Контроль и управление по отклонениям

Июль 2015 ...

Анализ обстановки, в которой осуществляется внутренний контроль. Чтобы система контроля работала эффективно, ей необходима поддержка. Подобная поддержка должна исходить от всей организации и выражаться в форме подлинной поддержки механизмов внутреннего контроля. Система поддержки должна начинаться сверху. Система внутреннего контроля не будет функционировать, если контролем постоянно пренебрегают и если требования соответствия нормам поддерживаются лишь на словах. Системы контроля должны поддерживаться на всех уровнях организации. Эта поддержка устанавливается на примере и на практике. Например, каждый в организации должен быть в курсе требований и должен поддерживать стандарты качества в производстве продукции или предоставлении услуг.

Контрольная функция реализуется в рамках системы управленческого контроля. Понятие управленческий контроль в большей степени используется в системе менеджмента. В условиях актуализации вопросов обеспечения эффективности управления хозяйствующими субъектами на базе новых методик управленческого контроля многие экономические науки рассматривают данные проблемы, используя при этом различный понятийный аппарат. Однако базовым при этом выступает понятие контроля. Контроль является многогранным понятием, что и отражают многочисленные его трактовки различными учеными. Данные трактовки выделяют характеристики присущие различным видам контроля. Таким образом, при выработке понятийного аппарата необходимо ориентироваться на базовые характеристики, которые присущи исключительно всем видам контроля, и выделять ту специфику, которая характерна для конкретного вида контроля при его характеристике

