Отчет по практике в администрации района

В данном отчете отражено рассмотрение следующих вопросов:
- общая характеристика района;
- характеристика организационной структуры управления района, ознакомление с Уставом, характеристика назначения элементов структуры и их взаимосвязи, типа структуры;
- характеристика персонала района;
- краткая характеристика документационного обеспечения управления организацией, основные плановые и отчетные документы.
...

Введение 3
1 Общая характеристика Администрации района, краткая историческая справка, основные направления деятельности 4
2 Характеристика организационной структуры управления Администрации района, характеристика назначения элементов структуры и их взаимосвязи, типа структуры 9
3 Характеристика персонала организации: описание кадрового потенциала, его квалификационного уровня, форм работы с персоналом, системы мотивации и стимулирования труда 19
4 Краткая характеристика документационного обеспечения управления организацией, основные плановые и отчетные документы 25
Заключение 35
Список использованных источников 37
Приложение А – Организационная структура Администрации района 40

Новая редакция Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» содержит требования к формированию территорий муниципальных образований и определению структур органов местного самоуправления, существенно отличающиеся от соответствующих положений прежней редакции названного Закона.
Если ранее субъекты Российской Федерации имели возможность устанавливать территории муниципальных образований практически без каких-либо ограничений, разделять или не разделять вопросы местного значения, доходные источники местных бюджетов, объекты собственности между муниципальными образованиями по собственному усмотрению, то в новой ситуации устанавливаются обязательность наличия нескольких категорий муниципальных образований (городские и сельские поселения, м униципальные районы, городские округа); вопросы местного значения, относящиеся к компетенции каждой из категорий муниципальных образований; требования к формированию территорий муниципальных образований; принципы и механизмы определения структур органов местного самоуправления и ..........

- юридическая служба.
В настоящее время в управлении трудятся 23 специалиста.
Задачами финансового управления района являются: разработка и реализация единой финансовой, бюджетной и налоговой политики в районе, исполнение бюджета и многое другое.
Отдел организационной и контрольной работы
Функции отдела организационной и контрольной работы:
- Контролирует составление и исполнение планов работы отделов и управлений администрации   муниципального района. 
- Осуществляет методическое руководство по оформлению, контроль за формированием, хранением постановлений и распоряжений администрации муниципального района, подготовкой их к передаче  на архивное хранение.
- Осуществляет контроль за работой с письменными обращениями   граждан,  поступивших в администрацию муниципального района от  Правительства Челябинской области, депутатов законодательного собрания Челябинской области,   уполномоченного по правам  человека в Челябинской области).
- Осуществляет взаимодействие с управлением организационной и контрольной работы и управлением по взаимодействию с территориями  Правительства Челябинской области  в пределах своей компетенции.
- Осуществляет ежемесячный и ежеквартальный мониторинг основных социально-экономических показателей развития муниципального района.
 - Готовит сводную  и аналитическую информацию по рассмотрению обращений граждан должностными лицами администрации муниципального района, сельских поселений района.
Департаментизация. В администрации четко прослеживается функциональная департаментизация, специализированные работы группируются вокруг ресурсов. Так, финансово – экономическое управление управляет деньгами, архив – документами, КУМИ – муниципальным имуществом и т.д.
Распределение труда. Разделение работ происходит по уровням иерархии, как в целом, так и в отдельных частях, т. е. вертикальная специализация. Работа в администрации не представляет собой постадийное разделение работ, в связи с тем, что нет какого-либо конечного продукта.
Иерархия. К менеджерам высшего звена в администрации района относятся: глава района и его первый заместитель. К менеджерам среднего звена можно отнести остальных заместителей главы района и начальников отделов, находящихся в непосредственном подчинении у главы района и его первого заместителя, например, начальника финансово – экономического отдела и заместителя главы района по жизнеобеспечению.
К менеджерам низшего звена относятся начальники отелов, находящиеся в подчинении у заместителей главы района: начальник экономического отдела, главный архитектор района, начальнику управления культуры и т. д.
Уровни управления. В администрации можно выделить 4 уровня управления. Первый – это взаимодействие главы района и работников, непосредственно ему подчиненных (первого заместителя, начальника отдела управления делами и т. д.). Второй уровень – это взаимодействие первого заместителя и подчиненных ему руководителей (заместителя главы по социальным вопросам, председателя КУМИ и т. д.). Третий уровень – взаимодействие заместителей главы района и начальников, подотчетных им отделов (например, председателя КУМИ и начальника отдела имущественных отношений). И четвертый уровень – это взаимодействие начальников отделов и специалистов этих отделов.
3 Характеристика персонала организации: описание кадрового потенциала, его квалификационного уровня, форм работы с персоналом, системы мотивации и стимулирования труда
Специфика государственной службы обусловливает ряд требований к государственному служащему. От него требуются, прежде всего, нейтральность, беспристрастность, строгая дисциплина, законопослушность. Его деятельность протекает в рамках нормативных правовых актов. Это во многом и предопределяет характеристику управления персоналом в государственной службе.
Проблемы кадрового состава администрации района относятся к компетенции отдела организационной и кадровой работы, который подчинен руководителю аппарата администрации района.
В своей работе отдел руководствуется внутренними положениями администрации района, которые основаны на федеральных и региональных законодательных актах.
Отправным пунктом в регулировании отношений муниципальной службы является Федеральный закон от 8 января 1998 г. № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 13 апреля 1999 г. № 75-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации»), который устанавливает общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации. Следующим законодательным актом, регулирующим деятельность муниципального управления в РФ является Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации. Кроме того, 02.03.2007 Государственной Думой России был принят Федеральный закон № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
Нанимателем для муниципального служащего в администрацию района является муниципальное образование, от имени которого полномочия нанимателя осуществляет представитель нанимателя (работодатель). Представителем нанимателя (работодателем) района является глава администрации этого района.
Кадровая политика призвана в полной мере использовать высокий творческий потенциал служащих, неисчерпаемую энергию и способность российских специалистов к решению назревших проблем, выполнению сложных задач; помочь государственным и муниципальным служащим наиболее полно раскрыть свои умения, таланты и способности.
Главной целью кадровой политики района является формирование такого кадрового потенциала, который в профессиональном и деловом отношении позволял бы обеспечить эффективное функционирование и развитие государственного аппарата и органов местной власти.
Подробней остановимся на анализе отбора кадров в администрацию района.
Подбор персонала основан на оценке профессионального уровня кандидата и соответствия его личных качеств корпоративной культуре.
Основные правила, определяющие функционирование системы подбора персонала в администрации района, заключаются в следующем.
При рассмотрении кандидатуры на вакантные должности приоритет имеют:
кандидаты, показавшие во время оценки профессионально-важных умений высокий или выше среднего уровень обучаемости;
кандидаты со значительным практическим опытом, который соответствует направлению предстоящей деятельности;
кандидаты, проявившие по результатам оценки профессионально-важных умений конструктивность (готовность соблюдать нормы и правила, установленные для работы, отсутствие выраженных конфликтных реакций);
кандидаты, обладающие, помимо опыта работы, достаточным уровнем управленческих умений (планирование, постановка задач, контроль, лидерский потенциал, умение вести переговоры и др.).
При приеме на работы руководитель опирается на результаты оценки профессионально-важных умений.
Администрацией района утвержден список документов и форма анкеты для кандидатов на муниципальную службу в администрации.
В результате анкетирования обычно выявляется следующая информация:
соответствие образования заявителя квалификационным требованиям;
соответствие имеющегося опыта работы характеру предполагаемой деятельности;
наличие ограничений любого рода на выполнение должностных обязанностей.
Одним из механизмов создания высокопрофессиональной муниципальной службы является аттестация, которая позволяет с помощью оценки произвести отбор лучших работников и их должностное перемещение, способствует улучшению подбора и расстановки кадров и в конечном счете повышает качество муниципального менеджмента. Вопросы аттестации муниципальных служащих относятся к непосредственной компетенции муниципальных образований, правовая регламентация этих мероприятий находит отражение в уставах муниципальных образований и иных нормативно-правовых актах, принимаемых на местном уровне.
Содержание и сущность аттестации раскрывается в ее принципах, которые вырабатываются аттестационной практикой органов местного самоуправления.
Аттестация муниципальных служащих строится на следующих основных принципах: внепартийность, всеобщность, гласность, периодичность, объективность, коллективность, обязательность4:
Одной из ответственных задач служб управления персоналом является заключение со служащими трудовых договоров (контрактов). Этот нормативный правовой акт регулирует условия поступления гражданина на службу, сроки (на определенный срок или на срок не более пяти лет), обязательства гражданина по выполнению законодательства и должностных обязанностей и др. Договор служит основой для издания приказа о назначении гражданина на должность.
