Организация рабочего места и информационное обеспечение менеджера по управлению персоналом на примере ОАО

практическая часть 2-3 глава ...

Глава 2. Организация рабочего места и информационное обеспечение менеджера по управлению персоналом на примере ОАО "МКБ"

2.1 Краткая характеристика фирмы
2.2 Анализ экономических показателей
2.3. Анализ трудовых ресурсов
2.4 Анализ деятельности менеджера по персоналу и его методы
2.3 Организация рабочего места и менеджера по персоналу ОАО «МКБ»
3. Рекомендации и экономический эффект по усовершенствованию рабочего места менеджера по персоналу ОАО «МКБ»

3.1 мероприятия по совершенствованию рабочего места менеджера по персоналу на примере ОАО
3.2 Выводы относительно технико-экономических последствий внедрения APM
Заключение
Список использованных источников

Организация рабочего места и информационное обеспечение менеджера по управлению персоналом на примере ОАО

7. Динамика структуры персонала ОАО «МКБ»по стажу работы в компанииДанные таблицы 10 и рис. 7 свидетельствуют, что большая часть сотрудников ОАО «МКБ» работает на предприятии более 3 лет, что характеризует устойчивость сложившегося коллектива предприятия.Доля сотрудников, проработавших менее года, возрастает с 10,07% в 2012 году до 13,75% в 2014 году или на 3,68%. Доля сотрудников со стажем работы от 1 года до 5 лет сокращается с 50,34% в 2012 году до 50% в 2014 году или на 0,34%. Доля сотрудников со стажем работы от 5 лет сокращается с 39,60% в 2012 году до 36,25% в 2014 году или на 3,35%.Итак, охарактеризуем коллектив ОАО «МКБ» в целом – основу коллектива составляет производственный – строительный персонал, имеющий среднее специальное образование, в основном – мужчины в возрасте 30 лет, проработавшие на предприятии более 3-х лет.Изучим движения персонала в ОАО «МКБ» в динамике с 2012-2014 гг. Данные для изучения и произведенные расчеты движения рабочей силы приведены в таблице 11.Таблица 11Движение рабочей силы в ОАО «МКБ» в динамике за 2012-2014 гг.Показатель201220132014Принято на предприятие152022Выбыло с предприятия (всего)61516Показатель201220132014Из них:на учебу2--в Вооруженные Силы1-1на пенсию и по другим причинам, предусмотренным законом11-по собственному желанию11314за нарушение трудовой дисциплины111Среднесписочная численность работающих144152157Количество принятых работников / среднесписочная численность работников0,100,130,14Коэффициент оборота по выбытию (Кв):Количество выбывших / среднесписочная численность работников0,040,100,10Коэффициент текучести кадров (Кт):Количество выбывших по собственному желанию + за нарушения трудовой дисциплины / среднесписочная численность работников0,010,090,10Коэффициент постоянства кадров (Кпост):Число работников, проработавших весь год / численность на конец периода0,940,870,73Графически динамика текучести персонала ОАО «МКБ» по стажу работы в компании представлена на рис. 9.61516024681012141618123годчел201220132014Рис. 9. Динамика текучести персонала ОАО «МКБ»Анализ динамики показателя текучести кадров свидетельствует о его росте, что отрицательно характеризует кадровую политику предприятия и деятельность отдела кадров ОАО «МКБ».Средний уровень текучести персонала в настоящее время составляет примерно 10%. Поэтому, данный показатель свидетельствует об имеющихся упущениях в организации системы управления в ОАО «МКБ».Опрос сотрудников, покидающих предприятия на предмет причины их ухода позволил выявить недовольство существующей системой оплаты труда.Оценка сотрудниками ОАО «МКБ» факторов оплаты труда представлена на рис. 10.Рис. 10. Динамика текучести персонала ОАО «МКБ»При анализе факторов оплаты труда на ОАО «МКБ» было выявлено, что основную проблему составляет уровень заработной платы, при этом сотрудники считают, что их вклад в работу оценивается, так же как и у других сотрудников и, в основном зависит от результатов работы (Рис.10). Т.е. сотрудники считают, что размер вознаграждения ниже стоимости усилий приложенных для достижения результата. И здесь вступает в силу действие теории справедливости Адамса, когда люди, считающие, что они получают не справедливое вознаграждение, уменьшают интенсивность труда..2.4 Анализ деятельности менеджера по персоналу и его методы работыМенеджер по персоналу предприятии "МКБ", является руководителем высшего звена ввиду немногочисленности всего персонала предприятия. Она занимает эту должность в течение 10 лет, с 2005 года, отличается ответственностью, большой работоспособностью, высокими показателями в работе. Имеет поощрения и благодарности от начальства.