служба ДОУ в коммерческих организациях

Описание различных вариантов организации службы ДОУ в организации коммерческого типа ...

Введение....................................................................................................................3
Глава 1 Организация ДОУ в коммерческих организациях............................5
1.1 Цель, задачи и организационная структура службы ДОУ..............................5
1.2 Численный состав службы ДОУ организации.................................................9
1.3 Основные функции структурных подразделений службы ДОУ..................16
Глава 2 Нормативная регламентация ДОУ в коммерческих организациях....................................................................................................................18
2.1 Организационно-правовые документы регламентирующие деятельность службы ДОУ......................................................................................................................18
2.2 Схема взаимодействия службы ДОУ..............................................................21
Заключение.............................................................................................................25
Библиографический список................................................................................27

Введение

Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).
В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием ( организацией, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.
Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).
Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе.
Цель исследования – проанализировать и рассмотреть организацию и нормативную регламентацию ДОУ в коммерческих организациях.
Объектом исследования является организация и нормативная регламентация ДОУ в коммерческих организациях.
Предметом исследования выступает анализ составляющих организации ДОУ в комерческой организации и рассмотрение основных регламентирующих деятельность ДОУ документов.
Методы исследования – наблюдение, гипотетико-дедуктивный метод, метод анализа, метод дедукции.
Степень изученности – тема организация и нормативная регламентация доу в коммерческих организациях относительно хорошо изучена, имеются ряд публикаций на эту тему (Дубровин С. Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях // Управление персоналом. — 2010. — № 2. – 45-57 с.), существуют нормативно-правовые акты , она затрагивается в учебной литературе (Дубровин С., Давыдова, Э.Н., Кузнецов И.Н., Ларин М.В), а также имеются множество интернет ресурсов содержащих об этом информацию .
Для решения поставленной цели необходимо выполнить ряд последовательных задач:
• рассмотреть цель, задачи и организационную структуру ДОУ;
• изучить принципы определения численного состава службы ДОУ;
• анализ основных функций структурных подразделений службы ДОУ;
• рассмотреть государственное регламентирование деятельности службы ДОУ;
• изучить организационно-правовые документы регламентирующие деятельность службы ДОУ.

В справочнике представлены квалификационные требования к работникам службы ДОУ из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей.Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем выполняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численностьработников службы ДОУ (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации).Для более глубокого и ясного понимания порядка определения оптимального численного состава службы ДОУ воспользуемся сведениями, представленными в Приложении № 2 к «Нормам времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формулеЧн = Тоб / Фп,где Чн — нормативная численность работников, чел.; Тоб — общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Фп — планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.В свою очередь, значение Тоб определяется по формулеТоб = Тн + Тнн,где Тн — затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Тнн — затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработки документов в составе отдела делопроизводства службы ДОУ воспользуемся условными справочными данными, представленными в табл. 1.Таблица 1Условные справочные данные для расчета примерной численности работников службы ДОУ№ п/п Вид работ по документационному обеспечению Категория работника Значение нормы, ч Количество операций за год Объем, ч 1 Обработка входящих документов Спец. II кат. 0,65 10 000 6500 2 Обработка входящих факсов Спец. II кат. 0,15 1000 150 3 Обработка входящих телеграмм Спец. II кат. 0,11 500 55 4 Обработка входящих телефонограмм Спец. II кат. 0,20 500 100 5 Обработка исходящих документов Спец. II кат. 0,80 10 000 8000 6 Обработка исходящих факсов Спец. II кат. 0,03 1000 30 7 Обработка исходящих телефонограмм Спец. II кат. 0,18 500 90 8 Учет документов Спец. I кат. 0,54 25 000 13 500 9 Справочно-информационное обслуживание Спец. I кат. 0,11 2500 275 10 Выдача справок по запросам Спец. I кат. 0,08 2500 200 Итого 28 900В том числе по категориям: 14925+13 975На основании справочных данных годовой объем работ составил: для специалистов II категории — 14 925 часов, для специалистов I категории — 13 975 часов (всего 28 900 часов). Предположим также, что объем ненормируемых видов работ для специалистов II категории составил (условно) 100 часов. Тогда, исходя из значения планируемого годового фонда рабочего времени (в расчете на одного работника) в 2000 часов, определим примерную численность работников (специалистов I и II категорий) в составе группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ:специалистов I категории:Тоб = Тн + Тнн = 13 975 + 0 = 13 975 (ч);Чн = Тоб/ Фп = 13 975 : 2000 = 7 (чел.).специалистов II категории:Тоб = Тн + Тнн = 14 925 + 100 = 15 025 (ч);Чн = То6 / Фп = 15 025 : 2000 = 7,5 (чел.).Таким образом, для надлежащего укомплектования группы обработки документов отдела делопроизводства службы ДОУ в предстоящем календарном году потребуется семь специалистов I категории и восемь специалистов II категории, в том числе один (0,5) — на условиях совмещения или неполной занятости (например, с продолжительностью рабочего дня, равной четырем часам).Аналогичным образом производится расчет численности работников по всем остальным структурным подразделениям службы ДОУ. На основании расчетов формируются сводные данные о численном составе службы ДОУ. Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел. представлены в табл. 14.2.Таблица 2Сведения о примерном численном составе работников службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 100 чел.№ п/п Структурное подразделение Категория работников Всего, чел. Руководящийсостав Специалисты Техническиеисполнители 1 Группа рассмотрения письменных обращений 2*, ** 2 1 5 2 Группа контроля исполнения 1 2 1 4 3 Экспедиционная группа 1 — 3 4 4 Группа обработки документов 1 2 2 5 5 Группа обеспечения протокольных мероприятий. 1 2 1 4 6 Группа организационно-методического обеспечения 1 1 2 4 7 Группа оперативного хранения 1 — 2 3 8 Группа архивного хранения 1 — 2 3 9 Группа подготовки проектов 1 1 3 5 10 Группа тиражирования 1 — 2 3 Итого 11 10 19 40 * В том числе руководитель службы ДОУ — 1 чел.** Начальник административного отдела может исполнять по совместительству обязанности заместителя руководителя службы ДОУ.Для определения оптимального численного состава службы ДОУ помимо перечисленных документов могут также применяться:отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных структурных подразделениях предприятий (организаций, учреждений);укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ.1.3 Основные функции структурных подразделений службы ДОУАдминистративный отдел службы, как следует из названия, прежде всего исполняет функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Кроме того, подразделения отдела — группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения — исполняют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов — контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.Отдел обеспечения объединяет в своем составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).Отдел делопроизводства, как следует из названия, исполняет в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).Отдел хранения включает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия,— постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив).Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы — подготовки проектов документов и тиражирования документов.В данной главе было рассмотрено: цель, задачи и организационная структура службы ДОУ, численный состав службы ДОУ организации, основные функции структурных подразделений службы ДОУ.Глава 2 Нормативная регламентация ДОУ в коммерческих организациях2.1 Организационно-правовые документы регламентирующие деятельность службы ДОУСлужба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:положения о структурном подразделении;должностных инструкций;инструкции по делопроизводству.Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то что данный документ в значительной степени устарел), а именно: разделом 5 "Служба документационного обеспечения управления" и приложением 12 "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления". Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:Общие положения.Основные задачи.Функции.Права и обязанности.Ответственность.Взаимоотношения.Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:общие положения;порядок составления и оформления служебных документов;порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих доку­ментов;контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел;правила формирования дел;порядок обеспечения сохранности документов;порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.2.2 Схема взаимодействия службы ДОУРазработка схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями) производится на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта — как правило, заместителем руководителя предприятия по управлению.