Вход

Порядок проведения экспертизы ценности документов в архиве организации

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 254860
Дата создания 01 ноября 2015
Страниц 29
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 18:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
1 550руб.
КУПИТЬ

Описание

Объектом курсового исследования является процесс функционирования и формирования системы документационного обеспечения управления (ДОУ)
Предметом ‒ технология, процедуры и организация оценки и отбора документов на архивное хранение на основе экспертизы ценности документов.
Целью курсового исследования является изучение организации экспертизы ценности документов в делопроизводстве.


...

Содержание

Введение
Глава 1. Особенности организации экспертизы ценности документов.............6
1.1. Понятие «экспертизы ценности документов». Нормативно-методическая регламентация.................................................................................6
1.2. Критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов...............................................................................................................9
Глава 2. Организация и порядок проведения.....................................................14
2.1. Организация экспертизы ценности документов................................14
2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов..................17
2.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов...........19
Заключение.............................................................................................................22
Список использованных источников и литературы...........................................24

Введение

Актуальность темы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Фрагмент работы для ознакомления

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: ‒ отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;‒ отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;‒ выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;‒ установление или изменение сроков хранения документов. Экспертиза ценностей документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов. Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности.На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.На основании принципов разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев:оценки происхождения; их содержания;внешних особенностей. Критериями оценки происхождения являются: роль и место организациями в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.Критериями оценки содержания – значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.      Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;2) значимость содержания документов;3) время и место образования документов;4) подлинность и копийность документов;5) юридическая сила документов;6) дублетность документов;7) поглощенность содержания;8) физическое состояние документа.Раскроем значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы:В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это – органы власти управления, промышленные, транспортные, торговые предприятия, учреждения культуры, общественные, учебные и другие организации. Целостность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью учреждения в системе управления, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.Рассмотрим значимость содержания документов:В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения.К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и некоторые документы вышестоящих органов.Документы второй группы имеют справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.Рассмотрим время и место образования документов:Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные события особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкций народного хозяйства. При оценки документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.Опишем подлинность и копийность документов:При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату (2). Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов.Раскроем юридическую силу документов:Юридическую силу документов имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копийные экземпляры, но при условии правильно оформленных реквизитов документов. Поэтому очень важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.Рассмотрим дублетность документов:Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ это один из размноженных экземпляров подлинника. Дублеты бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.Опишем поглощенность содержания:Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов поглощается годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждений и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.Раскроем физическое состояние документа:Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.Таким образом, критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов играют важную роль в организации экспертизы ценности документов.Глава 2. Организация и порядок проведения2.1. Организация экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов в организации проводится:● в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;● в архиве ‒ в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).ЭК ‒ это совещательный орган, ее решения вступают после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов (3).ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного положения об ЭК Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение.В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан так же ряд нормативно – методических материалов о порядке проведения и оценки информационной ценности различных функциональных групп документов:– изобретений и открытий;– документов с повторяющейся информацией;– научно-технической документации;– рациональных документов и т.д.Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которая осуществляет методическую помощь.ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно проверочной комиссией (ЭПК), соответствующего архивного учреждения. ЭПК является решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов.В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения ‒ состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников.В состав ЭК обязательно включают: должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации; должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации; специалиста по обеспечению защиты информации и др.Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК ‒ секретарь организации или работник службы документационного обеспечения или архива.Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: ‒ организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; ‒ организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передачи в архив организации;‒ организация и проведение отбора и подготовки документов к передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: 1) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;2) рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;4) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.  ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии (Приложение 1). Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.    Таким образом,  организация экспертизы ценности документов в организации проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. А для ее проведения создается экспертная комиссия, действующая на основании учрежденных руководителем организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документовЭкспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2014 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2019 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2013 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2015 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2018 года.Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные описи.      Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.      Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.      Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ИПК Издательство стандартов,2011.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 2011.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : утв. приказом Министерства и массовых коммуникаций РФ культуры от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2015.
4. Об архивном деле в Российской Федерации : федер. закон от 22 октября 2004 г. № 125. – М., 2014.
5. О Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве : положение от 02 мая 2011 г. № 22. – М., 2011.
6. Альбрехт Б. В. Экспертиза ценности документов / Б. В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 11. – С. 39-43.
7. Альбрехт Б. В. Экспертиза ценности документов / Б. В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 12. – С. 39-43.
8. Андреева, В. И. Экспертиза ценности документов / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 5. – С. 32-35.
9. Андреева, В. И. Передача документов на архивное хранение / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2014. – № 9. – С. 44-47.
10. Быкова, Т. А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учебно-методическое пособие / Т. А. Быкова, Е. М. Емышева. – М. – МИФИ, 2013. – 68с
11. Вялова, Л. М. Положение об экспертной комиссии организации / Л. М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 11. – С. 29-32.
12. Вялова, Л. М. Положение об экспертной комиссии организации /Л. М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 12. – С. 30-33.
13. Зверева, Н. А. Рекомендации по организации работы архивной службы / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2014. – № 3. – С. 41-47.
14. Зверева, Н. А. Экспертиза ценности документов / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2015. – № 9. – С. 37-40.
15. Зверева, Н. А. Экспертиза ценности документов / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2015. – № 10. – С. 37-42.
16. Зверева, Н. А. Экспертиза ценности документов. Особо ценные документы предприятия / Н. А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 10. – С. 36-44.
17. Кошелева, Е. А. Проведение экспертизы ценности документов /Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. – 2011. – № 11. – С. 42-45.
18. Кузнецова, Т. В. Секретарское дело / Т. В. Кузнецова – М.: ЗАО «Бизнес- школа «Интел-Синтез», 2011. – 328 с.
19. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. – 528 с.
20. Кузнецова, Т. В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т. В. Кузнецова. //Жилищное право. – 2012. – № 2. – С. 60-65
21. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учеб. для вузов / В. А. Кудряева. – М.:ИНФРА – М, 2013.– 592 с.
22. Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управление: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.:ФОРУМ:ИНФРА-М – М, 2012.– 256 с.
23. Стенюков, М. В. Секретарское дело / М. В. Стенюков. – М.: « Издательство ПРИОР» – М, 2011. – 192 с.
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00376
© Рефератбанк, 2002 - 2024