Система Электронного Документооборота (СЭД) в России

Актуальность выбранной темы дипломной работы «СЭД в России» не оставляет сомнений. В современном мире документационное обеспечение управления в организации трудно представить без применения системы электронного документооборота. Система электронного документооборота существенно оптимизирует скорость протекания процессов делопроизводства и повышает эффективность документооборота организации. На базе электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления в государственных учреждениях, также с их помощью повышают эффективность деятельности компаний и предприятий.

В современном мире очень стремительно развиваются стандарты ведения деловой информации, укрепляется законодательная база, которая определяет требования к деловой документации организаций и предприятий. Вместе с этим появляются законы, которые регламентируют роль информационных технологий в деловых процессах.

Для повышения эффективности работы организаций и предприятий, а также повышения их конкурентоспособности необходимо постоянное развитие современных технологий. Залогом стабильной работы и постоянного развития организаций и предприятий является отлаженный процесс делопроизводства .

Целью данной работы является: анализ системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить историю развития СЭД в России;
• Исследовать нормативное регулирование СЭД в России;
• Выявить проблемы, связанные с СЭД в России.

На сегодняшний день в России, по мнению ведущих специалистов, наиболее актуальными проблемами являются:

• проблема внедрения СЭД. В любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.
• проблема оцифровки. Данная проблема заключается, во-первых, в огромном объеме, во-вторых, выбор востребованных документов и маловажных, те которые стоит сканировать, а какие нет, ну и конечно же техническая сторона вопроса.

• Федеральный закон Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006г. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011г. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами;
• Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006г. Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации;
• Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле РФ» от 22.10.2004г. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Основными источниками, раскрывающие теоретические основы системы электронного документооборота, явились работы Леушиной Е.В., Макаровой Л.М., Бушуевой Е., Клименко С.В., Крохина И.В., Комлева Н.. В данных источниках подробно рассмотрено понятие системы электронного документооборота, историю его возникновения, а также классификацию.

На основе следующих работ было рассмотрено основное нормативно-правовое регулирование СЭД в России и обеспечение информационной безопасности СЭД:

Дипломная работа включает в себя введение, три главы, построенные по логическому принципу, заключение, список литературы и приложение.

1.1 Понятие системы электронного документооборота

Аббревиатура СЭД (система электронного документооборота) сейчас является практически общепринятым в российском профессиональном ИТ-языке и русском языке в целом термином для обозначения некоторого класса задач автоматизации деятельности самого широкого круга организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами.

Говоря об этом термине, нужно иметь в виду, что он, по сути, обозначает три взаимосвязанных, но все же разных объективных понятия. Отметим, что на рынке нет общепризнанного определения СЭД — в частности, в Википедии только за последний год формулировка менялась несколько раз.

...

1.2 История развития системы электронного документооборота в России

В современном мире технологий тяжело представить фирму или компанию без электронного документооборота. Это не просто инновация, а радикальное управленческое решение, которое облегчает управление документами. Данная система позволяет минимизировать потерю документа или его повреждение, а также повышает оперативность работы и эффективность всех бизнес-процессов.

...

1.3 Классификация системы электронного документооборота и их особенности

Современная литература довольна часто содержит классификацию СЭД. Каждый автор в своей книге приводит собственную классификацию, общих признаков, к сожалению, не существует. Собрав все данные из специальной литературы можно сказать, что в основу классификации СЭД были положены самые различные принципы и признаки. Ниже приведена классификация СЭД по различным принципам.

Классификация СЭД по стране происхождения:

...

2.1 Нормативно-правовое регулирование системы электронного документооборота в РФ

Регулирование использования СЭД и электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства.

Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД .

...

2.2 Реализация системы электронного документооборота в федеральных ведомствах

Переход от бумажного к электронному документообороту, причем не только внутри организаций, но и на межведомственном уровне, – вот одна из главных проблем в деле повышения эффективности управления государственными структурами на самых разных уровнях и в различных вертикалях. До недавнего времени об этом чаще всего говорили лишь ИТ-поставщики, но в последние пару лет актуальность темы однозначно обозначена высшим руководством страны и потому является сейчас общепризнанной.

Однако признать наличие проблемы – это только стартовая ступень на лестнице, ведущей к ее решению. Обсуждения на различных профессиональных мероприятиях по тематике СЭД, в том числе на последней конференции, показывают, что специалисты пока довольно критично оценивают прогресс в данной сфере. А вот со стороны правительственных кругов часто слышатся, наоборот, очень оптимистичные заявления.

...

3.1 Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

Электронный документооборот или более широко – автоматизация процессов подготовки и согласования документов – находит все большее применение в различных сферах деятельности бизнеса и государства. Согласно отчету Gartner, в настоящее время в мире насчитывается более 70 млн. пользователей СЭД. При этом мировой рынок систем документооборота является одним из быстрорастущих – по оценкам IDC его рост составляет до 47,2% в год. В России наблюдается похожая ситуация – исследования РБК определяют объем рынка СЭД в 2004 г. на уровне $60 млн., при этом отмечается тенденция к его увеличению. В то же время, применение систем документооборота сопряжено с рядом трудностей как организационного, так и технического характера.

...

3.2 Проблемы переноса бумажного документооборота в систему электронного документооборота

Периодически все организации и компании сталкивается с проблемами переноса бумажного ДО в СЭД. В основном, эти проблемы связаны с существующей в организации традицией работы с бумажными документами, отсутствием возможности перенести документы «как есть» и авторитетным мнением заказчика по этому поводу. К традициям работы с документами можно отнести:

...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основной целью написания дипломной работы было изучение системы электронного документооборота в России на современном этапе.

Проанализировав использованную литературу, мною были сделаны следующие выводы.

В современном мире происходит постепенная замена бумажной технологии обработки информации ее электронным аналогом. Всё большее распространение получают автоматизированные системы обработки информации. Тенденция ведет в будущем к полной замене бумажного документооборота электронным.

Переход к электронному документообороту позволяет: существенно сократить сроки передачи документов между сотрудниками и организациями посредством передачи электронных документов по каналам электросвязи; усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов; построить корпоративную систему обмена документами.

...

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Таблица А.1 - Нормативно-правовая база, регламентирующая и регулирующая электронный документооборот

Рисунок А.1 - Маркетинговая классификация ПС

Рисунок А.2 - Анализ бумажного документа для переноса в СЭД с учетом маршрута исполнения БП

Рисунок А.3 - Преимущества электронного документооборота