Бухучет материальных запасов

Целью работы является изучение учетного процесса на участке, связанном с материальными запасами, а также рассмотрение вопросов, связанных с организацией внутреннего контроля за материалами в «-». ...

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 5
1.1 Экономическая сущность, понятие и классификация материальных запасов 5
1.2 Особенности учета материальных запасов в бюджетных учреждениях 7
1.3 Различия в учете материальных запасов в соответствии с Инструкцией 70н и Инструкцией 25н 18
ГЛАВА 2. УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ В РГУ
2.1 Характеристика «-» 31
2.2 Нормативно-правовое обеспечение организации учета материальных запасов. Задачи учета материалов 37
2.3 Синтетический и аналитический учет материальных запасов в республиканском государственном учреждении 39
ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕДУР ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ОБЛАСТИ ХРАНЕНИЯ ЗАПАСОВ 55
3.1 Направления внутреннего контроля в области хранения запасов 55
3.2 Оценка состояния внутреннего контроля в «-» 58
3.3 Анализ материальных запасов и предложения по совершенствованию внутреннего контроля в области хранения запасов в республиканском государственном учреждении 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 70
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 72
ПРИЛОЖЕНИЯ

В процессе осуществления своей деятельности бюджетные учреждения в той или иной степени несут расходы (затраты), связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности организации, в том числе у организации возникает потребность в материальных запасах и данная статья занимает довольно значимое место в структуре расходов учреждения.
Данная дипломная работа посвящена рассмотрению вопросов бухгалтерского учета и контроля за материальными запасами в бюджетном учреждении.
Рассмотрение вопросов бухгалтерского учета материальных запасов в бюджетных организациях является актуальным в связи с тем, что система бюджетного учета за последние годы претерпела значительные изменения и проблемы бюджетного учета недостаточно раскрыты, что создает возникновение проблем на практике, то есть в конкре тных бюджетных ................

Если запасы приобретены за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, и использованы в этой деятельности, налог на добавленную стоимость отражается на отдельном счете 21001000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам".
2. Расходы по доставке материальных запасов включаются в первоначальную стоимость. В соответствии с прежней Инструкцией эти расходы при приобретении продуктов питания и медикаментов отражались по отдельной статье как непосредственно транспортные расходы. В новой Инструкции такого исключения нет. При доставке различных видов материальных запасов единовременно возникает необходимость распределения таких расходов. В учетной политике рассматриваемого учреждения следует обозначить этот способ. Наименее трудоемким из возможных является способ "пропорционально стоимости доставленных материальных запасов".
Средняя фактическая стоимость при списании запасов определяется следующим образом:
СФС = (Со + Сп) х Кс : (Ко + Кп), (1)
где СФС - средняя фактическая стоимость запасов;
Со - стоимость остатка запасов на начало месяца;
Сп - стоимость поступивших запасов за месяц;
Кс - количество списываемых запасов за месяц;
Ко - количество остатка запасов на начало месяца;
Кп - количество поступивших запасов за месяц.
Так, в республиканском государственном учреждении «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» средняя фактическая стоимость продуктов питания (апельсины) в июле 2005 года составила:
СФС = (908 + 13981,80) х 442,2 : (28,72 + 453,50) = (13654,08 руб.)
Для обеспечения нормального хода деятельности учреждения необходимо регулярное и бесперебойное снабжение материальными ценностями.
Материальные ценности на льнокомбинат поступают по следующим каналам:
от поставщиков;
подотчетных лиц;
собственного производства.
Наглядно все каналы поступления можно изобразить в виде схемы, представленной на рисунке 1.
Рис. 1. Каналы поступления материальных запасов в «-»
Для систематизации и более полного представления по расходованию материальных запасов составим схему операций по расходованию материалов и представим ее на рисунке 2.
Рис. 2. Документальное оформление операций по расходованию материалов в «-»
Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
Формы документального учета материальных запасов, используемые в «-» отражены в приложении 2.
В практических целях важно выявить различия в учете материальных запасов в соответствии с новой и старой Инструкцией. Это позволит безошибочно вести учет в «-». Соответствие счетов учета материальных запасов новой и старой Инструкций отражено в приложении 3.
