Система организационно-правовых документов

Документ является главным методом предоставления информации на любом современном предприятии. Неопровержима значимость сохранения и искусного использования информационных ресурсов предприятия для удачного ведения бизнеса.
Ведь впору использованная информация либо документ - это, сначала, потерянные средства, время и упущенные способности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с разными документами, в какой-то момент встает неувязка классификации, обработки и неопасного хранения значимых объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия крупного размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
Делопроизводство - ветвь деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движе ...

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4
1.1 Необходимость введения системы документооборота в организации е его понятие 4
1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии 11
ВЫВОДЫ ПО 1 ГЛАВЕ 20
2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЕ ОБСЛУЖИВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ В ФИЛИАЛЕ ОАО «ВОЛГАТЕЛЕКОМ» ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ЭЛЕКТРОСВЯЗЬ» 22
2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь» 22
2.2 Особенности документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь» 24
ВЫВОДЫ ПО 2 ГЛАВЕ 31
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЕ ОБСЛУЖИВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ЭЛЕКТРОСВЯЗЬ» 34
ВЫВОДЫ ПО 3 ГЛАВЕ 41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ43
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 45

Документ является главным методом предоставления информации на любом современном предприятии. Неопровержима значимость сохранения и искусного использования информационных ресурсов предприятия для удачного ведения бизнеса.
Ведь впору использованная информация либо документ - это, сначала, потерянные средства, время и упущенные способности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с разными документами, в какой-то момент встает неувязка классификации, обработки и неопасного хранения значимых объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия крупного размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
Делопроизводство - ветвь деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движе ния, учета и хранения.
Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного сотворения документов;
- компанию работы с документами.
Цель курсовой работы - изучить документооборот предприятия и внедрение автоматизации документооборота.
Задачи курсовой:
- изучить процесс и компанию документооборота;
- провести анализ входящих, исходящих и внутренних документов;
- дать советы по улучшению документооборота.
Объектом исследования в данной курсовой является отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь».
Предметом исследования является документооборот на данном предприятии.

В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица».Статья 70 ГК РФ говорит об учредительном договоре полного товарищества, ст. 83 — учредительном договоре товарищества на вере. В Кодексе перечислены учредительные документы: общества с ограниченной ответственностью (ст. 89 ГК РФ), акционерного общества (ст. 98 ГК РФ), производственного кооператива (ст. 108 ГК РФ), ассоциации и союза (ст. 122 ГК РФ).Глава 7 ГК РФ целиком посвящена ценным бумагам. В ней дается определение понятия «ценная бумага» (ст. 142 ГК РФ), а ст. 143 перечисляет виды ценных бумаг: «государственная облигация, облигация, вексель, чек, депозитный и сберегательный сертификаты, банковская сберегательная книжка на предъявителя, коносамент, акция, приватизационные ценные бумаги и другие документы, которые законами о ценных бумагах или в установленном ими порядке отнесены к числу ценных бумаг».Регулирование, организации документооборота на предприятии, представленная на рисунке 1, опирается на законодательную базу: - Конституция РФ от 12 декабря 1993 года, последняя редакция 30 декабря 2008года; - Федеральный закон «О муниципальном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ. Ориентирован на обеспечение использования муниципального языка РФ на всей местности РФ в оформлении документов на предприятиях и в исполнительных органах; - Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ). Устанавливает требования к фирменному наименованию общества, бланков, штампов, места нахождения, определяет правила составления устава общества, обязанность ведения протокола собрания акционеров и документирования деятельности исполнительного органа; - Федеральный закон «Об информации, информационных разработках и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ. Регулирует дела, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, создание и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.Регламентирует единые правила организации работы с документами муниципальных органов и органов местного самоуправления.- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ). Регулирует обеспечение правовых критериев использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; Нормативно-правовая базаФЗ «О государственном языке»ФЗ «Об акционерных обществах»ФЗ «Об электронной цифровой подписи»ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»ФЗ «О коммерческой тайне»ФЗ «О техническом регулировании»Гражданский Кодекс РФГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования»Трудовой Кодекс РФФЗ «Об архивном деле в РФ»Уголовный Кодекс РФГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»Кодекс РФ «Об административных правонарушениях»Типовая инструкция по делопроизводствуКонституция РФРисунок 1 – Структура нормативно-правового регулирования работы с документами.- Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ). Регулирует дела, связанные с установлением, конфигурацией и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Организационно-правовая документация предприятия не является коммерческой тайной; - Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002г.№184-ФЗ (по состоянию на 18 июля 2009г.№189-ФЗ) устанавливает порядок разработки государственных эталонов, закрепляет требования к построению, изложению, оформлению разных видов документов, создание и внедрение систематизации ТЭСИ, проведение унификации документов и применение унифицированной системы документации, автоматизация информационных ресурсов в сфере управления. - Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22 ноября 2004 года за № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ). Регулирует дела в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм принадлежности, также дела в сфере управления архивным делом в РФ в интересах людей, общества и страны; - Кодекс РФ «Об административных правонарушениях», принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Регулирует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; - Штатский Кодекс РФ, принят 30 ноября 1994 году (по состоянию на 17.07.2009г.). Устанавливает единые правила к оформлению устава, учредительного контракта, бухгалтерских документов. Ряд статей кодекса устанавливает обязательность документирования, виды и разновидности документов, сделанных при совершении актов штатских отношений, инсталлируются требования к их оформлению; - Трудовой Кодекс РФ, принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Устанавливает обязательность внедрения в каждой организации локально-правовых актов (должностная аннотация, и др. документы); - Уголовный Кодекс РФ, принят 13 июня 1996 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Определяет уголовный срок за злодеяния в области документационного обеспечения управления; - Типовая аннотация по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, принят 8 ноября 2005 года. Аннотация регламентирует правила дизайна, организации контроля, регистрации, использования в текущей деятельности, проведения экспертизы ценности документов, подготовка и передача документов в архив, порядок передачи документов на хранение в архив, формирование и оформление дел, составление номенклатур дел, организация документооборота и выполнения документов, особенности подготовки и дизайна отдельных видов документов; - ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Определения». Реальный эталон устанавливает определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Определения неотклонимы для внедрения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. - ГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят 12 марта 2007г. №28(по состояния на 16 января 2009г.). Регулирует вопросы управления документами, как в муниципальных, так и в коммерческих организациях. ВЫВОДЫ ПО 1 ГЛАВЕКак правило, организацию документооборота осуществляет общий отдел. В разных организациях он может называться по-разному: отдел делопроизводства, канцелярия, управление делами и т.д. Данное подразделение создается с единственной целью — для организации потоков документов на предприятии.Каждый документ проходит следующие этапы жизненного цикла: создание, обращение, хранение, уничтожение.Конечно, большим плюсом для предприятия будет организация электронного документооборота. Автоматизировать целесообразно все этапы работы с документами всех видов. При создании электронного документооборота автоматически вводится и управленческий контроль, т.е. создается совершенно прозрачная система ответственности и выполнения работ в организации. Это сопровождается оперативным контролем сроков и других параметров выполнения задач и целых процессов, что позволяет снизить временные и стоимостные издержки при передаче информации в ходе выполнения бизнес-процессов.С внедрением электронного документооборота значительно повышается производительность труда офисных сотрудников за счет снижения времени на передачу информации в ходе бизнес-процесса. Также гарантировано завершение инициированных в системе бизнес-процессов — система автоматически отслеживает задержки и делает сообщения об этом в виде отчетов и уведомлений. Регулирование, организации документооборота на предприятии опирается на законодательную базу: - Конституция РФ от 12 декабря 1993 года, последняя редакция 30 декабря 2008года;- Федеральный закон «О муниципальном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ. - Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ). - Федеральный закон «Об информации, информационных разработках и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ. Регламентирует единые правила организации работы с документами муниципальных органов и органов местного самоуправления.- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ). - Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ). - Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002г.