Структура управления организацией и Деловое общение

Введение 3
1. Структура управления организацией 4
1.1 Сущность организационных структур 4
1.2 Основные типы структур, их характеристика 5
2. Деловое общение 10
2.1 Принципы и понятие делового общения. 10
2.2 Организация проведения деловых совещаний, собраний, переговоров 12
Практическая часть 14
Заключение 20
Список используемой литературы 21


...

Введение 3
1. Структура управления организацией 4
1.1 Сущность организационных структур 4
1.2 Основные типы структур, их характеристика 5
2. Деловое общение 10
2.1 Принципы и понятие делового общения. 10
2.2 Организация проведения деловых совещаний, собраний, переговоров 12
Практическая часть 14
Заключение 20
Список используемой литературы 21

Выделение функциональных сфер менеджмента выступает стержне¬вой процедурой формирования горизонтальных корпоративных структур управления. Состав сфер управленческой деятельности или процессов управления обусловлен стадиями кругооборота ресурсов, жизненным цик-лом изделий, воспроизводственными факторами. Структура каждой функ-циональной сферы деятельности зависит от масштаба связей, типа орга-низации, уровня специализации, внутренних и внешних факторов.
Однако успех деятельности зависит не только от правильно выбранной структуры управления.
От того, насколько грамотно построено общение, зависит результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в организации. Практически все проблемы би знеса тем или иным образом связаны с общением – процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведения их до понимания другими людьми. Менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80% своего времени. В соответствии с вышеизложенным данная тема представляется весьма актуальной для исследования.
Целью курсовой работы является изучение организационных структур управления и сущности делового общения.

