Совершенствование организационной структуры управления

Цель исследования – разработка организационной структуры управления организацией, которая позволит, работая в условиях жесткой конкуренции и быстро меняющейся ситуации приспосабливаться к постоянно изменяющейся внешней среде, приобретая новые и трансформируя имеющиеся качества, наращивая свои возможности по выработке и реализации адекватных ситуационных решений. ...

Введение
Глава 1 Понятие и принципы построения организационных структур
1.1 Содержание и элементы организационной структуры
1.3 Типы структур управления организацией
1.4 Виды структур управления организацией
1.4.1 Виды иерархических структур управления организацией
1.4.2 Виды органических структур управления организацией
Глава 2 Анализ организационной структуры МП «-»
2.2 Краткая информация о предприятии
2.3 Действующая организационная структура управления МП «-»
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры МП «-»
3.1 Организация отдела маркетинга
3.2 Организация ИСУ
Заключение
Список использованных источников
Приложения

Перед любым предприятием, работающим в условиях российского рынка, стоит лишь одна по – настоящему серьезная проблема – это проблема его выживания, обеспеченности непрерывности развития. Различные предприятия решают ее разными способами, в зависимости от складывающихся условий и обстоятельств, но в основе ее решения лежит сложная, кропотливая и трудоемкая работа по созданию и реализации конкурентных преимуществ. Сущность этой концепции заключается в поиске ответа на вопрос: «Каким должно быть предприятие и как им следует управлять в условиях динамичности, изменчивости и неопределенности внешней среды?»
Глобализация бизнеса, быстрые изменения потребительского спроса, сокращение жизненного цикла товаров, возрастание требований работников к условиям труда и качеству жизни вынуждают предприя тие создавать такую структуру и систему управления предприятием, которая бы поддерживала равновесие между средой, характером и результатом деятельности предприятия.
Тема проекта – анализ и развитие организационной структуры управления ......

2710410рублей
Первоначальные инвестиции 585600 рублей
Стоимость нового оборудования и затраты на переезд 1306400 рублей
Итого 1892007 рубля
Чистая прибыль за вычетом инвестиций 818410 рублей.
2.2. Действующая организационная структура МП «-»
Обследование и анализ является начальной и наиболее важной стадией работ - получение модели оргструктуры ее бизнес-процессов «как есть» и построение на этой основе модели «как должно быть». На этой стадии должно быть сформировано представление о функциональности будущей информационной системы управления и проведена оценка объема работ по ее внедрению. Это позволит определить последовательность работ по разработке информационной системы управления и правильно распределить имеющиеся ресурсы.
Основными методами сбора данных о деятельности компании выступили анкетирование и опрос ее сотрудников. В ходе обследования были получены сведения о текущем состоянии и особенностях деятельности компании, системе ее управления, организационно-функциональной структуре, возможностях существующей системы автоматизации учета и управления и задачах обработки информации. Кроме того, были проанализированы цели и задачи развития компании, изучены основные бизнес-процессы и схема документооборота, а также «узкие места» как самих учетных и управленческих процессов, так и их информационной поддержки.
МП «Принт-Севис» имеет линейно-функциональную схему организации деятельности (приложение Г), которая в целом соответствует поставленным целям и задачам. К основным характеристикам принятой структуры относятся функциональная организация - распределение специализированных функций между обособленными подразделениями (отделами), и линейное подчинение - соблюдение иерархического принципа управления, при котором нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему.
Согласно представленной структуре управления МП «-» (приложение Г) фирму возглавляет директор. В его полномочия входит:
• определение назначений и главных целей бизнеса фирмы;
• проектирование организационной структуры фирмы;
• выбор степени интеграции и систем управления;
• управление комплексом "стратегия - структура - контроль";
• определение нормативов поведения и политик фирмы в отдельных сферах ёе деятельности;
• обеспечение обратной связи результатов и стратегии фирмы;
• совершенствование стратегии, структуры, управления фирмы.
