Языковые формулы официальных документов.

11.2015 СИБИТ отлично ...

Введение___________________________________________________________3
1 Общие понятия и виды официальных документов_______________________4
2 Языковые формулы официальных документов _________________________8
3 Заключение_______________________________________________________12
4 Список литературы________________________________________________14
5 Приложение______________________________________________________15

Представленная работа посвящена теме "Языковые формулы официальных документов".
Языковые формулы – это устойчивые (шаблонные, стандартные) языковые обороты, применяемые в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – результат регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Из этого определения следует, что орган управления либо должностные лица, издающие документ, обязаны:- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;- издавать документы только в пределах своей компетенции;- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.Для управленческой деятельности юридическая сила документов весьма значима, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенных в них данных. Юридическая сила официального документа подразумевает его необходимость для тех, кому он обращен, либо для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем собственную деятельность либо воздерживаются от нее. С целью учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, следует выполнение установленных условий не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов закреплены в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов. Документ содержит юридическую силу при наличии реквизитов для данного типа документов. Реквизит документа - необходимый информационный компонент (автор, дата и т.п.), характерный этому или другому типу письменного документа. В настоящем стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Количество реквизитов обусловливается целями формирования документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов количество и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Однако в каждом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только лишь в этом случае она становится документом. Таким образом, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово "заявление", текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, подтверждающих их юридическую силу. Любой документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста). В зависимости от вида и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Тем не менее есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов упрощает организацию учета и контроля.ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВОсобенность языка и стиля официальных бумаг — применение устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать постоянно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловых отношений были сформированы множественные языковые нормы (формы) позволяющие понятно и кратко излагать различную информацию. Начало документа, как правило, представляет собой изложение мотивов, факторов и целей формирования документов. Объединение в определенной очередности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, дает возможность моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру формирования служебного документа.Начало документа, как правило, предполагает собой описание побудительных мотивов, разъяснение причин принятия тех либо других решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Таким образом, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы формирования документа:- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, извещаем.)...;- В соответствии с распоряжением (приказом)…Языковые формулы, выражающие причины формирования документа:- В следствии задержки получения груза...;- В виду особых обстоятельств…;- В связи с проведением совместных работ…;- По причине задержки оплаты...Языковые формулы, выражающие цели формирования документа:- Во исполнение постановления собрания акционеров...;- Во избежание конфликтных ситуаций для согласования вопросов…Основные данные документа излагаются с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, дает возможность автору осуществить свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и устанавливают тональность сообщения. Выделяют следующие виды речевых действий письменного делового общения: сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; предложение; предлагаем; просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение: напоминаем; отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.Как ранее отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, осуществляют глаголы. Они могут использоваться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («Союзшина» предлагает...; ООО «Росстрах» гарантирует...) и третьего лица множественного числа (руководство и профсоюзный комитет университета представляют...). В случае если автор документа — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу сообщить...; предлагаю провести...; довожу до Вашего сведения...) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас...; рады сообщить Вам...).Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты различных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, претензия, письма-просьбы, письма-предложения и т. д. Такую применимость и универсальность глагола просить специалисты объясняют этикетными условиями к стилю деловых бумаг и психологическими законами делового общения — всегда легче осуществить влияние, сформулированное в форме просьбы, чем в форме приказа или указания. Таким образом, в деловых письмах применяют следующие модификации, выражающие просьбы, требования, распоряжения:- Прошу изыскать для нужд организации...;- Обращаемся к Вам с просьбой...