В обязанности менеджера по персоналу предприятия "МКБ" входят:1. Поиск новых сотрудников на открывшиеся вакансии, проведение собеседований для соискателей, принятие их на работу.2. Увольнение недобросовестных сотрудников.3. Организация работы:· Составление рабочих графиков и планов;· Мотивация сотрудников - выдача премий, объявление благодарностей, поощрения;· Разработка способов повышения эффективности труда и др.4. Медицинское и пенсионное страхование сотрудников, соблюдение их гражданских и трудовых прав (предоставление ежегодных и декретных отпусков, оплата больничных листов, восьмичасовой рабочий день, пятидневная рабочая неделя) в соответствии с ГК и ТК РФ.Для создания благоприятной атмосферы в организации менеджер по персоналу также занимается проведением общественных мероприятий. Так, все работники "МКБ" получают поздравления с личными и государственными праздниками. Устраиваются корпоративные мероприятия и коллективные выезды на экскурсии. Сотрудникам оплачиваются курсы повышения квалификации, выплачиваются ежегодные премии и объявляются благодарности за высокие показатели в работе. Оказывается материальная помощь при вступлении в брак, рождении детей, при несчастных случаях и тяжелых заболеваниях, при потере близких родственников. Работникам организации и членам их семей оплачивается 50% санаторно-курортного отдыха (в пределах РФ). Все возникающие конфликты пресекаются по мере возникновения.На данном предприятии используются основные и общепринятые способы и приемы управления персоналом. Они регламентируются приказом генерального директора. Работа менеджера по персоналу находится в строгом соответствии с данным приказом.К обязанностям менеджера относится соблюдение гражданских и трудовых прав работников. Исходя из этого, на предприятии соблюдаются нормы права, этики и морали. Работа менеджера по персоналу соответствует нормативным документам, определяющим деятельность руководителя.Раз в полгода проводится общее собрание работников предприятия, на которое выносятся общие вопросы деятельности "МКБ". Для рабочих завода проводится ежемесячный инструктаж по технике безопасности при обращении с оборудованием и станками.При открытии какой-либо вакансии на предприятии "МКБ" наблюдается сравнительно большой (для малого бизнеса) конкурс на место, что позволяет сделать вывод о благоприятных условиях труда и, следовательно, высококвалифицированном руководстве организацией.2.3 Организация рабочего места и менеджера по персоналу ОАО «МКБ»Большое значение в работе любого подразделения имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда. Большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.В организации «Пластик» нет специалиста, который занимается планировкой рабочего места, сотрудники сами обустраивают свои кабинеты. Менеджер по персоналу имеет свой собственный кабинет, в котором он работает один. Кабинет в организации располагается на первом этаже. Теперь рассмотрим планировку рабочего места менеджера по персоналу.окноокнодверьдверь 1 12222222 5 4 3Рисунок 11 – схема планировки рабочего места менеджера по персоналу на ОАО «МКБ»Условные обозначения: 1- стол; 2- стулья; 3-сейф металлический; 4- книжный шкаф; 5-стелаж для документов.Анализируя рабочее место менеджера по персоналу находится стол, вокруг располагается шесть стульев для посетителей и один для руководителя. Справа от стола находится книжный шкаф и металлический сейф в углу комнаты. Слева от рабочего места находится стеллажи для документов. Площадь кабинета составляет 6,5м 2 , высота кабинета 2,5 метра.Оснащение рабочего места Важное значение имеет оснащение рабочего места руководителя в целом. Это стол модульной конструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе), встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство. Современные типы рабочих мест руководителей нередко оснащены индивидуальными выходами в вычислительные центры — терминалами.Важнейший элемент терминального устройства — дисплей (экранный пульт) раскрывает перед руководителем широкие возможности для совместной работы с ЭВМ. Дисплей позволяет увидеть в нужный момент на экране формуляры, характеризующие ход производственных процессов, показатели готовой продукции и деятельности предприятия в целом. Такие дисплеи дополняются традиционными техническими средствами общения с подразделениями предприятия. В работе руководителя применяются и различные средства вызова, обеспечивающие главным образом текущую связь руководителя с заместителями, помощниками и т. д. Удобным средством передачи устной информации являются различные громкоговорящие установки. Эффективную связь в учреждении обеспечивают специальные системы громкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющих аппараты с наборной клавиатурой.