Нормы и правила оформления управленческих документов

Цель курсовой работы: рассмотреть правила оформления документов при увольнении сотрудников.
Задачи:
• Дать характеристику понятиям «документ» и «управленческий документ»;
• Определить общие нормы и правила заполнения документов
• Рассмотреть различные случаи оформления увольнения
• Проанализировать порядок оформления документов при увольнении
Объект исследования – правила оформления документов
Предмет исследования – документальное оформление увольнения.
Структура курсовой работы: введение, 2 главы, заключение, список литературы, приложения.
 
...

Введение 3
Глава 1. Нормы и правила оформления управленческих 5
документов 5
1.1. Понятия «документ», «управленческий документ» 5
1.2. Общие нормы и правила составления и оформления 7
управленческих документов 7
Глава 2.Оформление различных случаев увольнения 16
2.1. Увольнение по соглашению сторон 16
2.2. увольнение по инициативе работника 18
2.3. Перевод работника на работу к другому работодателю 20
2.4. Порядок оформления документов при увольнении 22
Заключение 26
Список литературы 27
Приложение 1. 29
Приложение 2 31

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.
Кадровый состав любой организации документально зависим. Оформление новых сотрудников, или увольнение усталых (по разным на то причинам), так же должно правильно и грамотно оформляться. Актуальность темы нашей курсовой работы обуславливается тем, что оформление управленческих документов, в том числе и документов направленных на увольнение сотрудников, требуют особой внимательности, и выполнения в соответствии со строгим регламентом.

11. Ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.12. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.13. Гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.14. Адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.15. Гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и еёрасшифровка, ее дата.Личная подпись расшифровка подписи16. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: -фамилию исполнителя (кому поручается)-содержание поручения (конкретные действия)-срок исполнения-подпись руководителя и дата подписания.Например: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа К 18.09.14 личная подпись 18.08.1417. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.18. Отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».19. Текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть.20. Отметка о наличии приложения. Если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.21. Подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.22. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).23. Визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.25. Отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.26. отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.27. отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.28. отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.29. отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные о документе.При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:1. -от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».2.- на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.3.- на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.4.- на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.5.- на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат».6.- на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».7.- на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».8.- на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с документа.Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:- общий бланк- бланк письма- бланк конкретного вида документа.Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации.Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на доту и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКОД.Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа». Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных организаций, а также должестные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должестных лиц. При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6. Глава 2.Оформление различных случаев увольнения2.1. Увольнение по соглашению сторонТрудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора (ст. 78 ТК РФ).Соглашение сторон о расторжении трудового договора является самостоятельным основанием для прекращения трудовых отношений (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). По данному основанию трудовые отношения прекращаются в том случае, когда желание расторгнуть трудовой договор имеется не только у одной из его сторон (работодателя или работника), но и у другой стороны (одновременно).Таким образом, для применения такого основания расторжения трудового договора необходимо взаимное волеизъявление сторон трудового договора. По названному основанию может быть расторгнут как срочный трудовой договор (до истечения его срока), так и трудовой договор, заключенный на неопределенный срок.На практике желание прекратить трудовые отношения по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ возникает первоначально у одной из сторон трудового договора, а затем оно доводится до другой стороны (как правило, устно, посредством переговоров). В ходе переговоров стороны приходят к решению о том, будет ли трудовой договор расторгнут по соглашению сторон в определенный срок, о котором стороны договорились, или трудовой договор не будет расторгнут по данному основанию.При необходимости, до подписания соглашения о расторжении трудового договора, стороны могут договариваться о прекращении трудовых отношений по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с помощью предварительно составленных документов:работодатель может направить работнику предложение о расторжении трудового договора по соглашению сторон, указав в нем срок увольнения работника;работник может попросить работодателя о расторжении с ним трудового договора по соглашению сторон, указав в заявлении срок увольнения.Если названные выше документы были составлены, то:с предложением работодателя работник должен быть ознакомлен под роспись. При этом виза ознакомления работника должна включать волеизъявление работника (его решение о согласии или несогласии на увольнение по соглашению сторон);заявление работника рассматривается руководителем организации. В резолюции, проставленной руководителем на заявлении, выражается принятое руководителем решение (увольнять или не увольнять работника по соглашению сторон).Достигнув договоренности о расторжении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, стороны подписывают соответствующее соглашение, в котором определяется срок увольнения работника. Нередко, в соглашении дополнительно оговаривается также денежная компенсация, которая выплачивается работнику при увольнении по данному основанию. Однако следует подчеркнуть, что эта компенсация не предусмотрена ТК РФ, т.е. является исключительно результатом договоренности сторон, и значит, может отсутствовать в тексте соглашения, если, например, работодатель против ее выплаты.Соглашение о расторжении трудового договора оформляется аналогично оформлению трудового договора, заключаемого с работником при приеме его на работу (приложение 1).На основании подписанного сторонами соглашения о расторжении трудового договора издается приказ об увольнении.Сведения о сроке и основании увольнения работника вносятся в его трудовую книжку и личную карточку (форма № Т-2,).Аннулировать договоренности относительно срока и основании увольнения возможно лишь при взаимном согласии работодателя и работника (п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). Таким образом, работник не может в одностороннем порядке изменить достигнутые договоренности и отказаться от увольнения в указанный в соглашении срок и по данному основанию.Оформление всей документации происходит в соответствие с нормами и правилами оформления всей управленческой документации, описанной в первой главе настоящей работы.Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) по унифицированной форме № Т-8 (при одновременном увольнении нескольких работников — по форме № Т-8а). Приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». 2.2. увольнение по инициативе работникаРаботник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Например, согласно ч. 4 ст. 71 ТК РФ, если работник, принятый на работу с испытанием, придет в период испытания к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. Заявление пишется в произвольной форме, как правило, от руки. Необходимо подчеркнуть, что заявление работника всегда должно рассматриваться только по существу поставленного в нем вопроса, т.е. работодатель должен ответить на поставленный работником вопрос. Поскольку течение срока предупреждения об увольнении связано с датой получения заявления работодателем, документ должен быть зарегистрирован в журнале регистрации заявлений работников, форма которого устанавливается работодателем. Полученное работодателем заявление работника подлежит рассмотрению, после чего на заявлении проставляется резолюция, в которой работнику кадровой службы поручается подготовить приказ об увольнении работника.В Инструкции по заполнению трудовых книжек содержится традиционная формулировка записи об увольнении работника: «Уволен по собственному желанию». Однако с учетом требования, содержащегося в ч. 5 ст. 841 ТК РФ, о том, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона, представляется более правильным вносить в трудовую книжку следующую формулировку: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».Названная формулировка записи об основании расторжения трудового договора сначала вносится в приказ б увольнении, а затем в трудовую книжку работника и его личную карточку.До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ (ч. 4 ст. 64 ТК РФ) и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается. 2.3. Перевод работника на работу к другому работодателюПеревод работника на работу к другому работодателю предполагает не изменение, а прекращение трудового договора с прежним работодателем и заключение нового трудового договора на условиях, согласованных работником с новым работодателем.При переводе к другому работодателю по инициативе работника, как правило, работник предварительно достигает договоренности с руководителем организации, в которую он желает перейти. Затем достигнутая договоренность оформляется письменно в виде письма-запроса на увольнение работника в порядке перевода. Запрос направляется по месту работы данного работника для рассмотрения его руководителем организации. При этом работник обращается к руководителю с письменным заявлением, в котором выражается его просьба об увольнении в порядке перевода к другому работодателю.Если руководитель согласен на увольнение работника в порядке перевода к другому работодателю, то он проставляет на документе соответствующую резолюцию о подготовке приказа об увольнении работника по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.Договоренность о переводе работника к другому работодателю может быть достигнута и посредством ведения переговоров (переписки) между работодателями. При этом работнику, которого предполагается перевести, предварительно делается соответствующее предложение о переводе. Если работник согласен на перевод, то в организацию от принимающей стороны направляется письмо-запрос о переводе.На письме-запросе от принимающей стороны проставляется резолюция руководителя организации, где работает работник, о его согласии на перевод. После этого письмо-запрос доводится до работника под роспись (виза ознакомления).