№184-ФЗ (по состоянию на 18 июля 2009г.№189-ФЗ) - Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22 ноября 2004 года за № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ). - Кодекс РФ «Об административных правонарушениях», принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г- Штатский Кодекс РФ, принят 30 ноября 1994 году (по состоянию на 17.07.2009г.). - Трудовой Кодекс РФ, принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). - Уголовный Кодекс РФ, принят 13 июня 1996 году (по состоянию на 9.11.2009г.). - Типовая аннотация по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, принят 8 ноября 2005 года. - ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Определения». 2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТДЕЛЕ ОБСЛУЖИВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ В ФИЛИАЛЕ ОАО «ВОЛГАТЕЛЕКОМ» ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ЭЛЕКТРОСВЯЗЬ»2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь»Открытое акционерное общество «ВолгаТелеком» - один из огромнейших в РФ и наикрупнейший в Поволжье оператор связи. Сейчас ОАО «ВолгаТелеком» занимает выше 80% рынка фиксированной связи, является ведущим провайдером интернет-услуг рынка около 60%. ОАО «ВолгаТелеком» предоставляет комплекс услуг телефонии, сотовой связи, передачи данных, телевидения и радиовещания. Монтированная емкость - 5,2 млн. телефонных номеров. Процесс объединения 11 компаний связи Поволжья, завершенный 30 ноября 2002 г., дозволил сделать единую сильную компанию, владеющую высочайшим уровнем капитализации, рентабельности и привлекательности, большущим рекламным потенциалом. ОАО "ВолгаТелеком" сейчас - это:- разветвленная телекоммуникационная сеть в 11 регионах Поволжья;- наикрупнейший Веб - провайдер;- новые технологии связи;- устойчивая динамика роста доходов и объемов услуг;- действенные технологии управления делом. ОАО «ВолгаТелеком» размеренно развивается, безпрерывно увеличивает производственные мощности и расширяет диапазон оказываемых услуг. Компания уверенно глядит в будущее, уплотняя свои позиции на российском рынке телекоммуникационных услуг, проводя активное развитие и модернизацию телефонной сети на базе новейших технологий. Организационным документом является должностная аннотация. Должностная аннотация - нормативный документ, регламентирующий деятельность определенного должностного лица. Подготовка должностной аннотации регламентируется Аннотацией по делопроизводству, в согласовании с которой должностная аннотация применятся как самостоятельный правовой акт. Должностная аннотация подписывается ответственным за разработку и утверждается Начальником управления - в форме грифа утверждения либо методом издания распорядительного документа об их утверждении после согласования с юрисконсультом. Должностные аннотации доводятся до работников под расписку.Удовлетворяя спрос на телекоммуникационные услуги, и опережающими темпами развивая современную инфраструктуру связи, предприятие добивается рост операционной эффективности, увеличивая тем цену акционерного капитала и создавая рабочие места для обитателей. Обеспечивая размеренный рост бизнеса, ОАО «ВолгаТелеком» хлопочет о благосостоянии служащих, их профессиональном развитии и социальной защищенности.Делая упор на принципы клиентоориентированности, предприятие вводит новые технологии, улучшает качество услуг и уровень обслуживания абонентов, используя в собственной деятельности инноваторские способы маркетинга и продаж. Цели предприятия:- интеграция новых технологий в ежедневную жизнь;- увеличение свойства оказываемых услуг за счет развития и модернизации инфраструктуры связи, внедрения цифровых технологий, совершенствования системы обслуживания клиентов;- развитие и действенное внедрение кадрового потенциала ОАО «ВолгаТелеком» для обеспечения приоритетных направлений развития бизнеса; - достижение и поддержание высочайшей прибыльности за счет увеличения эффективности бизнеса и оптимизации издержек;- улучшение системы корпоративного управления, в согласовании с практикой мирового уровня.Прекращение деятельности ОАО «Электросвязь Оренбургской области» методом реорганизации в форме присоединения к ОАО «ВолгаТелеком» записанно в Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам Ленинского района города Оренбурга Оренбургской области 30 ноября 2002г. за муниципальным регистрационным номером 2025601032246. [17]2.2 Особенности документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь»Отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов (ОЮЛиКК) открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» производит прием клиентов по вопросам связи. Отдел ОЮЛиКК действует на правах структурного подразделения и подчиняется конкретно начальнику отдела.Специалист отдела обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов:- производит поиск покупателей, проводит переговоры с ними, оформляет сделку;- организует выполнение заказа и держит под контролем соблюдение сроков и критерий;- сдает заказ клиентам.Отличительной чертой работы спец-та ОЮЛиКК являются бессчетные контакты с возможными клиентами. Свою работу специалист отдела ОЮЛиКК планирует и делает, а так же несет за нее ответственность.Специалист отдела ОЮЛиКК несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее выполнение) собственных должностных обязательств, предусмотренных истинной аннотацией, в границах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.