Новые информационные технологии в организации, их значение для обеспечения полноты и упорядоченности информации

Работа содержит в себе для идею того, для чего нужны информационные технологии в деятельности организации, пример приведен по ОАО"Газпром".
Место защиты: Кемерово, 2014г, май. Полученная оценка: 5 ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1 РАЗВИТИЕ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ .5
1.1 Понятие информации и информационных технологий 5
1.2 Характеристика современных информационных технологий и область их применения 9
1.3 Особенности информационных технологий в организациях различного типа .12
1.4 Использование новых информационных технологий для обеспечения полноты и упорядоченности информации 18
2 НОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОАО «ГАЗПРОМ» 27
2.1 Характеристика ОАО «Газпром» 27
2.2 Использование новых информационных технологий в ОАО «Газпром» 30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 39

В быстро меняющемся мире новые информационные технологии стали неотъемлемой частью для существования не только общества, но и большинства организаций в целом. Они во многом определяют их эффективность и способность быстро реагировать на изменения окружающей среды.
Сейчас очень сложно найти организацию, в которой нет новейших технологий для защиты данных, облегчения работы сотрудников, хранения и изменения информации. Поэтому неотъемлемой задачей для менеджмента, является внедрение и использование информационных технологий в работе организации.

Предприятия связиОбъединенные, специализированные. Производственные предприятия, которые классифицируются по признакам Отраслевая и предметная специализация организаций и предприятий, административно-хозяйственная принадлежность предприятия, структура производства, мощность производственного потенциала, тип производства, тип хозяйственных объединений и предприятий. Правильность выбора для предприятия новейших ИТ во многом облегчает процесс управления. Также развитие полноценных технологий помогает организации наладить свою сбытовую деятельность. Появляется также возможность организации полнофункционального виртуального представительства компании в Интернете [5, с.20].Виртуальное представительство используется для сервисной поддержки товара, управления заказами, обмена информацией между компаньонами и т.д. В малых организациях использование информационных технологий связанно, прежде всего, с автоматизацией бухгалтерской деятельности, со средствами взаимодействия с клиентами, электронной почтой и интернет порталам [23]. Также они связанны с накоплением информации по отдельным бизнес-процессам, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и телекоммуникационной среды для связи пользователей и другими организациями. Персонал таких организаций работает в системе локальных вычислительных сетей с различной типологией. На организациях такого масштаба целесообразнее всего использовать комбинированные ИТ, которые содержат в себе распределенную обработку данных с централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.Комбинированная система имеет ряд преимуществ:высокая адаптация к требованиям пользователей;экономия эксплуатационных расходов;эффективная реализация архитектуры «клиент-сервер».На рисунке 3 представлена локальная сеть малого предприятия.Рисунок 3 – Локальная сеть малого предприятияВ средних предприятиях, характерно расширение круга решаемых задач связанных с деятельностью организации, создание автоматизированных баз данных, архивов информации. Они позволяют хранить документы в различных формах, что предполагает их структуризацию, возможность быстрого поиска, защиту от несанкционированного просмотра и т.д. Для них особую роль занимают функционирование электронного документооборота и его привязка к бизнес-процессам. ИТ предприятий среднего бизнеса характеризуется более совершенной, по сравнению с малыми, структурой [7, с.22]. Для них характерно: расширение круга функциональных задач; создание автоматизированных баз данных и хранилищ; возможность защиты информации от постороннего доступа.Во избежание узких мест в организации, в информационных технологиях используется несколько сервисов в различных функциональных подразделениях предприятия. В больших (крупных) организациях информационные технологии строятся на базе современного программно-аппаратного комплекса, который включает в себя: 1. многомашинные комплексы;2. корпоративно-вычислительную систему;3. телекоммуникационные средства связи и т.д.При выборе ИТ очень важно учитывать время передачи информации, т.к. филиалы крупных компаний могут находиться в разных часовых поясах, и поэтому скорость передачи информации играет огромную роль в работе всего предприятия.Так для информационного обеспечения крупных предприятий характерно:возможность ведения хозяйства с использованием глобальных сетей. Например, Интернет, электронные торговые сети и т.д.;присутствие общей информационной системы ведения хозяйственной деятельности;наличие фронт-офисных структур; предварительная обработка оперативной информации;наличие аналитической обработки данных;ведения хозяйственной деятельности с использованием веб-сервисов [8, с.3].