Совершенствование системы управления персоналом в органах местного самоуправления на примере администрации

В работе использованы 3 таблицы, 19 рисунков и 7 приложения, список использованной литературы содержит 25 источников. Общий объем дипломной работы составляет 85 страниц.
Структура работы состоит из введения, трех глав, девяти параграфов, заключения, списка использованной литературы и приложений.
...

Введение
1. Система управления персоналом организации
1.1. Концепция управления персоналом
1.2 Организационное проектирование системы управления персоналом
1.3. Цели и функции системы управления персоналом
1.4. Организационная структура системы управления персоналом
2. Анализ управления персоналом в органе местного самоуправления, на примере администрации
2.1. Анализ состояния кадров администрации
2.2. Анализ работы по управлению персоналом в администрации
2.3. Изучение мотивации персонала в администрации
3. Совершенствование системы управления персоналом в администрации
3.1. Формирование мероприятий по совершенствованию кадрового состава администрации
3.2. Пути решения проблемы «старения кадров»
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

На современном этапе развития общества в условиях все ускоряющегося технического прогресса и усиливающейся конкуренции особое место отводится управлению персоналом. «Политика постоянных перемен», ставшая основой развития многих процветающих организаций в качестве отправной точки, предполагает эффективную систему управления персоналом. В связи с этим актуальным является совершенствование системы управления персоналом в организациях, в частности в данной работе в органе местного самоуправления.

.Рисунок 11. Схема оргструктуры системы управления персоналом при продуктовой оргструктуре организацииСледует отметить, что само наличие централизованной службы персонала определяется степенью юридической и административной самостоятельности продуктовых дивизионов.В крупных организациях может наблюдаться дальнейшее структурирование внутренних подразделений системы управления персоналом. Наиболее характерным примером является выделение промежуточных подразделений в отделах обучения персонала. (Рис. 12)Рисунок 12. Структура отдела обучения персоналаОпределение состава функций подсистем оргструктуры системы управления персоналом производится на основании структуризации целей, а также формулировки критериев достижения целей и определения формы представления результатов достижения целей. По сути дела, на данном этапе построения оргструктуры для каждой подсистемы следует ответить на вопросы:что нужно делать для реализации целей?каким образом представить результаты деятельности для их дальнейшего использования?Примерный состав функций подсистем системы управления персоналом приведен в приложении 2.Важным этапом в процессе построения оргструктуры является формирование связей между ее подсистемами. При этом должны четко фиксироваться: вид связи, ее содержание, периодичность, материальные носители. Можно выделить четыре вида структурной связи: линейное (непосредственное административное) подчинение; функциональное руководство (методическое обеспечение, консультирование смежного подразделения); соисполнительство (совместное выполнение работ); функциональное обслуживание (подготовка информации или иная работа смежного подразделения по обеспечению процесса принятия решения).Этап определения прав и ответственности в процессе реализации целей тесно связан с предыдущим этапом. Здесь первая по важности задача состоит в том, чтобы составить четкий баланс соотношения прав и ответственности, как для каждого руководителя любого уровня, так и для каждого специалиста, который наделяется в процессе выполнения функций определенной ответственностью за достижение результатов. При этом, как показывает мировая практика управления, следует шире использовать принцип, который можно назвать рациональным делегированием полномочий. Реализация этого принципа на верхнем уровне управления может состоять, как было показано ранее, в формировании оргструктуры по продукту. В общем случае для реализации данного принципа необходимо всю процедуру решения какой-либо задачи разбить на несколько частей таким образом, чтобы результат каждого частного решения являлся промежуточным результатом решения общей задачи. За промежуточный результат несет ответственность кто-либо из исполнителей.Наглядно баланс прав и ответственности можно представить в матрице их соотношения, по строкам которой указываются функции, по столбцам - все исполнители по данным функциям, а пересечение строк и столбцов содержит две части: ответственность (полная или по какому-либо промежуточному результату) за выполнение функции и права, необходимые исполнителю для реализации ответственности, указанной в этом же пересечении строк и столбцов матрицы. При этом очень важно соблюсти следующее правило: для каждого исполнителя его права должны быть связаны с ответственностью того исполнителя, который обеспечивает реализацию этих прав. Составленная таким образом матрица служит основой разработки должностных инструкций.На следующем этапе построения оргструктуры определяется трудоемкость каждой функции с учетом требуемой квалификации при ее выполнении и на этой основе рассчитывается численность подразделений. После проведенного расчета формируется окончательная конфигурация оргструктуры, в которой могут предусматриваться дополнительные уровни. Это связано с необходимостью учета норм управляемости для руководителей и специализацией их заместителей по конкретным направлениям деятельности.