Рис. 5 Дивизиональная структура управления
Положительные моменты этого типа структур управления состоят в следующем: в концентрации функций управления только у одного руководителя производства; более четком закреплении полномочий и ответствен­ности за ключевые результаты: в прибыли, затратах, эффективности; более эффективной системе контроля. Тенденции приспособления структур управ­ления к конкретным условиям производства и продвижения продукции заслуживают внимания, особенно при формировании корпоративных и транснациональных компаний, создаваемых в России в настоящее время.4
2. Деловое общение
2.1 Принципы и понятие делового общения
Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение кон­кретной проблемы или реализацию определенной цели.
Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).
Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические меха­низмы, о которых мы говорили ранее.
В целом деловое общение отличается от обыденного (неформаль­ного) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без по­терь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.
Деловое общение реализуется в различных формах: деловая беседа; деловые переговоры; деловые совещания; публичные выступления.
Мы не рассматриваем подробно технологию и этические прин­ципы реализации этих форм делового общения. Нас прежде всего интересуют психологические особенности непосредственных участ­ников делового общения, их умение и возможность влиять на парт­нера, способность добиваться эффективных результатов.5
Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение – это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся:
признание равенства и неповторимости каждого из партнеров,
априорное признание существования того или иного “зерна истины” в каждой точке зрения;
взаимное обогащение участников общения.
Применительно к деловому общению основной этический принцип можно сформулировать таким образом: в деловом общении при принятии решения о том, какие ценности следует предпочесть в данной ситуации, поступай так, чтобы максима твоей воли была совместима с нравственными ценностями других сторон, участвующих в общении, и допускала координацию интересов всех сторон.
Таким образом, в основе этики делового общения должна быть координация, а по возможности и гармонизация интересов. Естественно, если оно осуществляется этическими средствами и во имя морально оправданных целей. Поэтому деловое общение должно постоянно проверяться этической рефлексией, оправдывающей мотивы вступления в него. При этом сделать этически правильный выбор и принять индивидуальное решение часто дело совсем непростое. Рыночные отношения предоставляют свободу выбора, но вместе с тем увеличивают количество вариантов решений, порождают комплекс моральных дилемм, поджидающих деловых людей на каждом шагу в процессе их деятельности и общения.
Специалист по менеджменту, вступающий в деловое общение, может попасть в затруднительные ситуации. При этом если во всех случаях он остановит свой выбор на действиях, дающих сиюминутный эффект, его поведение можно будет, пожалуй, считать безнравственным и аморальным. Если же он не предпримет ни одного из таких действий, то может оказаться несостоятельным как управляющий и постоянно испытывать удручающее чувство внутреннего морального напряжения. Поэтому совершенно очевидно, что управляющий должен выработать необходимый свод этических принципов, которые смогут помочь ему в моральной оценке каждой ситуации и решении проблем – насколько далеко можно зайти в деловом общении, не переступая этических норм.
Однако, несмотря на всю проблематичность и трудность выбора нравственной позиции, в общении имеется ряд таких положений, следуя которым можно в значительной степени облегчить деловое общение, повысить его эффективность и избежать промахов в процессе взаимодействия с другими в бизнесе.
2.2 Организация проведения деловых совещаний, собраний, переговоров
Инициатива проведения переговоров всегда принадлежит той стороне, которая психологически лучше готова к ним. Основная за­дача переговоров в психологическом плане — убедить собеседника, заставить его принять ваше предложение. При этом переговоры долж­ны проходить в вежливо -предупредительном тоне, все нетактичные и грубые методы должны быть исключены. Следует отметить, что и слишком серьезная манера переговоров не сопутствует успеху.
Перед началом переговоров очень важно для их успешного исхо­да создать благоприятный психологический климат. Существуют несколько эффективных приемов, которые позволяют в самом на­чале переговоров быстро расположить к себе вашего партнера и при необходимости безболезненно для его самолюбия склонить к вашей точке зрения.
В самом начале переговоров следует ненавязчиво внушить парт­неру сознание или его собственной значимости, или авторитета фир­мы, которую он представляет. Но делать это следует искренне, не сбиваясь на дешевые комплименты.
Наибольшее влияние на партнеров в любых переговорах оказывает аргументация. В аргументации, как правило выделяют две основные конструк­ции: доказательная аргументация, с помощью которой руководи­тель хочет что-то доказать в беседе с подчиненным или обосновать; контраргументация, с помощью которой руководитель опро­вергает тезисы и утверждения собеседника.
Существует шесть основных правил, способствую­щих успеху переговоров и поддержанию благоприятного климата в процессе их проведения, которые должны неукоснительно соблю­дать обе стороны.
1. Рациональность. Необходимо вести себя рационально, даже если другая сторона проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции неблагоприятно сказываются на процессе принятия решений.
2. Понимание. Постарайтесь понять партнера. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможность выработки взаимопри­емлемых решений.
3. Общение. Если даже противоположная сторона вас не слу­шает, то все равно постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения.
4. Достоверность. Не давайте ложной информации, даже если это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет дальнейшее взаимодействие.
5. Необходимость избегать поучительного тона. Не старайтесь по­учать партнера, будьте открыты для его аргументов и постарайтесь, в свою очередь, убедить его.
6. Принятие. Постарайтесь принять точку зрения другой сторо­ны и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партне­ра.6
Практическая часть
Задание 1
Председатель Совета местного райпо поручил специалисту провести занятие с работниками магазинов, столовых, производственных и заготовительных предприятий по решениям Российских научно-практических конференций (1999-2005 гг.).
Задание:
- составьте план выступления (вопросы для обсуждения);
- требования к выступлению;
- опишите выполнение рекомендаций Российских научно-практических конференций работниками местной кооперативной организации;
- содержание Программы развития потребительской кооперации местной кооперативной организации на 2006 год и роль специалиста в ее выполнении.
План выступления
1) Вступление (включает приветствие, обращение к слушателям)
Один из самых лучших способов начать выступление - это начать с какого-нибудь замечания, которое непосредственно касается интересов аудитории. Все люди чрезвычайно заинтересованы в таких вещах, которые непосредственно и сильно затрагивают их самих. С первых слов нужно сказать, чем речь оратора может помочь слушателям в росте показателей производительности и прибыльности производства, повышении их материального благосостояния, и даже получении ими душевного спокойствия.
2) Изложение (изложение содержания Программы развития потребительской кооперации местной кооперативной организации на 2006 год и роль специалиста в ее выполнении)
3) Доказательство (аргументация)
Основные положения тактики аргументирования: выбор техники аргументирования в зависимости от слушателей; устранение противоречий; очередность перечисления преимуществ и недостатков; персонификация аргументации (выявить позицию слушателя и включить ее в аргументацию)
4) Заключение (поблагодарить слушателей за внимание, сообщить о том, что его речь поможет делу слушателей)
Требования к выступлению
1. Рациональность. Необходимо вести себя рационально, даже если другая сторона проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции неблагоприятно сказываются на процессе принятия решений.
2. Понимание. Постарайтесь понять партнера. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможность выработки взаимопри­емлемых решений.
3. Общение. Если даже противоположная сторона вас не слу­шает, то все равно постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения.
4. Достоверность. Не давайте ложной информации, даже если это делает противоположная сторона. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет дальнейшее взаимодействие.