Проектирование организационных систем

2. Цель работы:

Изучить методологию, процесс и оценку эффективности проектирования организационных систем

3. Требования к курсовой работе

Теоретическая часть:

* методология, процесс проектирования организационных систем;

* оценка эффективности проектирования организационных систем.

Практическая часть:

* представить структурную схему организации (по специализации студента или по месту работы);

* раскрыть предназначение отделов (служб, групп) и их функциональные связи;

* раскрыть функциональные обязанности основных должностных лиц (менеджеров);

* дать характеристику правовой формы организации. ...

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
1 Методология проектирования организационных систем
2 Процесс проектирования организационных систем
3 Оценка эффективности проектирования организационных систем
ГЛАВА II. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
1 Гостиница «Октябрьская»: организационная структура и правовая форма организации
2 Функциональные обязанности основных должностных лиц
3 Характеристика организационно-правовой формы предприятия
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.
Целью курсовой работы является изучение методологии, процесса и оценка эффективности проектирования организационных систем.
Предмет работы – гостиница «Октябрьская» в городе Санкт-Петербург
Для достижения цели работы были поставлены задачи:
изучить структурную схему организации;
раскрыть предназначение отделов и их функциональные связи;
дать характеристику правовой формы организации.

Выработка механизма для своевременной и адекватной реакции создаваемого объекта на изменения во внешней среде.Третий этап. После разработки развернутой во времени последовательности целей-ориентиров и оценки влияний со стороны внешней среды необходимо разработать общую стратегическую концепцию организации, то есть сформулировать в обобщенном виде основные направления работы в плане ответа на вопрос: каким образом должны достигаться поставленные цели? Далее выполняется разработка общей стратегии, определяющей конкретные процедуры управления, способность организации применяться к изменяющимся внешним условиям, выбирать наиболее эффективные способы достижения поставленных целей.Стратегия должна полностью соответствовать цели и функциональному назначению организации, она в значительной степени зависит от состояния внешней среды.Правильный выбор стратегии поведения дает возможность перейти к четвертому этапу организационного проектирования – созданию модели организационной структуры.Организация как одна из функций упорядоченного объекта реализуется двумя способами: с помощью административно-организационного управления и путем оперативного управления.Административно-организационное управление включает: построение структуры организации, формирование взаимосвязей и распределение функций и работ между подразделениями, делегирование прав и установление ответственности между сотрудниками аппарата управления.Оперативное управление обеспечивает функционирование организации в соответствии с принятыми планами. Оно состоит в периодическом или постоянном сопоставлении практически полученных результатов с результатами, установленными планами, и в их корректировке. Функцию организации можно рассматривать в двух аспектах: как процесс создания системы (проектирования и внедрения проекта) и как процесс ее совершенствования, упорядочения и развития.Эффективное функционирование системы управления проектируемой организации возможно при рационально наложенном информационном обеспечении, включающем в себя систему коммуникаций, обеспечивающую необходимые связи внутри организации и с окружающей средой, незамедлительное прохождение приказов от руководства к исполнителям, возможность оперативного контроля всех участков системы управления. Обеспечение оперативного и бесперебойного снабжения всех элементов и подсистем организации необходимой информацией представляет собой важнейшую задачу организационного проектирования. Разработка схемы информационного обеспечения – это заключительный этап организационного проектирования.3 Оценка эффективности проектирования организационных системОценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.Подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью как характеристики системы управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации (начиная с уровня выполнения плановых заданий);по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием же эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов, которые могут дифференцированно использоваться применительно к конкретным случаям. Один из них сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта системы управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления, на основе передового опыта и применения прогрессивных организационных решений. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных, при этом сравнительная эффективность анализируемой или проектируемой системы определяется на основе сопоставления нормативных и фактических (проектных) параметров системы с использованием преимущественно количественных методов сравнения. Может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.Однако возникают некоторые трудности применения указанных подходов, которые обусловлены необходимостью обеспечения сопоставимости сравниваемых вариантов. Поэтому часто вместо них используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов. Экспертная оценка может являться составным элементом комплексной оценки эффективности системы управления, включающей все перечисленные подходы как к отдельным подсистемам, так и к системе в целом.Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем (увеличение объема выпуска продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость (снижение себестоимости), объем капитальных вложений (экономия на капитальных вложениях), качество продукции, сроки внедрения новой техники и т. п.2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.Производительность аппарата управления может определяться, в частности, как количество произведенной организацией конечной продукции или объем выработанной в процессе управления информации, приходящийся на одного работника, занятого в аппарате управления.Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование, соизмеренные с объемом или результатами производственной деятельности. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления в стоимости реализованной продукции, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений. В принципе гибкость структуры управления может оцениваться по многообразию форм взаимодействия управленческих органов, по номенклатуре решаемых подразделениями задач, по уровню централизации ответственности и другим признакам.Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления и решения управленческих проблем, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.Надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным (соответствующим поставленным целям) функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, то надежность аппарата управления может относительно полно характеризоваться его исполнительностью, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем могут применяться такие показатели, как уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утвержденных нормативов, отсутствие отклонений при исполнении директивных указаний, нарушений административно-правового и технологического регламента и т. п.3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, содержательной полноте и целостности процессов управления, соответствии численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения производственно-технологических процессов требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры, мощности и быстродействия.Важными требованиями, которые должны быть реализованы при формировании системы показателей для оценки эффективности организационной структуры, являются обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организации, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления и ее организационной структуры допускается использование не связанных в единую систему частных показателей. Основное требование к их выбору – максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.ГЛАВА II. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ1 Гостиница «Октябрьская»: организационная структура предприятияГостиница «Октябрьская» - это элегантная и комфортабельная гостиница с широким спектром услуг, обновленным номерным фондом и высоким уровнем обслуживания. Установленная ценовая политика позволяет удовлетворить спрос на доступное размещение в центре города. Гостиница представлена двумя корпусами Октябрьским – 373 номера и Лиговским – 111 номеров. К услугам гостей - комфортабельные номера различных категорий, отвечающие высоким современным требованиям. Все номера оснащены телефоном, холодильником, спутниковым телевидением, доступом к сети Интернет. Гостей приятно удивит площадь комнат. Высокие потолки исторического здания, и большие окна создают атмосферу простора и комфорта.Основным видом деятельности гостиницы является реализация гостиничных услуг (размещение и проживание в гостинице) российских и иностранных граждан.Цель деятельности гостиницы, как коммерческой организации — получение прибыли от продажи основных и дополнительных услуг.ООО «Гостиница «Октябрьская» организационно состоит из следующих служб и отделов (Приложение 1):руководство;бухгалтерия;отдел маркетинга и продаж;отдел размещения;этажная служба;хозяйственная служба.Успешное функционирование любого предприятия наряду с качественным подбором кадрового персонала во многом определяется эффективностью его организационного обеспечения. Технологический цикл обслуживания клиента – период обслуживания клиента с момента предварительного заказа им места или номера в гостинице до его отъезда из гостиницы. Гостевой цикл можно разделить на четыре этапа:бронирование;заезд (регистрация и размещение гостя);проживание и обслуживание во время проживания;выезд (выписка гостей).Для осуществления замкнутого технологического цикла обслуживания гостей предусмотрены в гостинице предусмотрены отдел маркетинга и продаж, отдел размещения, этажная служба, хозяйственная служба.Рассмотрим функции основных служб гостиницы.Руководящий состав гостиницы обеспечивает эффективную деятельность предприятия, осуществляет контроль над качеством обслуживания гостей, направляет работу персонала и служб гостиницы на обеспечение сохранности и содержания помещений и имущества в исправном состоянии в соответствии с правилами, принимает меры к укреплению и расширению материально-технической базы гостиницы, повышению уровня ее комфортабельности. Не менее важной задачей руководства гостиницы является обеспечение ведения и своевременного представления отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы, принятие мер по обеспечению гостиницы квалифицированным персоналом.Руководящий состав «Октябрьской» также обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, осуществляет мероприятия по внедрению прогрессивных форм организации обслуживания.Бухгалтерия гостиницы отвечает за учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное и правильное оформление первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств. Следит за работой контрольно-кассовой техники, занимается проверкой журналов кассиров-операционистов.