Распорядительные документы

Заключение.
Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.
...

Введение
1. Понятие распорядительных документов.
2. Требования, предъявляемые к их составлению и оформлению.
3. Характеристика конкретного учреждения (предприятия) и практическая работа с документами в нем.
4. Правила оформления реквизита «Дата».
Заключение
Литература

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени.
Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффек т от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Статус действующего документа распорядительные документы коллегиальных органов приобретают после их подписания председателем и секретарем заседания и регистрации.Требования, предъявляемые к составлению и оформлению распорядительной документации.Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба), эмблему (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.Текст приказа, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые распорядительные действия (задания, поручения), наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа, сроки исполнения приказа.Последовательность информации в распорядительной части может быть различной. Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с вынесением на отдельную строку. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.Каждый приказ обычно посвящен одному вопросу. Однако для его решения нередко привлекаются специалисты нескольких структурных подразделений или направлений деятельности, получая конкретное задание. Поэтому распорядительная часть приказа, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.Если приказ изменяется, отменяется или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка.Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Назначение ответственного, контролирующего работу исполнителей, необходимо для координации их действий и своевременного выполнения всех заданий, содержащихся в пунктах приказа. Приказ вступает в силу с момента его подписанияОтдельные задания могут быть оформлены в виде приложения к приказу. В этом случае не принято делать отметку о наличии приложения после текста приказа. Сведения о прилагаемых документах принято давать в тексте приказа. Приложение к приказу должно быть подписано его составителем. Если в приложении даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делают запись. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.Сроки хранения приказов по основной деятельности:по работе предприятия в целом – от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, - постоянно);по административно-хозяйственным вопросам – пять лет.В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. При оформлении копий (выписок), касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия (выписка), делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии (выписки) – отметка о том, что подлинник хранится в данном учреждении.Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке – бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ.Распоряжение содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба), эмблему (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа, дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.Текст распоряжения, как и текст приказа, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительную часть отделяют от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которую так же, как в приказах, печатают прописными буквами и выносят на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т.е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия. Последний пункт распоряжения является контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за использованием данного распоряжения.Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия.Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.Сроки хранения распоряжения:по деятельности в целом – от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, - постоянно);по административно-хозяйственным вопросам – пять лет.Постановления оформляются в соответствии ГОСТ Р 6.30 – 2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные правовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова (глагола) «ПОСТАНОВЛЯЕТ», отделяющего вводную часть от распорядительной.Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т.е. по пунктам, в каждом из которых содержится поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта. На самом документе, который утвержден постановлением, на первом листе в правом верхнем углу делается отметка, на экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводимых до широкого круга исполнителей, на первом листе каждого экземпляра.Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа – «постановление». Дата постановления – это дата заседания коллегиального органа.Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имеют, как правило, две подписи – руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название организации, наименование вида документа (решение), ограничительную отметку для даты документа, индекса документа, место составления или издания, ограничительную отметку для заголовка к тексту.Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова РЕШИЛ, которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков имеют постоянный срок хранения.Указание как вид документа было введено в практику с 1970 года вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. Указание имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в него не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и – обязательно – пункт о контроле за исполнением.Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно.