Информационная система управления персоналом и принятия кадровых решений (на примере)

Информационная система управления персоналом и принятия кадровых решений (на примере «ООО КРЫМ КОМПЛЕКС»). 24.01.16. Место защиты КФУ им. Вернадского. 4б. ...

Информационные системы управления (сокращенно ИСУ) являются отдельным классом систем, предназначенных для решения аналитических и управленческих задач. Информация, которую предоставляет пользователю информационная система управления, обычно представляет собой регулярные или специальные управленческие отчеты. В них содержится информация о прошлом и настоящем объекта или процесса...

...Рост ценности персонала – корпоративный актив в виде обученного персонала является однозначной ценностью в любой компании.
Организации, имеющие акцент на функции управления персоналом, закономерно уделяют большое внимание профессиональному росту сотрудников, используя для этого различные мотивационные схемы и программы личного и группового поощрения.

В современных условиях развития экономики и обострения конкуренции основным инструментом реализации стратегии развития компании является информационные системы управления проектами и программами.
От успешности реализации проектов зависит положение компании на рынке и ее репутация среди партнеров и заказчиков.

Данная проблема текучести кадров оказывает серьезное отрицательное влияние на общие показатели эффективности организации. Именно HR-системы помогают эффективно решать данные проблемы. Какие бывают HR-системы Условно все HR-системы можно разделить на «учетные», «расчетные» и системы с градацией по уровню автоматизации, использованному для выполнения задач управления персоналом. Существующие же полнофункциональные HR-системы имеют в своем составе «учетный контур», «HR-контур», «расчетный контур» и расширенные функции для генерации необходимых отчетов. Сегодня HR-cистема является не только инструментом для кадрового учета и правильного начисления зарплаты, а чем-то гораздо большим: это возможность принимать аргументированные решения по поддержке процессов развития и роста эффективности работы персонала, а также обоснованное управление коммуникациями и информацией в компании [7, c.12]. Внедрение HR-системы и возможные сложности Внедрение HR-системы требует принятия определенных предварительных мер, что окажет большое влияние на конечный продукт. Для перехода к проекту необходимо описать производственные процессы, участвующие в проекте автоматизации, или те, которые будут так или иначе затронуты при работе системы. Необходимо также создать техническое задание и решить, кто и каким образом будет осуществлять реинжиниринг производственных процессов. Ведь степень эффективности работы HR-системы определяется возможностью достигнуть поставленные проектные цели, а также эффективностью реализации стадий проекта, отвечающих за планирование, контроль и выполнение[8, c.24]. Следует учесть возможные ошибки, дабы избежать их повторения при внедрении информационных систем управления персоналом. К наиболее распространенным ошибкам относится неправильная оценка перспектив развития предприятия, что приводит к несоответствию стратегии компании настройке основных функциональных модулей. Следует обратить внимание на четкое озвучивание конечной цели – нет необходимости осуществлять за проектировщиков разработку методологии или процессов. Использование профессиональных знаний специалистов позволит создать систему быстрее и дешевле.ГЛАВА II. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ2.1. Краткая характеристика предприятия и выявление проблемКомпания зарегистрирована 22 октября 2013 года регистратором Инспекция Федеральной налоговой службы по г.Симферополю. ДИРЕКТОР организации - ГРИГОР АНАТОЛИЙ НИКОЛАЕВИЧ. Компания ООО "КРЫМ КОМПЛЕКС" находится по адресу 295034, РЕСПУБЛИКА КРЫМ, ГОРОД СИМФЕРОПОЛЬ, УЛИЦА КУЙБЫШЕВА, 60/24, Б, 67, основным видом деятельности является «Производство общестроительных работ». Организации присвоен ИНН 9102062309, ОГРН 1149102136864[23, c. 1].Компания ООО "КРЫМ КОМПЛЕКС" осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации).Несомненно, жизнедеятельность и жизнеспособность любого города и района зависит не только от успешной работы градообразующих предприятий, но и от безаварийной работы энергоснабжающих предприятий.