В таких организациях процессы обработки информации различаются в зависимости от требований решения функциональных задач, на основании которых формируются информационные потоки корпоративных системах управления (укрупненная схема информационных потоков корпоративной системы представлена на рисунке 4). Рисунок 4 – Информационные потоки в корпоративной системе управления Отличительные черты ИТ в торговых предприятиях:способность работы со штрих-кодами;осуществление печати этикетки без штрих-кода;добавление нового штрих-кода в карточку товара;осуществление поиска новой позиции товара;работа со сроком годности;инвентаризация товара;автоматизировать заказы по оценке остатков;способность работать со сроками годности;создание отчетов; проверять количественное расхождение по заказанным товарам и отправка штрафа поставщикам. Можно сделать вывод, что на организацию информационных технологий на предприятии зависит в первую очередь от размеров информационной системы, т.е. от количества обрабатываемой информации необходимой и функциональной деятельности. Информационная система формируется в основном от функционирования объекта, организационной системы, типа и размеров организации. 1.4 Использование новых информационных технологий для обеспечения полноты и упорядоченности информации Примечательной особенностью нынешнего периода является переход от индустриального общества к информационному, в котором информация становится важным ресурсом, чем материальные или энергетические [13, с.5].Предприятию необходимо из общего потока информации отобрать ту, которая соответствует поставленным целям и ту, которая может быть использована в процессе жизнедеятельности организации. Выбор технологии определяется, прежде всего, объемом решаемых задач, периодичность, срочностью, требованиями к быстроте обработки сообщений. К распространенным в организациях информационным технологиям относятся:обработка числовой информации;обработка текстовой информации;мультимедиа;пакеты прикладных программ;обработка графической информации;базы и банки данных;системы виртуальной реальности;системы искусственного интеллекта;телекоммуникационные системы, включая Интернет. Организация, которая начала свою детальность, стремится к тому, чтобы обеспечить безопасное и удобное хранение информации. Для этого она приобретает современные ИТ, которые помогают не потерять и сохранить нужные информационные сведенья.Главным фактором рыночной экономики выступает конкуренция. Выигрывает тот, кто быстрее, качественнее и дешевле производит и продает. В конкурентной борьбе широко распространены разные способы получения конфиденциальной информации самыми разнообразными способами, вплоть до промышленного шпионажа с использованием новейших технических средств разведки. Промышленный шпионаж начал своё развитие в конце 50-х годов ХХ века и также является неотъемлемой частью жизни делового бизнеса современности как за рубежом, так и в нашей стране [16]. На рисунке 5 представлены источники, способы и методы промышленного шпионажа.Рисунок 5 – Способы, источники и методы промышленного шпионажаДля противостояния шпионажу, организация использует комплексные меры и приобретает современные программы защиты. Например, антивирусы Avast, Doctor Wed, Касперский помогают выявить шпионские программы и также защитить находящийся компьютерную технику в организации от вредоносных программ.Для создания электронных документов, используется текстовый редактор Microsoft Word. Он обеспечивает ввод информации документа в электронном виде. В деятельности организации текстовые редакторы используются не только для набора текста, его форматирования и редактирования, но и информационного анализа и поиска данных. Имея дело с большим массивом текстовой информации, пользователь, соблюдая все принципы достоверности и полноты, оперативности и целесообразности всех операций с документами, может:осуществлять информационный поиск;анализировать и обрабатывать данные;осуществлять аналитический поиск.Следовательно, основной задачей текстовых редакторов является поиск, обработка и упорядочение информации за счет использования совокупных средств и методов сбора, передачи, обработки и хранения информации [25, с.70]. На рисунке 6 представлено рабочее поле и панель Microsoft Word.Рисунок 6 – Рабочее поле и панель Microsoft Word Для хранения полноты информации большинство организаций создают свою базу данных. Это во многом помогает им хранить огромный объем дынных и обеспечить их быстрый поиск. Для создания бах данных используется программа MS Access 2007, она помогает работать с разными видами информации и защитить их от перебоев сети электропитания, а также несанкционированных действий. Одним из преимуществ, профессиональных баз данных перед ресурсами Интернета является обработка поступающей информации, т.е. разнесение ее по рубрикам, выделение в документах сегментов, таких как автор, заголовок и т.п. [31, с.65]. Малые предприятия используют технологии и средства Windows Small Business Server 2003 R2, это помогает им повысить свою производительность и эффективность. Эти технологии и средства включают в себя: электронную почту, безопасных доступ в Интернет, работу с документами и календарями, надежную печать и отправку файлов, хранение и упорядоченность баз данных и информации. Использование этой технологии помогает вывести организацию на более высокий уровень конкурентоспособности. Также программа «1C: Предприятие» представляет базу данных, которая хранит всю необходимую информацию и содержит свой язык программирования.