«Исследование организационной структуры» и «Экспертная оценка организационной структуры»

Контрольная работа написана по компании «Danone-Юнимилк» - российская продовольственная компания, один из лидеров рынка молочных продуктов страны. ...

Содержание

Контрольная работа №1. «Исследование организационной структуры» 3
1. Общая характеристика организации 3
2. Описание структуры подчиненности 5
3. Описание распределение полномочий 5
4. Характеристика структуры коммуникаций 14
Выводы 16
Контрольная работа №2. «Экспертная оценка организационной структуры» 18
1. Формирование альтернативных вариантов структуры 18
2. Формирование множества критериев оценки вариантов 21
3. Экспертная оценка вариантов по критериям 22
4. Вычисление итоговой (интегральной) оценки вариантов 23
Выводы 24
Список литературы 25

Контрольная работа написана по компании «Danone-Юнимилк» - российская продовольственная компания, один из лидеров рынка молочных продуктов страны.

Главный бухгалтерГлавный бухгалтер обеспечивает контроль за отражением на счетахбухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии филиала.Определяет направления и принимает решения о расходовании средств с рублевых и валютных счетов филиала.В установленные сроки составляет бухгалтерскую отчетность и представляет ее в соответствующие органы, а также проводит экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности филиала.Главный бухгалтер имеет право:действовать от имени бухгалтерии филиала;представлять интересы филиала в отношениях со всеми его структурными подразделениями, другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии;представлять на рассмотрение директора предложения по улучшению деятельности филиала, предложения по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и привлечению к дисциплинарной и материальной ответственности работников бухгалтерии.ЭкспедиторЭкспедитор обязан выполнять следующие трудовые функции:Осуществлять приемку (получение) товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) на складе и в сторонних организациях по сопроводительным документам — накладным, с круглой печатью и подписью уполномоченного лица отгружающей организации, проверяя их комплектность по номенклатуре и количеству.Осуществлять экспедирование — сопровождение полученных грузов — до места назначения, указанного в сопроводительных документах.Осуществлять передачу ТМЦ в месте назначения, уполномоченному лицу принимающей стороны, по факту передачи получить подтверждение приемки — круглую печать организации и подпись уполномоченного должностного лица.Информировать заведующего складом и менеджера отдела логистики о факте доставки порученных грузов.Обеспечивать исполнение указаний руководства предприятия и подразделения.В случае служебной необходимости экспедитор может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.Экспедитор имеет право:Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.Менеджер по продажам Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары. Изучает рынок товаров, организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты. Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей; пр. Организует преддоговорную работу, руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.Менеджер по продажам имеет право: Самостоятельно определять формы продаж товаров и установления деловых связей с покупателями. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. Заведующий складомЗаведующий складом: Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.Заведующий складом вправе: Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.КладовщикКладовщик: 1. Организовывает работу грузчиков и комплектовщиков. Обеспечивает рабочие места оптимальным количеством складского персонала. 2. Руководит и непосредственно участвует в работе по приему, хранению, комплектации и отпуску товара на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений. 3.Принимает возвраты от клиентов. 4.Осуществляет пересчёт товара, возвращенного от клиентов на предмет соответствия принятого количества и наименований, указанным в накладной. 5. Осматривает возвращенный товар и подготавливает его, в случае необходимости, к выбраковке. 6. Своевременно ведет работу с бракованным товаром. 7. Оформляет акт на списание бракованного товара. 8. Подбирает товар на основании расходных накладных. 9. Ведет учет поступивших на склад накладных согласно реестру и учет собранных накладных. 10. Оформляет необходимую служебную документацию. 11. Не допускает присутствие на территории помещений склада посторонних лиц. 12. Своевременно организовывает уборку складских помещений. 13. Контролирует время простоя автотранспорта под погрузкой/выгрузкой. 14.Участвует в проведении инвентаризаций товара, предоставляет Начальнику склада объяснения по всем случаям отклонений, совместно с ответственным Кладовщиком секции. 15. Контролирует соблюдение принципа FIFO (первый пришел - первый ушел). 16. Своевременно предоставляет достоверную информацию и отчётность по запросу Начальника склада. 17. Соблюдает требования правил техники безопасности, охраны здоровья и окружающей среды. 18. Действует согласно принятых в Компании стандартов, правил, инструкции и бизнес-процедур. 19. Получает и своевременно исполняет приказы и рабочие распоряжения от своего руководства.Кладовщик имеет право: 1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по вопросам, входящим в его функциональные обязанности. 2. Контролировать выполнение плановых заданий и работ, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными работниками. 3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к выполнению Кладовщиком и подчиненными ему работниками функциональных обязанностей.Торговый представительТорговый представитель:Регулярно, согласно маршрутному листу, посещает каждого клиента в соответствии с утвержденной схемой с целью размещения заказа на очередную поставку и отслеживания остатков товара.Следит за выкладкой максимально полного ассортимента продукции в соответствии со стандартами мерчендайзинга, за размещением и обновлением рекламных материалов и оборудования.Контролирует отправку заказа в торговую точку в установленные сроки, по объему реализации продукции, номенклатуре, комплектности и качеству.Следит за состоянием дебиторской задолженности по своим клиентам и своевременно сообщает руководству о возможных задержках оплат, а так же других факторах, влияющих на платежеспособность клиента.В случае необходимости производит инкассацию наличных денег за поставленный товар.