Первичное наблюдение как основа информационной системы бухгалтерского учета (на примере гостиничного бизнеса)

Общий объем выпускной квалификационной работы составляет 110 страниц. В работе содержится 17 таблиц, 16 рисунков, 3 приложения.
Защита на отлично в 2014 г. ...

Введение
Глава 1. Теоретические основы организации наблюдения на предприятиях гостиничного бизнеса первичного
1.1. Документ как источник первичной информации. Классификация
документов
1.2. Организация документооборота гостиничного предприятия
1.3. Первичное наблюдение в условиях автоматизации учетного
процесса
1.4. Особенности формирования учетной политики гостиничного
предприятия
Глава 2. Особенности организации первичного наблюдения в
структурных подразделениях гостиничного предприятия
2.1. Первичный учет в службе бронирования
2.2. Первичный учет в службе приема и размещения
2.3. Первичный учет управления номерным фондом
2.4. Учет в службе снабжения
Глава 3. Направления оптимизации первичного наблюдения на
предприятиях гостиничного бизнеса
3.1. Формирование первичных учетных регистров бухгалтерского
учета для достоверного отражения хозяйственных операций
3.2. Переход к электронному документу для целей создания
информационной управленческой системы
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных фактов как
элементов хозяйственных процессов осуществляется, во-первых, по методу сплошного непрерывного учета; во-вторых, в специальных носителях информации-документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Способ сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрация в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу, получил название документации. Следовательно, первичный учет, то есть сбор
и регистрация исходных данных в бухгалтерском учете, осуществляется
способом документации.

Учетнаяполитикадляцелейналогообложенияутверждаетсяприказом(распоряжением)руководителяпредприятия.Изменение порядка учета отдельных операций и (или) объектов в целяхналогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменениязаконодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решениео внесении изменений в учетную политику принимается с начала новогоучетного периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах - неранее чем с момента вступления в силу измененных норм законодательства.Если же налогоплательщик начал осуществлять принципиально новый видхозяйственнойдеятельности,онтакжеобязанвнестиизменениявутвержденную ранее учетную политику. Во вносимых изменениях или47дополнениях должны соблюдаться принципы и порядок отражения нового видадеятельности для целей налогообложения.Налоговый кодекс РФ обязывает предприятия-налогоплательщиковразрабатывать и утверждать учетную политику только для исчисления налога наприбыль. Поэтому все содержание учетной политики направлено на определениеметодологии налогообложения прибыли. Для расчета налога на добавленнуюстоимость в соответствии со ст. 167 НК РФ в налоговой политике необходимопредусмотреть только дату реализации товаров (работ, услуг).48Глава 2. Особенности организации первичного наблюдения в структурныхподразделениях гостиничного предприятия2.1. Учет в службе бронированияПодбронированиемпонимаетсярезервированиегостиничнымпредприятием для определенного клиента номера определенной категории наопределенную дату. Пунктом 6 Правил предоставления гостиничных услуг вРоссийской Федерации, утверждённых постановлением Правительства РФ от25 апреля 1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничныхуслуг в Российской Федерации» предусмотрено, что гостиничное предприятиевправе заключать договор на бронирование мест путем составления документа,который должен быть подписан двумя сторонами и принят в виде заявки набронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющейдостоверно установить, что заявка исходит от потребителя.Сегоднягостиничныепредприятияиспользуютспециальныепрограммныепродукты,13позволяющиевреальномрежимевремениосуществлять бронирование мест не только Службой бронирования (Офисацентрального бронирования), но и дежурными администраторами (телефонноебронирование).Как правило, гостиничные предприятия выделяют некую квоту номеровдля систем онлайн-бронирования. В пределах этой квоты системы онлайн-бронирования предлагают будущим гостям выбрать категорию номера, датузаезда и выезда.