| Код | 262769 | ||
| Дата создания | 2016 | ||
| Страниц | 99 ( 14 шрифт, полуторный интервал ) | ||
| Источников | 54 | ||
| Изображений | 24 | ||
|
Файлы
|
|||
|
Без ожидания: файлы доступны для скачивания сразу после оплаты.
Ручная проверка: файлы открываются и полностью соответствуют описанию. Документ оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ.
|
|||
Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.:
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Про-хождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования, и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Осуществляется документооборот в виде потоков докумен¬тов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами техниче¬ской обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множи¬тельная служба и т. п.).
Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Современным организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ. Это прежде всего связано с тем, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет [35, стр. 110].
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. При этом возникают следующие основные проблемы. Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль. В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.
Один из самых важных факторов успешного развития организации – это ее качественное управление. И следствием этого будет неизменный рост оборота, прибыли предприятия и благосостояния сотрудников.
Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Система автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.
Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:
Предметом исследования является документооборот современного предприятия.
Объектом исследования была выбрана компания ООО «Торговый дом «Авдон».
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература, научные труды и практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства.
1.1 Понятие документооборот и его характеристика
Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII в. Этот термин образован от сочетания слов «производство дела»
Термин «дело» обозначал не папку с документами, а вопрос (судебный или административный), который необходимо решить органу управления, т.е. при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).
В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Появления понятия «документационное обеспечение управления» связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.
...
1.2 Нормативно-методическая база документооборота
Нормативно-методическая база документооборота – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. [47, стр. 95]
Нормативно-методическая база документооборота и делопроизводства включает в себя:
...
1.3 Материально-техническое обеспечение документооборота
Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления.
Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации.
...
2.2 Анализ документооборота предприятия
Документооборот призван обеспечить не только контроль за работой организации, но и эффективность ее деятельности.
Связи внутри компании определяются правильно налаженным оборотом документов. Среди документов: приказы, договора, первичная бухгалтерская документация, отчеты, заявления и прочие бланки.
Чрезмерная бюрократизация документооборота будет мешать росту эффективности. Нехватка или неправильная постановка документооборота приведет к снижению качества и увеличению расхода времени сотрудников. В связи вышеизложенным предлагается провести анализ документооборота предприятия. Данный анализ основан на выявлении «проблемных» участков документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда. Примерные этапы методики анализа документооборота представлены на рисунке 2.
...
Таблица 1 – Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения
...
Таблица 2 – Группировка документов по подразделениям
...
2.3 Анализ преимуществ и недостатков программного обеспечения на предприятии
Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.
Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.
...
3.2 Расчет эффективности автоматизации учетных задач
Эффект от внедрения систем электронного документооборота на предприятии складывается из двух частей: исчисляемый эффект и неисчисляемый эффект.
К первой группе эффектов относятся:
Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме):
...
Таблица 3 - Эффективность автоматизированного документооборота
...
Таблица 4 – Преимущества автоматизации документооборота
...
3.3 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
«1С:Документооборот 8» может эффективно использоваться как в органах власти и бюджетных учреждениях, так и в коммерческих организациях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.
Данный программный продукт позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
...
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
...
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Пример бумажного оформления номенклатуры дел в 1С: Документооборот (выдержка)
...
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Сводка по видам документов
...
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Статистические отчеты по документообороту
...
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Отчет по бизнес процессам
...