Роль и организационный статус службы управления персоналом на западных фирмах во многом определяются уровнем организационного и финансового состояния, возможностями потенциального развития организации, а также позицией ее руководства по отношению к кадровой службе. При этом организационная форма оказывает меньшее воздействие на статус системы управления персоналом, чем остальные перечисленные выше факторы. Это замечание справедливо и для отечественных организаций. Однако организационная форма влияет на особенности построения системы управления персоналом.В данном случае под организационной формой понимается сочетание двух важных понятий:организационно-правовой формы организации;параметров организационной структуры (тип структуры, мощность отдельных подразделений, особенности конфигурации структуры и т.п.).2. Анализ управления персоналом в органе местного самоуправления, на примере администрации городского поселения «Поселок Беркакит» Нерюнгринского района РС (Я)2.1. Анализ состояния кадров администрацииВ условиях возрастания роли органов местного самоуправления в решении проблем, с которыми сталкиваются жители муниципального образования, Администрация остро нуждается в инициативных и квалифицированных сотрудниках, владеющих современными управленческими технологиями, способных самостоятельно ставить задачи, находить новые ресурсы муниципального развития, сотрудничать с широкими слоями жителей поселка, находить эффективные управленческие решения, оценивать реальные последствия их осуществления.Кадровая политика Администрации строится в соответствии с приоритетными позициями стратегического управления, которые требуют:приоритета работы с базовыми, системообразующими процессами и проблемами перед решениями текущих задач;необходимости обращения к нетрадиционным ресурсам управления;необходимости жесткой взаимоувязки отдельных управленческих решений в рамках единой системы управленческой деятельности;построения отдельных действий с точной фиксацией их хронотопа и предполагаемых результатов.В соответствии с этим, основные ориентиры кадровой политики Администрации связаны с:приоритетом собственно управленческих проблем, выходом за пределы отраслей муниципального хозяйства и подходом к поселку как к целому, постановкой задач, связанных с жизнедеятельностью не отдельных отраслей, но поселка в целом, построением кооперативных отношений между работами, связанными с разными отраслями, обеспечивающими жизнедеятельность поселка;ориентацией на развитие, формирование и освоение новых профессиональных подходов и технологий, прояснением целей, стратегий и задач работы, технологизация управленческой деятельности;ориентацией на изменения, освоение новых направлений деятельности, поиск нестандартных решений и новых ресурсов управления и развития;привязкой кадровой политики к конкретным задачам, решаемым Администрацией, согласованием всех шагов по развитию персонала со стратегией деятельности Администрации в целом: каждая акция, связанная с повышением квалификации, сменой должностной позиции, принятием на работу. должна работать на реализацию общей стратегии Администрации;программированием работы, постановкой отдельных задач в связке с построением работы в целом, анализом результатов и последствий выполнения задач;расширением участия жителей в муниципальном управлении, освоением инструментов и технологий профессиональной работы, способных обеспечить это участие, повышением открытости и прозрачности деятельности муниципального управления для граждан.Ситуация организации управления персоналом Администрации городского поселения «Поселок Беркакит» сегодня определяется тремя основными группами факторов:отсутствием подготовленных специалистов по управлению персоналом в органе муниципального управления;неотчетливостью самой постановки вопроса об управлении персоналом как специализированной области деятельности;необходимостью вовлекать в процесс муниципального управления широкие слои населения муниципального образования.Эти факторы делают осмысленным распределение управления персоналом по двум ступеням, на которых может осуществляться эта работа:За специализированным подразделением (например, Управлением Делами и его кадровой службой) закрепляются общие функции – от ведения кадровой документации до специализированного взаимодействия с внешними организациями, способными помочь в работе с персоналом, например, консультационными и учебными организациями, которые могут привлекаться к решению конкретных вопросов. Кроме того, в задачу этого подразделения должно входить консультационно-методическая поддержка других подразделений Администрации в области управления персоналом, а также обеспечение взаимодействия между этими подразделениями, связанного с задачами управления персоналом (например, перемещения сотрудников между разными подразделениями для их обучения и развития).За основными подразделениями Администрации закрепляются задачи организации управления персоналом, связанного с их основной деятельностью.