Работа служащих отдела ОЮЛиКК связана с получением, созданием документов, их хранению, в итоге существует примерный список типового технического оснащения рабочего места: индивидуальные компьютеры, связанные с местной локальной сетью, принтеры, телефон, факс и набором разных носителей информации: бумага, дискеты.Организация работы с документами отдела подразумевает:1) обеспечение критерий для сотворения, скопления, обработки документированной информации;2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами общества) в согласовании с их потребностями;3) обеспечение соблюдения установленной в обществе технологии воззвания с документированной информацией на всех ее шагах.Движение документов с момента их получения (сотворения) и до момента их выполнения (отправки либо сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии подразумевает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем главным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов. Прием входящей информации и следующая ее обработка в отделе ОЮЛиКК осуществляется основным специалистом и его ассистентом.Получение отдельных видов документов скооперировано конкретно в предприятии при наличии соответственных технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, а именно, телефакс, сообщения электронной почты e-mail. Также к входящей документации относят: - заявление, - письмо-просьба;- документы, приходящие по факсу; - документы, приходящие на веб-сайт. Организация первичной обработки документов, включает их прием, проверку корректности адресования, если они пришли на почту либо по факсу. Прием входящей документации в отделе ОЮЛиКК проводится основным специалистом этого отдела. Заявления может быть оформлено в письменном виде, или на особых бланка (бланк представлен в приложении Е). Они оформляются на месте, т.е. в самом отделе, или приходит по факсу, или заявки принимаются по Вебу.Письма-просьбы принимаются, так же как и заявления, где указывается просьба об оказании услуг. Бланк письмо-просьба приобретенный по факсу представлен в приложении З.Веб-сайт, предназначен для корпоративных клиентов, где принимаются заявки на предоставление доступа к Вебу (пример заявки представлен в приложении Ж).Принципиальной особенностью отдела ОЮЛиКК будет то, что клиенты не только лишь приходят в отдел, да и то, что специалисты обзванивают население и предлагают услуги по связи. После этого оформляется заявление.Предварительное рассмотрение документов проводится также основным специалистом с целью рассмотрения поступивших документов. Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа, исходя из рассмотрения возможностей между структурными подразделениями и должностными лицами отдела. Рассмотрение документов начальником включает передачу документов по предназначению, исследование содержания входящей корреспонденции, также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям). Без рассмотрения начальника отдела передаются по предназначению документы, содержащие текущую оперативную информацию либо адресованное в отдел. Это позволяет высвободить начальника отдела от рассмотрения маленьких текущих вопросов, решение которое может принимать главный специалист, и существенно ускорить движение входящих документов, а означает, ускорить и их выполнение. На рассмотрение управления передаются документы, адресованные начальнику отдела, и документы, содержащие информацию по более принципиальным вопросам деятельности отдела, нужную для принятия управленческих решений.Рассмотренные начальником отдела документы передаются главному специалисту, который, производит принятое начальником управленческое решение по данному документу. После наполнения регистрационной формы эти документы передаются на выполнение специалиста. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день рассмотрения управляющим документа. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями либо должностными лицами, специалист размножает его в подходящем количестве экземпляров. К исходящим документам относят: коммерческое предложение, запросы, заявки, письма. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем документа, который потом согласовывается с начальством и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается начальником отдела, потом отчаливает адресату. Документы оправляются в другие организации разными методами: по почте, по факсу, по электрической почте и др. Почтовые отправления упаковывают, оформляют и сдают в отделения связи. Перед упаковкой документов отдел ОЮЛиКК должен проверить корректность дизайна документов, некорректно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.Расчет за услуги электросвязи осуществляется в программе АСР «Старт». Современная автоматическая система расчетов за услуги электросвязи (АСР) либо биллинговая система определяется как комплекс аппаратно-программных средств и организационно-технологических мероприятий, обеспечивающих последующие функции:- учет и сервис абонентов сети оператора связи;- сбор информации об оказанных услугах и их тарификацию;- формирование платежных документов;- прием платежей и контроль их прохождения.Уникальность биллинга как информационной системы состоит в объединении разнородных информационных потоков на уровне управления услугами и расчетами (объединение представлено на рисунке 2).