Информационная система хранения документов предприятия

Целью данной работы является снижение накладных расходов при ведении учета бумажной документации в малых организациях за счет создания электронной базы документов.
В результате разработана информационная система хранения документов предприятия, которая позволяет:
- создавать документы определенных типов;
- назначать документам позицию в картотеке, где хранятся их оригинал;
- создавать отчет о документах, лежащих в выбранной позиции картотеки;
- сканировать документ непосредственно из пользовательского приложения;
- прикреплять изображения к документу;
- создавать отчет о документах, срок которых подходит к концу;
- вести поиск по различным параметрам документа;
- помещать документы в архив;
- распечатывать копию документа;
- создавать и загружать резервные копии базы.
...

ВВЕДЕНИЕ 5
1. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ 7
1.1. Обоснование целесообразности разработки системы 7
1.1.1. Назначение объекта автоматизации 7
1.1.2. Обоснование цели создания системы 7
1.1.3. Обоснование состава автоматизируемых задач, комплексов задач 7
1.2. Аналитический обзор 8
1.2.1. Программа «Документ плюс» 9
1.2.2. Программа «Архив документов» 10
1.2.3. Программа «ДокПартнер 2012» 10
1.2.5. Выводы по аналитическому обзору 10
1.3. Основные требования к системе 11
1.3.1. Цель создания системы и критерии эффективности её функционирования 11
1.3.2. Функциональное назначение системы 11
1.3.3. Требование к функциональной структуре системы 12
1.3.4. Состав типовых проектных решений и пакетов прикладных программ, применяемых в системе 14
1.3.5. Требования к техническому обеспечению 14
1.3.6. Требования к информационному обеспечению 15
1.3.7. Требования к программному обеспечению 15
1.3.8. Перспективность системы, возможность ее развития 16
1.4. Основные технические решения проекта системы 16
1.4.1. Описание организации информационной базы 16
1.4.2. Описание системы программного обеспечения 22
2. РАЗРАБОТКА ЗАДАЧИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ 24
2.1. Описание постановки задачи 24
2.1.1. Характеристика задачи 24
2.1.2. Описание выходной информации 25
2.1.3. Математическая постановка задачи 26
2.2. Описание алгоритма добавления документа 27
2.2.1. Назначение и характеристика 27
2.2.2. Используемая информация 27
2.2.3. Результаты решения 28
2.2.4. Математическое описание 28
2.2.5. Алгоритм решения 28
2.3. Описание алгоритма изменения документа 29
2.3.1. Назначение и характеристика 29
2.3.2. Используемая информация 30
2.3.3. Результаты решения 30
2.3.4. Математическое описание 31
2.3.5. Алгоритм решения 31
2.4. Описание алгоритма помещения документа в корзину 33
2.4.1. Назначение и характеристика 33
2.4.2. Используемая информация 33
2.4.3. Результаты решения 33
2.4.4. Математическое описание 33
2.4.5. Алгоритм решения 33
2.5. Описание алгоритма очистки корзины 34
2.5.1. Назначение и характеристика 34
2.5.2. Используемая информация 34
2.5.3. Результаты решения 35
2.5.4. Математическое описание 35
2.5.5. Алгоритм решения 35
2.6. Описание программы информационной системы хранения документов предприятия 37
2.6.1. Функциональное назначение 37
2.6.2.Описание информации 37
2.6.3.Используемые подпрограммы 38
2.6.4.Описание логики 39
2.7.Описание контрольного примера 40
2.7.1. Назначение 40
2.7.2. Исходные данные 40
2.7.3. Результаты расчета 42
2.7.4. Результаты испытания программы информационной системы хранения документов предприятия 46
3. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 47
3.1. Обоснование необходимости разработки информационная системы хранения документов предприятия 47
3.2. Перечень этапов работ 47
3.3. Нормирование работ 49
3.4. Расчет сметной стоимости на разработку ПП 53
3.5. Расчёт срока окупаемости единовременных затрат и экономической выгоды от внедрения программного продукта на предприятии 56
3.6. Результат по организационно-экономической части 59
4. ОХРАНА ТРУДА 60
4.1. Обеспечение безопасных условий труда инженера-разработчика 60
4.2. Расчет искусственного освещения рабочего места 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 74
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ТЕКСТЫ ПРОГРАММ 75
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ ПРОГРАММ 130
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 РУКОВОДСТВО ОПЕРАТОРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ 132

С каждым днем растет степень внедрения программных продуктов в сферу управления делопроизводством в организациях. Особенно актуально введение электронного документооборота на предприятиях.
Ручные методы ведения учета документов, какими надежными они ни были, не могут справиться с большим потоком входящей и внутренней документации и подвержены негативному влиянию человеческого фактора. В результате этого, возникает риск потери документов на предприятии. Рассматривая документ, как зафиксированную информацию, имеющую юридическую силу и, соответственно, служащую опорой при решении хозяйственных споров и разрешении трудовых конфликтов с работниками, не трудно оценить, чего стоит этот риск.
Автоматизированные системы позволяют не только вести учет документов, они позволяют накапливать статисти ку, создавать отчеты и предоставляют возможность резервного копирования, что обеспечивает сохранность важной информации.