В системах онлайн-бронирования, встроенных в автоматизированныесистемы управления (АСУ) гостиничным предприятием, гость выбирает номер,оплачивает первые сутки проживания со своей банковской карты или черезсистемы электронных платежей и через несколько секунд получает поэлектронной почте ваучер, подтверждающий бронь. В этом случае, операции13Например, программное обеспечение ООО «Либра интернейшнл» Epitome PMS.49бронирования осуществляются без участия человека, и исключается ошибкаовербукинга – двойного бронирования номера.В гостиничном бизнесе пока ещё распространён другой способбронирования – «бронирование по запросу», ошибочно называемый онлайн-бронированием. Работает это следующим образом. Гость заполняет на сайтегостиничногопредприятияилипредприятиятуристскойиндустрииспециальную форму, которая отправляется оператору системы бронирования.Оператор системы бронирования, не встроенной в АСУ гостиничногопредприятия, в пределах выделенной квоты учитывает заявку и одновременноотправляет по электронной почте подтверждение гостю и заявку набронирование в службу бронирования гостиничного предприятия, дублируя еёпосредством факсимильной связи. Полученная заявка затем вручную вводитсяперсоналом службы бронирования или дежурным администратором вспециальные формы, предусмотренные программным обеспечением (рис. 7).Рис. 7. Информационная форма гостя (бронирование).50Таким же образом осуществляется так называемое «телефонноебронирование». Персонал службы бронирования или дежурный администраторзаполняют информационные формы со слов, звонящих по телефону гостей.В дальнейшем все брони регистрируется в Журнале брони (табл.2).Таблица 2Журнал брониHotel «___________»Дата ДД.ММ.ГГГГ. ЧЧ:ММ:ССПериод с «___» _______ 20__ г. по «____» _______ 20__ г.Стр. 1 из 1ID:ИмяИванов Иван ИвановичПетров Петр ПетровичСООНомер11751176ФирмаТрэвелИндТАТрэвелЗаезд01.10.10.10.Ноч14Выезд02.10.14.10.ПродолжениеТарифБазаБазаТип комнTWNDBLТрек кодРекТурИсточникСайтТФГарНалVISAСоздание30.0930.09КлрААБАБВБрониАннулНезаездПроживаниеВыезд7967010327652630227603985211491Иногда гости могут отказываться по тем или иным причинам от брони.Информация об этом регистрируется в Журнале отказа от брони (табл. 3).Таблица 3Журнал отказа от брониHotel «___________»Дата ДД.ММ.ГГГГ. ЧЧ:ММ:ССПериод с «___» _______ 20__ г. по «____» _______ 20__ г.Стр. 1 из 1ID:КодОШОТПЗПРОписаниеОшибкаОтсутствие типа комнатыПолная загрузкаПриценкаИтогоКол-во7111376Pct93,42%1,32%1,32%3,95%100%Бронирование бывает двух типов - негарантированное и гарантированное.Негарантированноебронирование-бронирование,прикоторомгостиничное предприятие соглашается держать номер «непроданным» доопределенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиничное51предприятие получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость невъезжает в номер до определённого часа, то гостиничное предприятие имеетправо отменить для него бронирование и добавить номер в список номеров,свободныхдляпродажи.Схемагарантированногобронированияиндивидуальными гостями показана на рис. 8.началоИндивидуальный гостьЗапрос набронированиеСлужба бронированияСлужба бронированияИндивидуальный гостьСлужба бронированияОбработка запросаПодтверждениебронированияОплата брониВнесение данныхоб оплате брониБазы данных АСУИнформационнаякарта гостяИнформационнаякарта гостяУслуга оказанаРис. 8. Алгоритм гарантированного бронирования индивидуальными гостямиСуществуетнесколькоследующихспособовоплатыбронииндивидуальными гостями:предварительная оплата (обычно банковский перевод);гарантии под банковскую карту;внесение депозита.Уведомление о переводе предварительной оплаты должно поступить вгостиничное предприятие до дня заезда гостя. Срок подтверждения предоплаты52определяется гостиничным предприятием и колеблется от нескольких недельдо одного дня.Гарантииподбанковскуюкарту.Гостиничныепредприятия,принимающиеоплатубанковскимикартами,разработалисистему,позволяющую начислять штраф за неприбытие в случае гарантированногобронирования. Если бронирование, гарантированное банковской картой, небыло отменено до часа, установленного гостиничным предприятием, и гость незаехал, то гостиничное предприятие может начислить сумму штрафа набанковскую карту. Затем банк переведёт данную сумму на счет гостиничногопредприятия и уведомит об этом держателя карты.Внесение депозита (в случае невозможности банковского перевода илигарантии кредитной картой). Гость или его представитель вносит определенноеколичество наличных денежных средств в кассу гостиничного предприятия дозаезда, обычно превышающее стоимость суток проживания и зачастуювключающее в себя депозит на получение дополнительных услуг. При отменебронирования депозит возвращается. В случае изменения даты заезда онпереносится. В последующем депозит используется гостем для оплатыпроживания и услуг, которые дополнительно предоставляет гостиничноепредприятие.Организации, с которыми гостиничное предприятие имеет договорныеотношения, используют следующий алгоритм бронирования. Организациянаправляетв гостиничное предприятие заявку. Служба бронированияобрабатывает заявку, вступая, как правило, в переговоры с заказчиком услуг.Затем производит расчёт суммы и передаёт его в бухгалтерию гостиничногопредприятия. Бухгалтерия гостиничного предприятия оформляет счёт (рис. 9) ипередает его в Службу бронирования для оплаты услуг заказчиком.53Внимание! Оплата данного счета означает согласие с условиями оказания услуг. Уведомление обоплатеобязательно, в противном случае бронирование не гарантируется.Образец заполнения платежного порученияСЧЕТ № _____ от ДД. ММ. ГГГГ г.Поставщик: ООО "Гостиница"Покупатель: ООО "Организация"№Наименование товарад.изм.Еол-воКнаЦемаСум1Бронирование номеровкатегории «сингл»омн511500,0022500,002250Итого:в т.ч НДС:Всего коплате:0,003432,2022500,00Всего наименований 1, на сумму 22500,00Двадцать две тысячи пятьсот рублей 00 копеекРуководитель предприятияВ бухгалте______________________(___________________) услуг бронированияГлавный бухгалтер_____________________________отражается в момент выполн(___________________)й, установленных п. 12 ПБУ 9/99:гостиничное предприятие подтвердило заказчику бронирование номерауказанной в заявке категории в указанное время, что оформляется выдачейподтверждения или иного документа, подтверждающего заключение договорана оказание услуг.стоимость бронирования фиксирована для данной категории номеров и,следовательно, известна на дату заезда;сумма выручки может быть определена;оплата стоимости бронирования гарантирована заказчиком, составившимзаявку, — отсутствует неопределенность в отношении получения денежныхсредств;54ИНН 1234567890КПП1234567890Сч.№12345678901234567890ПолучательООО "ГОСТИНИЦА"Сч.№12345678901234567890БанкполучателяНАЗВАНИЕ БАНКАБИК12345678912345678901234567890БанкполучателяНАЗВАНИЕ БАНКАСч.№12345678912345678901234567890Рис. 9. Счёт на оплату услугрском учёте выручка от оказанияения всех условисоответствующие услуги оказаны — номер забронирован;гостиничное предприятие произвело расходы по оказанию услугибронирования, т.е. расходы могут быть определены.Выручку от оказания услуг бронирования гостиничное предприятиеможет включать либо в состав доходов от обычных видов деятельности, либоучитывать как прочие доходы. Более предпочтителен первый из указанныхвариантов. Во-первых, услуги бронирования непосредственно связаны сосуществлением обычного вида деятельности — предоставлением помещенийдля временного размещения и проживания. Во-вторых, при таком порядкеучёта можно раздельно учитывать доходы от услуг бронирования и суммыплаты за простой номеров, признаваемой в составе прочих доходов (п. 8 ПБУ9/99). В процессе оформления бронирования в различных службах, в том числев бухгалтерии гостиничного предприятия, оформляются различные первичныедокументы, которые являются основанием для совершения бухгалтерскихпроводок (рис. 10).оплата наличными денежнымисредствамиZ-отчётПриходныйкассовый ордерзаЧеки ККТКонтрольная лентаККТДт 50 Кт62.2казчикперечисление денежныхсредств на расчётный счётПлатёжнСчетаыеВыпискабанкаДт 51 Кт62.2порученияоплата банковской картойна POS-терминалеКонтрольЧекиная лентаPOS-ККТтерминалаОтчёткассираДт 57.3 Кт62.2Рис. 10. Первичные документы службы бронирования как основание для совершенияпроводок в бухгалтерском учёте гостиничного предприятия55В дальнейшем, бухгалтерия гостиничного предприятия отразит вбухгалтерском учете факт оказания услуг по бронированию следующейпроводкой:Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»Кредит 90 «Продажи» (или Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»,субсчет «Прочие доходы»).Выручку от услуг по бронированию можно признать, когда она полученапри размещении гостя или точно будет ясно, что бронь будет оплачена.