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, а также, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка как реальности выработанных стандартов, так и масштабов отклонений, которые служат основой для принятия соответствующих управленческих решений. Это наиболее заметный этап всей системы контроля.На третьем, заключительном этапе контроля, менеджер должен провести корректировку в хозяйственной, технологической, организационной, финансовой и других видах деятельности организации и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения, либо – стабилизации контролируемого показателя.Во всех случаях сотрудники организации должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и осуществляет контроль, со всей очевидностью послужат основанием для распределения вознаграждений или наказаний.4. Какие задачи должен решать контроль в системе управления, и какие принципы следует заложить в его систему?Организация учета по центрам ответственности помогает реализовать систему внутреннего управленческого контроля по отклонениям, что очень важно для принятия эффективных управленческих решений. В центрах ответственности руководителю необходимо уделять особое внимание ключевым проблемам, контролировать их и управлять ими. Основными компонентами управления в центрах ответственности по отклонениям являются: оценка (измерение) различных видов деятельности ответственным лицом; анализ (прогноз) полученных при измерении оценок, основанный на понимании задач развития организации как в настоящем, так и в будущем времени; отбор критериев, которыми следует руководствоваться управленческому персоналу при достижении поставленных целей и задач; наблюдение, т.е. стадия оценки текущей ситуации; сравнение, т.е. сравнение фактического состояния организации с плановыми показателями, выявление отклонений от норм.Вышеперечисленные компоненты управления по отклонениям позволяют вовремя скорректировать деловую активность и использовать имеющиеся возможности эффективного управления. Реальный управленческий эффект в центрах ответственности помогает:- концентрировать внимание на более важных направлениях в сфере управления центрами ответственности;- глубоко изучить прошлый опыт и уменьшать количество управленческих ошибок;- предупреждать значительные отклонения факта от плана, позволяющие избежать авральных ситуаций;- способствовать повышению квалификации сотрудников и улучшению взаимодействия между центрами ответственности.Особое значение приобретает в данном случае центр затрат. В системе внутреннего управленческого контроля можно детально проанализировать отклонения фактических результатов от нормативных, т.е. получить данные, позволяющие управлять затратами более эффективно.Оценка системы управленческого учета и контроля должна начинаться с определения ее предметной области (охват традиционных областей ССП и области рисков), степени полифункциональности по управленческому циклу (реализация в рамках системы не только учетной, но и таких функций как планирование, анализ, контроль и т.д.), степени полизадачности, а также соблюдения требования ее многопользовательского характера. Для этих целей необходимо оценить соблюдение основных принципов, предъявляемых к системе управленческого учета и внутреннего контроля на уровне холдинга. К числу таких принципов качественной организации управленческого учета целесообразно отнести: 1) комплексность, обеспечиваемая на основе многопользовательского характера системы, ее полипредметности, полифункциональности и полизадачности; 2) принципы организации процесса; 3) общие принципы управления процессом; 4) принципы организации управленческого учета. В данном разделе должны быть укрупненно описаны основные процессы, протекающие в системе управленческого учета и контроля. Данные процессы в соответствии с концепцией процессно-ориентированного управления включают в себя: 1) управленческие процессы; 2) вспомогательные процессы;3)основные процесс; 4) процессы развития системы. Для оценки процесса рекомендуется контролировать качество таких элементов процесса как: 1) Качество выходов (результатов); 2) Качество входов; 3) Качество процессов; 4) Качество управления процессом; 5) Качество механизма реализации процесса. Оценка качества организации управленческого учета и контроля в зависимости от поставленных задач может осуществляться по географическим срезам формируемой информации: (экономический субъект, входящий в холдинг, регион, город, рабочее место); структуре (по видам ЦФО, подразделениям и т.д.); контрагентам и прочим лицам (клиенты, посредники, сотрудники); бизнес-процессам; проектам; видам продукции; видам деятельности.5. Какие объекты следует подвергать стандартизации при разработке системы контроля?Качество организации управленческого учета и внутреннего контроля может быть оценено: 1) по собственной методике хозяйствующего субъекта, закрепленного в соответствующем регламенте. 2) по отношению к качеству некоторого образца, принятого за эталон, т.е. применяется бенчмаркинг. Состояние стандартизации основных видов деятельности в компаниях представлено в таблице 1. Таблица 1 - Стандартизация основных видов деятельности в организацииРазрабатываемый стандарт направлен на решение целого ряда задач: 1) создание концептуальной основы для процессов внутреннего и внешнего контроля качества управленческого учета и контроля; 2) стандартизация принципов, знаний и навыков участников процесса управленческого учета и контроля; 3) стандартизация процессов управленческого учета и контроля, использование унифицированной системы показателей для оценки качества организации управленческого учета и контроля, подходов к внедрению современных информационных технологий; 4) мониторинг системы управленческого учета и контроля и разработка рекомендаций на базе его результатов по их дальнейшему развитию и повышению эффективности.Объектом стандартизации выступают результаты процесса управленческого учета и контроля в виде формируемой информации различной степени агрегирования, методика проверки процесса управленческого учета и контроля, отдельные элементы процесса управленческого учета и контроля, система управления качеством процесса управленческого учета, отчетности и контроля. Стандарт ориентирован на применение на различных стадиях жизненного цикла экономических субъектов и может использоваться как субъектами, реализующими процесс управленческого учета и контроля, так и заинтересованными сторонами.6. Что конкретно можно спланировать в предварительном, текущем и итоговом контроле и что повлияет на оптимальность соотношения в использовании внутреннего и внешнего контроля?Предварительный контроль направлен на проверку достоверности входных данных, текущий контроль – на обеспечение качества исполнения основных технологических операций, связанных с преобразованием и фиксацией информации посредством контроля за соблюдением нормативных актов как внешних, так и внутренних, последующий – на обеспечение достоверности результатов выполнения отдельных технологических операций и всего процесса производства информации в целом, а также на повышение качества функционирования управленческого учета и внутреннего контроля. Текущая и последующая проверка - комплаенс-аудит – проверка соответствия формализованной деятельности по функционированию системы управленческого учета принятым стандартам; экспертиза – детальный анализ определенных областей деятельности в рамках системы управленческого учета, системы внутреннего контроля.Текущая оценка ориентирована на отдельные компоненты и элементы контроля в различных структурных подразделениях предприятия;Комплексная оценка рассматривает контроль в масштабах всего Общества, и может основываться на результатах текущей оценки.Методы контроля качества направлены на проверку организации и функционирования управленческого учета и внутреннего контроля. Организация системы управленческого учета и системы внутреннего контроля осуществляется на основе верификации, позволяющей убедиться, что они разработаны в соответствии со всеми требованиями к ним. Функционирование системы управленческого учета и внутреннего контроля оценивается на основе валидации, позволяющей убедиться, что сама они удовлетворяют потребности пользователей и соответствует показателям качества, установленных в стандарте.Объем и сложность процедур внутреннего контроля и мер по управлению рисками, применяемых в организации, являются необходимыми и достаточными для выполнения задач и достижения целей функционирования контроля. Анализируется соотношение затрат на внедрение контрольных процедур и эффекта и/или мероприятий по управлению рисками от реализации контрольных процедур и/или мероприятий по управлению рисками, в том числе соответствие между уровнем сложности контроля и уровнем сложности и степенью важности объекта, подвергаемого контролю.7. Охарактеризуйте возможность использования управления по отклонениям. Почему незначительные отклонения чаще всего являются причиной кризисных явлений на фирме?Функциями текущего менеджмента, в том числе, являются осуществление мониторинга деятельности предприятия, а также обеспечение его бесперебойной работы и ее оптимизация. В случае наблюдаемых отклонений показателей предприятия от критических или наблюдения негативных тенденций, зафиксированных в результате мониторинга, необходимо принятие решения об оптимизации деятельности, что входит в функции текущего управления. Однако эти меры, например, снижение издержек или продажа непрофильных активов, являются, во-первых, элементами антикризисного управления, а во-вторых, могут оказаться недостаточно эффективными, и результаты деятельности предприятия продолжат ухудшаться. Таким образом, как показывает практика, в условиях кризиса может возникать такая ситуация, в которой текущие методы управления лишь фиксируют ухудшение состояния предприятия, но не в состоянии справиться с кризисными явлениями. Возникает противоречие между функциональными ограничениями текущих методов управления и результатами их реализации, из чего следует вывод о необходимости подключения дополнительных инструментов управления, в частности, проектного менеджмента. Это обусловлено тем, что последний обладает характеристиками, способствующими выводу предприятия из кризиса.Система внутреннего управленческого контроля формирует информацию, которая позволяет координировать работу центров ответственности, оформляя ее в виде отчетов. Эти отчеты используются как основа для управленческого контроля. Контрольные отчеты складываются из сравнительного анализа фактической и планируемой деятельности и выявления отклонений.Информация внутренней сегментарной отчетности позволяет администрации организации контролировать деятельность центров ответственности, а также объективно оценивать профессионализм и качество работы возглавляющих их менеджеров. Четко налаженный контроль эффективно отражается на принятии обоснованных управленческих решений еще на стадии планирования, т.к. руководитель центра ответственности любого уровня должен как можно раньше узнать о том, что планы не выполняются, своевременно скорректировать планы своего подразделения и принять эффективные управленческие решения.В настоящее время решение задач повышения эффективности деятельности университета увязывается с необходимостью дальнейшего развития управленческого контроля в силу его значимого места в системе стратегического управления университетом. При этом мы руководствуемся мнением ученых и практиков о том, что "поскольку внутренний контроль выступает одной из функций системы управления организацией, то вполне очевидно, что стратегическая целевая направленность его осуществления в целом тождественна целевым установкам этой системы и ориентирована на обеспечение эффективности финансово-хозяйственной деятельности" [5, с. 91].