Делопроизводство

Составление и оформление справочно-информационных документов
...

1. Составление и оформление справочно-информационных документов – внутренняя докладная записка, объяснительная записка, заявление.
2. Подготовка дел к архивному хранению: составление описи и акта о
выделении документов к уничтожению.
3. Составление и оформление положения о структурном подразделении.
4. Составление должностной инструкции в соответствии с занимаемой должностью.
5. Составление и оформление служебного письма Хабаровского производственного объединения «Двигатель» Комсомольскому акционерному обществу «Мотор» о гарантии в оплате за предоставляемую им продукцию.
6. Составление и оформление информационно-справочного и
справочно-аналитического документа в виде внутренней докладной записки о срыве занятий по технике безопасности.

Термин "делопроизводство" возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом.
В соответствии с ГОСТом делопроизводство – это документационный фундамент деятельности каждого предприятия, его отчетности и учета. Прежде всего, делопроизводство предполагает создание документов (документирование), документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности орг анизации и организационную работу над ними. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.Для учета количества листов в делах постоянного и временного хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» – число листов внутренней описи, если она есть.В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:- полное наименование организации с указанием ее подведомственности;- наименование структурного подразделения;- делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;- заголовок дела;- срок хранения дела.При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются: - даты дела (тома, части); - номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);- количество листов в деле;- архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел.При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1—78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1—20.Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи. Составление описи – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:1. Порядковый номер дела (тома, части) по описи;2. Индекс дела (тома, части);3. Заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;4. Дату дела (тома, части);5. Число листов в деле (томе, части);6. Срок хранения;7. Примечание.В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а архив принять на хранение внесенные в опись дела.Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения научно-технической обработки документов. Иными словами, сначала нужно обязательно провести экспертизу ценности документов, сформировать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Дела переплести, оформить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий. Составить на них описи и утвердить в установленном нормативными документами порядке. И только после этого заниматься уничтожением документов с истекшими сроками хранения.Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной нормативными документами.Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.При составлении акта нужно помнить о том, что в него включаются дела, не подлежащие хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, если дело, срок хранения которых 3 года, при условии наличия годовых планов, закончено делопроизводством в 2000 году, оно может быть включено в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2004 г. В том случае, если срок хранения документов определен по перечням как "3 года после проведения комплексной проверки", тогда точкой отсчета является дата проведения проверки. Например, дело, при проведении проверки в 2005 году, может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г. и то при условии, если во время проверки этот период (2003 год) был обревизован. Если проверке подверглись документы до 2002 года включительно, тогда дело, указанное в нашем примере, не может быть включено в акт о выделении к уничтожению. Оно остается на хранении в организации до тех пор, пока не будут обревизованы документы за 2003 год, даже если придется ждать проверки еще несколько лет. Разумеется, при такой постановке вопроса срок хранения дел значительно увеличивается.Нужно иметь в виду, что под проверкой понимается только комплексная проверка. При составлении акта о выделении к уничтожению документов важно помнить, что если проверка проверила документы, например, за последние три года, а документы за более ранний период не смотрела, это значит, что в акт о выделении к уничтожению документов включаются документы с истекшими сроками хранения только за тот период, который был обревизован. Документы, которые не были обревизованы, даже если они относятся к более раннему периоду, мы обязаны оставить на хранение.Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья – желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.2. Практическая часть2.1. Составить и оформить положение о структурном подразделении.Положение о структурном подразделении – это правовой акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения, правовое положение подразделения в структуре организации, структура подразделения, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения, порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения, индивидуальные разрабатываются на его основе.Назначение положения разрабатывается с целью организационно-правового закрепления за подразделением функций управления, рационального разграничения полномочий, установления прав, обязанностей и ответственности руководителя подразделения. Положения являются составной частью документации организации. Также являются основанием для разработки типовых и, при необходимости, персональных должностных инструкций сотрудников подразделений. Положения о структурных подразделениях разрабатывают в соответствии с действующими организационно-управленческими документами и настоящим стандартом. В разделе положения «Основное назначение» указывают: - место подразделения в структуре предприятия (подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупного подразделения); - подчиненность подразделения (кому подчиняется подразделение – непосредственно генеральному директору или директору по направлению, начальнику управления, службы, отдела и т. д.); - целевое назначение (основные задачи) подразделения; - порядок создания и ликвидации подразделения (при необходимости).Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения УТВЕРЖДАЮ приказом № 132Генеральный директор МУП «ПКК-1»___________________Чеколовец Я.Н.от 01 октября 2010 г. ПОЛОЖЕНИЕо цехе1.Общие положения1.1. Цех является самостоятельным структурным подразделением предприятия.1.2. Цех создается и ликвидируется приказом генерального директора.1.3. Непосредственное руководство цехом осуществляет начальник участка, назначаемый на должность приказом генерального директора.1.4. В своей деятельности цех руководствуется:1.4.1. Уставом предприятия.1.4.2. Настоящим положением.1.4.3.______________________________________________________________2. Структура2.1. Структуру и штатную численность цеха утверждает генеральный директор по представлению начальника отдела кадров, согласованному с начальником участка.2.2. Цех имеет в своем составе структурные подразделения (участки):- участки основного производства;- участки вспомогательного производства.2.3. Положения о подразделениях утверждаются директором, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится начальником участка.2.4.________________________________________________________________3. Задачи3.1. Выполнение распоряжений руководства по работе участка.3.2. Применение современных и модернизированных технологий.3.3. Экономия средств предприятия за счет соблюдения технологии производства.3.4.________________________________________________________________4. Функции4.1. Обеспечение бесперебойной работы.4.2. Выполнение всех работ в строгом соответствии с Правилами технической безопасности и Правилами технической, инструкциями.4.3. Повышение эффективности производства и производительности труда.4.4. Создание безопасных условий труда и повышение технической культуры производства.4.5.Обеспечение эффективности производства.4.6. Рациональное использование производственных ресурсов.4.7. Расчет производственных мощностей.4.8. Составление отчета о загруженности производственных мощностей.4.9. Участие в разработке и проведении мероприятий по реконструкции и модернизации производства.4.10.Контроль за соблюдением технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, санитарных норм.4.11. Составление отчетов о деятельности цеха.4.12. Экономическое обоснование необходимости обновления оборудования цеха.4.13. Составление заявок соответствующим структурным подразделениям предприятия на расходные материалы, хозяйственный инвентарь и оборудование.4.14.Координация деятельности между структурными подразделениями цеха.4.15.______________________________________________________________5. ПраваЦех имеет право:5.1. Участвовать в общем планировании деятельности предприятия.5.2.________________________________________________________________6. Взаимоотношения (служебные связи)Для выполнения функций и реализации прав цех взаимодействует по следующей схеме:НаименованиеподразделенияДокументы и информацияПолучаетПредоставляет123Отдел главноготехнологаУказания о внесенииизменений в технологиюпроизводстваОтчеты о соблюдениитехнологии производстваЧертежи, спецификацииПредложения посовершенствованиютехнологий производстваТехнологические маршрутныелисты для всех этаповпроизводства123Отдел главногоконструктораЧертежи деталей и узловпродукцииЗамечания по конструкцииПомощь в освоении выпускапродукцииОтдел главного механикаУказания о внесении изменений в технологию производстваОтчеты о соблюдении технологии производстваЧертежи, спецификацииПредложения посовершенствованиюКонсультацииОтдел главного энергетикаНормы расхода энергииОтчеты о расходовании энергииИнструкции по эксплуатации электрооборудованияГрафики производстваЗаявки на отключениеГрафики планово-профилактических работ на электрооборудованияЗаявки на разработку электрических схемподключенияПроизводственно-диспетчерский отделОперативные распоряженияпо координацииГрафики выполнения работОтчеты о выполненииИнструментальный отделИнструмент и оснастку по заявкамОтчеты о соблюдении технологии использования инструмента и оснасткиУказания о внесении изменений в технологию использования инструментов и оснасткиЗаявки на оснащение производства инструментомОтдел материально-техническогоснабженияПланы поставок материально-технических ресурсовРасчеты потребностей и заявки на материально-технические ресурсыСведения о наличии материально-технических ресурсов на складеОтчеты об использовании материально-технических ресурсов и соблюдении норм расходаДокументацию о приеме, остатках материально-технических средствПланово-экономический отделПланы производствапродукции по номенклатуреПланы производстваУказания по экономиисредствРасчет мощностипроизводстваОценки экономической эффективности производства продукцииСведения для экономического анализа деятельности цехаБухгалтерияДанные о выделенииденежных средств цехуПеречни оборудования, подлежащего списанию и снятию с балансаАнализа темповрасходования средствЗаявки на оплату оборудования7. Ответственность6.1.На начальника участка возлагается персональная ответственность за:6.1.1.Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства цехом.6.1.2.Составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности цеха.6.1.3.Своевременное и качественное исполнение приказов руководства.6.1.4. За качество и своевременность выполнения функций цеха6.2.Ответственность других работников цеха устанавливается соответствующими инструкциями.6.3.________________________________________________________________Руководитель структурногоПодразделения _________________ (ФИО) М.П. подпись СОГЛАСОВАНОДолжностное лицо, с которым согласовывается Положение_____________________ (ФИО) подпись 01.12.2010г.Начальник юридического отдела_____________________ (ФИО) подпись 01.12.2010г. 2.2. Составить должностную инструкцию в соответствии с занимаемой должностью.Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.