Документоведение и делопроизводство на предприятии

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот».


...

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….……………...3
Глава 1. СУЩНОСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА……………………….………….......4
1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления………………4
1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………..6
Глава 2. ДОКУМЕНТЫ ПО ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫМ ОПЕРАЦИЯМ………..8
2.1. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ……………8
2.2. ОФОРМЛЕНИЕ БАНКОВСКОЙ КАРТОЧКИ ПРИ ОТКРЫТИИ РАСЧЕТНОГО СЧЕТА………..9
2.3. ЧЕКОВАЯ КНИЖКА И ПОРЯДОК ЕЕ ЗАПОЛНЕНИЯ…………………………………….11
2.4. СЧЕТ-ФАКТУРА………………………………………………………………………13
2.5. ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ……………………………………………………………14
2.6. ПИСЬМА ОБ УПЛАТЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ……………………………...16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………18
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………………......…19

Работа с документами – это важная часть деятельности всех структурных подразделений и организации в целом. В современном делопроизводстве нет мелочей. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с ним требует максимума внимания, четкости и оперативности.
Однако, данные исследований, проведенных в государственных структурах и коммерческих организациях, показали, что информация об основной и предпринимательской деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. Главным образом это происходит из-за низкого уровня классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также способов их составления, сбора, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречие между срав нительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициентов полезного использования информационных источников.
Правильная организация делопроизводства фирмы считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса.
Тщательное планирование хотя бы еженедельной работы не только звена управления, но и каждого его сотрудника сберегает много времени, которое при бесплановой работе съедает текучка. Таким образом, документная информация надолго сохранит решающее значение в процессах управления.
Кроме того, одним из показателей культуры управления является уровень оформления документов. Ответственный работник, составляющий документ, не должен допускать смысловых ошибок и стилистических погрешностей, затрудняющих чтение и понимание документа. Грамотная, быстрая и оперативная подготовка документов требует специальных навыков, глубоких знаний, большого опыта. Всем этим должен обладать каждый работник аппарата управления.