Ситуация последних событий довела городскую коммунальную энергетику до крайне тяжелого состояния. Возникла реальная угроза «перехода» систем муниципальной инженерной инфраструктуры в собственность кредиторов, которые могли распорядиться ею по своему усмотрению, в том числе абсолютно без учета интересов района [5, c.4].Спасти положение могло только создание на базе всех этих предприятий (с их техническими, организационными, кадровыми проблемами, долгами, претензиями кредиторов и тревожными перспективами) совершенно новые по структуре и форме собственности новые коммунального хозяйства.Реализованная в eq ООО "КРЫМ КОМПЛЕКС" eq управленческая модель оказалась eq очень удачной. Строилась eq она на сочетании eq централизации обеспечивающих служб и eq самостоятельности производственных комплексов, eq построенных по видам eq услуг и поставляемых энергоресурсов. Это eq позволило администрации оперативно eq решать самый широкий eq круг вопросов, возникающих в eq сфере ЖКХ.К примеру, eq при возникновении чрезвычайных eq или аварийных ситуаций eq общие денежные средства и eq технические ресурсы в рамках eq одного юридического лица eq можно перераспределить с одних eq объектов на другие eq без лишних согласований и проволочек. В eq свое время таким eq образом оперативно решались eq проблемы веерных отключений eq тепла, а вслед за eq этим - воды и газа. Концентрация eq управленческих полномочий в едином eq центре позволила не eq только мобильно перераспределять eq средства, но и своевременно eq рассчитываться с внешними кредиторами. Помимо eq этого, появилась возможность eq использовать внутренние финансовые eq ресурсов для развития eq всей инфраструктуры объединения, eq начать обновление технологической eq базы [12, c.44].Создание eq ООО "КРЫМ КОМПЛЕКС" eq помогло обеспечить и более eq надежную защиту социальных eq гарантий работникам. Такая eq управленческая модель позволила: eq технологически увязать между eq собой все подразделения, eq сделав их взаимными eq поставщиками, и за счет eq этого получать существенную eq экономию средств; выстроить eq единый механизм управления eq для консолидации усилий и eq мобильного перераспределения финансовых eq ресурсов; сохранить и приумножить eq кадровый и технологический потенциал.Результатом eq воплощения в жизнь этих eq идей стало надежное энергоснабжение. Словом, eq решение о создании предприятия eq коммунального хозяйства доказало eq свою эффективность и с экономической, и с eq организационной точек зрения.Сегодня eq ООО "КРЫМ КОМПЛЕКС" eq технологически развитое энергоснабжающее eq предприятие с надежным трудолюбивым коллективом. Производственные eq комплексы и централизованные службы - eq бухгалтерия, планово-экономическое, производственно-техническое, eq отделение сбыта, энергонадзора и eq абонентского обслуживания, административно-правовое, eq отдел кадров, коммерческий eq отдел - полностью обеспечивают eq потребности жителей района в eq тепло-, и водоснабжении, водоотведении.Стабильное eq финансовое положение позволяет eq обеспечить коллективу предприятия eq достойные условия для eq труда, повышения профессиональной eq квалификации, ежегодного отдыха и eq курортного лечения. С каждым eq годом совершенствуется система eq управления предприятием.ООО eq "КРЫМ КОМПЛЕКС" - одно eq из очень немногих в eq области предприятий, которое eq обеспечивает население чистой eq артезианской питьевой водой eq из месторождений подземных вод. Предметом eq особой гордости являются eq полностью технически переоснащенная eq лаборатория контроля качества eq питьевой воды.На eq предприятии ООО "КРЫМ eq КОМПЛЕКС"работа кадрового eq отдела не была автоматизирована. Все eq операции выполнялись вручную, eq что вело к большому eq количеству ошибок, значительным eq временным и финансовым затратам. Поэтому eq была поставлена задача eq создания автоматизированной системы, eq которая решала бы eq эти проблемы.Автоматизация eq отдела кадров должна eq избавить от выполнения eq рутинных операций при eq работе с кадрами, подготовке и eq учете приказов. Автоматизированное eq хранение и обработка полной eq кадровой информации также eq позволяет эффективно осуществлять eq подбор и перемещение сотрудников.