Рабочее место руководителя является одним из главных на всём предприятии. Обслуживание данного рабочего места осуществляется закреплённым за ним персоналом, в частности, уборщица, а также секретарь, осуществляющий иные функции, которые не входят в обязанности уборщицы по обслуживанию рабочего места. В кабинете руководителя два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Второй телефон - для выхода за пределы организации. Также имеется сейф для хранения бумаг и иных необходимых документов и некоторых из личных вещей руководителя; сигнализация присутствует.7. Анализ условий труда на рабочем местеТаблица 14 Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям менеджера Наименование работ (перечень элементов затрат)Шифр затратПлановые затраты времени (эксперт.), %Фактические затраты времени, %Δ(±)Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам1А3%2,6%0,4%Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.)2А5%4,7%0,3%Телефонные разговоры с покупателями3А4%3,8%0,2%Другие деловые телефонные разговоры4А8%9,4%-1,4%Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)5А3%3,0%0,0%Разбор конфликтов с клиентами 6А0%1,7%-1,7%Просмотр заявок-требований от покупателей7А1%1,3%-0,3%Нерегламентированные перерывы 8А0%3,8%-3,8%Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)9А13%11,9%1,1%Контроль за заказами материалов (просмотр заявок)10А7%8,2%-1,2%Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов11А3%10,3%-7,3%Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)12А1%1,7%-0,7%Прием посетителей по деловым вопросам 13А5%6,8%-1,8%Служебные разъезды (дорога)14А2%10,5%-8,5%Участие в совещаниях 15А2%4,6%-2,6%Проведение семинаров с работниками16А1%1,5%-0,5%Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников17А1%1%0%Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов18А4%5,2%-1,2%Обход помещений (рабочих мест)19А1%0,3%0,7%Посещение различных учреждений по деловым вопросам 20А0%4,9%-4,9%Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)21А1%1,1%-0,1%Изучение специализированной периодической литературы и СМИ22А0%1,1%-1,1%Наведение порядка на рабочем месте23А1%1,1%-0,1% Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:17,5%0%17,5%Резерв на управленческую деятельность:17,5%0%17,5%Итого:100%100%0%Создание благоприятных условий труда предполагает наличие нормальной освещенности, допустимого уровня шума, оптимального микроклимата, эстетики, рационального режима труда и отдыха. Санитарно-гигиенические условия труда на рабочем месте регламентируются санитарными нормами, нормативными документами, стандартами техники безопасности.Помещение имеет, как и искусственное, так и естественное освещение. В качестве искусственного освещения применяются лампы, имеющие белый цвет света. Температура в помещение составляет примерно 20-22 градуса. В помещении присутствует кондиционер, также кабинет оборудован отопительными приборами и вентиляцией.Также к эргономическим факторам относится и шум. Уровень шума в кабинете находится в пределах допустимых норм. Основным источником шума является шум с улицы. Если рассматривать данное рабочее место с позиции места нахождения, то его следует отнести к рабочим местам в закрытом помещении. По условиям труда оно относится к рабочим местам с нормальными условиями труда. По характеру использования оно является функционирующим рабочим местом. Рабочее место менеджера по персоналу располагается справа от окна. Расстояние от рабочего места до стены составляет 50 см, до стеллажа с документами 30 см. Менеджеру по персоналу по роду своей деятельности приходится наиболее часто принимать посетителей, поэтому рядом со столом расположены стулья для посетителей.В своем составе данное рабочее место имеет основное технологическое оборудование, рабочую документацию, организационную оснастку и др. К рабочей документации относятся справочники, инструкции (как на бумажном, так и на электронном носителях), пособия, личные дела служащих. В состав организационной оснастки входят: стол, семь стульев, шкаф, один сейф, полки и стеллажи. Канцелярские принадлежности относятся к технологической оснастке. Для учета и сортировки документов на рабочем месте инспектора есть папки-скоросшиватели, которые по своему назначению относятся к рабочей таре. Такова планировка рабочего места менеджера по персоналу ОАО «МКБ». Перейдем к анализу положительных и негативных сторон при организации рабочего места менеджера по персоналу.