Поскольку организация работы с персоналом – одна из ключевых задач, решение которых определяет развитие управленческих систем, работа с кадрами Администрации оказывается одним из важнейших ресурсов, определяющих ее деятельность и, соответственно, возможность поселкового развития.Анализ состояния кадров в Администрации включает в себя расчет текучести кадров, оценку по демографическим характеристикам (пол, возраст), по уровню образования работников. Таким образом, представляется образ, показывающий наличие кадров по их количеству и дающий характеристику его качества.Рассмотрим состояние кадров в администрации городского поселения «Поселок Беркакит», структуру Администрации можно увидеть в приложении (Приложение 3). Согласно таблице 2. численность персонала на 2013 год сократилась на 4 человека: из них руководители и специалисты. Почти неизменным осталось количество – служащих и обслуживающего персонала.Таблица 2. Среднесписочная численностьПерсоналГоды2010201120122013Всего человек26262422В том числе руководителей6765Специалистов6543Служащих10101010Обслуживающий персонал4444Основным критерием эффективности деятельности служб управления персоналом являются показатели текучести кадров.Текучесть является одной из наиболее распространенных организационных форм подвижности кадров. На практике к текучести принято относить как увольнение по собственному желанию, так и увольнение по инициативе администрации в связи с прогулами работников, систематическими нарушениями трудовой дисциплины.Абсолютные масштабы текучести измеряются количеством увольнений работников по собственному желанию, а также по инициативе администрации (за определенный период).Относительный показатель текучести – коэффициент текучести кадров – определяется как отношение числа работников, уволившихся по причинам, относимым непосредственно к текучести, к среднесписочной численности работников:где QUOTE – коэффициент текучести; QUOTE – численность работников, уволенных по причинам текучести; QUOTE – среднесписочная численность работающих.где QUOTE – коэффициент текучести персонала администрации за период с 2010г. по 2013г.;где QUOTE – коэффициент текучести персонала администрации за 2012-2013гг.;Исходя их полученных данных, можно сделать вывод, что в Администрации естественная текучесть, которая способствует своевременному обновлению коллектива и не требует особых мер со стороны руководства и кадровой службы.Если же текучесть станет излишней (более 10% в год), Администрация может снизить уровень текучести с помощью следующих мер: улучшение организации труда и производства; оздоровление условий труда;устранение несоответствия содержания труда на рабочем месте квалификации, индивидуальным способностям и интересам работников; организация профессионального продвижения кадров и улучшение системы повышения квалификации; совершенствование оплаты и стимулирования труда;специальные меры по адаптации молодых работников.Важно будет определить мотивы текучести – непосредственные причины увольнений отдельных работников или профессиональных групп, которые можно сгруппировать следующим образом:неудовлетворенность производственно-экономическими условиями (условиями и организацией труда, режимом работы, размером заработка, отсутствием возможностей для повышения образования и квалификации);неудовлетворенность жилищно-бытовыми условиями (жильем, культурным и медицинским обслуживанием, обеспеченностью детскими дошкольными учреждениями, транспортом);мотивы личного характера (вступление в брак, рождение ребенка);прочие мотивы.Изучение мотивов текучести, возможно, осуществить с помощью интервью или анкетирования увольняющихся работников. (Приложение 4.)По характеру трудовых отношений персонал организации подразделяется на обслуживающий персонал и служащих.К обслуживающему персоналу относятся (заведующие хозяйством, уборщики непроизводственных помещений, водители транспорта).Служащие относятся к профессиональной группе лиц, занятых преимущественно умственным, интеллектуальным трудом. Они объединяются в несколько групп. Это руководители, осуществляющие функции общего управления. Условно их подразделяют на три уровня: высший (организации в целом) – глава и его заместители, средний (основных структурных подразделений) – начальники отделов.К руководителям относят также их заместителей и главных специалистов, в совокупности которые образуют администрацию, в состав которой включают отдельных лиц, не относящихся к руководству, но выполняющих вспомогательные управленческие функции (сотрудник отдела кадров).Подгруппу служащих составляют специалисты. Специалистов организации можно разделить на: функциональные специалисты управления, результатом деятельности которых являются управленческая информация (экономисты, бухгалтера, финансисты).Служащие – технические специалисты (машинистки, операторы), выполняющих вспомогательные работы в управленческом процессе.Квалификационный состав персонала – показатель качеств уровня персонала организации, определяется удельным весом в общей численности персонала должностей служащих с конкретными характеристиками в соответствии с Постановлением Минтруда РФ "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" от 21.08.1998 № 37.По степени квалификации специалистов принято разделять на следующие группы:1. Высококвалифицированные специалисты, окончившие высшие учебные заведения (2010г. – 15 человек, 2013 г. – 10).2. Квалифицированные специалисты, окончившие средне – специальные учебные заведения (соответственно 7 и 8 человек).