Принимая eq во внимание специфику eq предприятия ООО "КРЫМ eq КОМПЛЕКС"можно сделать eq следующий вывод: предлагаемые eq на рынке автоматизированные eq системы управления персоналом, eq либо недостаточно гибки, eq либо обладают излишней мощностью. При eq этом в любом случае eq требуется серьезная настройка eq программы под конкретные eq требования, а также обязательное eq дальнейшее программное сопровождение, eq что выразится в ощутимых eq финансовых и временных затратах. Поэтому eq для данного предприятия eq целесообразно создать новую eq АС, с учетом специфики eq конкретного предприятия, способную eq решить поставленные задачи и eq быть приемлемой по eq цене [4, c.12].Таким eq образом, создание автоматизированной eq системы, преследовало следующие eq цели:- автоматизация работы eq отдела кадров;- повышения eq производительности труда отдела eq кадров;- уменьшения затрат eq на содержание отдела кадров.2eq .2 Анализ информационных eq потоков на предприятииК eq основным кадровым функциям eq можно отнести:- прием eq на работу новых eq сотрудников;- увольнение сотрудников;- eq кадровое перемещение (изменение eq категории, изменение должности, eq изменение разряда, изменение eq графика работы, перевод eq на другой объект);- eq воинский учет;- учет eq членства в профсоюзе;- оформление eq отпусков;- оформление больничных eq листов;- ведение штатного eq расписания;- отчетность (перед eq бухгалтерией, перед Пенсионным eq фондом, перед статистическими eq органами, перед руководством).Входящие и eq исходящие документы составляют eq 95% работы отдела кадров. Также eq отдел кадров обязан eq вести личную карточку eq на каждого сотрудника.Отдел eq кадров направляет в бухгалтерию eq следующие документы:- приказы о eq приеме на работу;- eq приказы о кадровом перемещении;- eq приказы об увольнении;- eq приказы по отпуску;- eq больничные листы.В перспективе eq при разработке информационной eq системы с единой базой eq данных для отдела eq кадров и бухгалтерии некоторые eq документы не нужно eq будет направлять в бухгалтерию, eq что позволит сократить eq бумажный документооборот, количество eq ошибок и повысит производительность eq работы [2, c.24].Между eq отделом кадров и Пенсионным eq фондом существует целый eq поток из нескольких eq типов документов в ту и eq другую сторону, причем eq часть из них в eq электронной форме (на eq дискете или по eq электронной почте с цифровой подписью).Перечень eq документов, связанных с Пенсионным eq фондом:- страховое свидетельство eq государственного пенсионного страхования;- eq анкета застрахованного лица;- eq заявление об обмене eq Страхового свидетельства;- заявление о eq выдаче дубликата Страхового eq свидетельства;- листок исправлений;- eq запрос об уточнении eq сведений;- справка о смерти;- eq опись документов, передаваемых eq работодателем;- сопроводительная ведомость;- eq справка о соответствии;- индивидуальные eq сведения о трудовом стаже, eq заработке и начисленных страховых eq взносах застрахованного лица.Основными eq из них являются eq "Анкета застрахованного лица" и eq "Индивидуальные сведения". Анкета eq заполняется на вновь eq принятого сотрудника, если eq ему еще не eq присвоен страховой номер и eq направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный eq фонд присваивает застрахованному eq лицу регистрационный номер и eq возвращает его обратно eq на предприятие. Индивидуальные eq сведения подготавливаются ежегодно и eq содержат сведения о застрахованных eq лицах, их заработке и стаже. При eq передаче документов в Пенсионный eq фонд предприятие также eq формирует "Опись документов".Руководство eq вправе потребовать от eq отдела кадров отчет eq произвольной структуры в управленческих целях. Дата eq запроса заранее не eq определена, структура отчета eq может быть совершенно eq произвольной, хотя существуют eq некоторые «любимые» отчеты eq руководства [13, c.15].Можно eq выделить следующие основные eq типы отчетов руководству:- eq индивидуальные сведения по eq сотруднику;- списки сотрудников;- eq события (приемы, увольнения, eq перемещения, больничные и т.д.);- eq штатное расписание.