Согласно пункту 6 Правил предоставления гостиничных услуг в РоссийскойФедерации, утверждённых постановлением Правительства РФ от 25 апреля1997 г. № 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг вРоссийской Федерации» в случае отказа потребителя оплатить бронь, егоразмещение в гостиничном предприятии производится в порядке общейочереди. То есть услугу по бронированию нельзя считать оказанной, поэтомуона и не отражается в составе выручки гостиничного предприятия.Например, гостиничное предприятие получило заявку от Организации набронирование 15 номеров на одни сутки для участников научной конференции.Организация перечислила сумму 100% предварительной оплаты в размере22500 руб., в том числе НДС 18% в размере 3432,20 руб. Получив предоплату,бухгалтерия гостиничного предприятия произвела следующие бухгалтерскиезаписи (табл. 4).Таблица 4ЖУРНАЛ ПРОВОДОК________________________________________________ за период с ДД.ММ.ГГ поДД.ММ.ГГ.(наименование коллективного средства размещения)56ДатаДокументНом №ДтСубконто……Кт…СубконтоВалКурсКол Вал. сумма СуммаСодержание операцииДатаДокументНом №ДтСубконто……Кт…СубконтоВалКурсСодержание №Ж.проводки51Основной р/с62.2Расчеты по авансамОрганизация22500.00Получен аванс за броньПриход: БК62.2Расчеты по авансамОрганизация68.2Налоги и сборыНДС3432.20Начислен НДС с авансаЗа два дня до начала конференции Организация уведомила гостиничноепредприятие о том, что один участник конференции заболел, следовательно,число номеров уменьшилось до 14. Новая стоимость размещения участниковконференции составит 21000 руб., в том числе НДС — 3203,38 руб. Вбухгалтерском учёте были сделаны следующие проводки (табл. 5).Таблица 5ЖУРНАЛ ПРОВОДОК________________________________________________ за период с ДД.ММ.ГГ поДД.ММ.ГГ.(наименование коллективного средства размещения)2.2. Учет в службе приема и размещенияПоприбытиигражданина,имеющегонамерениезаказатьлибозаказывающегоииспользующегоуслугигостиничногопредприятияисключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных сосуществлением предпринимательской деятельности гостиничное предприятиеобязано заключить с ним договор на предоставление услуг. Договор напредоставление услуг заключается при предъявлении паспорта или военногобилета,удостоверенияличности,иногодокумента,оформленноговустановленном порядке и подтверждающего личность потребителя. Приоформлении проживания персонал Службы приёма и размещения гостиничного57ДатаДокументНом №Дт Субконто……Кт…СубконтоВалКурсКол Вал. сумма СуммаСодержание операцииДатаДокументНом №Дт Субконто……Кт…СубконтоВалКурсСодержание №Ж.проводкидд.ммгг.62.1 Оплата за услуги90.1ВыручкаОрганизация21000.00Отражена выручкаБКдд.ммгг.90.3 НДС68.2Налоги и сборы3203.38Начислен НДС с реализацииБКдд.ммгг68.2 Налоги и сборыНДС62.2Расчеты по авансамОрганизация3203.38Восстановлен НДС с авансаБКдд.ммгг62.2 Расчеты по авансамОрганизация62.1Оплата за услугиОрганизация21000.00Зачтена сумма авансаБКдд.ммгг62.2 Расчеты по авансамОрганизация51Основной р/с1500.00Возвращена стоимостьБКпредприятия выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающийзаключение договора на оказание услуг, который должен содержать:наименование гостиничного предприятия;фамилию, имя, отчество потребителя;сведения о предоставляемом номере (месте в номере);цену номера (места в номере);другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.При этом гостю предлагается заполнить регистрационную анкету,разработаннуюгостиничнымпредприятием(рис.11).Внекоторыхгостиничных предприятиях функция заполнения анкеты возложена надежурного администратора, который вносит паспортные данные в АСУгостиничного предприятия, распечатывает анкету и даёт возможность гостюпроверить правильность внесения данных и расписаться в анкете. Для храненияанкет на бумажном носителе и работы с ними должны вестись две картотеки: впервой хранятся анкеты на проживающих, во второй - на лиц, выбывших втечение месяца.РЕГИСТРАЦИОННАЯ АНКЕТА(фамилия, имя, отчество)проживающий по адресу:(населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира)паспортвыдан(серия, номер)(наименование органа, выдавшего документ)(датавыдачи)автомобиль(дата рождения)период проживания с(номер контактного телефона)по(марка)номерв(гос .