Различия в степени квалифицированных специалистов отражается в тарифной категории: более высокая категория соответствует более высокой квалификации. Тарификация специалистов – отнесение выполняемой деятельности к соответствующей категории производится с помощью квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Тарификационные категории специалистам устанавливаются специальной комиссией, в состав которой входят представители администрации и профсоюза. В настоящее время в администрации в основном специалисты, имеющие категории: специалисты первой категории, ведущий специалист, главный специалист.Служащих администрации можно классифицировать по уровню образования (общему и специальному, 2013г.):1. Лица, имеющие высшее образование – 10 человек;2. Незаконченное высшее (более половины срока обучения) – нет;3. Среднее специальное – 8 человек;4. Среднее общее – нет;5. Неполное среднее – нет;6. Начальное – нет.Удельный вес квалифицированных служащих – 100%; соответственно 100% в 2012, 2011 и 2010 годах, то есть количество работников в администрации, имеющих высшее и средне специальное образование не изменилось, и имеет максимальный показатель. Рассматривая руководящие кадры администрации, видно, что среди руководства нет никого со средним образованием. Почти все сотрудники имеют высшее образование.Так же в Администрации действует система подготовки, переподготовки и повышение квалификации специалистов. Эта система устанавливает формы и методы подготовки, переподготовки специалистов, повышение квалификации, формирование у них высокого профессионализма, современного экономического мышления, умения работать в новых экономических условиях. Система распространяется на весь персонал предприятия, занятый непосредственно управлением. В Администрации организуются следующие виды обучения персонала. (Табл. 3.)повышение квалификации специалистов. Цель – увеличение эффективности своей трудовой деятельности. Как правило, обучение проводится с отрывом от работы до трех недель или с частичным отрывом от работы продолжительностью до шести месяцев;систематическое самостоятельное обучение. Оно осуществляется по индивидуальному плану, утвержденному непосредственным руководителем. Самообразование дает возможность систематически (самостоятельно и с помощью консультантов) изучать отечественную и зарубежную научно-техническую литературу, передовой опыт в своей сфере трудовой деятельности;аспирантура. По тематике, способствующей решению научно-технических, экономических, психолого-педагогических, правовых и других проблем в Администрации, руководители и специалисты направляются в целевую аспирантуру. Такое обучение осуществляется согласно действующему законодательству, определяющему порядок подготовки научных кадров.Таблица 3.Профессиональное обучение персонала за 2010-2013гг.ПерсоналГоды2010201120122013повышение квалификациисамостоятельное обучениеаспирантураповышение квалификациисамостоятельное обучениеаспирантураповышение квалификациисамостоятельное обучениеаспирантураповышение квалификациисамостоятельное обучениеаспирантураВсего человек4578В том числе руководители2-------13-1Специалисты----3--2--2-Служащие2--11-4--2--Анализируя данные по количеству специалистов, которые повысили квалификацию, видно, что на протяжении четырех лет обучению персонала предприятия, переподготовке и повышению квалификации уделяется все большее внимание, но не достаточное для эффективной работы Администрации. (Рис. 13)\sРисунок 13. Оценка уровня повышения квалификации персонала за 2010 – 2013гг.При анализе профессионального и квалификационного состава персонала, можно разобрать анализ возрастной структуры персонала.Анализируя управленческий персонал по возрасту, можно отметить – в основном в администрации работают сотрудники в возрасте от 40-50 лет – (возраст реализации накопленного опыта).Пятую часть управляющих имеет возраст более 50 лет (возраст баланса между активностью и опытом).Возрастной состав функциональных и технических специалистов – более 50 лет 18%, 18 –30-23%.Возрастная структура состава всего персонала более 50 лет –4 человека (18,2%), 40-50 лет – 8 человек (36,4%), 30-40 лет – 5 человек (22,4%) и до 30 лет – 5 человек (22,4%). (Рис. 14)\sРисунок 14. Возрастная структура состава персонала АдминистрацииВысокая процентная доля работников персонала приходится на возраст 40-50 лет.По сравнению с 2010 годом произошло устаревание персонала – количество работников старше – 40 лет увеличилось на 10%.В итоге, возрастная структура соответствует стабильно работающему персоналу, но неактивному развивающему администрацию.Если анализировать персонал по принципу пола, то видно, что женщины составляют малую часть управленческой администрации. Такое распределение, когда женщины практически исключены из сферы администрирования. У женщин здесь своя ниша – бухгалтерия, отдел кадров, а также отдел по делопроизводству. Таким образом, анализ состояния кадров в администрации, и в отделе кадров выявил следующее:естественная текучесть кадров Администрации;средний уровень квалификации работников администрации;«старение» персонала.2.2. Анализ работы по управлению персоналом в администрацииСтепень возможности сопряжения кадровой политики Администрации с ее непосредственной деятельностью определяется прозрачностью и организованностью этой деятельности.