С разной eq периодичностью отдел кадров eq обязан представлять в статистические eq органы несколько отчетов. Среди eq них есть такие, eq как «Принятые / Уволенные», eq «Отчет по среднесписочной eq численности» и т.д.SWOT - eq анализ информационной инфраструктуры eq фирмы.Для составления eq матрицыSWOT составим eq таблицу факторов внешней eq среды (Таблица 2.1)Таблица 2.1. Внешние факторыГруппа факторовФакторПроявлениеВер-тьВлияниеРеакцияЭкономи-ческиеВысокие темпы инфляцииОбесценение денежных накоплений предприятия70 %Рост цен на товары, снижение объемов продаж, банкротствоСоздание накоплений слабо подверженных влиянию инфляцииПовышение налоговой ставкиОтток свободных денежных средств29 %Рост цены на товары, снижение объемов продажПоднятие цены либо уменьшение прибыли за счет снижения наценки на товарПостав-щикиПоставщики продукцииПоявление новых поставщиков20 %Получение дополнительной прибыли из-за снижения цен, вследствие конкуренции среди поставщиковЗаключение договоров с новыми, если они более выгодны, поставщиками,Потреби-телиОтечеств. рынкиУвеличение спроса70 %Увеличение прибылиУвеличить объем продаваемого товара, поднять ценуПадение спроса31 %Уменьшение прибылиУменьшение объемов продаваемого товара, поиск альтернативных или иных товаров с большим спросомСоциаль-ныеСоциальная нестабиль-ностьПадение спроса, массовые беспорядки12 %Разлад в фирме, снижение товарооборота, прибылиНа фирме ведется политика по защите от социального фактораКонку-рентныеДействия конкурен-товПадение цен, уменьшение доли рынка, уменьшение спроса55 %Уменьшение получаемого дохода, снижение объемов продаж,Рекламные акции, проведение ценовой политики направленной на установление нужной ценыСоставим eq матрицы возможностей и угрозeq (таблица 2.2.).Таблица 2.2. Матрица возможностейВлияние возможностейВероятность реализацииСильноеУмеренноеМалоеВысокаяВысокий объем продаж 1. Низкие цены 2. Следит за изменениями спроса и предпочтений потребителяСредняяНаличие филиалов в других городахНаличие розничной торговли НизкаяОтсутствие иностранных фирм конкурентовОсновными eq сторонами для рассмотрения eq являются ячейки возможностей eq ВС, ВУ, СС. Корректно eq используя данные возможности, eq предприятие может в случае eq возникновения неблагоприятных факторов, eq снизить убытки до минимума. Также eq используя эти «плюсы», eq можно говорить о развитии eq предприятия в дальнейшем.Самой eq опасной угрозой для eq предприятия является присутствие eq на рынке высокого eq числа конкурентов, что eq не может не eq беспокоить руководство, так eq как если не eq ее учитывать, возможны eq различные серьезные последствия:-eq потеря доли рынка-eq падение цен-сокращение eq спроса-уменьшение дохода-и другие.С eq помощью имеющихся матриц eq возможностей и угроз (таблица 2.3), можно eq составить матрицу SWOT, eq которая позволяет выяснить: eq какую угрозу можно eq перекрыть какой сильной eq стороной, и какие слабые eq стороны - возможностями.Таблица 2.3. Матрица угрозВлияние угрозВероятность реализацииРазрушениеКритическоеТяжелоеЛегкие ушибыВысокаяБольшое число конкурентовСредняяНесовершенство налогового законодательстваНестабильная политическая ситуацияОпасная криминогенная ситуацияНизкаяГиперинфляция2.3 eq SWOT-анализ информационной eq инфраструктурыИз данной eq матрицы видно, что eq сильные стороны не eq могут перекрыть угрозу eq со стороны криминогенной eq ситуации и гиперинфляции.Криминогенная eq ситуация - предприятие должно eq обеспечить как охрану eq фирмы, так и обезопасить работников.Гиперинфляция - eq данная угроза представляет eq собой самую опасный eq внешний фактор, единственная eq из всех угроз eq способная привести фирму к eq банкротству, то есть разрушению. Хотя eq вероятность возникновения таковой eq очень мала, не eq стоит не принимать eq ее в серьез, поэтому eq предприятию следует заранее eq позаботится о вложении средств в eq какие-либо активы, способные eq приносить доход, и слабо eq подверженных инфляции [4, ceq .10].Судя по eq остальным угрозам можно eq сказать, что еще eq одной и уже последней, eq практически неперекрываемой сильными eq сторонами, угрозой является eq налоговое законодательство, о чем eq следует задуматься руководству. Так в eq случае повышении налоговой eq ставки возрастет цена eq на услугу, а значит eq снизятся объем продаж и eq получаемая прибыль.Говоря о eq первой, как правило eq одной из самой eq опасной и реальной угрозе - eq конкуренции, то пожалуй eq можно заметить, чтоeq ООО "КРЫМ КОМПЛЕКС"eq обеспечило себе защиту eq довольно весомыми факторами, eq которые не могут eq не играть важную eq роль в конкурентоспособности, но в eq данный момент, предприятие eq находится на пути eq «следования за лидером», eq поэтому, нельзя, имея eq даже такие весомые eq стороны, не считаться с eq шагами конкурентов, которые eq могут быть вполне eq неожиданными, что может eq привести к серьезным последствиям eq для фирмы: разлад eq деятельности, снижение оборота, eq изменение цен, ведущее к eq ликвидации предприятия и множество eq других, и вполне опасных eq действий со стороны конкурентов. Поэтому eq руководство должно стараться eq создавать новые сильные eq стороны, повышающие защиту eq предприятия от внешних угроз.Что eq же касается политической eq угрозы, руководство фирмы eq своей политикой «благожелательности» eq «убивают двух зайцев» - eq укрепляют фирму изнутри, и eq создают мощную защиту eq социальным факторам.Можно eq было бы сказать,eq что не имение eq маркетингового отдела - существенный eq недостаток, но все eq же ведь услуги eq предоставляются одними из eq самых потребляемых услуг - eq вода, а значит исследование eq рынка не обязательно, eq или говоря другими eq словами - для данного eq рынка не требуется eq глубокого исследования, а к тому eq же, информацию о потребляемой eq услуге может доставить eq обычный служащий, поэтому eq надобность в данном отделе eq отпадает сама собой.Что eq касается малой доли eq рынка, то видно, eq что этот недостаток с eq лихвой перекрывают множество eq факторов, таких как: eq стабильный объем продаж. А eq так как предприятие eq постоянно расширяется - это eq лишь дело времени.Насчет eq ограниченности услуг - уже eq указано было выше - eq услуга высокого потребления, а eq значит данного вида eq услуги достаточно для eq развития предприятия.Небольшой eq штат работников - компенсируется eq высокой трудоспособностью этих eq людей и упорством, что eq позволяет фирме двигаться eq вперед [3, c.4].Гeq ЛАВАIII. РАЗРАБОТКА eq СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И eq ПРИНЯТИЯ КАДРОВЫХ РЕШЕНИЙ3.1eq Оптимизация рабочих процессов и оeq сновные направления развития eq информационной инфраструктурыСовременные eq автоматизированные системы управления eq персоналом предназначены для eq оптимизации работы, в первую eq очередь, руководства и персонала eq кадровых служб предприятий eq (помимо бухгалтерии и некоторых eq других подразделений) и играют eq большую роль в повышении eq производительности их трудаeq [17,c.8].В частности, eq менеджеры по персоналу eq при помощи таких eq систем избавляются от eq выполнения рутинных операций eq при работе с кадрами, eq подготовке и учете приказов eq (существуют оценки, что eq только на работу с eq документацией по персоналу eq кадровики тратят до eq 60% своего рабочего времени). Автоматизированное eq хранение и обработка полной eq кадровой информации также eq позволяет эффективно осуществлять eq подбор и перемещение сотрудников.Кроме eq того, автоматизированный расчет eq заработной платы с учетом eq информации о позициях штатного eq расписания, отпусках, больничных, eq командировках, льготах и взысканиях eq дает возможность работникам eq бухгалтерии точно и оперативно eq начислять зарплату, формировать eq бухгалтерские отчеты, относить eq затраты на себестоимость. И eq это лишь некоторые eq из функций современных eq автоматизированных систем управления персоналом.На eq основе анализа предприятия eq ООО "КРЫМ КОМПЛЕКС" eq можно выделить основные eq функции отдела кадров, eq подлежащие автоматизации:- ведение eq базы сотрудников;- прием eq на работу новых eq сотрудников;- увольнение сотрудников;- eq кадровое перемещение;- оформление eq отпусков;- оформление больничных eq листов;- ведение штатного eq расписания;- ведение страховых eq номеров пенсионного фонда;- eq ведение ИНН сотрудников;- eq информационно-справочное обслуживание;- отчетность eq (перед бухгалтерией, перед eq статистическими органами, перед руководством).