организация документооборота в школе

работа содержит теорию и практику на примере школы Пермского края, предложены пути совершенствования ...

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………

1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ……………………………
1.1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства……………
1.2. Организация документооборота…………………………………………
1.3. Основные виды документов………………………………………………

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АВТОНОМНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 5»……………………….

2.1. История муниципального образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 5»……………………………………….
2.2. Организация документооборота муниципального автономного образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 5»………………………………………………………………………
2.3. Основные виды документов муниципального автономного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №5»……………

3. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНОМ АВТОНОМНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 5»…………

3.1. Выбор системы электронного документооборота и этапы ее внедрения………………………………………………………………….
3.2. Эффективность внедрения системы электронного документооборота для управленческой деятельности школы………………………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………

Современная деятельность каждой организации, независимо от организационно-правовой формы, от вида деятельности и численности штата работников неразрывно связана с документооборотом, от которого зависит не только ежедневная деятельность организации, но зачастую и ее будущее. Документооборот каждой организации отображает движение документопотоков различного вида, в частности материальных, финансовых, информационных, кадровых, работ и директив.
Документооборот можно представить определённым образом в виде организованной памяти организации, которая используется с целью восстановления истории любого вопроса, представляющего определенную ценность, а также с целью извлечения определенного опыта в той или иной области, с целью анализа различных сторон деятельности конкретной организации, установле ния причинно-следственных связей и т.п. Кроме того документооборот организации представляет собой учёт и контроль результатов ее деятельности. Документооборот также является и средством управления организацией, с помощью которого обеспечивается квалифицированное функционирование как отдельно взятого сотрудника, так и подразделений организации.
Информация – это снова принятия решений и последующих действий, а документ в свою очередь – это носитель информации. Информация по своей сути может быть самой разнообразной, некоторые из которых непосредственно побуждают к совершению определенных действий, а другие в свою очередь обеспечивают какую-либо деятельность. Таким образом, и информация и документ соответственно являются ресурсами управления и функционирования каждой без исключения организации.
Все это обуславливает актуальность темы дипломной работы, так как правильность оформления того или иного документа как носителя определённой информации имеет весомое значение, а правильный и эффективный документооборот способствует эффективному движению определенного документа внутри организации, а, следовательно, и оперативному принятию решений в отношении таких документов. Правильно оформленный документ, эффективный документооборот и оперативность принятия решений – это залог успеха каждой организации, а значит ее процветания и дальнейшего функционирования. Документооборот это одна из составляющих частей деятельности каждой организации, а это значит, что совершенствование данной области на законодательном и внутриорганизационном уровнях является целью государства и отдельно взятого руководителя.
Тема нашего исследования раскрывается в трудах таких ученых в области делопроизводства, как Т.В. Кузнецова, В.В. Галахов, О. Подолина, Д. Абдукадырова и других. Теоретическую базу исследования составляют федеральные законы и нормативные акты Российской Федерации, периодические издания «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», и т.д.
База исследования - муниципальное автономное образовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа № 5" (далее Школа).
Объектом исследования является анализ документооборота Школы.
Предметом исследования является нормативно-правовая база организации документооборота, и организация делопроизводства в исследуемом объекте.
Целью дипломной работы является рассмотрение организации документооборота в Школе, выявление актуальных проблем, возникающих в ходе организации документооборота, а также поиск путей совершенствования документооборота.
Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:
1. описать нормативно-правовую базу по организации документооборота в Российской Федерации;
2. исследовать схему организации документооборота;
3. раскрыть особенности документооборота Школы;
4. дать рекомендации по совершенствованию организации документооборота в Школе.
В дипломной работе были использованы следующие методы исследования: анализ нормативно-правовой документации, теоретический анализ и синтез, абстрагирование, конкретизация и идеализация, аналогия, классификация, обобщение, специально-юридический и сравнительно-правовой.
Практическая значимость заключается в исследовании эффективности внедрения электронного документооборота в деятельность образовательного учреждения.
Структура дипломной работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав и заключения. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе рассматривается организация документооборота. Во второй главе раскрываются особенности организации документооборота в Школе. Третья глава посвящена вопросам совершенствования системы документооборота в исследуемом учреждении.
В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