На человека и его работоспособность воздействует большая и сложная совокупность факторов, которые необходимо учитывать, чтобы создать наиболее благоприятную обстановку для высокопроизводительного труда, что и является одной из задач его организации. Многие руководители организаций не уделяют должного внимания организации рабочего места сотрудника. И часто даже не представляют что, как организовано рабочее место, как чувствует себя работник в своем кабинете или на рабочем месте, все это непосредственно влияет на производительность труда, на эффективность выполняемой работы. Ведь если рабочее место не организованно должным образом, то работнику приходится совершать излишние движения, приводящие к потерям рабочего времени. Конечно, создавать идеальное рабочее место для каждого сотрудника, это большие затраты. Необходимо создавать такие условия труда, чтобы работнику было комфортно, чтобы он работал максимально эффективно. В планировке рабочего места менеджера по персоналу ОАО «МКБ» можно выделить ряд недостатков (минусов): - в кабинете нет цветов; - не удобное расположение книжного шкафа; - в кабинете отсутствует шкаф для одежды; - устаревшие компьютеры; - не очень благоприятная цветовая гамма кабинета. Не смотря на все недостатки, рабочее место менеджера по персоналу ОАО «МКБ» имеет ряд положительных сторон: - удобное место расположения кабинета, находится близко со всеми структурными подразделениями; - в кабинете имеется 2 окна, что способствует хорошему освещению; - кабинет находится на первом этаже здания; - правильное освещение рабочего места.8. Все нормы и санитарно-гигиенические условия труда соблюдены.9. Оплата труда менеджера по персоналу ОАО «МКБ». На нашем предприятии менеджер получает повременную заработную плату. 10. Основными требованиями, способствующими возможности занять место менеджера, являются прежде всего профессиональные требования, а именно: работник, претендующий на должность менеджера, должен проработать успешно в данной организации не менее 6 лет непрерывно, должен иметь высшее образование (техническое), должен обладать организаторскими способностями и умением управлять, заинтересовать работника в результатах его работы. Также он должен быть коммуникабельным, разносторонне развитым и проявлять интерес и новаторство в работе. 11. документация на рабочем месте классифицируется также, как и описано в предыдущей главе и соответствует всем требованиям.Проведя анализ рабочего места менеджера по персоналу ОАО «МКБ», можно выявить достоинства и недостатки его организации, мешающие эффективной организации его работы. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого менеджера . К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях. Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:· избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов· нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника· большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работыСо стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты:· медлительность в действиях;· отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;· распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.Промежуточный контроль за выполнением указанных мер необходимо проводить в конце каждого рабочего дня. Итоговый контроль проводиться после выполнения задания. Однако в организации рабочего места менеджера по персоналу ОАО «МКБ» можно выделить и достоинства. Несмотря на загруженность работа всё же приносит свои положительные результаты. Кабинет и условия труда отвечают всем требованиям и нормативам, что не может не сказаться на работе предприятия и достижении цели. 3. Рекомендации и экономический эффект по усовершенствованию рабочего места менеджера по персоналу ОАО «МКБ»3.1 мероприятия по совершенствованию рабочего места менеджера по персоналу на примере ОАО В комплексе мер по обеспечению эффективности труда в сфере управления важная роль принадлежит рациональной организации рабочих мест и созданию благоприятных условий труда. От них напрямую зависят показатели работоспособности и производительности труда, степень использования творческого потенциала, сохранение здоровья и продолжительность жизни работников управленческого труда. Рабочее место менеджера должно быть функциональным и обеспечить удобство и максимальную эффективность работы. Кабинет менеджера по персоналу всегда несет на себе нагрузку не только рабочего места, но и официального представительства. Он должен своим видом подчеркивать устойчивость и респектабельность фирмы. На работоспособность и поведение человека в той или иной ситуации влияет обстановка, в которой он находится. Правильная планировка рабочего места позволяет устранить лишние трудовые движения и непроизводительные затраты энергии, эффективно использовать производственную площадь при обеспечении безопасных условий труда. Работа по созданию благоприятных условий труда должна носитькомплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Из вышесказанного следует, что планировка рабочего места менеджера по персоналу необходима. Важность правильной организации рабочего места определяется тем, что о хорошей и грамотной планировки рабочего места зависит выполняемая работа.Целью практической части было создание оптимального, исходя из имеющихся условий рабочего места руководителя, и внедрение рекомендаций в деятельность реальной организации. На примере уже существующего кабинета достаточно заметны недостатки, которые следовало устранить, используя теоретический материал.