Стандартизация основных документоведческих терминов

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законодательстве и других нормативных операциях, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело.
Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и формируются как зафиксированная на физическом носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать.
Установленные в стандарте определения находятся в систематизированном режиме, отражающем терминологическую концепцию определений в области делопроизводства и архивного дела.
Для любого понятия определен единственный стандартизованный термин.
...

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законодательстве и других нормативных операциях, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело.
Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и формируются как зафиксированная на физическом носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать.
Установленные в стандарте определения находятся в систематизированном режиме, отражающем терминологическую концепцию определений в области делопроизводства и архивного дела.
Для любого понятия определен единственный стандартизованный термин.

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законодательстве и других нормативных операциях, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело.
Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и формируются как зафиксированная на физическом носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать.
Установленные в стандарте определения находятся в систематизированном режиме, отражающем терминологическую концепцию определений в области делопроизводства и архивного дела.
Для любого понятия определен единственный стандартизованный термин.

В большинстве развитых стран мира стандарты ИСО по управлению документами принимаются методом обложки и используются напрямую без купюр и уточнений, ввиду высокой степени их проработанности. Учитывая тот факт, что раз в 3-5 лет все стандарты ИСО пересматриваются (актуализируются, либо отменяются) можно с уверенностью говорить об их актуальности. Основным предназначением международного стандарта ИСО 30300 является его терминологическая составляющая. в этой связи, крайне важно, что ИСО 30300:2011 является терминологическим приемником ИСО 15489:2001. Вместе с тем, он не калькирует последний, а расширяет терминологический ряд и группирует термины по рубрикам. Среди них: - Термины, относящиеся к документам: архив(ы) (archive(s), активы (asset), документированная информация (document), документация (documentation),доказательство (еvidence), метаданные (мetadata), документ(ы) (records); - Термины, относящиеся к управлению: подотчетность (accountability),несоответствие, организация,политика в отношении документов (records policy), высшее руководство (top management); - Термины, относящиеся к процессам управления документами: доступ (access), классификация (сlassification), конвертация (сonversion), уничтожение (destruction), отбор и передача (disposition), документировать – гл. (document),индексирование (indexing), миграция (мigration), обеспечение сохранности (preservation), регистрация (registration),контроль (tracking), передача (перемещение) (transfer) - Термины, относящиеся СУД:система управления (management system), система управления документами (management system for records), управление документами (records management), документная система (records system), cистема (system). Несмотря на то, что многие термины заимствованы из ИСО 15489-1:2001, сама их подача, ссылки на первоисточник (не всегда ИСО 15489), наличие уточнений и примечаний к терминам, имеет свои истоки в стандартах на системы менеджмента качества (СМК), что применительно к терминологии оправдано. Стандарт имеет справочное приложение, описывающее методологию, использованную при разработке словаря стандарта, которую можно использовать при составлении специализированного терминологического словаря организации. Необходимость объясняется тем, что универсальность применения стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, требует использования технического описания без использования технического языка, и согласованного и гармонизированного словаря, который легко воспринимаем потенциальными пользователями стандартов СУД. ИСО 30301:2011 «Information and documentation. Management system for records. Requirements» («Информация и документация. Системы управления документами. Требования») определяет основные требования к системам управления документами (СУД), процессам происходящим в них и мониторингу работы любой организации, устремляющейся реализовать новую или улучшить уже имеющуюся концепцию управления документами. Аналогично ИСО 30300, международный стандарт ИСО 30301 употребим в учреждения любого вида. Настоящий международный стандарт может быть внедрен совместно с другими стандартами в организации управления (ССУ). Особенно такое введение представляется целесообразным для предоставления свидетельств совместимости условий к документам и документам, закрепленных в других ССУ. Основные условия к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов введены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная концепция организационно-распорядительной документации. Условия к оформлению документов. – М: Госстандарт Рф. 2003. На основании международных стандартов в Рф разработан СТАНДАРТ Р ИСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие условия». Этот стандарт регулирует процессы управления бумагами государственных и коммерческих учреждений. Он был подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Название его уточнено по взаимоотношению к русскоязычному переводу международного стандарта ИСО 15489-1-2001 «Сведение и документация. Регулирование записями. Общие условия» в части использования термина «записи». Англоязычные термины «records» и «document» в данном эталоне объединены в русскоязычный термин «документ». Стандарт регулирует течения управления бумагами в государственных, коммерческих и общественных организациях. В нем четко прописана процедура установления и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических бумаг) в деятельности данных учреждений. Закреплены основы ответственности: «ответственность и полномочия в области управления бумагами должны быть четко установлены и доведены до сведения всех работников учреждения с тем, чтобы существовало предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за службу с конкретными документами». Впервые указано, что обязательство должна быть распределена меж абсолютно всеми работниками организации, с учетом занимаемой должности и уровня трудности деятельность с бумагами, а кроме того в таком случае, что эта ответственность должна быть определена официальными инструкциями и координационно распорядительными документами, подтвержденными управляющим учреждения. Таким способом, начальник кроме того вовлекается в процедура управления бумагами учреждения и обдает из-за него обязательство. Со 2 июля 2009 г. вступили в действие Правила делопроизводства в федерационных органах исполнительной власти, одобренные распоряжением Правительства РФ с 15 июня 2009 г. № 477. 0ни внесли изменение в решение Правительства РФ с 19 января 2005 г.