В администрации муниципального района проводится организационная, правовая и информационная работа по выполнению поручения Президента Российской Федерации Д.А. Медведева от 1 августа 2008 года № Пр-1573.
 Распоряжением главы администрации муниципального района от 30 октября  2008 года № 785-р утвержден состав и Положение о Комиссии по формированию резерва управленческих кадров в муниципальном районе.
Для реализации  мероприятий, направленных на формирование, подготовку и эффективное использование резерва управленческих кадров рением Собрания депутатов муниципального района   утверждена Программа развития муниципальной службы муниципального района на 2011 – 2012гг.
Программа предусматривает решение следующих задач: проведение организационной и методической работы по формированию резерва управленческих кадров; проведение отбора кандидатов на включение в резерв управленческих кадров; осуществление подготовки и эффективное использование резерва управленческих кадров; организация ведения базы данных резерва управленческих кадров.
В рамках реализации Программы для  правового регулирования принят ряд документов, определивших: порядок формирования резерва управленческих кадров муниципального района; методику проведения отбора кандидатов в резерв управленческих кадров.
 Разработана  анкета  кандидата в резерв управленческих кадров, позволяющая определить основные профессиональные достижения кандидата, результативность его трудовой деятельности, опыт и масштаб управленческой деятельности, цель профессиональной карьеры и т.д.
 По результатам проведенных  отборов в резерв управленческих кадров муниципального района  включено 11 человек.
Все кандидаты, включенные в резерв управленческих кадров, имеют высшее профессиональное образование.   Следует отметить, что 4чел.   (36%), включенных в резерв управленческих кадров, имеют  возраст до 35 лет, 5 чел.  (45%) – до 45 лет  и лишь 2  человека  (19%) –  старше 45 лет.
Для учета сведений о лицах, включенных в резерв управленческих кадров, создана  база данных.
Администрацией муниципального района ведется  целенаправленная работа по  формированию резерва управленческих кадров.
Определим основные проблемы подбора кадров в аппарате администрации района.
До настоящего времени все еще нет в аппарате в достаточном количестве обученных кадров, умеющих оперативно принимать качественные государственные решения; очень противоречива нормативно-правовая база внедрения новых политических, экономических и социально-трудовых отношений в систему государственной службы. Все проблемы повышения эффективности муниципальной службы упираются в основном, в профессионализм работников госаппарата, который зависит от качества обучения.
Следующей проблемой, снижающей эффективность муниципальной службы, является то обстоятельство, что действующее законодательство предусматривает большой ряд ограничений и запретов для работников государственной и муниципальной службы.
Однако, закрепив множество ограничений, для государственных служащих не были созданы необходимые механизмы развития мотивации и стимулирования для обеспечения добросовестной и эффективной работы рассматриваемой категории работников. До сих пор нет четко выраженной системы социальных гарантий государственных и муниципальных служащих; размер денежного содержания не соответствует уровню их ответственности. Новый нормативный правовой акт о денежном содержании, который должен стать стержнем, основой реформирования системы государственной службы, до сих пор не принят.
Имеются проблемы, снижающие эффективность муниципальной службы, и в системе отбора, закрепления, воспитания кадров для органов государственного и муниципального управления. Исходя из анализа системы отбора кадров в аппарате администрации района, к ним можно отнести:
- недостаточную эффективность применяемых методов расчета и прогнозирования потребностей персонала государственной и муниципальной службы;
- текучесть кадров в аппарате администрации;
- отсутствие профориентационной работы для этой категории работников;
- недостаточное нормативное обеспечение технологий и процедур отбора, закрепления и продвижения кадров государственных и муниципальных служащих с доминирующей их ориентации на профессионально значимые качества;
- слабое решение проблем занятости муниципальных служащих в рамках формирования региональных программ регулирования занятости.
4 Краткая характеристика документационного обеспечения управления организацией, основные плановые и отчетные документы
Первым этапом исследования является изучение состава нормативно-методической документации.
Служба ДОУ Управления Делами в Администрации района в своей деятельности руководствуется следующими нормативными документами:
1. Уставом Муниципального Образования «Варненское сельское поселение» (далее МО ВР);
2. Регламентом Администрации ВР;
3. Положением об Управлении Делами Администрации ВР;
4. Специалисты службы ДОУ - должностными инструкциями (согласно занимаемой должности), которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.
