Жизненный цикл управленческих документов

Документационное обеспечение управленческой деятельности орга-низации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рацио-нальной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Все документы любой организации представляют собой единый документопоток. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам. Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий. Все документы, за некоторым исключением, проходят через основные этапы жизненного цикла.

Жизненный цикл документа - его существование от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Стадии жизненного цикла управленческого документа в зависимости от его вида, а также базовые операции, производимые с управленческими документами на различных стадиях, будут рассмотрены в работе. Кроме того, будут освещены технологии работы с документами в свете современного состояния ДОУ.

1.1 Этапы жизненного цикла документов, их связь с базовыми операциями, производимых с управленческими документами

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа.

В свою очередь все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу организации или предприятия. Нормативное определение этому процессу «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки .

...

1.2 Базовых операций, производимых с управленческими документами разного вида

Порядок составления и согласования, печати и подписания внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции.

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

...

1.3 Предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла

Теперь рассмотрим предметные действия, производимые с правленческими документами на различных этапах их жизненного цикла. На этапе приема и обработка входящих документов при поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер).

...

2 Технология работы с документами

Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональный, документооборот.

При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда: движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты; документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним; документ должен быть в структурном подразделении или у испол¬нителя однократно. Операции над документом, если это возможно, должны выполнять ся параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которо¬го принимают участие несколько исполнителей, и одновременная пе¬редача копий всем исполнителям и др. Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу .

...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа.

...