каждую поочередно.Не лишним будет сделать разминку, отвлечься, походить.Участники вялые, безынициативные.Предложить поиграть в развлекательную игру. Например, «Как еще можно использовать пластиковую бутылку». Берётся любой простой предмет, например, пластиковая бутылка, стержень от ручки, книга, очки и т.п. Далее задача за 5 минут придумать как можно больше вариантов применения данного предмета (пусть даже самых абсурдных и нереалистичных). Обязательно вручить приз за большее количество придуманных вариантов. Далее переходить к основной теме мозгового штурма.Идей очень много, как все успеть записать?Записывает координатор, используя технику ментальных карт, что подарит еще больше творческих идей и поможет сконцентрироваться на задаче.Последний, заключительный этап обработки идей наиболее сложный. Здесь важно найти реальные хорошие идеи. Перед тем как начать выбор нужной идеи необходимо удалить повторяющиеся, не относящиеся к теме или проблеме. После этого приступить к анализу оставшихся идей (таблица 3.3.)Таблица 3.3Возможные сложности на этапе выбора подходящей идеи и способы их решенияСложностиВарианты решенияСпоры по расстановке приоритетов и отсеиванию нереалистичных идей.Сделать перерыв несколько минут перед началом выбора идеи. Координатор предлагает критерии оценки идей (бюджет, сроки исполнения, и т.п.). Расставляется приоритетность  критериев, и в соответствии с ними отбираются хорошие идеи.На этапе проработки деталей – идея становиться нереалистичной.Проработать слабые места идеи. Если это не делает ее реалистичной - взять следующую идею.Возникает дилемма - две идеи. Участники не знают, какую выбрать.Сгенерировать 3-ю идею, которая будет иметь сильные стороны первых двух идей. Существуют и иные проблемы проведения мозговой атаки, однако их преодоление связано соблюдением основных правил организации.3.