5. Инструкцией по документационному обеспечению управления Администрации ВР, которая полностью отражает специфику работы данной организации;
6. Федеральным Законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращении граждан РФ»;
7. Прочими Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления;
8. Инструкциями и руководствами по работе с АС «Кодекс»: «Контроль исполнения», «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и др.
Также служба ДОУ в своей работе использует статьи, публикуемые в периодических изданиях как: «Делопроизводство» и «Секретарское Дело»; практические материалы представленные в интернет ресурсах, например, сайт сообщества PRO-секретариат - www.sekretariat.ru.
Таким образом, можно сказать о достаточно полном составе пакета нормативно-методической документации для эффективной работы сотрудников службы ДОУ.
Вторым этапом является исследование текущего делопроизводства. Для того чтобы дать объективную оценку состояния делопроизводства, требуется его изучение. Исследование системы ДОУ включает две основных части:
1. Исследование состава и движения документации. В данном разделе даётся характеристика количественного и качественного состава документов, маршрутов их движения.
2. Исследование основных делопроизводственных процессов.
Исследование состава и движения документации
Вся совокупность документов в Администрации района представляет собой 3 группы.
1. Входящие (поступающие);
2. Исходящие (отправляемые);
3. Внутренние документы.
Основной пласт состоит из входящих и исходящих документов.
Анализируя график, можем сказать следующее: сравнительно малое количество документов в начале года связано с большим количеством выходных и праздничных дней. Увеличение массы внутренних документов в весенний период, видимо, связан с большим количеством утверждений постановлений по земельным вопросам. Можно предположить, что именно погодные условия устанавливают такую тенденцию, так как все строительные и земельные работы проходят в этот период.
Общее снижение в летние месяцы связано с периодом отпусков, в том числе отпуском Главы ВР.
Снижение входящей документации в конце года связано с изменениями правил регистрации дублирующихся документов. До сентября регистрировались все входящие дублирующееся документы как повторные и программа присваивала им дополнительный сквозной номер..
Следует отметить, что письма, отправляемые факсом и по электронной почте, повторно не регистрируются, но сохраняются отчеты о доставке.
Число обращений граждан не велико, но им уделяется особое внимание. Все они стоят на контроле у Главы Администрации.
Маршруты движения документов.
Абсолютно вся входящая документация (служебная корреспонденция, обращения граждан, электронные письма, факсограммы и т.п.) проходит через службу ДОУ Управления Делами. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Так же сохраняются конверты по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция).
Сортировка производится на нерегистрируемые документы - рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие, обращения граждан – они регистрируются другим сотрудником (старшим специалистом) Управления делами в отдельном модуле системы «Кодекс», следовательно, на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ). Нерегистрируемые письма тоже в свою очередь сортируются по исполнителям для последующей передачи (вкладываются в ячейки или папки).
Регистрируются письма только на имя Главы и его заместителей.
Письма, подлежащие регистрации вскрываются. Сотрудник ответственный за регистрацию ознакамливается с содержанием и сортирует на срочные (срок ответа до 3 дней). Далее, в первую очередь регистрируются срочные документы и им задается маршрут, а затем прочие. Маршрут задается по нескольким направлениям: письма без регистрации передаются напрямую исполнителям (например, начальникам Управлений, если письмо на их имя), зарегистрированные передаются начальнику Управления делами для ознакомления и проверки. Это позволяет облегчить работу Главы Администрации. Если вопрос в компетенции начальника УД – документ возвращается уже с резолюцией для постановки на контроль. Прочие передаются Главе на рассмотрение. Возвращаются документы от главы с резолюцией для постановки на контроль с указанием исполнителей. Далее документ передается пользователю для ознакомления и/или исполнения поручения впоследствии. Здесь запускается механизм исходящих документов. По окончании исполнения документ проверяется, при необходимости отдается Главе для ознакомления и собственноручного снятия с контроля. Если ответ подготовлен на бланке какого-либо Управления, а не на бланке Администрации - достаточно подписи начальника соответствующего управления (исключения составляют документы, поставленные лично Главой на контроль – требуют обязательного подписания Главой, и должны быть подготовлены на бланке Администрации). Готовые подписанные документы возвращаются в УД для регистрации и отправления.