Деятельность и структура отделов в составе МП «-» регламентированы положениями об отделах, а также должностными инструкциями для сотрудников внутри отделов [34, с.12]. Охватывает следующие подразделения:
• Отдел прямых продаж;
• Отдел розничных и мелкооптовых продаж;
• Коммерческий отдел;
• Финансово-экономический отдел;
• Бухгалтерия;
• Операционный отдел;
• Складской комплекс;
• Транспортный отдел;
• Отдел кадров [35, с.3] .
Отдел прямых продаж (ОПП)
Миссия отдела прямых продаж (ОПП) состоит в том, чтобы максимально широко представить на рынке реализуемый компанией товар с целью обеспечения доступности конечному потребителю. Вне зависимости от типа торговой точки, ее месторасположения, при едином условии, что все множество торговых точек входит в обусловленную договором с производителем зону ответственности, являющуюся частью рынка сбыта данного продукта.
Задачей подразделения является обеспечение максимального присутствия и постоянного наличия товара, реализуемого компанией, в розничных торговых точках города Ульяновска и Ульяновской области, поддержание и увеличение объема продаж.
Основные функции:
• Осуществление сбыта товарной продукции по следующим направлениям: продажа продукции через агентов прямых продаж, агентов предварительных продаж в г. Ульяновске и агентов предварительных продаж в Ульяновской области;
• Постоянная работа над увеличением объема продаж;
• Расширение рынка сбыта и формирование сбытовой сети;
• Подготовка и заключение договоров;
• Совершенствование техники и технологии продаж по имеющимся каналам сбыта;
• Планирование, сбор, обработка, анализ, передача и хранение информации по основным показателям деятельности отдела.
Отдел розничных и мелкооптовых продаж
Миссия отдела розничных и мелкооптовых продаж (ОРиМП) состоит в том, чтобы производить реализацию высококачественной продукции по доступной цене широким слоям населения. В этом выражается заинтересованность и забота о потребителе, а также обеспечивается стабильность и развитие бизнеса и гарантируется стабильная прибыль организации.
Задачей подразделения является увеличение объема продаж ; повышение имиджа розничного торговца в глазах конечного потребителя за счет стабильности представленного ассортимента и конкурентного предложения по цене; выработка у него определенных привычек; позиционирование брэнда (здесь в контексте «брэнд» - имя компании).
Основные функции:
• Реализация розничную и мелкооптовую торговую сеть;
• Изучение покупательского спроса;
• Продвижение нового товара в розничной сети;
• Совершенствование форм и методов обслуживания покупателей;
Розничные и мелкооптовые продажи осуществляются через стационарную розничную сеть в которую входят 6 торговых точек. Каждая оборудована кассовым аппаратом, продажи осуществляет продавец. Продажи осуществляют продавцы: в зависимости от режима работы и размеров торговой точки посменно работают от 2 до 5 человек.
Возглавляет подразделение начальник отдела розничных и мелкооптовых продаж. В его подчинении находится менеджер по продажам, специалист по организации труда, специалист по охране труда, администраторы розничных продаж, продавцы розничных и мелкооптовых торговых точек .
• менеджер по продажам формирует и контролирует ассортимент продукции, консультирует работников торговых точек в отношении оптимизации принципов выкладки товара и донесении информации о товаре до потенциального потребителя , участвует в процессе подбора персонала , участвует в принятии кадровых решений , осуществляет ведение оперативного учета и контроль за выполнением плана товарооборота , составляет планы обучения новых и повышения квалификации имеющихся сотрудников.
• специалист по организации труда проводит сравнительный анализ работы торговых точек с целью выявления причин влияющих на выполнение плановых показателей, производит стандартизацию бизнес-процессов в торговых точках с целью повышения производительности труда на рабочих местах, анализирует существующие организационно технические условия труда .
• специалист по охране труда обеспечивает меры по соблюдению техники безопасности труда, ведет нормативную документацию по учету мероприятий, проводит инструктаж работников по соблюдению правил по техники безопасности.