Состав материальных запасов по их группам достаточно полно отражен в Инструкции N 70н. Однако ряд утверждений требует конкретизации положениями учетной политики. Дорогостоящие медикаменты всеми учреждениями относятся на счет 10501000 "Медикаменты и перевязочные средства". При этом в учетной политике рассматриваемого учреждения установлен критерий «дороговизны». Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, учитываются на забалансовом счете 09. Инструкция представила перечень таких ценностей (двигатели, аккумуляторы, шины, покрышки и т.п.), но не закрыла его. Поэтому в учетной политике «-» следует определить закрытый перечень ценностей, подлежащих учету на забалансовом счете 09.
При поступлении запасов в республиканском государственном учреждение «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат» в учете оформляются записи:
1. Поступили материальные запасы от поставщика ЗАО «Парус-Плюс» за плату 3.07.06 продукты питания на сумму 26144,14 руб.:
- в части стоимости запасов:
Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 30220730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов" – на сумму 26144,14 руб.;
2. Поступление материальных запасов по договору дарения ООО «Конфрут» на сумму 5600 руб.:
Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов"
К 40101180 "Прочие доходы" – на сумму 5600 руб.
3. Приобретение материальных запасов – бензина подотчетным лицом Белковым Николаем Борисовичем на сумму 354,90 руб.:
Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 20814660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов" – на сумму 354,90 руб.
4. Оприходование материалов, полученных от ликвидации транспортного средства ВАЗ 2107 на сумму 16700 руб.:
Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 40101172 "Доходы от реализации активов" – на сумму 16700 руб..
5. При оприходовании изготовленных материальных запасов делается следующая бухгалтерская запись:
Д 10500340 "Увеличение стоимости материальных запасов" с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета
К 10604440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".
При списании запасов в учете РГУ оформляются следующие записи:
1. Списание израсходованных материальных запасов, а также по результатам инвентаризации списание недостач в пределах норм естественной убыли. Израсходованы медикаменты на сумму 1238 руб.
Д 40101272 "Расходование материальных запасов"
К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" – на сумму 1238 руб.
2. Передача материальных запасов для изготовления:
- основных средств на сумму 5630 руб.:
Д 10601310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства",
К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" – на сумму 5630 руб.;
- материальных запасов на сумму 462 руб.:
Д 10604340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" – на сумму 462 руб.
3.Списание недостачи материальных запасов на сумму 212 руб.:
Д 40101172 "Доходы от реализации активов"
К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" - на сумму 212 руб.
4. Списание материальных запасов, приобретенных за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, использованных в бюджетной в декабре 2005 года на сумму 5730 руб.:
Д 40103000 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов"
К 10500440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" – на сумму 5730 руб.
5. Списание запасных частей к транспортным средствам, выданных взамен изношенных на сумму 5280 руб.:
Д 40101272 "Расходование материальных запасов"
К 10505440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов" – на сумму 5280 руб.
Одновременно эти ценности учитываются на забалансовом счете 09 также на сумму 5280 руб.
В республиканское государственное учреждение в течение месяца от ООО «Фирма «Сувенир» поступали продукты питания вида мука пшеничная в количестве 650 кг на сумму 6 250 руб. (в том числе НДС 953 руб.):
- в количестве 200 кг по цене 9 руб./кг (в том числе НДС 1,37 руб.);
- в количестве 50 кг по цене 9,50 руб./кг (в том числе НДС 1,45 руб.);
- в количестве 400 кг по цене 9,94 руб./кг (в том числе НДС 1,52 руб.). Оплата за продукты производилась следующим образом:
- 1000 руб. было оплачено до поступления продуктов в организацию (авансовый платеж);
- 5250 руб. оплачено после поступления продуктов в учреждение.
На начало месяца в учете значился остаток по этому виду продуктов питания в количестве 80 кг на сумму 728 руб.
В течение месяца было израсходовано продуктов этого вида в количестве 670 кг.
В учете оформлены следующие записи.
Продукты питания приобретены и использованы в процессе бюджетной деятельности
1. Перечисление аванса ООО «Фирма «Сувенир»:
Д 120611560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов"
К 1304053340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов" – на сумму 1000 руб.
