Расчет с подотчетными лицами

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством. ...

Введение…………………………………………………………………………...3
1. Нормативно – правовые основы учета расчетов с подотчетными лицами…4
2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами……………………..13
Заключение……………………………………………………………………….17
Список литературы………………………………………………………………19

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.
Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объек тов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц.
Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Лица, которым выдаются подотчетные суммы на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды организации, отбираются из числа ее сотрудников - в большинстве случаев по такому критерию, как должностные обязанности, в перечень которых входит в том числе выдача заработной платы. Кроме этого, желательно, чтобы лицо было материально ответственное.
Отметим отдельно, что под отчет можно выдать денежные средства и сотруднику - нерезиденту РФ, так как указанная операция не является валютной в связи с тем, что не происходит отчуждения денег. Работодатель остается собственником выданных подотчетных сумм.
Для удобства список лучше составить с указанием только штатных должностей; в этом случае при увольнении сотрудника не будет необходимости вносить в него корректировки, а новый сотрудник автоматически станет подотчетным лицом [27].
Для направления сотрудника в командировку необходимо установить отдельную норму.
Подотчетные суммы всегда выдаются на определенный срок, который устанавливает и срок представления работником авансового отчета. Согласно п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчетных сумм.  Окончательный расчет по подотчетным суммам производится в срок, установленный руководителем.
Заключение договора с подотчетными лицами о полной материальной ответственности предполагает возможность полного взыскания нанесенного ущерба с подотчетных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения). Очевидно, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим его фактом [18].
Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Сумма командировочного аванса формируется исходя из расходов на приобретение проездных документов, на проживание, норм суточных. Кроме этого, в суммы командировочного аванса могут быть включены дополнительные расходы, связанные с выполнением командировочного задания.
Аванс на оплату товаров, работ, услуг. Работодатели часто ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой п. 1 Указания ЦБ РФ N 1843-У. Напомним, что согласно данной норме расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Однако работодатели не учитывают, что это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса.
Сумма аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в течении трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Установлены следующие ограничения в отношении выдачи денежных средств под отчет:
–  запрещается выдавать денежные средства под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
– запрещается выдавать подотчетные денежные средства при имеющейся непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не указанным в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе [37]. Как правило, список подотчетных лиц ежегодно утверждается приказом руководителя в начале года. Помимо этого, утверждаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм.
При выдаче подотчетных сумм для выплаты заработной платы следует учитывать общие требования трудового законодательства, в частности ст. 136, 140 ТК РФ, регулирующие этот процесс.
Выданные под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. При этом ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер возмещения. Кроме этого, работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание из заработной платы указанных сумм (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Отметим, что размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы работника [27].
2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
Основная цель бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами – это контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильное и эффективное использование денежных средств выданных под отчет, обеспечение в соответствующие сроки сдачи неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия [19].
Задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:
- соблюдение правил выдачи авансов;
- своевременность предоставления авансовых отчетов;
- целесообразность и законность использования подотчетных сумм;
- правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;
- порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;
- своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.
Своевременный бухгалтерский учет и контроль расчетов с подотчетными лицами позволяют выявить организации свои просчеты и недостатки, наметить цели для дальнейшего перспективного развития в требуемом направлении, повысить эффективность хозяйствования для достижения конечного результата деятельности предприятия- увеличения прибыли [19].
Для обобщения информации по расчетам с подотчетными лицами применяется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета 71 отражаются денежные суммы, выданные под отчет, а также компенсации (выдачи) перерасхода в корреспонденции с кредитом счета 50. По кредиту счета 71 отражаются денежные суммы, использованные подотчетным лицом, в корреспонденции со счетами в зависимости от характера произведенных расходов, а также суммы возвращенного неиспользованного остатка в корреспонденции с дебетом счета 50. Расчеты с использованием банковских карт производятся с использованием счетов 57 "Переводы в пути", 51 "Расчетные счета" и 52 "Валютные счета" [22].
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, выглядит следующим образом:
Д – т 71 К – т 50 «Касса» – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;
Д – т 71 К – т 50 – на сумму стоимости денежных документов, переданных под отчет материально ответственному лицу;
Д – т 71 К – т 51 «Расчетные счета» – на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен;
Д – т 71 К – т 55 «Специальные счета в банках» – отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. Данная проводка может оформляться при получении материально ответственным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;
Д – т 07 «Оборудование к установке» К – т 71 – на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;
Д – т 10 «Материалы» К – т 71 – на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;
Д – т 11 «Животные на выращивании и откорме» К – т 71 – на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости;
Д – т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» К – т 71 – на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма – в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов;
Д – т 20 «Основное производство» К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;
Д – т 23 «Вспомогательные производства» К – т 71 – на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;
Д – т 25 «Общепроизводственные расходы» К – т 71 – на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);
Д – т 26 «Общехозяйственные расходы» К – т 71 – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);
Д – т 28 «Брак в производстве» К – т 71 – на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;
Д – т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;