Для того чтобы создать какой-либо файл, существует множество программ, которые не только создают этот файл, но в дальнейшем помогают хранить и редактировать. Например, пакет Microsoft Office предлагает широкий спектр программ работающих с разными форматами информации. Он помогает использовать в работе организации не только текстовые, но и графические файлы. Помогает разработать макет какого-либо документа.Огромную пользу в работе предприятия играет использование табличного процессоров для создания и упорядоченности информации.Табличный процессор – это совокупность программ, предназначенных для работы с электронными таблицами.Электронная таблица – это двухмерный или n-мерных массив данных, размещенный на машинных носителях информации.Первые табличные процессоры были созданы в 80-х годах, к ним относятся: Мультикальк, Визикальк, Перфектальк, Суперкальк [32, с.370]. Позже был создан табличный процессор Excel. Его использование помогает вести финансовый учет деятельности организации. Табличный процессор Excel облегчает числовой подсчет, т.к. имеет ряд автоматических функций, которые при изменении одной составляющей автоматически изменяют все нужные подсчеты. Это делает легким в использовании числовые данные и быстрое использовании информации.С помощью табличного процессора Excel можно проанализировать полученные данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде, в расчетах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры и т.д.Рисунок 7 изображает рабочее поле табличного процессора Excel.Рисунок 7 – рабочее поле ExcelВ наше время бухгалтерский учет ведется совместно с использованием компьютерной техники. Введение автоматизированного учета позволяет организовать:совместную работу бухгалтеров;получать оперативные статистические данные;исключить ошибки в вычислениях;повысить качество труда бухгалтеров [18, с.105].Каждая организация ведет бухгалтерский учет и для этого была разработан продукт «1C: Бухгалтерия». Это одно из самых используемых решений для автоматизации бухгалтерского учета. Она предназначена для автоматизации налогового и бухгалтерского учета, включая подготовку обязательной отчетности в организации [1]. Налоговый и бухгалтерский учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. На рисунке 8 представлено рабочее поле программы «1C: Бухгалтерия». Рисунок 8 – Рабочее поле «1C: Бухгалтерия»При развитии современных информационных технологий, для осуществления какой-либо банковской операции уже необходимо лично являться в банк. Были созданы системы, с помощью которых можно осуществлять банковские операции прямо в бухгалтерии организации. Составление и отправка соответствующих документов выполнятся с помощью компьютера.Связь компьютера и банка может осуществляться непосредственно с помощью телефонной линии, так и через Интернет.Основным преимуществами такой связи являются: отсутствие лично является в банк, возможностью осуществлять банковские операции с любого места, оперативное осуществление операций и т.д.Коммуникация является основным условием жизнедеятельности любой организации. Как показали исследования. Для обеспечения достаточным объемом информации организацию, руководящий персонал расходует 70% от своего рабочего времени.Для оперативной передачи информации, была создана электронная почта. Электронная почта – это технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений по распределенной компьютерной сети.Электронная почта по принципу работы повторяет обычную (бумажную) почту, заимствуя термины и характерные особенности.Она обладает рядом преимуществ перед другими источниками передачи информации:высокая скорость передачи сообщения;легкое запоминание и восприятие адреса;отсутствие прибегать к помощи других лиц;возможность передачи любых файлов;дешевое использование;высокая надежность доставки;простота использования [20, с.201].Как любая система электронная почта имеет и недостатки:наличие спама;возможность задержки письма;ограничение объема сообщения;теоретическая возможность недоставки письма.На рисунке 9 представлено функционирование электронной почты.Рисунок 9 – Функционирование электронной почтыЭлектронная почта предоставляет возможность одновременно отправлять рассылку писем сразу нескольким получателям. Также можно настроить автоматический ответ на письма от конкретных получателей. Наличие электронного почтового ящика помогает организации защитить свою корреспонденцию от несанкционированного просмотра, т.к. электронная почта защищена паролем. ИТ обеспечивают, прежде все, автоматизацию и информатизацию всей организации. Предприятие повышает свой уровень конкурентоспособности, снижает уровень нагрузки на своих работников, налаживает свою структуру управления [3, с.75]. На рисунке 10 представлены результаты автоматизации организации.Рисунок 10 – Результат автоматизации организацииВыбор внедрения информационных технологий в организацию определяется факторами:1. производственно-хозяйственной или иной деятельностью;2. новыми задачами в управлении;3. областью функционирования организации;4. приятной миделью управления;5. существующей информационной инфраструктурой.