2. Поступление продуктов питания от поставщиков:
Д 110502340 "Увеличение стоимости продуктов питания"
К 130220730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов" – на сумму 6250 руб.
3. Перечисление средств поставщикам в оплату полученных продуктов питания:
Д 130220830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
К 1304053340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов" – на сумму 6250 руб.
4. Зачет ранее перечисленных авансов:
Д 130220830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
К 120611560 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов" – на сумму 1000 руб.
5. Списание израсходованных продуктов питания:
Д 140101272 "Расходование материальных запасов" – на сумму 6404,47 руб.
К 110502440 "Уменьшение стоимости продуктов питания"
Определение стоимости израсходованных продуктов питания:
(728 + 6250) х 670 : (80 + 650) = 6404,47 руб.
Итак, рассмотрены основные аспекты учета материальных запасов в соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету в республиканском государственном учреждении «Кожласолинский психоневрологический дом-интернат». Однако при организации учета материальных запасов следует особое внимание обратить на складской учет запасов и обоснованность их списания. В целях сохранности бюджетных средств можно рекомендовать учреждениям разработать нормы списания тех материалов, по которым такие нормы отсутствуют на государственном или отраслевом уровне. Их также целесообразно использовать при планировании смет доходов и расходов. В связи с этим целесообразно рассмотреть вопросы, связанные с контролем материальных запасов в рассматриваемом бюджетном учреждении.
ГЛАВА 3 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕДУР ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ОБЛАСТИ ХРАНЕНИЯ ЗАПАСОВ
3.1 Направления внутреннего контроля в области хранения запасов
В сфере бюджетных учреждений действуют все виды и формы контроля, отслеживающие общие черты, характерные для всех проверяемых объектов, и специфику, обусловленную особенностями организационно-правовой формы некоммерческих организаций.
Вместе с тем в настоящее время в литературе не достаточно уделено внимания его методическим аспектам. Проработка методик контроля учета материальных запасов позволяет вскрыть резервы, обнаружить и своевременно предотвратить возможные нарушения, обеспечить тем самым сохранность средств.
В процессе проверки операций с материалами проверяющий решает следующие задачи:
1) Изучение состава материальных запасов, ознакомление с условиями их хранения;
2) Подтверждение правильности оценки запасов и отражения операций
по их поступлению и использованию (реализации) в учете;
3) Оценка системы внутреннего контроля за использованием сырья и
материалов;
4) Оценка качества проводимых инвентаризаций материальных запасов.
Проверка сохранности и использования товарно-материальных ценностей в учреждении, как правило, начинается со знакомства с работой материального отдела бухгалтерии. Контролеру следует убедиться в наличии оформленных договоров с материально ответственными лицами, журналов регистрации приходно-расходных документов, приказов об утверждении состава инвентаризационных комиссий и порядке проведения инвентаризаций.
Сохранность сырья и материалов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства на предприятии. Контролер выясняет число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализацией, весоизмерительным оборудованием, тарой и т. д.
После этого целесообразно провести тестирование по специальной анкете и определить, следует ли проводить полную или частичную инвентаризацию материально-производственных запасов, необходимо ли проведение сплошной документальной проверки отдельных направлений движений ценностей или можно ограничиться выборочной проверкой. Выводы делаются на основе изучения систем бухгалтерского учета на предприятии по примерной анкете тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материальных ресурсов на предприятии [14, с. 156].
Контролер по результатам общего ознакомления с системой учета на предприятии составляет программу проверки операций с материальными запасами. Если у контролера сложилось мнение о неудовлетворительном уровне хранения ценностей на складах учреждения, он может порекомендовать руководству провести выборочную инвентаризацию некоторых групп материалов (дефицитных, дорогостоящих), закрепленных за конкретными материально ответственными лицами. При получении согласия и назначении инвентаризационной комиссии контролер должен составить перечень подлежащих проверке ценностей; потребовать от заведующего складом (кладовщика) составления отчета по приходу и отпуску материалов на дату начала инвентаризации (один экземпляр отчета передается в бухгалтерию, второй остается у контролера), получить от него расписку об отсутствии неоприходованных и не списанных в расход ценностей. Во время инвентаризации контролер наблюдает за правильным проведением членами инвентаризационной комиссии установленных процедур (пересчетом запасов, их взвешиванием, заполнением инвентаризационных описей и т. д.).
