Деловые совещания

Целью данной работы является анализ подготовки руководителя к деловому совещанию и разработка мероприятий по его совершенствованию.
Для достижения данной цели были поставлены задачи:
• Рассмотреть понятие, сущность и типы деловых совещаний;
• Разобрать процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания, подготовки необходимых документов, выбора помещения для совещания;
• Разработать мероприятия и рекомендации по совершенствованию процесса по подготовке руководителя к деловому совещанию.
27.05.2015,ТулГУ,оценка 5 ...

Содержание
Введение
Глава 1. Роль и значение деловых совещаний
1.1. Понятие служебного совещания
1.2. Классификация деловых совещаний
1.3. Преимущества и недостатки совещания
Глава 2. Практические аспекты подготовки совещания
2.1. Сущность подготовки совещания
2.2. Формирование повестки дня
2.3. Определение состава участников совещания
2.4. Подготовка документов для проведения совещания
2.5. Выбор и подготовка помещения для совещания
Глава 3. Мероприятия и рекомендации по совершенствованию процесса по подготовке руководителя к деловому совещанию
3.1. Мероприятия по подготовке руководителя к деловому совещанию
3.2. Рекомендации руководителю по организации совещания
Заключение
Список используемой литературы

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Во многих организациях одной из наиболее обсуждаемых проблем является проблема подготовки и проведения совещаний. Отсутствие должной подготовки руководителя к совещанию приводит к бесполезной трате ресурсов и может стать при чиной демотивации сотрудников, что, в свою очередь, отрицательно скажется на эффективности их труда, поэтому эта тема очень актуальна.

Задачи по отношению к каждому участнику: - уделять внимание каждому участнику; - активизировать пассивных; - подчеркнуть вклад каждого в общий итог, поблагодарить всех членов группы за участие в дискуссии. Мозговой штурм. Проблемное совещание может включать мозговой штурм - способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождение новых вариантов решения задачи. Отправным моментом мозгового штурма является проблема, которая не нашла приемлемого решения. Для успешного проведения мозгового штурма члены группы должны придерживаться следующих правил: - временно отказаться от оценки и критики идей и принимать все взгляды; - поощрять свободное течение идей - чем шире круг предлагаемых идей, тем лучше. На этом этапе практические идеи не являются ценностью; - достраивать, улучшать, модифицировать идеи других. Работать, смешивая идеи, до тех пор, пока не возникнет интересная комбинация; - записывать все идеи. Хотя мозговой штурм является способом работы творческой группы, он имеет шаблонные формы: сначала представляют проблему для рассмотрения; затем выдвигают идеи для решения или смягчения проблемы; лицо, излагающее проблему (клиент), выбирает несколько идей для дальнейшей разработки; на основе выбранных идей разрабатывают альтернативные варианты решений, действенные на практике. Более эффективно работает группа, в которой есть специалисты, и "профаны". Профанам, не знающим проблемы детально, значительно легче высказывать идеи именно по той причине, что они мыслят нестандартно и их идеи служат своеобразными катализаторами идей для специалистов. Фактором, наиболее сильно препятствующим мозговому штурму, является критика. С одной стороны, лицо, высказывающее критику, мыслит привычно; а с другой - это мешает другим искатъ решения, отличающиеся от стандартных. Появлению новых идей препятствуют официальность и формальность; поиск правильных решений; разъяснение и обоснования; пассивность клиента. В критической атмосфере практически невозможно заставить людей раскрыться в идеях. Успеху в появлении идей способствует безопасная и открытая атмосфера, активное воображение и желание; развитие, переработка и соединение высказанных идей; переработка, удивление и сомнение в имеющемся решении; поиск аналогов соответствующих проблем и действий и их применение к уже имеющимся; активность клиента. Таким образом, деловое совещание представляет собой форму групповой деятельности; соответственно факторы, определяющие его эффективность, связаны в первую очередь с умением организовать работу группы и управлять групповым поведением. В отличие от деловой беседы, когда собеседники не могут не принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, речевое поведение участников делового совещания во многом обезличено, подчинено интересам и ожиданиям той группы, представителями которой они себя считают. 1.3 Преимущества и недостатки совещанияСовещание как форма принятия коллективного решения имеет положительные стороны и недостатки.Преимущества совещания: Коллективное решение учитывает различные точки зрения и позиции, имеющиеся в среде сотрудников. Устраняются индивидуальные решения, и у многих появляется чувство, что принято справедливое решение. Принятие коллективного решения значительно уменьшает риск формулирования неправильного или ошибочного решения.Коллективное решение это решение публичное а значит, ориентированное на принятые юридические нормы и имеющиеся инструкции. Коллективное решение, как правило, это решение рациональное, аргументированное.Недостатки совещания:При коллективном решении тратится больше времени, нежели этого требует принятие индивидуального решения сверху. Если на совещании присутствует большое количество людей, решение вообще может быть не принято.На совещании появляется реальная опасность заговорить решение.При коллективном решении отсутствует авторство и ослабевает ответственность за возможные последствия. Коллективное решение может быть излишне компромиссным.Решение, принятое на совещании, часто ориентировано на поддержание функционирования фирмы и редко направлено на принципиальное изменение ее деятельности и развитие.Глава 2. Практические аспекты подготовки совещания2.1 Сущность подготовки совещанияУспех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.Руководитель, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего, должен определить:цель совещания; основные вопросы для обсуждения; состав участников; место, время и форму проведения. Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки [7].2.2 Формирование повестки дняСоставление повестки дня является задачей руководителя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда необходимо стараться избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.Составленная повестка дня утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется [9].2.3 Определение состава участников совещанияПосле определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим); которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам; которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании; которые будут организовывать выполнение решений совещания [14]. Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и недостатки.К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания.В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения [9].Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:обращения; информации о дате, месте и времени проведения; повестки дня; предложения принять участие; просьбы о подтверждении участия в совещании. Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия.От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо повестка дня в той форме, которая принята на предприятии. Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1-2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.Организаторам совещания нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств [7].2.4 Подготовка документов для проведения совещанияПеред рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не стоит экономить на своих сотрудниках и использовать оптимальный размер шрифта — 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок. Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.Главное, чтобы выбранная логика форматирования материала не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов [9].Выступления участников могут подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому можно дать несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:кратким, насколько позволяет содержание и цель; понятным (простым, а не запутанным); логичным; структурированным. Очень часто цели написания доклада состоят в том, чтобы оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.Помимо докладов, к совещанию готовятся информационные материалы, которые используют выступающие. Существует большое количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.2.5 Выбор и подготовка помещения для совещанияПомещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.