• администраторы розничных продаж (АРП) осуществляют снабжение и управление продажами торговых точек. В обязанности администратора розничных продаж входит формирование заказа на товар доставка товара в торговую точку , контроль утвержденного ассортимента продукции и цен на товар , контроль соответствия реальных товарных остатков их фактическому наличию, контроль трудового распорядка в торговых точках. Все торговые точки сгруппированы в три маршрута за каждым из которых закреплен администратор. Маршрут условно разделен на две части ,одну из которых АРП объезжает до обеда, другую –после.
Коммерческий отдел.
Миссия коммерческого состоит в том, чтобы максимально выгодно осуществлять закупку товара для представления его на рынке реализации с целью обеспечения доступности конечному потребителю.
Подразделение создавалось для того, чтобы максимально эффективно взаимодействовать с кругом внешних производителей товаров и услуг в лице поставщиков. Смысл его можно выразить так: «Сотрудничайте с нами, и мы сделаем все для того, чтобы Ваш бизнес развивался, был успешным и стабильным».
Задачей подразделения является обеспечение увеличения объема реализации, разработка предложений по закупке продукции с учетом установленной конъюнктуры рынка и прогнозов по сбыту продукции по срокам, обеспечение запланированных объемов закупок - заключение договоров на поставку продукции, проведение переговоров с клиентами рынка по согласованию условий поставки, урегулированию разногласий по договорам поставки, сбор информации о поставщиках, конкурентах; отзывов на продукцию, проведение работы по сохранению, расширению рынков сбыта, проникновению на новые рынки с целью увеличения объема продаж, разработка предложений по стимулированию и расширению сбыта.
Основные функции:
• Закупка товаров ;
• Ценообразование на закупаемую продукцию;
• Обеспечение удаленных филиалов закупаемой продукцией (г. Димитровград, р.п. Николаевка);
• Формирование и согласование договоров по закупке и продаже;
• Продажа крупным оптом клиентам в г. Ульяновске и соседних регионах;
• Планирование и утверждение объемов продаж по всем видам продукции и подразделениям;
• Обеспечение наличия всех необходимых характеристик продукции (сертификаты, каталог продукции, весовые и количественные характеристики) в действующей системе автоматизации;
• Составление и предоставление отчетности перед поставщиками по установленным формам;
• Формирование заявок на оплату по поставщикам ;
• Проведение акций по рекламной поддержке продаж изделий народного потребления (промо-акции через внештатных сотрудников).
• менеджер отдела дистрибьюторских и региональных продаж осуществляет контроль за продажей крупным оптом изделий клиентам в г. Ульяновске и соседних регионов, занимается закупкой сопутствующих товаров, сбором и обработкой заявок на транспорт и на сопровождение грузов.
• специалист коммерческого отдела по закупкам занимается планированием заявок поставщикам, оформлением приходных накладных на поставленную продукцию, оформлением заявок на оплату поставщикам, переоценкой продукции.
• специалист по сертификации и рекламе занимается проведением акций по стимулированию продажи товаров, управлением внештатным персоналом, заключением договоров на производство продукции с фирменным логотипом и контролем за их выполнением.
Финансово-экономический отдел.
Миссия финансового отдела состоит в том, чтобы максимально оперативно и достоверно осуществлять процесс контроля за финансовым состоянием предприятия предоставлять руководству компании необходимую информацию, с помощью которой аппарат управления и линейные руководители своевременно принимают и конкретизируют решения, касающиеся деятельности отделов и организации.
Подразделение создавалось для того, чтобы максимально эффективно взаимодействовать с прочими отделами организации путем установления перекрестных связей для координации их работы по выполнению задач оперативного и стратегического развития организации.
Основные функции:
• Формирование единой финансово-экономической политики компании;
• Финансово-экономическое планирование, направленное на эффективное использование всех видов ресурсов в процессе реализации товаров (работ, услуг);
• Организация и методическое обеспечение разработок программ, перспективных и краткосрочных прогнозов экономического развития компании;
• Контроль за эффективным и рациональным использованием оборотных средств компании и заемных средств;
• Анализ финансово-экономического состояния компании;
• Управление оборотными средствами, кредиторской и дебиторской задолженностью;
• Совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы;
• Управление издержками;
• Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками;
• Создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов компании;
• Контроль за выполнением подразделениями предприятия плановых показателей деятельности и законодательства в области экономики.