Открытый ключ проверки подписи – это набор символов, который доступен для заинтересованных лиц, и используемый для проверки достоверности электронной цифровой подписи. Если документы издаются на бумажном носителе, а электронный документ является идентичным, в этом случае оба документа будут признаны самостоятельными. Обязательными мерами по защите электронных носителей наделены все государственные органы, юридические и физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами. Электронный документооборот призван обеспечивать экономию финансовых и материальных средств, а также времени. Наиболее широкое применение данный вид документов получил в области финансовой и статистической отчетности и декларирования. Итак, деятельность любой организации связана с документацией. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Функция документа есть его целевое назначение. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АВТОНОМНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 5»2.1 История муниципального образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 5»Муниципальное автономное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 5» Пермского края 01 сентября 1988 года, будучи Основной общеобразовательной Школа № 5, открыла двери для 1175 учащихся микрорайона Звёздный. Основные годы в жизни школы:- 1990 год: школа начала функционировать, как средняя общеобразовательная школа; - 1993 год: школа является творческим воспитательным комплексом. Осуществлён переход на хозяйственную самостоятельность;- 1995 год: школа является учебно-воспитательным комплексом с структурными подразделениями: детский сад № 41 и Клуб по месту жительства «Радуга»;- 2005-2006 учебный год: школа участвовала в конкурсе «Лучшие школы» в рамках приоритетного национального проекта «Образование» - был подарен комплект оборудования для кабинета биологии на сумму 450 тыс. руб.;- 2006-2007 учебный год: школа участвовала в конкурсе «Лучшие школы» в рамках приоритетного национального проекта «Образование» - подарена интерактивная доска;- 2007 год: у школы уже четыре структурных подразделения, в виде детских садов № 12, 39, 41, 44; - 2008 год: школа одержала победу в приоритетном национальном проекте «Образование» и получила 1 млн. рублей;- 2010-2011 учебный год: школа стала лауреатом краевой премии «Ступени» (предмет - биология);- 8 апреля 2011 год: школа стала автономным учреждением;- 2011-2012 учебный год: лауреат краевой премии «Ступени» (III ступень обучения);- 2012 год: школа является краевой апробационной площадкой по подготовке к введению ФГОС ООО;- 2012-2013 учебный год: лауреат краевой премии «Ступени» (II и III ступени обучения);- 2013 год: школа отметила двадцатипятилетний юбилей. Муниципальное автономное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 5» расположена по адресу: ул. Энтузиастов, 15, г. Краснокамск, Пермский край.Учредитель: Управление системой образования администрации Краснокамского муниципального района.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН): 1025901846794Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН): 5916007116Код причины постановки на учёт (КПП): 591601001Контактные телефоны: 8(34 273) 7-03-17 (директор); 8(34 273) 7-03-47 (заместители директора);E-mail: [email protected] В школе имеется свой сайт http://sh5-krkam.edusite.ru/Школа предоставляет образовательные услуги на основании:- Свидетельства о государственной аккредитации ГА №027155, выданного Государственной инспекцией по надзору и контролю на срок с 12.05.2009 до 13.05.2014 г. (Приложение 1).- Лицензии №3446 от 11 марта 2014 года, выданной Государственной инспекцией по надзору и контролю в сфере образования Пермского края (бессрочная) (Приложение 2). В школе работает сорок педагогов, из них:- имеют высшее образование - 29 (72, 5%);- имеют высшую квалификационную категорию - 7 (17,5%);- имеют первую квалификационную категорию - 13 (32,5%);- имеют звание «Почётный работник общего образования Российской Федерации» -7 (17,5%);- являются победителями Приоритетного национального проекта «Образование» - 2 (5%);- молодые специалисты - 5 (12,5%); Лучшие учащиеся 10-11 классов с 2010-2011 учебного года по итогам полугодия получают стипендии в размере 560,72 рубля в месяц из средств краевого бюджета.В школе имеется столовая на 200 посадочных мест. Горячим питанием пользуются 430 учащихся. 125 имеют льготное обеспечение горячим питанием.Школа размещена в здании общей площадью - 5,554 кв. м. Число классных комнат - 38 (площадь - 3,363 кв. м.). Кабинет физики с подводкой низковольтового электропитания к партам, лаборантская. Кабинет химии обеспечен вытяжкой, есть лаборантская. Слесарные, токарные и швейные учебно-производственные мастерские. Имеется спортивный зал, оборудованные раздевалки и действующие душевые комнаты. Актовый зал на 130 посадочных мест. Учебно-опытный земельный участок в 500 кв.м. Библиотека с читальным залом. Обеспечен выход в интернет. Число книг в библиотеке - 33,617, в т.ч. учебники - 23,374. Автобус на 22 посадочных места. Есть система видеонаблюдения и тревожная кнопка. Основными задачами школы являются:- создание условий для осуществления внешней дифференциации и их оптимального соотношения с учетом выявленных возможностей и перспектив индивидуальной траектории развития каждого учащегося как личности;- достижение оптимального уровня базового и дополнительного образования;- формирование учебных умений и навыков на конструктивном уровне;- организация учебного процесса в условиях использования современных педагогических технологий;- оптимизация образовательного процесса с целью совершенствования комплексной информационно-образовательной обучающей среды;- создание обстановки, направленной на развитие познавательных способностей, обучающихся на основе внедрения проектных и научно-исследовательских технологий;- использование в процессе обучения здоровьесберегающих технологий с целью сохранения физического, психического и духовно-нравственного здоровья учащихся;- совершенствование учебно-воспитательного процесса с целью развития вариативности и индивидуализации обучения.Оперативное управление школой осуществляет директор школы.Рисунок 2.1 – Структура МАОУ «СОШ № 5»Управление структурными подразделениями осуществляют руководители - заместители директора по дошкольному образованию. Структурные подразделения школы представлены на рисунке 5. 43815278765Детский сад № 12 руководитель: Надежда Александровна Щербакова г. Краснокамск, ул. Коммунальная, 800Детский сад № 12 руководитель: Надежда Александровна Щербакова г. Краснокамск, ул. Коммунальная, 83949065278765Детский сад № 39 – «Колосок» руководитель: Елена Борисовна Егорова г. Краснокамск, ул.Энтузиастов, 9а нтузиастов,00Детский сад № 39 – «Колосок» руководитель: Елена Борисовна Егорова г. Краснокамск, ул.Энтузиастов, 9а нтузиастов,1863090101600Муниципальное автономное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 5»00Муниципальное автономное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 5»3949065193675Детский сад № 44 – «Золотой ключик» руководитель: Екатерина Анатольевна Бакирева г. Краснокамск, ул. Звездная, 300Детский сад № 44 – «Золотой ключик» руководитель: Екатерина Анатольевна Бакирева г. Краснокамск, ул. Звездная, 343815250825Детский сад № 41 – «Аленький цветочек» руководитель: Тамара Юрьевна Темникова г. Краснокамск, ул. Энтузиастов, 2100Детский сад № 41 – «Аленький цветочек» руководитель: Тамара Юрьевна Темникова г. Краснокамск, ул. Энтузиастов, 21Рисунок 2.2 – Структурные подразделения МАОУ «СОШ № 5»Итак, в течение двадцати четырёх лет функционирования школы можно сделать вывод о том, что за этот период времени у школы сложился устойчивый документооборот с характерными документопотоками, именно об этом будет рассказано в последующих параграфах второй главы. Кроме того, изменение организационно-правовой формы способствовало принятию нового устава учреждения, то есть была проведена работа по разработке, принятию, утверждению и согласованию устава, а также введения нового органа управления в виде наблюдательного совета. 2.2 Организация документооборота муниципального автономного образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 5»Всё делопроизводство Муниципального автономного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 5» ориентировано на:- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, рассчитанные на применение подразделениями;- Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64 «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Содержит методические рекомендации по работе с документами в образовательных учреждениях в области:- документирования управленческой деятельности общеобразовательного учреждения;- приема и регистрации документов;- контроля за сроками исполнения документов;- составления номенклатуры и формирования дел;- подготовки документов к передаче в архив;- обеспечения сохранности дел. Ведение делопроизводства в школе возложено на секретаря, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников школы с нормативными и методическими документами по делопроизводству. При осуществлении своей деятельности секретарь руководствуется Инструкцией по делопроизводству и должностной инструкцией. Этапы делопроизводства в Школе условно поделены на следующие виды:- организация документооборота, основной целью которого является организация оптимального движения готовых документов внутри школы;- документирование деятельности школы;- организация документооборота идентично первому этапу. Правила работы с документами школы содержатся в Инструкции по делопроизводству (Приложение 3) и Номенклатуре дел, так как первая закрепляет принятые в школе правила работы с документами, а вторая в свою очередь является системой группировки документов в дела, которые используются для учета документов временных сроков хранения, их обработка к передаче в архив или же на уничтожение. В систему документов школы входят:- организационные документы;- распорядительные документы;- информационно-справочные;- документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников или кадровые;- учебно-педагогические. В данном параграфе на системе документов останавливаться не будем, так как эта тема относится к следующему параграфу, в котором более подробно рассмотрим всю имеющуюся документацию исследуемого объекта. Перейдем непосредственно к описанию документооборота Школы, который, как и в большинстве организаций, заключается в приёме, регистрации и контроле за сроками исполнения документов. 1. Прием и регистрация документов:- все конверты с поступающей корреспонденцией вскрываются секретарём школы, за исключением тех писем, на которых располагается надпись «лично»;- регистрация документов производится в день поступления, при этом в правом нижнем углу документа проставляется штамп, где в строке «номер» присваивается соответствующий номер входящей корреспонденции по порядку, в соответствии с журналом регистрации входящей корреспонденции (Приложение 4). - регистрация исходящей корреспонденции производится путём проставления порядкового номера и даты в соответствии с журналом регистрации исходящей корреспонденции (Приложение 5). В среднем за год в школе объём документооборота составляет порядка 600 документов. В связи с чем применяются единые регистрационно-контрольные карточки (Приложение 6), которые позволяют оперативно контролировать сроки исполнения документа. Бланки таких карточек изготовлены типографским способом на бумаге формата А5 или формата А6. На карточке в обязательном порядке в календарной шкале ставится отметка (указывается число месяца), устанавливающая сроки исполнения определённого документа.