Подписанные контролером, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для определения результатов инвентаризации. При обнаружении по некоторым материалам отклонений от учетных данных по ним составляются сличительные ведомости. По всем фактам недостач и излишков материально ответственные лица должны дать письменные объяснения. Если размеры нарушений значительны, то контролер может рекомендовать руководителю провести сплошную инвентаризацию материальных ценностей на предприятии.
Проверяя организацию бухгалтерского учета материальных ресурсов на предприятии, контролер на основе изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов и учетных регистров устанавливает полноту оприходования материальных запасов, правильность их классификации и оценки, обоснованность списания в расход.
Правильность отражения в учете стоимости недостающих (излишних) ценностей, выявленных в ходе инвентаризаций, проверяется контролером путем анализа инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, приказов руководителя, бухгалтерских справок, решений судебных органов и т.д. На издержки может быть списана сумма недостач и порчи ценностей только в пределах норм естественной убыли, недостачи сверх норм должны относиться на виновных лиц, а при их отсутствии (или отказе суда во взыскании с них) — на уменьшение бюджетного финансирования убытки предприятия. Излишки ценностей подлежат оприходованию, а их сумма — отнесению на увеличение бюджетного финансирования.
Правильность применяемых схем корреспонденции счетов по списанию материально-производственных запасов со склада устанавливается контролером, как правило, путем выборочного контроля записей в учетных регистрах и сопоставления их с данными первичных расходных документов.
Преимущественные направления внутреннего контроля хранения запасов заключаются в следующем:
применяются меры снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
существуют гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы отражены в правильной оценке;
достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации [23, с. 68].
Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:
1. наличие должностным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
2. размещение материалов по секциям складов, а внутри них – по отдельным группам таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
3. оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое переосвидетельствование и клеймение;
4. внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
5. сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
6. организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;
7. установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально-ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
8. определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
3.2 Оценка состояния внутреннего контроля в «-»
Для оценки состояния внутреннего контроля в области хранения запасов необходимо ответить на следующие вопросы, то есть разработаем тест системы внутреннуго контроля за материальными запасами в РГУ:
1. Возможны ли хищения и необоснованные потери в рассматриваемом учреждении
Хищение запасов возможно, лишь в очень редких случаях, так как все склады РГУ охраняются и тем более они оснащены сигнализацией. Потери материальных запасов происходят лишь в пределах норм естественной убыли. Необоснованные потери запасов практически исключены, так как в учреждении налажена система контроля за использованием продуктов питания и медикаментов и материально-ответственными лицами отслеживается движение, а именно остатки, поступление и расходование таких запасов или используются такие материалы, которые не портятся и при правильном условии хранения не теряют своих свойств. Исключение составляют некоторые сыпучие продукты питания, поэтому при проведении инвентаризаций они периодически списывается в пределах норм естественной убыли.
2. Надежны ли помещения, в которых хранятся материальные запасы?
Склады на которых хранятся запасы надежны. Они оснащены необходимым оборудованием, холодильниками для портящихся продуктов и материально-ответственные лица поддерживают соответствующий температурный режим, необходимый для конкретного вида материальных запасов. Также склады, предназначенные для хранения запасов, оборудованы сигнализацией и находятся под контролем материально-ответственных лиц, поэтому хищение практически исключено.
3. Могут ли использоваться запасы без должного отражения в учете?
Запасы могут быть использованы без должного отражения в учетных регистрах, так как это бюджетное учреждение, и контроль за соблюдение отражения в учете ложится на материально-ответственных лиц.
4. Проверка наличия должностным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов.
Относительно данного пункта можно отметить, что склад, предназначенный для хранения материальных запасов оборудован, но специально приспособленных площадок для материалов открытого хранения в рассматриваемом учреждении нет. Это связано с тем, что в РГУ редко поступают вышеназванные материалы, но в случае поступления таковых, контроль за ними затрудняется.
5. Размещены ли материалы по секциям складов, а внутри них – по отдельным группам таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия.