Протокол. Виды, назначение, требования к составлению и оформлению

оценка отлично ...

Актуальность выбранной темы контрольной работы достаточно ярко обозначена именно сейчас, когда в условиях низкой договорной дисциплины, ненадежности, а часто - просто недобросовестности контрагентов, фиксирование любой деятельности должно приобретать все большее распространение.
Протоколу принадлежит особое место в ряду управленческих документов. Так, протоколы входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Протокол представляет собой управленческий документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы составляются в любой организации, где сформированы временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления именно акционерных обществ.
Цель работы – проанализировать виды, назначение и требования к составлению и оформлению протокола как вида управленческого организационно-распорядительного документа.

1 Понятие протокола как разновидности документов обеспечения управления...…6
2 Виды протокола………………………………………………………………………..8
3 Особенности оформления протоколов……………………………………………...10
Заключение……………………………………………………………………………...18
Список использованных источников………………………………………………….20
Приложение А Образец оформления протокола………………………………….…21
Приложение Б Образец оформления протокола……………………………………..22
Приложение В Образец оформления протокола……..………………………………23

Вопрос: Если будет принято решение об увеличении количества бюджетных мест в аспирантуре, каких кафедр университета это коснется?
Ответ: Этот вопрос пока не рассматривался.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении, и высказанные ими мнения, например:
ВЫСТУПИЛИ:
Амелин А.В. – следует определить хронологические рамки исследования, а каждую главу исследования необходимо завершить выводами.
Волошина В.А. – необходимо доработать заключение. В заключении должно быть показано, решил ли автор исследования поставленные во введении цели и задачи.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:») записываются принятые решения по рассматриваемому вопросу. Решения фиксируются кратко, точно, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...», «Одобрить» и др. По одному вопросу может быть принято несколько решений, например:
РЕШИЛИ:
Рекомендовать диссертационную работу Ковалевой О.Н. «Становление и развитие системы школьного образования в Смоленской области в послевоенный период (50-70-е годы XX века)» к защите после доработки.
Если решение принято голосованием, наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными, например:
ПОСТАНОВИЛИ:
1.Увеличить уставный капитал общества на 25 млн. руб.
2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссии акций.
3. Внести изменения в Устав общества.
В голосовании приняло участие 68 акционеров – владельцев обыкновенных акций и их полномочных представителей, что составило 87% голосов.
“За” – 65 голосов, “Против” – 0 голосов, “Воздержалось” – 3 голоса.
Недействительных бюллетеней – 0.
Решение принято 65 голосами.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:
УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров
ОАО «Росток»,
протокол от 11.02.2015 № 2
Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола.
Если протоколировались переговоры представителей двух или более фирм, для каждого участника оформляется экземпляр протокола, ведение и оформление протокола переговоров берет на себя принимающая сторона.
Подписи размещаются по ширине листа документа, сначала подпись председателя, затем секретаря.
Краткий протокол фиксирует только факт рассмотрения вопросов и принятые по ним решения. Вводная часть в кратком протоколе оформляется так же, как и в полном, но в повестке дня, как правило, указываются только рассматриваемые вопросы без указания фамилий докладчика и времени обсуждения. В основной части отражаются фамилии докладчиков, выступивших на заседании, и принятые решения. При необходимости в кратком изложении передается содержание выступлений. Обсуждение вопроса (вопросы к докладчику и выступления) в кратком протоколе не фиксируются.
Краткий протокол может оформляться по иной форме. В соответствии с этой формой в основной части протокола указывается номер и содержание рассматриваемого вопроса, под чертой указываются фамилии докладчика (она указывается первой) и лиц, принявших участие в обсуждении вопроса, ниже записываются принятые решения.
В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.
Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:
место и время проведения общего собрания акционеров;
общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества;
количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;
председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания [7, c. 98].
В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг своим постановлением от 31 мая 2002 г. № 17/пс «Об утверждении положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров» внесла ясность в этот вопрос: в положении сказано, что протоколы общих собраний акционеров подписываются председателем и секретарем общего собрания, то есть в этом случае действует общее правило.
В то же время существуют нормы подписания протоколов заседаний всеми членами органа, принимавшего решения.
Например, тот же Федеральный закон «Об акционерных обществах» [2] предусматривает подписание протоколов счетной комиссии по итогам голосования членами счетной комиссии или лицом, выполняющим ее функции.
Оформляя протоколы заседаний, нужно строго придерживаться положений, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами, поскольку, как мы видим, общая норма подписания протоколов двумя лицами – председателем и секретарем – в некоторых случаях не действует.
В то же время нужно признать, что отступлений от общей нормы не так много, и в большинстве случаев протоколы заседаний подписываются именно двумя лицами – председателем (председательствующим) на заседании и секретарем.
Нужно иметь в виду и то, что отдельные разновидности протоколов приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем данной или вышестоящей организации. Порядок утверждения протоколов должен быть закреплен в положении о коллегиальном (совещательном) органе или в регламенте органа.
В частности, утверждаются протоколы заседаний постоянно действующих экспертных комиссий организаций. В этом случает в наименование должности руководителя, утвердившего протокол, должно входить наименование организации:
УТВЕРЖДАЮ
Член Правительства Москвы, префект Юго-Восточного
административного округа
Зотов В.Б. Зотов
25.06.2015
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.
Оформляя выписку из протокола, нужно иметь в виду, что выписка – это копия части документа, следовательно, выписки нужно оформлять по тем же правилам, что и копии документов. В выписке должны быть воспроизведены реквизиты организации или органа, дата, номер протокола, место составления, а также сведения о председателе и секретаре. Сведения о присутствовавших на заседании, приглашенных и повестке дня в выписке могут не воспроизводиться. Из основной части протокола в выписку переносятся разделы «Слушали» и «Решили» («Постановили»). Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Несмотря на длительную историю развития, протокол заседания активно используется и в наше время, причем назначение этого документа не изменилось. И в наше время протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие совместного обсуждения и выработки решения.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
Протоколы ведутся коллегиями, советами, комиссиями, собраниями, совещаниями и др. органами. Протоколы могут вестись на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей.
Нормативными актами не установлено какой-либо единой формы протокола заседания, имеются лишь отдельные указания, например относительно подписания протоколов. В связи с этим в практической деятельности могут использоваться различные варианты оформления протокола.
Если в деятельности организации протоколы используются регулярно, целесообразно разработать форму протокола и включить ее в инструкцию по делопроизводству. Только таким образом можно добиться единства в оформлении этого документа в организации.
Коллегиальный способ принятия решения присутствует в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. В любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, может создаваться совещание, дирекция, совет для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная или стенографическая, сокращенная и краткая. Стенографический или полный протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему. Сокращенный протокол содержит достаточно полные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Протокол традиционно относится к значимым для документооборота элементам.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года // СПС "КонсультантПлюс". http://base.consultant.ru. Дата обращения 16.05.2015.
2. Об акционерных обществах: федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ // СПС "КонсультантПлюс". http://base.consultant.ru. Дата обращения 16.05.2015.
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2014.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.
5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. М., 2007.
6. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления: практ. пособие. М.: Омега-Л, 2014.
7. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В.,Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие.- М.: Инфра-М, 2012.
8. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник // М.: Инфра-М, 2014.
9. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. – М.: Юрайт, 2013.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Образец протокола
Общество с ограниченной ответственностью «Фристайл»
ПРОТОКОЛ
общего собрания участников
"03"января 2013 г.