Контроль за сроками исполнения документов в срок возложен на директора школы и секретаря. Контроль осуществляется в соответствии с информацией, указанной в регистрационно-контрольной карточке, которая в свою очередь располагается в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.п. Вся входящая документация школы исполняется в сроки, которые указываются в резолюции директором школы, а в тех случаях, когда срок отсутствует, то документ исполняется в течении одного месяца: жалобы и заявления также исполняются в срок один месяц, а телеграммы в срок не превышающий двух недель. Документ считается решённым только в том случае, если разрешены по существу все поставленные вопросы, после чего в регистрационно-контрольной карточке или журнале регистрации ставится отметка об исполнении документа. В тех случаях, когда не удалось решить вопрос в поставленный промежуток времени на документе делается отметка о решении вопроса, ставится дата и подпись исполнителя, после чего документ помещается в дело. Номенклатура дел Школы обеспечивает группировку и распределение исполненных документов дела, индексации дел, определение сроков их хранения и представляет собой классифицированный список наименований дел, которые заводятся в делопроизводстве школы. Номенклатура дел является основным инструментов организации делопроизводства и должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нём и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.Номенклатура дел исследуемого объекта является сводной, при составлении которой секретарь руководствовался следующими правилами:- все документы школы группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);- каждое дело, включённое в номенклатуру, имеет условное обозначение – индекс, который включает:- индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);- порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).Расположение документов в номенклатуре дел основано на важности тех вопросов, которые решает тот или иной документ, взаимосвязи документов, входящих в одну группу дел. Первой группой дел в номенклатуре дел школы являются документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В номенклатуру дел не включаются:- печатные издания;- брошюры;- справочники;- реферативные журналы;- экспресс-информация и т.д.В графе «Примечание» указаны:- новые дела, которые включены в номенклатуру;- переходные дела;- должностных лиц, отвечающих за формирование дел;- факт передачи дел на государственное хранение.В конце календарного года номенклатура дел школы закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.Номенклатура дел школы составлена в соответствии с требованиями, предъявляемыми к таким документам и нарушений в ней не выявлено. Рассмотрим более подробно сам процесс формирования дел в школе:- формирование дел осуществляет секретарь;- секретарь строго определяет состав документов, которые включаются в дело, не допустимо включение в дело: черновиков и копий документов, вырезок из газет и журналов, а также тех документов, которые подлежат возврату;- проверяется правильность оформления каждого документа, а именно проверяется наличие подписей, дат, индекса документа, заверительных надписей и т.п., в тех же случаях, когда секретарь обнаруживает отсутствие необходимых реквизитов, неправильность составления документа или же его недооформленность, то секретарь обязан возвратить такой документ исполнителю на доработку;- формирование документов в дела производится в соответствии со сроками хранения, то есть документы постоянного и документы временного хранения должны быть расположены в разных делах; - кроме того при формировании дел учитывается год издания документов, то есть формирование документов по делам происходит еще и с учетом календарного года, однако в данном случае имеются исключения, например, исключение составляют переходящие дела, а именно содержащие такие документы решение которых занимает не один год;- расположение документов внутри дела производится в хронологическом порядке, начиная с самого раннего документа, который располагается в начале года. Формирование дел производится также с учетом категории документа, то есть:- распорядительные документы школы группируются в дело по видам и хронологии вместе с приложениями, если таковые имеются; - приказы по основной деятельности формируются в дела отдельно от приказов по личному составу;- протоколы располагаются так же в отдельные дела в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного года;- планы, отчёты и сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и располагаются в делах того года, на который они были составлены.Все документы в делах располагаются в определённом порядке. В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и иные документы, носящие второстепенное значение. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются по алфавиту. Переписка школы группируется в дела за календарный год, в дело помещаются все документы, которые возникают в процессе решения определенного вопроса, а документ–ответ помещается за документом–запросом в хронологической последовательности. Архив школы представляет собой отдельно стоящие, закрывающиеся шкафы, дела в которых располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Подготовка документов для передачи в архив включает в себя:- этап экспертизы научной и практической ценности документов, то есть опережение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертиза осуществляется по средствам работы постоянно действующей в школе Экспертной комиссией, назначенной приказом директора школы. Секретарём комиссии является секретарь школы.