Вход

Стиль, содержание текста служебных документов и Основные пути совершенствования работы с документами

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Контрольная работа*
Код 255113
Дата создания 28 октября 2015
Страниц 16
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 19 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
730руб.
КУПИТЬ

Описание

Работа включает практическое задание: приказ об итогах.... и краткий протокол производственного собрания... ...

Содержание

Содержание:

1. Стиль, содержание текста служебных документов.………………….......3 - 6.
2.Основные пути совершенствования работы с документами…………...7 - 13.
3.Практическое задание……………………...…………………………….14 - 15.
4.Список литературы……………………………………………………………16.

Введение

Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления.
Одно из главных требований к тексту -

Фрагмент работы для ознакомления

Однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормированный характер. В табеле может указываться: вид формы документа; наименование законодательного или нормированного акта является основанием для применения или издания документ; период составления; согласование (внутреннее и внешнее), где указывается организации или структурные подразделения, должностные лица, участвовавшие в создании, подписании; утверждение (должностного руководителя или наименование организатора который утверждает документ); проставление печати; адресат организации (структурное подразделение, которое представляет документ). Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающиеизменения в функциях и задачах учреждения.Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов тексов заключается в следующем:- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение можно отнести к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации, либо кратким отчетом или перечислением фактов);- исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам. Качество документа включает в себя требования к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения. Так, например, установлены стандарты на структуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении «акт» как документная форма. Независимо от разновидности акты составляются по одной схеме. Известна, например, шаблонная формула акта: «мы, нижеподписавшиеся… комиссия в составе… в присутствии… составили настоящий акт о том, что мы действительно…» и т.д. Такой текст неграмотен и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, она состоит из трех частей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем. Можно выделить еще одно направление сокращения документооборота - уменьшение физического размера документа. При переписке необходимо применить стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа и подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Основное в сокращении документооборота это удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации. Еще один способ сокращения объемов документации - построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах и бухгалтерии. Причина такого «тиража» - создать возможность обнаружить документ в нужный момент. В результате этого создаются дублированные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архив. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, место хранения и др. основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста. Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Чем больше число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Резервы сокращения объемов документооборота имеется и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной технике рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование. В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:- в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п.- разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;- повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и использования. Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.Переход к безбумажной технологии управления На современном этапе развития экономике отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов. Переход к безбумажной технологии управления предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива. Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый - характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй - зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.Под АРМ (автоматизированным рабочим местом) на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно – управленческих задач. С появлением ПК (персональных компьютеров) разработка АРМ стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня ее развития.Цели создания АРМ:- Повышение оперативности управленческого труда;- сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;- Усилие контроля сроков исполнения документов;- Упорядочение документооборота.АРМ можно разделить на локальные и сетевые это зависит от используемых технических и программных средств. Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей. Локальные АРМ дает возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте. Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса.Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: электронный документ (ЭД) является всякое «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи».

Список литературы

Список литературы:
1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере.- М.: «Издательство ПРИОР», 2011.
2. Сухочева Н.А. Учебно-методическое пособие для практических занятий и са-мостоятельной работы студентов рассмотрено и одобрено на заседа-нии кафедры «Организация предпринимательской деятельности и ме-неджмента в АПК», 20........................................................................
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00468
© Рефератбанк, 2002 - 2024