рег. знак)Совместно проживающие в номере дети:(фамилия и имя ребёнка)(фамилия и имя ребёнка)(№ свид о рождении)(№ свид о рождении)В соответствии с требованиями статьи 9 Федерального закона от 27.07.06 г. №152-ФЗ «О персональных данных», даюсогласие на обработку путем получения, систематизации, хранения, уничтожения и иной обработки моихперсональных данных, включающих в себя фамилию, имя, отчество, адрес проживания и паспортные данные, а так жеиные данные, указанных мною в целях идентификации меня для заключения и последующего исполнения договоров, втечение срока оказания услуг, а так же в течении пяти лет с момента прекращения обязательств по договорам. Яинформирован(а) и согласен(на), что отзыв согласия на обработку персональных данных должен быть произведён вписьменной форме, не ранее даты прекращения действия последнего из заключённых мной договоров._____________________(подпись)_____________________(расшифровка подписи)«___» _____________ 20___ г.58ОБОРОТНАЯ СТОРОНАЯ ознакомлен с тем, что на территории гостиничного предприятия категорически запрещается:хранить взрывчатые, легковоспламеняющиеся и отравляющие вещества и товары, запрещенные к оборотуна территории РФ;самостоятельно производить любые виды работ без согласования с Администрацией гостиницы;нахождение на территории лиц, вооруженных огнестрельным оружием любого типа (кроме лиц, которым всоответствии с законодательством РФ разрешено хранение и ношение табельного или служебного оружия).разведение костров, устройство зон для пикников и увеселительных мероприятий вне территорий,определенных Администрацией гостиничного предприятия.курить в номерах и общественных помещениях (кроме специально отведенных мест, оборудованныхпепельницами и урнами).приносить и употреблять напитки в стеклянной и металлической таре в помещениях и на территориях,предназначенных для оказания оздоровительных услуг.передавать ключ от номера другим лицам. Оставлять при покидании номера открытыми двери в номер,балконные двери, окна, водопроводные краны, включенными свет, телевизор, электроприборы.размещение гостей, приезжающих с животными (собаками, кошками, птицами и другими домашнимиживотными).С правилами внутреннего распорядка гостиничного предприятия и противопожарной безопасности ознакомлен(а),обязуюсь их соблюдать._____________________(подпись)_____________________(расшифровка подписи)«___» _____________ 20___ г.Рис.11. Примерная форма регистрационной анкеты.При регистрации клиенту выписывается счёт (рис. 12), который включаетцену номера (или места в номере), умноженную на количество сутокпроживания, оплату за услуги бронирования, оплату дополнительных услуг,которые гость заказывает при регистрации. Счёт выписывается в двухэкземплярах: первый выдается клиенту, второй вместе с кассовым отчетомежедневно сдается в бухгалтерию.«___________________________________________»(наименование коллективного средства размещения)Счёт №/Folio No:Статус/Status:Дата/ Date: ДД/ММ/ГГ ЧЧ:ММКомната /Room:101Стр./Page: 1/1ИВАНОВ, ИВАН ИВАНОВИЧВзрослых/Adults:1Детей/Children: 0Дата заезда/Arrival:Дата выезда/Departure:ДатаDate:ДД.ММ.ГГКодCode100НаименованиеDiscriptionПроживание в номере твин/TWNНачисленоCharge3000,00ОплаченоPayment3000,00Сумма без налогов / Net amount:НДС / VATИтого с налогами / Gross amount:2542,37457,633000,003000,00К оплате / Total Due:3000,000,00 руб.администратор / administrator signatureподпись / guest signatureРис. 12. Бланк счёта, выдаваемый дежурным администратором59Счёт должен быть составлен на русском языке. Зачастую гостиничныепредприятия нарушают данное положение. Так, например, на иностранномязыке указывается фамилия и имя гостя, категория номера, дополнительныеуслуги и т.д. Однако в соответствии с п. 9 Положения по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденногоприказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, документированиефактов хозяйственной деятельности должно осуществляться на русском языке.Первичные учётные документы, составленные на иных языках, должны иметьпострочный перевод на русский язык. После оплаты дежурный администраторвыдаёт карточку гостя. Данный документ дает гостю право на получение ключаот номера и оказание ему услуг на территории гостиничного предприятия. Впериод проживания гостям могут оказываться платные дополнительные услуги.Услуги могут оплачиваться как непосредственно в месте оказания услуг, так и ведином центре - у администратора гостиничного предприятия.