По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.По срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.По содержанию — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.По виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты.Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта. «Оригинал» является синонимом «подлинника». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называемый отпуском).По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи и т. д.). Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра без графического соответствия подлиннику.Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой «Дубликат». На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические и др.Ядром документации любой организации и объектом ее делопроизводства выступает управленческая документация.В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:- информационная;- социальная;- коммуникативная;- культурная.К специфическим функциям документа относятся:- управленческая — документ является инструментом управления;- правовая — документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;- функция исторического источника — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.Глава 2. ДОКУМЕНТЫ ПО ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫМ ОПЕРАЦИЯМ2.1. Требования к составлению финансово-расчетных документовДокументы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение.Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций. При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательств.Большинство документов по финансово-расчетным операциям оформляется на стандартных бланках, на типовых формах документации, которые разрабатывают Государственный комитет РФ по статистике, Министерство финансов РФ, Центральный банк РФ и другие центральные органы государственного управления в масштабе всей экономики страны. Многие из этих документов приспособлены для механизированной обработки. К составлению финансово-расчетных документов предъявляются единые требования. Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, объективно отражать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (директор, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).Выписывать документы разрешается только чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке и другими средствами современных информационных технологий. Документы должны составляться четко и ясно, без помарок. Как в тексте документа, так и в цифровых данных не разрешаются никакие подчистки, помарки и неоговоренные исправления.Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований и других банковских документов.В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается. Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основанием и доказательством совершения операции.2.2. Оформление банковской карточки при открытии расчетного счета В соответствии с действующим законодательством все организации должны хранить временно свободные денежные средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного лимита) в банках.Расчетным счетом является сет юридического лица-резидента, по законодательству РФ являющегося коммерческой организацией, по его основной деятельности, а также счета гражданина-предпринимателя, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, который открывается в самостоятельно выбранном банке.Заявление об открытии счета подписывается руководителем и главным бухгалтером владельца счета.Все финансово-расчетные документы составляются за двумя подписями (первой и второй). Право первой подписи принадлежит руководителю организации, которой открывается счет. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру, он санкционирует законность проводимых операций.Карточка с образцами подписей и оттиска печати служит подтверждением полномочий конкретных должностных лиц организации на распоряжение денежными средствами, находящимися на его счетах в банке (Рис. 1).Подтверждение подлинности подписей в банковской карточке производится либо нотариусом в установленном законом порядке, либо это делает уполномоченный банковский работник.В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи представляется новая карточка с образцами подписей на всех лиц, имеющих право первой и второй подписи.Временно до изготовления печати в создаваемой организации карточки могут быть приняты и без образца ее оттиска.Один экземпляр карточки с образцами подписей и печати хранится у контролера банка для постоянного контроля подлинности представляемых денежных документов.Каждому открытому счету присваивается номер, о чем делается отметка в уставе организации, заверенная печатью банка. Этот номер в дальнейшем указывается во всех документах, связанных с движением денежных средств на расчетном счете.При возникновении изменений в наименовании организации, не вызванных реорганизацией, изменением характера уставной деятельности и состава распорядителей расчетным счетом, в указанную документацию вносятся необходимые изменения, а при реорганизации юридического лица (слиянии, присоединении, разделении, выделении и преобразовании) представляются новые документы.2.3. Чековая книжка и порядок ее заполненияЧтобы снимать наличные деньги с расчетного счета, следует получить в банке, который обслуживает фирму, книжку с денежными чеками (чековую книжку). Они выдаются на основании заявлений.Денежный чек – распоряжение организации банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке.Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в книжки.Денежный чек состоит из двух частей отрывного листа и корешка чека (. Отрывной лист денежного чека передается работнику банка, который выдает деньги. Корешок остается в чековой книжке и хранится в кассе пять лет.Чек действителен в течение 10 дней с даты его заполнения. После этого срока чен недействителен, и банк его не примет.Порядок заполнения денежного чека:1- сумма чека;2 - наименование чекодателя;3 – номер счета чекодателя;4 – место выдачи;5 – дата выдачи;6 – наименование банка;7 – Ф.И.О. получателя наличных;8 – сумма чека прописью;9 – подписи должностных лиц, имеющих право распоряжаться расчетным счетом предприятия;10 – расписка в получении чека.Оборотная сторона чека, где не обозначены цифрами реквизиты, заполняется сотрудником банка, выдающим наличные деньги по данному чеку. Обозначенные цифрами реквизиты заполняются получателем и означают:1 – цели расхода;2 – суммы к выдаче наличными по соответствующим статьям;3 – реквизиты кассового ордера, составленного при оприходовании наличных;4 – подпись главного бухгалтера;5 – подписи должностных лиц, имеющих право распоряжаться расчетным счетом предприятия;6 – расписка в получении;7 – реквизиты документа, удостоверяющие личность получателя.Корешок чекаXX № XXXXXX23 №XX № XXXXXX В КАССУ контрольная марка 10____________ (подпись)Чекодатель ___________________________ЧЕК XX № XXXXXX на ___1 р____к __________________________________ МЕСТО ДЛЯ НАКЛЕЙКИ МАРКИ 4 и 5 __________________________________ Место выдачи, число, месяц прописью 6____________________________________________________________________М.П. чекодателя ЗАПЛАТИТЕ___________________7___________________ кому 8Сумма прописью____________________________________________________________________ подписи ___________________________9____________________________________ ЦЕЛИ РАСХОДА 1СУММА2 Свободный остаток сметных ассигнованийОприходовано по кассе, кассовый ордер 3 Главный бухгалтер4подписьЗаработная платаЗакупка сельхозпродуктовПенсии, пособия и страховое возмещениеКомандировочные в счет лимитаКомандировочные без лимитаХоз. операционные расходыПодписи: 5 Указанную в настоящем чеке сумму получил ________6__________ подписьОтметки, удостоверяющие личность получателя:Предъявлен__________7____________ за № _____________________ наименование документаВыдан ___________________________ «___» _________________ 2xxx г. наименование учрежденияМесто выдачи __________________________________________________Контролер ПРОВЕРЕНО ОПЛАТИТЬ «___» _________________ 2xxx г.Отв. Исполнитель БухгалтерОплачено Кассир 2.4. Счет-фактураСчет-фактура – это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик пи отпуске товара покупателю. Счета фактуры используют для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.Реквизиты счета-фактуры:1. Наименование и адрес поставщика.2. Местонахождение и номер расчетного счета поставщика.3. Наименование и адрес грузополучателя.4. Местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя.5. Порядковый номер.6. Дата.7, Перечень отпускаемых товаров.8. Количество товара.9. Цена.10. Сумма.11. Способ отправления.