Бухгалтерия
Основные функции:
• обеспечение своевременного и полного предоставления подразделениями и службами первичной документации для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в соответствии с рабочим планом счетов б/у и учетной политикой принятой на предприятии;
• сбор и подготовка документации для проведения взаимозачетов с предприятиями и организациями;
• составление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные для ее сдачи сроки;
• составление единого баланса исполнения смет доходов и расходов и отдельные балансов;
• проведение проверок и документальных ревизий по вопросам наличия (сохранение активов) в соответствии с планом .
АСУ
Основные функции:
• Эксплуатация и развитие вычислительной техники организации;
• Обеспечение бесперебойного функционирования ЛВС организации;
• Управление доступом к информационным ресурсам ЛВС;
• Модернизация вычислительных средств;
• Внедрение, настройка и сопровождение прикладных программ, необходимых для обеспечения бизнес-процессов организации;
• Доработка прикладных программ;
• Учет вычислительной техники;
• Учет расходных материалов;
• Формирование статьи бюджета "Расходы на эксплуатацию вычислительной техники";
Складской комплекс
Непрерывность и стабильность работы компании обеспечивается за счет запасе продукции, находящихся на ее складах.
Склады компании, за исключением региональных складов ответственного хранения, находятся в одном здании в непосредственной близости друг от друга и на незначительном удалении от головного офиса.
Главный склад служит для приема, размещения, хранения, а также комплектации и отгрузки товаров, ей сопутствующих. Единица хранения продукции: коробка. Вся продукция содержит на упаковке штрих-код. Срок годности на продукцию не распространяется.
Транспортный отдел
Доставка продукции со складов поставщиков и в торговые точки на склады клиентов, осуществляется преимуществено собственным автотранспортом. Фирма располагает парком из порядка 15 автомобилей различной грузоподъемности.
Автотранспорт распределяется исходя из потребностей каждого подразделения на основании заявок. За каждой машиной приказом закреплен водитель, начальник транспортного отдела закреплен за всеми машинами. Заправка автомобилей горючим осуществляется по карточкам, закрепленным за каждым автомобилем.
Отдел кадров
Основные функции:
• Подбор и управление персоналом.
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры «-»
3.1 Организация маркетинговой службы
Необходимость создания маркетинговой службы определяется на основе перераспределения бизнес-процессов между подразделениями фирмы (таблица 3).
Таблица 3 – Основные бизнес-процессы МП «-»
Код функционального направления
Бизнес-процессы
Код
функции
Функции обеспечения
1
Организация закупок
Коммерческий отдел
Поиск поставщиков
Заказ товаров
Заключение контрактов
Ценовая политика по закупкам.
Ценовая политика по сбыту
Заключение договоров реализации
2
Организация сбыта
ОПП
ОРиМП
Реализация продукции оптовым покупателям
Реализация продукции розничным покупателям
Контроль работы магазинов.
3
Организация хранения
ТСК
Обеспечение работы склада
4
Организация транспортной доставки
ТСК
Обеспечение деятельности транспортом, хозяйственными и инженерными услуги
5
Техническое обеспечение
АСУ
Обеспечение оргтехникой
Компьютеризация и развитие сети
6
Аудиторское обеспечение
ФЭО
Бухгалтерия
Оценка финансового состояния фирмы
Контроль и консультирование бухгалтерии фирмы
Рассматривая таблицу 3 можно видеть, что в работе фирмы половина функций обеспечения приходится на коммерческий отдел, на основании этого можно сделать вывод, что он является наиболее загруженным.
Одним из подходов к совершенствованию деятельности предприятия является выявление и реализация таких вариантов перераспределения функций между и внутри бизнес-процессов, которые обеспечивают повышение эффективности выполнения основных бизнес-процессов при заданных значениях показателей эффективности вспомогательных и управляющих бизнес-процессов. В рассматриваемой фирме наибольший объем времени и средств занимали вспомогательные бизнес-процессы, то есть маркетинговые исследования .