Оперативно реагирует на претензии клиента по количеству и качеству поставляемого товара согласно договору поставки.Выявляет причины нарушений условий договоров, принимает меры по их устранению и предупреждению этих причин.За отчетный период посещает все торговые точки (активные и потенциальные) в районе ответственности.Ведет постоянный поиск новых клиентов и заключает с ними договора поставки.Консультирует клиентов по вопросам потребительских характеристик товаров, которые способствуют удовлетворению потребностей конечных покупателей.Передает непосредственному руководству сведения обо всех изменениях состояния рынка, выявленных в процессе работы, и производит сбор маркетинговой информации при необходимости.Торговый представитель вправе:Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.Повышать свою квалификацию.Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.Получать от работников информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.4. Характеристика структуры коммуникацийНа предприятии система коммуникаций делится на два типа:- с внешней средой (преимущественно, реклама)- внутренняя (между филиалами, подразделениями).Относительно внутренней системы коммуникаций можно отметить следующие типы:- директор – продавец. Почти не развита, так как торговый персонал мало общается с топ – менеджментом, что негативно влияет на скорость получения информации и тем самым снижает производительность продавцов, а в целом, снижает конкурентный статус компании- коммуникации между филиалами. Периодически проводятся встречи между менеджерами региональных представительств, что является положительным явлением, так как проводится обсуждение преимуществ и недостатков и в неформальной обстановке разрабатывается в более быстром режиме общая программа действий на короткий промежуток времени- менеджер – подчиненный. Преимущественная по степени распространения связь, носит как формальный, так и неформальный характер (особенно при отношениях с более опытным персоналом и работниками с большим стажем работы в компании).Рассмотрим схему документооборота с использованием организационной структуры филиала «Юнимилк-Регион-Ханты-Мансийск» на рис. 1.3.___________ входная информация___________ выходная информация1 – план по продажам2 – отчеты по продажам3 – планы, касающиеся системы маркетинга (цена, товар, система продвижения продукции) 4 – отчеты о выполнении плановых заданий, информация о поставщиках 5 – отчеты по остаткам товара6 – отчеты 7 – финансовые планы4468495109855600612915905207030034095714260314001792461108801Директор филиала0Директор филиала35153602724156006414718527559050052142633225425400413995401492252002851535-38101001341376020320000361263520377500409571420377500255991320377500275799720377500575945-3810009815782034640010198104826060064733925224790Заведующий складом. Склад00Заведующий складом. Склад1507490224790Начальник отдела закупок. Отдел закупок00Начальник отдела закупок. Отдел закупок-182987224874Начальник отдела продаж00Начальник отдела продаж36118801689107007313499531115500530689552438400044284901295405005-5740409017030036201312317752002-2219742546351001460467430157700460460130157700306641589535005761371980600023108019806000198894051675200247340691099266006138684014986000306705063500Бухгалтерия филиала00Бухгалтерия филиала-2951319838900230441580645600613870211597100-20129515240Экспедитор 00Экспедитор -183515269240Менеджер по продажам00Менеджер по продажам-20066030480Торговый представитель00Торговый представительРисунок 1.3 – Схема коммуникаций филиала компании «Юнимилк-Регион»В компании «Юнимилк-Регион-Ханты-Мансийск» используются многочисленные базы данных, что позволяет координировать управление предприятием и эффективно управлять коммерческой деятельностью.К основным типам баз данных можно отнести:- база данных о персонале (сведения о личности каждого сотрудника, особые достижения, уровень образования, место жительства, стаж работы общий и в компании)- база данных о наличии продукции- база данных об объемах продаж и закупках продукции.К информационной системе имеет доступ ограниченный круг лиц, среди которых можно назвать работников технического отдела (системные администраторы, которые обрабатывают информацию), менеджеры среднего и высшего звена управления.Управленцы низшего звена, торговый и обслуживающий персонал доступа к базам данных не имеют, что повышает степень защиты информации.Самой серьезной проблемой является высокий уровень зависимости от состояния компьютерного оборудования, так как несущественные поломки могут привести к значительным простоям работы, что наблюдалось, например, летом 2013 года во время летней жары.Я считаю, что необходимо создать архив с хранением резервных копий отчетов и документации, что позволило бы нейтрализовать данную проблему.Основными документами, регулирующими управленческую деятельность в организации, являются: Устав компании; Положение о деятельности подразделений, филиалов, служб; должностные инструкции; приказы, распоряжения.Основные функции по упорядочиванию системы документооборота выполняет юрист и секретарь.Самая широкая функция юридического отдела коммерческой организации – это консультирование по вопросам права. Все остальные функции – либо производные от этой, либо смежные с ней.Именно юрист занимается на предприятии договорной работой. Однако это не означает, что составление стандартных договоров не может быть передано в другие отделы, что происходит, как правило, из соображения экономии средств или времени на прохождение документа. Юрист ООО незаменим при структурировании сделок, ведении проектной работы и на переговорах.Правовая работа с должниками, разрешение споров с контрагентами, работниками организации, а также с партнерами или инвесторами бизнеса обычно входит в компетенцию юридического отдела.Взаимодействие с внешними юристами и контроль над ними следует передать внутренним юристам, что, как указывалось выше, при правильной организации дела приведет к эффективному расходованию средств и экономии времени. Функцию корпоративного секретаря (т.е. управления компаниями, входящими в группу бизнеса, и правовой поддержки их деятельности) также должен выполнять юридический отдел.В целом, процесс документооборота в компании «Юнимилк-Регион» налажен и способствует оперативной и быстрой обработке, так как имеет место высокая степень компьютеризации. Благодаря данному фактору сокращается количество ярусов, которые должна пройти информация, что способствует быстрому принятию эффективных управленческих решений.Другим положительным явлением служит четкая специализация персонала и служб.