Документационное обеспечение (автотранспортный техникум)

Оценка: отлично ...

1. Ответить на вопросы.
1.1 Оформление приема работников.
1.2 Составление и оформление справочно-информационных документов.

2. Практическое задание.
Заполнить лицевую карточку автомобиля по данным:
Марка автомобиля КамАЗ 54112, 2007 год выпуска, гос.№ п304ав52, Цвет кабины: красный, номер двигателя: 784.100060, номер кабины 54112-6857437, номер шасси 54112-3462769. Дата начала эксплуатации: 1 июля 2013г. Если пробег за 3-ий квартал составил 2600 км, а в конце года 3300км. 25.11.2013 производилась замена шин из-за полного износа протектора.

Кроме того, в отношении доплат, надбавок и поощрительных выплат желательно указать их характер, за что (при наличии каких оснований) они выплачиваются и порядок их выплаты.Необходимо указывать конкретный размер должностного оклада, доплат, надбавок и поощрительных выплат. Ссылка на иные локальные нормативные акты, например, «Оклад, согласно штатному расписанию…» не допустима.·   режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);Режим рабочего времени и отдыха подробно расписывается в трудовом договоре в том случае, если для работника устанавливаются какие-либо особые условия. В остальных случаях достаточно сделать ссылку на Правила внутреннего трудового распорядка и иные документы. Если до заключения трудового договора у работодателя утвержден перечень должностей с ненормированным рабочим днем, в договоре нужно сделать ссылку на этот перечень. В трудовом договоре с работником, принимаемым на условиях сменной работы, необходимо сослаться на график сменности. Продолжительность рабочего дня и условия отдыха для работающих по гибкому графику также отражаются в трудовом договоре.·   компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;Согласно статье 209 ТК РФ условия труда - это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника.В соответствии с требованиями охраны труда различают: безопасные условия труда, а также вредные и (или) опасные условия труда. С точки зрения нормирования труда ТК РФ различает следующие условия труда:а) нормальные;б) отклоняющиеся от нормальных:- при выполнении работ различной квалификации;- при совмещении профессий;- при выполнении работ за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (сверхурочных работ);- при выполнении работ в ночное время;- при выполнении работ в выходные и нерабочие праздничные дни.Все эти условия труда должны быть определены в трудовом договоре. Кроме того, должны быть указаны компенсации и льготы за работу в таких условиях. Например, предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и сокращенной продолжительности рабочего времени, выдача лечебно-профилактического питания и так далее.·   условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);·   условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;·   другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.Таким образом, законодатель оставил перечень обязательных условий открытым.В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные (факультативные) условия, которые не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. К дополнительным законодатель относит следующие условия:·   об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;·   об испытании.·   о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);·   об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;·   о видах и об условиях дополнительного страхования работника;·   об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;·   об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.Перечень дополнительных условий также не является закрытым и может дополняться по соглашению сторон.1.2 Составление и оформление справочно-информационных документов. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные и справочно-аналитические документы.Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации. Отдельные разновидности этих документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.Рассмотрим подробнее основные виды этих документов.Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др.Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.)Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ…, ВЫСТУПИЛИ…, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...Затем с новой строки указываются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку «(Текст доклада прилагается)».В разделе "выступили" фиксируются фамилии с инициалами (при необходимости - должности) выступавших, содержание выступления, вопросы к докладчику и ответы на них. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записываются принятые решения. Решение формируется кратко, точно, лаконично. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, может содержать следующие составные части: кому, что сделать и к какому сроку.При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавший может завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления. Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая – констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы.Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.