В результате специалисты подразделений, созданных для выполнения основных бизнес-процессов, занимаются исполнением функций вспомогательных бизнес - процессов.
В связи с увеличением направлений в деятельности компании и расширения ассортимента возникает необходимость в пересмотре отношений между основными звеньями и службами предприятия, в выдвижении на передний план проблем, связанных с более активной реализацией товаров и услуг и организации отдельного подразделения- отдела маркетинга.
Основу деятельности должны составлять такие функции, как проведение исследований для определения потребительских нужд, налаживание коммуникации, организация распределения, развертывание службы сервиса, проведение рекламных мероприятий с целью продвижения товаров. В соответствии с этим определены и основные задачи службы:
1.Анализ положения предприятия на рынке, его финансово- хозяйственной деятельности и эффективности управления предприятием.
2.Разработка стратегии развития предприятия.
3.Исследование существующих сетей сбыта и систем снабжения.
4.Анализ потребительских свойств реализуемой продукции и требований, предъявляемых к ней покупателями.
5. Организация рекламы и стимулирование сбыта.
6. Организация послепродажного обслуживания продукции.
Функции отдела маркетинга:
1. Организация процесса маркетинговых исследований;
2. Сбор информации о конкурентах;
3. Выявление сильных и слабых сторон конкурентов;
4. Определение уровня конкуренции в секторе товара выпускаемой продукции;
5. Составление по результатам маркетинговых исследований прогнозов развития рынка;
6. Проведение мероприятий по стимулированию сбыта;
7. Организация спонсорств на различных мероприятиях;
8. Поддержание имиджа компании;
9. Организация рекламной поддержки при проведении каких-либо мероприятий по стимулированию сбыта;
10. Организация участия предприятия в центральных и региональных отраслевых выставках, ярмарках, продажах. Подготовка необходимых документов и материалов;
11. Обеспечение фирменного оформления рекламных материалов и инструментария исследований рынка и спроса населения;
12. Составление смет затрат на проведение рекламных мероприятий и осуществление контроля за их осуществлением.
В состав хорошо спланированной системы маркетинговой информации входят три вспомогательные системы.
Первая – система внутренней отчетности, отражающая показатели текущего
сбыта, объем материальных запасов. У фирмы должна существовать внутренняя отчетность, отражающая показатели текущего сбыта. Руководство фирмы должно иметь возможность по компьютерной сети получить информацию о текущем и прошлом сбыте, товарно-материальных запасах по любому товару.
Вторая – система сбора внешней текущей информации, поставляющая руководителям по маркетингу информацию об изменениях на рынке. Фирма должна проводить исследования продаж, которые позволяют выявить реальную ситуацию на рынке продаж.
Третья – система маркетинговых исследований, призванная обеспечить сбор информации, актуальной с точки зрения стоящей перед фирмой конкретной маркетинговой проблемы.
Таким образом, команда становится информационным центром компании, в котором «мнение рынка увязывается с мнением фирмы».
Таким образом, для успешного решения задач служба маркетинга должна иметь соответствующую структуру и кадровый состав:
Начальник отдела маркетинга
Заместитель
начальника
отдела
маркетинга
Функциональные единицы
Специалист по статистике и контроля сбыта
Специалист по ценообразованию
Специалист по
разработке новых направлений
деятельности по реализации продукции
Специалист по рекламе
Рисунок 3- Структура отдела маркетинга
Служба маркетинга должна состоять из следующих функциональных единиц:
1. Специалист по статистики и контроля сбыта.
Основное назначение - работа с информацией и обеспечение ею всех подразделений и руководства предприятия. В задачи входит проведение исследований, опросы потребителей товаров, отслеживание действий конкурентов, зарубежного опыта и т. д. Важной функцией является контроль сбыта и соотношение его величины с внутренними и внешними факторами маркетинговой среды. В качестве первых шагов деятельности подразделения могут быть:
• составление полного перечня фирм-потребителей и потенциальных потребителей продукции предприятия;
• составление аналогичного перечня зарубежных потребителей;
• оценка состояния рынков, на которых действует предприятие, и их перспектив;