Основные преимущества внедрения информационных технологий заключаются в том, что организация сокращает расходы на канцелярские товары, отпадает возможность выделению отдельного помещения для хранения документов, возможность быстрого использования информации, возможность организовать совместную деятельность нескольких рабочих, снижение риска ошибок, сокращение штатного состава сотрудников, сокращение времени выпуска продукции, сокращение затрат на оплату труда, увеличить доходы и т.д.Положительное влияние можно получить лишь при грамотном внедрении и использовании информационных технологий в организации. Для этого руководителю необходимо выбрать правильные ИТ для своего предприятия.Таким образом, внедрение и правильное использование информационных технологий в организации способствует эффективному управлению и нормализации ее деятельности. 2 Новые информационные технологии в ОАО «Газпром»2.1 Характеристика ОАО «Газпром»ОАО «Газпром» – это российская энергетическая компания, занимающейся добычей, геологоразведкой, переработкой, хранением и реализации газа, нефти и газового конденсата, а также производством и сбытом тепло- и электроэнергии.В 1970-1980 гг. открытие больших месторождений газа и нефти в Сибири, Поволжье и на Урале, сделали СССР одной из больших газодобывающих стран. Постановлением Советом Министров СССР в августе 1989 года Министерство газовой промышленности СССР было преобразовано в государственный газодобывающий концерн «Газпром», который в 1993 году стал ОАО «Газпром» [9].Сейчас ОАО «Газпром» является одним из крупнейших поставщиков газа во всем мире. На его долю в мировых запасах приходится 17% газа, а в российских -72%. На него приходится 73% российских и 13% добычи газа. На внутреннем рынке он реализует больше половины продаваемого газа. И кроме того, ОАО «Газпром» поставляет газ более 30 стран дальнего и ближнего зарубежья. На данный момент компания активно реализует масштабные проекты по освоению газовых ресурсов острова Ямал, арктического шельфа, Дальнего Востока и Восточной Сибири, а также другие проекты по добыче и разведке углеводородов за рубежом [22].ОАО «Газпром» является надежным поставщиком российского газа российским и зарубежным потребителям. Ему принадлежит крупнейшая в мире газотранспортная сеть – Единая система газоснабжения России, протяженность которой превышает 168 тыс.км.В 2006 году компания становится единственным российским поставщиком сжиженного газа. Первый завод по сжижению газа был создан в рамках проекта «Сахалин-2» [21]. Это помогло компании ОАО «Газпром» занимать лидирующие позиции на российском рынке.ОАО «Газпром» видит свою миссию в эффективном, надежном и сбалансированном обеспечении потребителей природным газом и другими видами энергоресурсов, продуктами их переработки.С первого дня компания была не просто акционерным обществом, а одним их основных факторов сохранения стабильности в России. В период перехода экономики в 90-х годах, ОАО «Газпром» сумел остаться единой, мощной и вертикально-интегрированной компанией. Управляя всеми звеньями бизнеса от добычи до сбыта, позволила компании в ситуации неплатежа за газ на внутреннем рынке обеспечить поставку в полном объеме газа по фиксированным правительственным ценам и этим фактически субсидировать российскую экономику. Этот тип структуры управления предполагает деятельность, во всем цикле продукта начиная от разведки и разработки газовых и нефтяных месторождений и заканчивая его реализации конечным потребителям [6]. В ОАО «Газпром» все это сопровождается еще и научными исследованиями и инновационными процессами, благодаря чему данная структура соответствует технологиям.На рисунке 11 представлена единая вертикально-интегрированная система ОАО «Газпром».Рисунок 11 – единая вертикально-интегрированная система ОАО «Газпром»Также компания ОАО «Газпром» и ее дочерние компании имеют иерархическую структуру управления, которая хорошо помогает в управлении компанией.На рисунке 12 представлена схема иерархической организационной структуры ОАО «Газпром» и дочерних компаний.Рисунок 12 – организационная структура ОАО «Газпром» Стратегической целью компании ОАО «Газпром» становление ее как лидера среди глобальных энергетических компаний при помощи диверсификации рынков сбыта, роста эффективности деятельности, обеспечения надежности поставок, использования научно-технического потенциала.Стратегия развития нефтяного и газового бизнеса предусматривает увеличение годовой добычи газа и нефти до 90 – 100 млн. тонн к 2020 году [22]. Выход на этот уровень планируется за счет приобретения новых лицензий и вовлечения в эксплуатацию всех компаний группы «Газпром». Уже несколько лет компания проводит реформирование, которое направленно на оптимизацию структуры управления главными видами деятельности и уровне дочерних обществ, также на устранение недостатков существующих в структуре управления и уменьшению избыточных штатных и структурных единиц. Это реформирование способствует эффективному достижению целей компании и обеспечивает возможность четкого и оперативного принятия решений управления на всех уровнях, что соответствует подходам международной практики.2.2 Использование новых информационных технологий в ОАО «Газпром»ОАО «Газпром» как лидер мировых продаж газа и нефти должен быть первым и по наличию новых информационных технологий в компании.